建設業における重要な報告書のひとつに、請け負った工事が完了した際に作成する「工事完了報告書」が挙げられます。この工事完了報告書は、ExcelやWordなどで作成するのが基本です。
 
そして、テンプレートを用意しておけば「作成者によってフォーマットが異なり、抜け漏れが発生するリスク」も抑えられるのです。しかし、報告書の正しい記入はできていても、その管理がアナログなので煩雑となってしまい悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Excelを使った工事完了報告書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 報告書の作成を各社員に任せている、統一された形式にならず困っている
  • 自社にマッチしたテンプレートを探し、自社のスタイルにカスタマイズして使いたい
  • アナログな管理から脱却し、効率化をしたいもののどうすればよいかわからない
という担当者の方はこの記事を参考にすると「工事完了報告書の作成から管理」がシンプルになるほか、テンプレートを用いて自社の業務効率化を促進させる方法もわかります。


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工事完了報告書とは

工事完了報告書とは、建築業の会社が請け負った工事が無事に完了したことを元請会社に報告する書類です。
 
報告書の書式は会社によって異なりますが、記載する内容に関しては共通している部分が多いです。一方、作成者である「工事を施工した業者」は工事に関する報告すべき必須の項目は漏れなく記載しなければなりません。
 
とくに、工事の場所や実際にかかった費用、担当者などの項目は確実に記載する必要があります。そのため、テンプレートを活用する場合は項目の有無はもちろん、自社の誰もがすぐに報告書として活用できるか人も注目しましょう。


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工事完了報告書の書き方とは

元請業者へ過不足なく情報を伝えるために、工事完了報告書には以下でご紹介する6つの項目が記載されている必要があります。
 
報告書の作成が全社で効率化できるように、書き方の認識を合わせておきましょう。

工期の記載

工期、つまり工事が行われる期間を記載します。
 
工事が何日かにわたって行われるような場合は、着工日と完工日を記載します。

工事現場名および実際に工事をした場所

工事現場名には「工事を行ったビル名」や「店舗名」などの現場の名前を記載します。住所を誤りが無いように記載する点に注意です。
 
また、実際に工事をした場所や部分については、どこをどのように工事したのかを具体的に記載します。
 
とくに、新築をはじめとした番地や正確な住所が決まっていない場合は「〜地先」「〜地他」「〜地内」という記載をし、工事をした場所がわかるように記載しましょう。

工事・施工現場の写真の添付

元請会社によって、工事・施工現場の写真の添付を求められる場合があります。
 
その際、完了写真だけではなく着工前の写真も用意すると、どの部分の工事が行われたのかがよりわかりやすくなります。
 
なかには、施工途中の写真を求められるケースもあるので、どのような写真が必要かは事前に元請業者に確認しておくのが安心です。

工事費用(請負金額の記載)の記載

請負金額は、契約時に定められた金額を記載します。
 
金銭に関する事柄であるため、ここで誤りがあると大きなトラブルになりかねません。とくにありがちなのが、クライアントや元請業者との認識齟齬が発生しているケースです。契約書の内容をよく読み、慎重に記入するようにしましょう。
 
万が一に備え、工事費用にかかった費用で領収書が発行されるものに関しては、とくに指示がなくても提出できるように保管しておくのがおすすめです。

工事にかかった材料費の記載

材料費は、工事にかかった費用のことであり、業者自身が特定の材料や工具を購入した際に発生した金額を記載します。
 
この金額は最終的に元請業者に請求できるものの、元請業者があらかじめ準備している場合を除き、工事業者が材料や工具を購入して施工しなければなりません。
 
そのため、工事にかかったものに関する明細や領収書は必ず控えておきましょう。

工事業者の印鑑や担当者名の記載

工事業者名と実際に工事を行った担当者名を記載します。
 
印鑑に関しては、会社印や担当印が必要になる場合があるので注意しましょう。
 
関連記事: 【必見】報告書やレポートを電子化して管理すべき理由とは?


