「議事録」は会議の内容を正確に共有し、意思決定をするうえで欠かせませんが、議事録の質は会議中に取る「メモ」に大きく左右されます。要点を押さえたメモを取っていなければ、議事録が上手くまとまらず、作成に時間がかかってしまいます。
なかには「会議中に必死でメモを取っているのに、いざ議事録を作ろうとすると内容が整理できない」「毎回議事録作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録に活かせるメモの取り方のコツや議事録へ活かす方法を中心にご紹介します。
- 議事録の効率的な書き方が分からず困っている新入・若手社員
- 議事録作成方法が統一されておらず、読みづらいと感じている部署・チーム
- メモが議事録に活きず悩んでいるチームリーダー・従業員
という方はこの記事を参考にすると、議事録とメモの役割を正しく理解し、質の高い議事録をスムーズに作成できるようになります。
目次
議事録のメモが追いつかない理由
議事録のメモが追いつかない理由として、「手書きで書いている」「すべての発言をメモしようとしている」ことが挙げられます。
手書きの場合は、タイピングで記録するときと比べて速度が遅くなるため、長時間の会議やスピード感のある会話だと内容を正確に記録できません。また、すべての発言を記録しても、要点がまとまっておらず、議事録作成時に役立てられないのです。
したがって、会議と並行してメモを取るときは、メモの取り方や話のまとめ方を工夫する必要があります。
議事録のメモの取り方のコツ
以下では、議事録のメモの取り方のコツを2つ紹介します。メモの取り方に悩んでいる方は必見です。
要点をまとめる
会議中は、要点をまとめてメモを取ることが重要です。
会話をそのままメモに取ると、「これ・あれ」といった指示語や言葉の重複なども含まれるため、メモが長くなり、議事録に必要な情報が埋もれてしまいます。そのため、決定事項や担当者、データなど業務に必要な情報のみを選択してまとめるべきなのです。
メモを取るコツとして、あとから見て必要な情報がすぐに分かるよう記号をつけたり、略語を用いたりなど、メモを取るときのルールを設けることが挙げられます。このように、議事録の作成には、要点を分かりやすくまとめる力が必要なのです。
AIを活用する
議事録のメモを上手く取るには、人の手ではなくAIを活用するのも効果的です。
近年、AIの発展により会議中にリアルタイムでメモを取ることができるようになりました。精度の高いAIに会議のメモを任せれば、記録漏れを防げるうえ、会議の話し合いや打ち合わせに集中しやすくなります。
一方で、AIも聞き取れなかったり内容が整理されていなかったりする場合もあるので、あとから見返しても役に立たないことがあります。したがって、AIにすべてを任せるのではなく「メモを取るのを助けるツール」として活用するようにしましょう。
【原因解説】議事録にメモが活用されない理由とは？
ここでは、議事録にメモが活用されない理由を3つ紹介します。メモを活用するためにも、まずは原因を突き止めましょう。
具体的な行動が明確でない
メモが十分に活用されない原因として、メモの中に具体的な行動・数値が含まれていないことが挙げられます。
たとえば、決定事項は記載されていても、期限や担当者が記載されていないと、責任者や次に取るべき行動が分かりません。その結果、メモを見ても十分な情報がないため、会議後に内容を思い出したり参加者へ確認したりする作業が生じるのです。
また、記憶頼りや参加者への確認は手間がかかり、議事録作成の負担も増大します。そのため、メモを取る段階で会議後に取るべき行動まで記載するべきなのです。
メモの作成者にしか分からない記号・言葉がある
メモの作成者にしか分からない記号・言葉が記載されていると、活用されない原因となるのです。
メモを取る人と議事録を作成する人が異なったり複数いたりする場合、表記の仕方・認識を統一する必要があります。メモに含まれる記号や独自のルールを明記しないまま共有すると、理解を得られず議事録に反映させられないのです。
そのため、メモと議事録作成で担当者が異なるときは、メモに使用されている記号や表記の意味を別で記載したり、認識をそろえたりするようにしましょう。
ほかの資料に埋もれて探しづらい
メモの管理が乱雑でほかの資料に埋もれて探しづらいと、議事録に活用されないのです。
会議中のメモとほかの資料を同じフォルダに保存していたり、管理方法が統一されていなかったりすると、メモを確認しようとしても探すのに時間がかかります。その結果、確認があと回しになりメモが活用されないのです。
また、確認作業が不十分だと、誤った認識のまま業務を進めてしまう恐れがあります。したがって、「Stock」のように、「ノート」にメモを簡単にまとめられて、フォルダごとに見やすく管理できるようなツールを使って管理方法を見直す必要があるのです。
【解決策】メモの内容を上手に議事録へ活かす方法5選
ここでは、メモの内容を上手に議事録へ活かす方法を5選紹介します。議事録作成の担当者の方は必見です。
（1）5W1Hを意識する
まず、メモの内容から、5W1Hを意識して議事録にまとめましょう。
議事録には、会議に参加していない人も内容が分かるよう、必要な情報を簡潔にまとめて記載する必要があります。そこで、5W1Hの「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」といった観点から要点をまとめて整理すると、責任者や期限が明確になるのです。
このように、ただ発言内容を羅列するだけでなく、要点を絞ってまとめることで、社内の認識を統一させるのにも役立ちます。
（2）PREP法でまとめる
