企業は年間で数千件から数万件の契約書を取り扱います。そして、必要な契約書をスムーズに見つけるためには、契約書を適切に管理する仕組みが必要です。
しかし、「社内の契約書を簡単に管理する方法が分からず、契約書管理が負担となっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書管理が簡単にできるシステムや選定ポイントを中心に紹介します。
- 社内の契約書を一元管理して、必要な契約書をすぐに見つけられるようにしたい
- システムを活用して契約書管理を効率化したい
- 誰でも簡単に契約書を管理できるシステムを探している
という方はこの記事を参考にすると、契約書管理の適切な手順やポイントが分かり、自社に最適な管理システムも見つけられます。
目次
クラウドを使った契約書管理が重要な理由とは
ここでは、クラウドを使った契約書管理が重要な理由を紹介します。以下を周知しておけば、契約書管理に対する社員の理解を深められるので、システムの導入後も素早く運用へ載せられます。
（1）業務効率化につながる
契約書の管理は業務を効率化するうえで必須です。
たとえば、紙の契約書では、台帳を作成したりファイリングしたりする手間が生じます。そして、契約書が増えるたびに保管場所を確保しなければなりません。
また、「過去の契約書が必要になったときに、簡単に探し出せない」問題もあります。必要な情報へ素早くアクセスできないことは、業務の進行を妨げる要因になるので、クラウド上（インターネットの保管場所）で情報管理することで業務効率化につなげる必要があるのです。
（2）コストを削減できる
契約書を正しく管理すれば、これまでかかっていたコストを削減できます。
従来の紙の契約書では、紙代やインク代、契約書の発送にかかる郵送代が発生します。一方、電子システムを活用するチームは、紙で発生していたコストを削減できるのです。
このように、システムで契約書を管理すれば、紙媒体で発生するコストを減らせます。
（3）セキュリティ対策ができる
クラウド上の契約書管理はセキュリティ対策にもつながります。
紙の契約書では管理が煩雑になり、紛失や盗難が発生しても原因を特定できません。また、契約書の重要な情報が紛失や盗難によって漏洩する可能性が高くなります。
一方、クラウド上で契約書を管理しておけば、案件ごとに契約書をまとめられます。さらに、契約書にアクセスしたログも残せるので、紛失や盗難が起こっても原因を特定できるのも特徴です。
契約書管理の効率化における3つのコツ
ここでは、契約書管理を効率化するコツを紹介します。契約書管理に必要以上のリソースをかけないためにも、以下のポイントを実践しましょう。
（1）契約書を一元管理する
まずは、すべての契約書を一元管理することが大切です。
契約書の管理が属人化していたり、保管場所が点在していたりすると「どこに何の契約書があるのか分からない」状況になります。契約書を探すのに時間がかかれば、相手へのレスポンスも遅れてしまうのです。
このような状況を避けるためにも、契約書は一か所に集約して管理しましょう。契約書を一元管理すれば、”人によって管理方法が異なる”事態も防げます。
（2）契約書を共有する
契約書の共有も契約書管理の効率化に役立ちます。
契約書を共有しなければ「管理と現場の認識のズレ」が生じます。たとえば、取引先との契約書が管理部署に共有されないと、契約期間などが把握できないだけなく、法的な問題に発展する可能性があります。
そのため、契約書は必ず管理部署と共有し、認識齟齬を防ぐ必要があります。ただし、契約内容には機密情報も含まれるので、共有するメンバーには制限を設けましょう。
（3）契約書を電子化する
契約書を電子化すれば、必要な情報をよりスムーズに見つけられます。
紙の書類の「印刷の手間」や「煩雑な管理」は、電子化によって解消できます。しかし、WordやExcelでは、複数人で同時に契約書を共有するのが難しく、内容の確認で都度ファイルを開くのも面倒です。
そこで、「クラウドシステム」で契約書を管理すれば、企業ごとの契約書を一元管理しながら共有も瞬時にできます。とくに、ITに不慣れな社員でも即日で使える「Stock」であれば、簡単に契約書を共有・管理できます。
契約書管理に最適なクラウドシステム8選
以下では、契約書管理に最適なクラウドシステム8選をご紹介します。
クラウドシステムを活用すれば、印刷の手間が省けるだけでなく、Word・Excelのような「契約内容を確認するたびにファイルを開く」手間もかかりません。
しかし、多機能なシステムは操作が複雑なので、ITに慣れていない社員が使いこなせず、社内にシステムが浸透しない恐れがあります。そのため、「ITリテラシーを問わずに誰でも使いこなせるシステム」を使いましょう。
結論、自社が選定すべきなのは、目的の契約書に瞬時にアクセスでき、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に契約書ファイルを添付すれば、任意のメンバーだけに共有されます。また、契約書は「フォルダ」で案件ごとに分類できるので、直感的に探し出せるのもStockの特徴です。
【Stock】誰でも簡単に契約書を管理できるシステム
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LegalForce キャビネ】契約書管理の手間を省けるシステム
＜LegalForce キャビネの特徴＞
- 自動で管理台帳が作成される
- 閲覧制限を自由に設定できる
契約情報の抽出から管理台帳の作成まで、AIが自動化します。
チームやユーザーごとに、閲覧制限を設定できます。
＜LegalForce キャビネの注意点＞
- メンテナンスの頻度が多い
