建設業における重要な報告書として、請け負った工事が完了したときに作成する「工事完了報告書」が挙げられます。工事完了報告書は、顧客に対して工事を終えたことを伝える書類のため、重要な情報を漏れなく記載する必要があるのです。
しかし、「社内で工事完了報告書の形式が統一されておらず、情報が抜け漏れやすい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、工事完了報告書の書き方や、おすすめテンプレートを中心に紹介します。
- 工事完了報告書の書き方や項目を教えて欲しい
- テンプレートを使って、報告書を簡単に作成できるようにしたい
- 工事完了報告書の提出時に必要となる資料を一元管理したい
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを使って効果的な報告書を作成できるうえ、共有や管理の負担もなくせます。
目次
工事完了報告書とは
工事完了報告書とは工事が無事に終わったことを元請会社などに伝える書類です。
作成する際は、工期や工事現場名、施工にかかった費用や材料費の明細、工事業者など、あらゆる項目を記載する必要があります。そのため、項目の抜け漏れがないように注意し、作成後も管理を徹底しなくてはならないのです。
そこで、たとえばテンプレートを使えば、項目があらかじめ決まっているので情報が抜け漏れる事態を防げます。また、一からフォーマットを考える手間もなくなるため、作成時間も短縮できるのです。
工事完了報告書の必要性
工事完了報告書が必要な理由として、以下が挙げられます。
＜ 工事請負業者 （建設業者・工務店）＞
工事が問題なく完了したことを元請業者に報告する点が挙げられます。また、トラブルが起こった場合の証明書類となるケースもあるのです。
＜ 発注者（一般企業など） ＞
元請業者にとって工事完了報告書は、固定資産に計上する時期を示す書類になります。たとえば、一般企業がオフィスや店舗を立てた場合、工事完了報告書の作成日をもとに、固定資産・減価償却へと計上していくのです。
このように、工事完了報告書には「工事完了の報告」以外にも様々な役割があるため、正しく作成するのはもちろん、適切に管理する必要があるのです。
工事完了報告書の提出は義務？
工事完了報告書の提出義務は、法律上では定められていません。
しかし、工事後のトラブルを避けるためにも作成するのが安心だといえます。また、官公庁から受注する場合は、工事完了報告書の提出が義務付けられていることが一般的です。各自治体などのホームページから、制定の書式などを確認しておきましょう。
さらに、工事完了報告書には必ず提出期限があります。業者によってその期限は異なりますが、工事の規模が大きくなるほど報告書の作成に時間を要するため、余裕を持って行う必要があります。
工事完了報告書を提出する流れ
建設業者が、工事完了報告書を提出する流れは以下の通りです。
- ステップ1：工事を請け負う
- ステップ2：工事が完了する
- ステップ3：工事完了報告書を作成する
- ステップ4：元請業者に工事完了報告書を提出する
ただし、工事完了報告書を提出するときは「建物引渡に関する書類」や「建物完成状況に関する書類」もまとめて、元請業者に提示しなければなりません。そのため、上記の書類をすぐに提出できる状態で、適切に管理しておきましょう。
【記入例あり】工事完了報告書の書き方
ここでは、工事完了報告書の書き方を解説します。記入例も参考にして、元請業者へ過不足なく情報を伝えましょう。
工事完了報告書の基本項目
以下では、工事完了報告書の基本項目を紹介します。どのような様式であっても、以下の項目は必ず記載しなければなりません。
- 工期
- 工事現場名
- 工事費用（請負金額）
- 工事業者および担当者名
まずは、工事を実施した期間を記載します。なお、長期間の工事のときは、着工日と完工日を記載しましょう。
工事現場名には、「工事をしたビル名」や「店舗名」などの現場の名称を記載します。また、実際に工事をした箇所については、どの部分をどのように工事したのかを具体的に示しましょう。
契約時に定められた請負金額を記載します。また、領収書や納品書は忘れずに発行して、保管しておきましょう。
工事業者と担当者の名前を記載します。名前のほかに、会社印や個人印が必要なケースがあるので注意しましょう。
上の画像は、aippear（アイピア）のテンプレートを使用して作成した、工事完了報告書の記入例です。このように、基本項目を押さえて工事完了報告書をつくると、過不足なく情報を伝えられます。
必要に応じて記載すべき項目
以下では、必要に応じて記載すべき項目を紹介します。
- 工事完了写真
- 素材の詳細
元請業者が工事完了写真の提出を求めるケースがあります。また、施工中の写真が必要になる場合もあるので、適宜写真を撮っておきましょう。
しかし、現場でスマホからExcelやWordに画像添付するのは難しいため、撮影した写真をスマホから簡単に添付できる「ナレカン」のようなツールの使用がおすすめです。
材料や素材の品質報告を求められることがあります。したがって、出荷証明書を取り寄せたり、工事中に写真を撮ったりするなどの対応が有効です。
このように、元請業者の希望によって記載すべき項目が変わるため、打ち合わせ段階で報告書の内容もすり合わせておくことが重要です。
工事完了報告書に使える無料テンプレート・サンプル3選
以下では、工事完了報告書のテンプレートやサンプルを紹介します。ExcelやWord形式となっているので、手軽にダウンロードして活用できます。
aippear(アイピア)｜建築業向けのExcelテンプレート