次に、メモの内容をPREP法で議事録にまとめましょう。
PREP法とは、「Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）」の順で文章を構成するフレームワークです。最初に結論を記載し、次に根拠・具体例を述べることで、要点が伝わりやすくなります。
このように、会議の目的や根拠となるデータ・数値を記載する順番を工夫すると、読みやすい議事録となるのです。また、メモを取る段階からPREP法を意識していれば、会議の必要・不必要な情報の取捨選択もしやすくなります。
（3）変更・更新をしやすい構成にする
議事録作成時には、あらかじめ変更・更新をしやすい構成を考えるようにしましょう。
会議の内容は、あとから修正や削除をする場合もあります。そのため、最初から隙間なく情報をまとめると変更があったときに一から作り直す必要が生じ、手間がかかるのです。
したがって、修正が入りそうな場所は箇条書きでまとめてあとから簡単に編集できるようにしたり、余白を設けて追加事項にも対応可能な構成にしたりする必要があります。このように、構成を考える段階から変更点を考慮することが重要なのです。
（4）フォーマットを活用する
簡単に議事録を作成するには、フォーマットの活用がおすすめです。
記載する項目や順番が定まっておらず作成する度に一から作っていると、議事録の完成に時間がかかってしまいます。また、作成担当者ごとに書き方が異なるため、議事録の質にも差が生じてしまうのです。
一方で記載する項目が統一されていれば、抜け漏れを防ぎ、誰でも読みやすい議事録を作成できます。したがって、議事録のフォーマットを活用して、質の高い議事録を簡単に作成できるようにしましょう。
（5）管理方法・体制を見直す
最後に、議事録の管理方法・体制を見直しましょう。
議事録を作成しても、「管理方法が乱雑でどこに議事録があるのか分からない」「共有してもほかの情報に埋もれてしまう」という状態だと、振り返りづらくあとから活用されません。そのため、議事録はあとからすぐに確認できるように管理・共有すべきです。
たとえば、リアルタイムの情報共有が実現する「Stock」のように、議事録をフォルダごとに見やすく管理し、簡単に検索できるツールを導入すると、過去の議事録を振り返りやすいです。このように、一元的に管理・共有することが重要なのです。
議事録の作成・運用に役立つツール
以下では、議事録の作成・運用に役立つツールを紹介します。
メモを活かして議事録が作成できないと、会議の決定事項を十分にまとめられず、正しく情報が共有されません。また、あとから振り返っても必要な情報が記載されていない恐れもあるため、社内で活用されないのです。
対策として、wordやExcelなど活用してテンプレートを用いて抜け漏れがないよう作成・共有する方法が挙げられます。しかし、ファイル形式のため、管理が乱雑になりやすいうえ、共有方法がメールやチャットだと振り返りがしづらいのです。
そこで、「議事録の内容が蓄積されて作成から共有・管理までできるツール」で議事録を運用すると、管理や共有時の手間が省けて、誰でも簡単に見やすい議事録を作れるようになるうえ、議事録が活用されない事態を防げます。
「Stock」は、ノート形式で簡単に議事録を作成・リアルタイム共有できるツールのため、議事録の作成・共有に最適です。また一度作成したもののテンプレート化や高精度な検索機能により、“メモ止まり”や“情報が埋もれる”といった課題を防げます。
簡単に作成・共有して必要な情報に即アクセス可能なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録作成に使えるフォーマット
ここでは、議事録作成に使えるフォーマットを2つご紹介します。以下を参考にして、自社に合ったフォーマットを活用するようにしましょう。
【Word】シンプルな構成のフォーマット
こちらは、Microsoftが提供するWord形式のフォーマットです。
シンプルな構成で、簡単に議事録をまとめられます。また、デザインやカラーも自社に合わせて柔軟に変更可能です。
【Excel】会議の資料と紐づけられるフォーマット
![[文書]テンプレートの議事録フォーマット](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2026/02/スクリーンショット-2026-03-11-10.05.27.png)
こちらは、[文書]テンプレートが提供するExcel形式のフォーマットです。
議事録に必要な基本項目に加えて、添付資料や次回予定も記載可能です。そのため、会議で使用した資料も紐付けて管理できるため、振り返りがしやすくなります。
議事録のメモの取り方・運用方法まとめ
ここまで、議事録のメモの取り方やメモが活用されない原因に加えて、メモの内容を上手に議事録へ活かす方法を中心にご紹介しました。
議事録は、会議の内容を正確にまとめてそのあとの業務に活用させるために欠かせません。しかし、メモの取り方や議事録の作成方法が統一されていないと、作成に時間がかかるため、「要点をまとめる」「フォーマットを活用する」必要があります。
また、作成しても管理方法が乱雑だと、あとから振り返りづらく活用されません。そのため、「作成から管理までスムーズにできるツール」を導入して議事録の管理にかかる手間を省きましょう。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは、「ノート」に直接書き込んで簡単に作成・リアルタイム共有でき、フォルダ機能や高精度な検索機能で議事録の管理まで可能なツール「Stock」一択です。