メンテナンスの頻度が多く、終わるのにも時間がかかるというユーザーもいます。
＜LegalForce キャビネの料金体系＞
- 初期導入費用＋ライセンス費用（月額）
詳細な料金は契約書の数によって変わります。
【OPTiM Contract】契約書の情報検索がしやすいシステム
＜OPTiM Contractの特徴＞
- 初期費用がかからない
- 契約の終了・更新日が通知される
初期費用不要で使えるため、導入時のコストを抑えられます。
AIによって契約内容が自動抽出され、契約の終了・更新日が通知されます。
＜OPTiM Contractの注意点＞
- スマホから利用できない
Windows・Macのみに対応しており、スマホやタブレットからは利用できません。
＜OPTiM Contractの料金体系＞
- 無料トライアル：0円
- スターター：9,980円（税抜）/月
- ビジネス：49,800円（税抜）/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Contract One】契約業務をオンラインで完結できるシステム
＜Contract Oneの特徴＞
- 契約締結をオンラインで完結できる
- 契約データベースを作れる
契約書の印刷や押印など、契約締結に必要な対応をオンラインで完了できます。
契約先の企業や担当者名が記録されたデータベースをクラウド上に構築できます。
＜Contract Oneの注意点＞
- 使いこなすまでに時間がかかる
多機能なシステムなので、運用し始めるまでに時間がかかる可能性があります。
＜Contract Oneの料金体系＞
- 初期費用＋月額費用
詳細な料金は契約書の取り込み数によって変わります。
【LAWGUE】AIで契約書管理を効率化できるシステム
＜LAWGUEの特徴＞
- 必要な契約書がすぐに見つかる
- 自動補正機能が使える
AIによる検索機能があるので、必要な契約書をすぐに探し出せます。
インデントや条番号のずれを自動で編集できるので、体裁の整った契約書を簡単に作れます。
＜LAWGUEの注意点＞
- レイアウトが崩れるときがある
紙の契約書を取り込んだときに、レイアウトが崩れることがあるというユーザーの声があります。
＜LAWGUEの料金体系＞
- 初期費用＋月額費用
詳細な料金は問い合わせが必要です。
【freeeサイン】契約業務のプロセスを効率化できるシステム
＜freeeサインの特徴＞
- テンプレートを使って契約書を作れる
- 契約業務をオンラインで完結できる
用途に応じたテンプレートを登録でき、簡単に契約書を作れます。
印刷や郵送など、契約に必要な業務をオンラインでできます。
＜freeeサインの注意点＞
- 業務に浸透しない可能性がある
多機能なシステムなので、ITに詳しくない社員は使いこなせず、業務に浸透しない可能性があります。
＜freeeサインの料金体系＞
- ライト：5,980円/月（月払い）
- ライトプラス：23,800円/月（月払い）
- プロ/プロプラス：60,000円～/月（月払い）
【Hubble】シンプルな操作性の契約書管理システム
＜Hubbleの特徴＞
- シンプルで使いやすい
- ほかのツールと連携できる
3つの画面だけで構成されているので、直感的に操作できます。
SlackやWordなど、普段使っているツールとの連携が簡単です。
＜Hubbleの注意点＞
- システム上で修正ができない
システム上で契約書を修正できないので、修正するときには都度Wordを開く必要があります。
＜Hubbleの料金体系＞
- スタータープラン：60,000円～/月
詳細な料金は問い合わせが必要です。
【MyQuickクラウド】作業の抜け漏れも防げるシステム
＜MyQuickクラウドの特徴＞
- アラート機能で作業の抜け漏れを防げる
- 電子契約サービスと連携できる
事前に条件を設定しておけば、条件に一致した文書があるときに通知されます。
クラウドサインなどの電子契約サービスで契約した情報が自動で取り込まれるので、管理システムへの登録漏れを防げます。
＜MyQuickクラウドの注意点＞
- 同時にアクセスできる人数が限られる
同時アクセス数が制限されているので、企業規模によっては使いづらい可能性があります。
＜MyQuickクラウドの料金体系＞
- スタータープラン：22,000円/月
- スタンダードプラン：77,000円/月（別途初期費用が330,000円かかります）
- プレミアムプラン：要問い合わせ
【比較表】契約書管理に最適なクラウドシステム8選
以下は、契約書管理に最適なクラウドシステムの比較表です。（表は左右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】「Stock」 | LegalForce キャビネ | OPTiM Contract | Contract One | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に契約書を管理できる |
契約書管理の手間を省ける |
契約書の情報検索がしやすい |
契約業務をオンラインで完結できる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・初期導入費用＋ライセンス費用（月額） |
・無料トライアル：0円
・スターター：9,980円（税抜）/月
・ビジネス：49,800円（税抜）/月
・エンタープライズ：要問い合わせ |
・初期費用＋月額費用 |
| LAWGUE | freeeサイン | Hubble | MyQuickクラウド | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