こちらは、Excelで作成した「aippear（アイピア）」の工事完了報告書テンプレートです。
必要な項目がシンプルにまとまっており、見やすい報告書をつくれます。また、工事内容に番号を付けて記載するので、工事内容を分類して詳細に報告できるのです。
フリーテンプレート｜施工図が描けるExcelテンプレート
こちらはExcelで作成した「フリーテンプレート」の工事完了報告書テンプレートです。
基本項目に加えて、施工図を描く欄もあるので、工事の内容をより詳細に報告できます。また、「お客様確認」の欄が設けられており、トラブルを未然に防げる点も便利です。
テンプレート倉庫｜シンプルなデザインのwordテンプレート
こちらは、Wordで作成した「テンプレート倉庫」の作業完了報告書テンプレートです。
デザインがシンプルなため、カスタマイズしやすい点が特徴です。また、工事だけでなく、あらゆる作業の報告に対応できます。
ただし、これらのようなExcelやWordの報告書では、作成するたびにファイルをつくらなければならず、管理が煩雑になりやすいです。そこで、フォルダごとにすべての報告書を一元管理できる「ナレカン」のようなツールを使って、作成後の管理を徹底しましょう。
工事完了報告書を作成するときの3つの注意点
ここからは、工事完了報告書を作成するときの注意点を解説します。以下の内容を把握して、トラブルを未然に防ぎましょう。
（1）提出期限を確認する
報告書を書くときは提出期限に注意しましょう。
提出期限への遅れは企業全体の信用問題に関わるので、必ず期限を確認しましょう。とくに、多くの工事を抱える企業では、報告書の作成に抜け漏れが生じやすいので、適切なタスク管理が必須です。
また、工事の実施中から工事の内容をメモしておけば、作成に時間がかかって期限に間に合わない事態を回避できます。
（2）報告書の保存期間を確認する
報告書の保存期間は必ずチェックしましょう。
建設業法は、建設業者が書類や帳簿を原則5年間保存することを求めています。そのため、法律を遵守するために、それぞれの報告書の保存期間を正確に把握する必要があるのです。
したがって、資料をつくるときは作成日を必ず明記して、「いつまで保存すべきか」が分かるように管理しましょう。
（3）作成後の管理を徹底する
工事完了報告書は、作成後の管理が重要です。
工事完了報告書は、工事完了の報告だけでなく、会計時やトラブル発生時の証明書にもなります。そのため、報告書を作成した後の管理を徹底しましょう。
ただし、紙で作成する場合、保管スペースを確保しなければならないうえ、紛失や破損の恐れもあります。また、WordやExcelの場合も、膨大な量のファイルを管理しきれなくなり、目的の報告書をすぐに見つけられません。
そこで、ITツールを活用して、報告書を見やすくフォルダ管理しましょう。たとえば、ノート形式の「記事」に情報を書き残せる「ナレカン」なら、案件ごとに「フォルダ」を分けて見やすい状態で管理できるのでおすすめです。
【必見】工事完了報告書を最も簡単に管理できるおすすめのツール
以下では、工事完了報告書を最も簡単に管理できるツールを紹介します。
工事完了報告書は、会計などの証明にもなる重要な書類なので、適切な管理が求められます。WordやExcelのテンプレートがあれば作成の手間は少なくできるものの、ファイル管理が煩雑になるデメリットもあるので注意しなければなりません。
そこで、ITツールを導入すれば、工事の内容や日付ごとにファイルを管理でき、必要な資料がすぐに見つかる仕組みを整えられます。ただし、多機能で操作が複雑なツールは、ITに慣れていない従業員が使いこなせないため、社内に浸透しない可能性があるのです。
したがって、工事完了報告書の適切な管理に自社が導入すべきなのは、ファイルや画像などのあらゆる情報を保存でき、シンプルな使い勝手のツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、Excelなどのファイルや画像、PDFなどを保存できるうえ、精度の高い「検索機能」によって欲しい情報がすぐに見つかります。また、案件ごとに「フォルダ」の階層を分けて整理すれば、報告時に必要な書類も一元管理できるのです。
メールを使える方ならすぐに使いこなせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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工事完了報告書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、工事完了報告書の書き方やおすすめのテンプレートを紹介しました。
工事完了報告書の作成にテンプレートを使えば、項目の抜け漏れがなくなるうえ、一から作成する手間も省けます。しかし、WordやExcelでは、報告書をつくるたびにファイルが増えてしまい、管理が煩雑になる点に注意が必要です。
そこで、ITツールで保管すれば、ファイルを開いて内容を確認する手間がなくなります。ただし、多機能なツールでは、ITに不慣れな従業員が使いこなせず社内に浸透しないので「誰でもすぐに使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、テキストはもちろん、ファイルや画像、PDF資料などを”ナレッジ”として保管できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書をはじめとする、さまざまな文書の管理を最適化しましょう。