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工事完了報告書における作成時の注意点

工事完了報告書を作成するにあたり守るべき注意点があるので、以下の内容は確実に押さえるように注意しましょう。

提出期限は厳守すること

提出期限の厳守はビジネスを継続させていくうえでも必須です。
 
とくに、工事規模が大きくなるほど関わる人数も多くなるので、実際にかかった費用などの取りまとめに時間がかかります。そのため、報告書に記載する情報が多い場合は、各情報を見やすく整理できる環境が必要です
 
請負業者や元請業者によって提出期限は異なりますが、報告書は余裕をもって作成するようにしましょう。

報告書の保存期間を確認すること

報告書の保存期間を確認し、処分されることの無いように管理することが求められます。
 
建設業者は、完了報告書をはじめとした書類や帳簿は、原則5年間保存することが建設業法にて義務付けられています。
 
また、例外的に「発注者と締結した住宅を新築する建設工事に係るもの」については、10年間の保存が義務付けられているので、保存期間や該当の書類がどのような内容であるかは必ず確認しましょう。
 


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工事完了報告書を効率よく作成するテンプレート3選

以下では、工事完了報告書の作成を効率化できるテンプレートをご紹介します。ダウンロード後は自社仕様へとカスタマイズして使えるのも特徴です。

aippear (アイピア)

アイピアのテンプレート画像
 
aippear のテンプレートは、工事完了報告書に必要な内容が揃っているうえ、視覚的にも見やすいのが特徴です。
 
とくに、工事内容や仕様欄が格子状に別れているため、箇条書きで端的にまとめられるのがポイントです。

「aippear の公式サイト」はこちら

bizroute (ビズルート)

ビズルートのテンプレート画像
 
ビズルートの工事完了報告書に関するテンプレートです。
 
シンプルな形でまとまっているうえ、サイズを調節すれば特記事項に写真の掲載ができる点が特徴です。
 
ほかにも、多種類・多項目のビジネス書類のダウンロードが可能であり、各書類に書き方についての解説があるため、初心者でも簡単に作成できます。

「bizrouteの公式サイト」はこちら

ひな形ジャーナル

ひな形ジャーナルのテンプレート画像
 
ひな形ジャーナルの工事完了報告書のテンプレートもシンプルにまとまっており、内容も記載しやすいのが特徴です。
 
記入項目、デザインがともにシンプルであるため、項目の増設などのアレンジが加えやすいのも特徴と言えるでしょう。

「ひな形ジャーナルの公式サイト」はこちら

工事完了報告書の管理を簡単に効率化できるツール

ここでは「工事完了報告書を含む建設業に関わる書類管理」を、簡単に効率化させるツールをご紹介します。
 
建設業では工事完了報告書を含む書類は、適切に管理される必要があります。そのため、テンプレートを活用してもその後のデータが属人的な管理がされ「どこにデータがあるかわからない状態」になってしまえば、スピーディに業務を進められません。
 
書類の管理が煩雑になる状況を防ぐためにはITツールの活用が必須です。とはいえ、一般的に有名なツールや他業界で多くの企業が使うツールをいきなり導入したとしても、現場のリテラシーが追いつかず社内に浸透しない可能性もあるのです。
 
したがって、現場を含む自社の全員が使いこなせるツールでなければ、逆効果となってしまう点に注意です。しかし、非IT企業でも即日で使いこなせるほど簡単な管理ツールの「Stock」であれば、誰でも書類の管理ができます。
 
Stockの「ノート」に各種報告書を添付しておけば、スマホやタブレットからでもすぐに確認ができるうえ、ノートに直接テキストを記載しながらの報告書作成も可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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工事完了報告書の書き方やテンプレートまとめ

これまでExcelを使用した工事完了報告書の書き方やおすすめのテンプレートについて紹介してきました。
 
工事完了報告書の記入及び提出をするうえでは、項目に対して不足なく記載することが求められます、また、期限の厳守や保管期限の確認ももちろん重要ですが、ここで見落としがち、かつ放置すると効率化の妨げになる要因が「書類の管理」です。
 
書類の管理について建設業では紙での管理が一般的なものの、紛失のリスクや情報の検索に必要以上の時間がかかるなどのデメリットもあるのです。
 
今日では、ITツールで書類をデータ化して管理を行う建設業界の企業も増加傾向にあります。しかし、ITツールを導入するだけではなく、その後の運用も考慮すると「誰でも不自由なく使いこなせるツール」が必須です。
 
今回ご紹介したStockは、建設業における情報の一元管理に強みを持ち、報告書をはじめとした書類管理の側面から業務効率化を実現する管理ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して業務効率の改善を実現していきましょう。
 
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