AIで契約書管理を効率化できる |
契約業務のプロセスを効率化できる |
シンプルな操作性で使いやすい |
作業の抜け漏れも防げる |
| 料金 |
・初期費用＋月額費用 |
・ライト：5,980円/月（月払い）
・ライトプラス：23,800円/月（月払い）
・プロ/プロプラス：60,000円～/月（月払い） |
・スタータープラン：60,000円～/月 |
・スタータープラン：22,000円/月
・スタンダードプラン：77,000円/月
・プレミアムプラン：要問い合わせ |
契約書管理システムの5つの選定ポイント
ここからは、契約書管理システムの選定ポイントを5つ紹介します。
「システムを使って契約書管理の負担を軽減したいが、選ぶときのポイントが分からない」方は必見です。
（1）情報が検索しやすいか
まずは、情報検索のしやすさを考慮しましょう。
検索機能が備わったシステムは、契約書データと併せて記載した「キーワード（担当者、契約先など）」を検索すれば、すぐに目的の情報を探せます。
このように、情報の検索がしやすいシステムでは、契約書を確認するときに目的の契約書が見つからない事態にもなりません。
（2）アクセス制限を設定できるか
契約書管理システムには、情報を正しく管理するためにアクセス制限機能が不可欠です。
全社員がすべての契約書を見られる状態では、情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。一方、アクセス制限を設定すれば、契約書を見られるメンバーが制限されるので安心です。
このように、契約書管理システムを選ぶときは”アクセス制限機能によって情報の安全性を保てるか”を重視しましょう。
（3）タスク管理できるか
タスク管理ができるかも、選定ポイントのひとつです。
たとえば、契約書の契約期限を過ぎると自動的に契約が更新されたり、解約されたりする場合があります。そのため、契約期限は正確に把握しておかなければなりません。
そこで、契約期限を通知で知らせる「タスク機能」が備わったシステムを選べば、契約期限が切れる前に対応できるので「気づかないうちに契約が終了した」という事態を防げるのです。
（4）メッセージ機能があるか
円滑な情報共有を実現するには、メッセージ機能があるかも確認しましょう。
たとえば、共有された契約書について指摘や質問がある場合、システムにメッセージ機能があればリアルタイムでやりとりできます。そのため、都度メールや電話で連絡する必要がなく、情報共有の効率化を図れるのです。
また、一部の契約書管理システムでは、契約書に紐づけてメッセージを送れます。このようなシステムを使えば「現在のやりとりがどの契約書に関するものか」を簡単に把握できるほか、話題が入り乱れる心配もありません。
（5）操作は簡単か
システムを社内に浸透させるには、操作が簡単かを確認すべきです。
多機能なシステムを導入した場合、ITに詳しくない社員が使いこなせず、適切に契約書を管理できない恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に使いこなせるシステム」を選ぶ必要があるのです。
たとえば、契約書管理に必要な機能が過不足なく備わった「Stock」であれば、簡単に文書管理ができます。
5ステップ｜スムーズに契約書管理を進める手順
ここからは、スムーズに契約書管理を進めるための5ステップを解説します。以下の手順を参考に、契約書管理にかける時間を短縮しましょう。
- 管理責任者を決める
- 契約書をツールで電子化する
- 契約書管理台帳を作成する
- 契約書を棚卸しする
- 契約書管理規定を策定する
最初に「契約書を管理する部門」と「管理責任者」を決めます。
契約書をコピー機などでPDFに変換し、システム上で管理できるようにします。締結先や日付、担当者などを記載すれば、検索機能ですぐに見つけられます。
契約書管理台帳とは「各契約書の締結先や電子データの保管場所などがまとまったデータベース」を指します。契約書管理台帳には締結先や担当者を記入する欄を設け、台帳を見ただけで契約の概要が掴めるようにしましょう。
棚卸しとは「契約書の内容を一つひとつ確認して台帳に入力すること」です。年1,2回の頻度で実施し、台帳には常に最新の情報が記載されているようにしましょう。
契約書管理規定とは「契約書の管理に関してすべての社員が守るべきルール」を指します。契約書の書式・文体から契約書を廃棄する方法までを詳細に記載し、社内のルールを明確にしましょう。
以上のステップを踏むことで、スムーズに契約書管理ができるようになります。
契約書管理を簡単にできるシステムまとめ
ここまで、契約書管理におすすめのシステムや選定ポイント、管理の手順を中心にご紹介しました。効率的な契約書管理のコツは以下の3つです。
- 契約書を一元管理し、管理場所を明確にする
- アクセス権限を設定したうえで契約書を共有する
- 契約書を電子化し、クラウドシステムで管理する
とくに、3つ目の「クラウドシステム」を使うと、契約書の一元管理とアクセス権限の設定がひとつのツール上で完結します。結果、契約書管理におけるリスクや負担を大幅に軽減でき、業務全体の効率化につながります。
ただし、ITに詳しくない社員が多い環境では、複雑なシステムを導入しても社内に浸透しないので「誰でもストレスなく操作できるシステム」が求められます。つまり、契約書管理に必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に操作できる「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、契約書を簡単かつ安全に管理しましょう。
