情報整理は、日々の業務効率を左右する重要な取り組みです。社内外から日々集まるデータや資料を適切に整理できていないと、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい、業務を円滑に進められません。
しかし、「どのように整理すればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報整理の具体的な手順や注意点を中心にご紹介します。
- 情報が散在してしまい、円滑な業務進行に支障がでている
- 社内に情報が散らばっているリスクを知りたい
- 集めた情報の整理手順を把握し、情報を探しやすい環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、適切な情報整理の進め方を理解し、実務に活かせます。
目次
社内に情報が散在するリスクとは？
社内に情報が散在していると、情報を探す手間が増えるだけでなく、業務ミスや属人化の発生にもつながります。
たとえば、顧客対応の履歴がメールや個人のメモに分散している場合、過去のやり取りを正確に確認できずに重複したメールを送り、信頼関係を損ないかねません。また、特定の社員に業務情報が偏っている場合、担当者がいないと業務が止まってしまいます。
そのため、社内情報は一つにまとめて整理し、社員間で認識のズレが発生しないようにすることが大切です。社員が利用する情報源を統一してリスクを未然に防ぎ、業務の質を維持できる環境を整えましょう。
これでもう散らばらない｜集めた情報の整理手順3ステップ
ここでは、集めた情報の具体的な整理手順を紹介します。このステップを無視すると探している情報にたどり着かない問題が起こるので注意すべきです。
ステップ1｜テーマごとに大枠を分ける
まずは、情報をテーマごとに分類しましょう。
分類の基準が定まっていないと、同じ種類の情報が複数の場所に分散してしまい、管理が煩雑になってしまいます。そのため、「営業関連」や「A社関連」など業務領域や取り引き先ごとにフォルダを作成し、情報を適切に仕分けるのが大切です。
このように、あらかじめテーマごとに情報を分けて保存場所を明確にすることが、情報管理の一貫性を保つ土台となるのです。
ステップ2｜ルールごとに整える
つぎに、定められたルールごとに情報を整えましょう。
情報の保存場所やファイル名の付け方が社員ごとに異なると、同じ内容の情報でも見つけづらくなります。そうすると、一つひとつの情報を逐一確認しなくてはいけなくなり、余計な手間が増えてしまうのです。
目的の情報をストレスなく閲覧するためにも、情報の分類や命名のルールを統一し、社員全員が同じ基準で情報を管理する必要があります。
ステップ3｜検索して見つかるか確かめる
さいごに、社員が実際に使用するのを想定して、情報が正しく見つかるか確認しましょう。
分類やルールを整えていても、実際に検索して目的の情報にたどり着かなければ、整理が機能しているとは言えません。そのため、実務で使うキーワードを入力し、スムーズに目的の情報源に到達できるかを検証するのが大切です。
検索性を基準に整理方法を見直すことで、情報を活用しやすい環境を維持できます。定期的に検証して、見つかりにくい情報がないか継続的に確認しましょう。
情報整理のルールを制定するときの注意点
ここでは、情報整理のルールを決めるときの注意点を2つ紹介します。
- 簡潔なルールにする
- 現場の声を反映する
シンプルで簡潔なルールであることは重要です。数が多かったり、細かすぎたりすると、ルールが遵守されずらくなり、形骸化してしまう恐れがあります。
現場の声を反映するのは不可欠です。実際に運用する現場社員に使用されなくては徒労に終わってしまうので、実態に即したルールを制定しましょう。
上記を参考に、自社に最適な情報整理のルールを定め、情報が有用活用される体制を確立させましょう。
【必見】情報の整理に役立つ情報管理ツール
以下では、情報の整理に役立つ情報管理ツールを紹介します。
収集した情報を整理するときは、統一されたルールで必要な情報のみを選別してまとめるのが大切です。ただし、せっかく集めた情報も使用したいタイミングで参照できなければ意味がありません。
そのため、検索性の高いツールで情報を整理するのが大切です。しかし、多機能なツールでは、一部の社員のみにしか利用されず、情報収集・整理に要した時間や労力を最大限に有効活用できません。
結論、情報の整理には、ITに不慣れな社員でも直感的に利用できるほどシンプルで、過不足ない検索機能を備えた情報管理ツール「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」にテキストや画像、添付ファイルで自由に情報を記載でき、任意のメンバーに即共有できます。また、「テンプレート機能」や「フォルダ機能」で、情報の収集から整理に至るまでを標準化できるため、情報が検索しやすい環境を整えられます。
情報の集約・分類に効果的な情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報の整理手順や注意点まとめ
これまで、情報が分散しているリスクと整理手順を中心にご紹介しました。
情報はあるべき場所に相応しい状態で整理しておかないと、見つかるはずの情報もすぐに見つからず、余計な労力を割かなくてはいけません。また、実務に活用しづらい情報は、徐々に社員から使用されなくなってしまうので、適切に管理する必要があります。
そこで、社内で情報整理のルールを統一し、実務で活用される状態を整えるのが大切です。とくに、一つのツールに社内情報を集約すると、利便性の向上に加え、情報の分散や属人化の防止にも役立ちます。
結論、自社の情報整理に最適なのは、非IT企業の社員も簡単に利用でき、高度な検索機能を備えた情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報が適切に利活用される体制を実現しましょう。
