仕事の依頼メールを送るうえでは、相手に失礼とならないように構成や書き方を十分注意する必要があります。また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。
しかし、ノウハウが不足しているため、依頼メールを送るときにどのような点を意識すべきか分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事依頼メールにおけるポイントやよく使う表現を中心に解説します。
- 取引先に失礼のない正しい依頼メールの書き方を知りたい
- 例文を参考にしながら依頼メールを書きたい
- メールよりもスムーズに情報共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、依頼メールの正しい書き方が分かり、スピーディに仕事を依頼できるようになります。
目次
初めての依頼メールで押さえるべきポイント4選
ここでは、仕事の依頼メールで押さえるべきポイントを4つ解説します。相手とのスムーズなやりとりをするためにも、以下の点を押さえましょう。
（1）件名を分かりやすくする
まずは、依頼メールのポイントとして、件名を分かりやすくすることが挙げられます。
無題のままで送ることは避け、「よろしくお願いします」のような、内容が一目で分からない件名も不適切です。なぜなら、内容が分かりづらいと、チェックも後回しにされやすく、最悪の場合見られないまま放置されるからです。
そのため、確実に内容に目を通してもらえるように「～の依頼」「～について」など件名は分かりやすく記載しましょう。ただし、必要以上に冗長な表現を使うと読みづらくなってしまうので、メールタイトルが1行に収まるように書くのがベストです。
（2）内容は簡潔にする
次に、内容を簡潔にするのも大切です。
仮に内容が冗長だったり曖昧な表現が多かったりすれば、受け手は何を求められているのかがわからず、返事を出しにくくなってしまいます。また、このようなメールでは本旨も捉えづらくなるため、認識の齟齬が起こるリスクもあるのです。
したがって、相手がすべきアクションを明確にイメージできるようにするためにも、内容は過不足なく簡潔に記載しなくてはなりません。
（3）返信の期限を明確にする
依頼メールでは、返信の期限を明確にするのも重要です。
返信期限を設けなければ、受け手が「あまり重要ではない」と判断してチェックを後回しにする恐れがあります。その結果、意思決定が遅れるトラブルにもつながりかねません。
以上のような事態を防ぐためにも、依頼メールには返信の期限を明確に設定しておきましょう。また、期限を設ければ返信を待つストレスも軽減されます。
（4）相手を気遣う
依頼メールでは相手を気遣うのもポイントです。
送り手はあくまでも”お願いする立場”なので「恐れ入ります」のように受け手を気遣う言葉を添えるのがマナーです。このような配慮があれば依頼先との良好な関係性を築けるので、その後の取引も継続しやすくなるのです。
以上のように、依頼メールを送るときは思いやりの姿勢を忘れずに意識しましょう。
仕事の依頼メールでよく使う表現
以下は、仕事の依頼メールでよく使う表現・フレーズです。
| よろしくお願いいたします |
「お願いします」よりも丁寧な印象を与えられます。 |
|---|---|
| お手数をおかけしますが |
相手に手間がかかるときに使うと、依頼の表現を和らげられます。 |
| 大変恐縮ですが |
「お手数をおかけしますが」よりも丁寧でへりくだった印象を与えられます。 |
| ～していただいてもよろしいでしょうか |
「相手の状況を考慮している」といった印象を与えられます。 |
| ～していただければ幸いです |
「お願いします」よりもさらにへりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます。 |
| 〇〇までにご回答いただけますと助かります |
具体的な日時や担当者を明記すると、相手が確認の連絡をする手間を省けます。 |
上記の表現を押さえれば、一方的な依頼メールになりにくく、依頼先と良好な関係を築けます。
依頼メールにおけるNG表現と改善案
以下では、依頼メールにおけるNG表現と改善案についてご紹介します。
| NG表現 | 改善案 | 理由・ポイント | |
|---|---|---|---|
| 期限の指定 | なるべく早くお願いします。 |
〇月〇日（〇）12時までにご回答いただけますか。 |
「なるべく」は人によって解釈が異なり、後回しにされる原因になります。 |
| 多忙への配慮 | お忙しいとは思いますが |
ご多忙の折、恐縮ではございますが / お手数をおかけいたしますが |
「思いますが」は少し突き放した印象を与えるため、クッション言葉を使いましょう。 |
| 理由の欠如 | 〇〇を送ってください。 |
会議資料作成のため、〇〇をご送付いただけますか。 |
理由が不明だと優先度を判断できません。背景を添えると相手も動けます。 |
| 確認の催促 | まだでしょうか？ / 確認してください。 |
行き違いとなっておりましたら恐縮ですが、その後いかがでしょうか。 |
相手のミスを決めつけず、まずは「行き違い」の可能性を立てて尋ねるのがマナーです。 |
| 曖昧な内容 | 一度お会いしたいです。 |
〇〇の件で30分ほどお時間をいただけないでしょうか。 |
目的と所要時間を明示することで、相手はスケジュールの判断がしやすくなります。 |
依頼メールでは、気づかないうちに相手に失礼を与えてしまうこともあるため、作成時には以上の表現がないか確認しましょう。
依頼メールの基本的な書き方
以下では、依頼メールの基本的な書き方をご説明します。
依頼メールの基本的な構成は以下の通りです。伝えたいことを簡潔に記載するよう意識しましょう。
以上の項目をもれなく記載すれば、わかりやすく承諾を得やすい依頼メールを作成できます。
メールでの依頼が適切なケースと不適切なケースとは
ここでは、メールでの依頼が適切なケースと不適切なケースをそれぞれご紹介します。以下の内容を参考に、依頼手法を使い分けましょう。
メールでの依頼が適切なケース
メールは「情報の非同期性（相手の時間を奪わない）」と「記録性」に優れているため、以下のような場合に有効です。
- 相手の作業時間を尊重したいとき
- 依頼内容がシンプルで誤解の余地がないとき
- 相手が調査や社内確認を必要とするとき
- 「言った・言わない」のトラブルを防ぎたいとき（証拠・履歴の保持）
- 視覚的な補足（図表・資料）があるとき
- 情報の転送や共有が想定されるとき
相手が打ち合わせ中や作業中である可能性が高い場合、電話で中断させることなく、相手のタイミングで確認してもらえるメールが最適です。
定型的な報告書の提出や、YES/NOで答えられるような単純な確認事項は、メールの方が効率的です。
その場で即答できない複雑な案件や、過去のデータ照会が必要な内容は、テキストで残しておくことで相手も落ち着いて正確な回答を準備できます。
後から振り返る必要がある契約条件、仕様変更、締切日の指定などは、履歴が残るメールが不可欠です。
口頭では伝わりにくい画像、PDF、URLなどの参照が必要な場合は、メールでの送付が最もスムーズです。
依頼を受けた人がさらに別の人へ指示を出す必要がある場合、メールであればそのまま転送できるため、情報の劣化を防げます。
相手のペースを乱さず、かつ正確なエビデンスを残して着実に業務を進めたい場合にメールは最適です。
メールでの依頼が不適切なケース
感情の機微が伝わりにくく、リアルタイム性に欠けるため、以下のような場合は電話や対面（Web会議）を優先すべきです。
- 分刻みの対応が求められる「超緊急」なとき
- 背景説明が長く、文面が複雑になりすぎるとき
- こちらのミスや不手際に対するフォローを伴うとき
- 大人数で議論して合意形成が必要なとき
メールはリアルタイム性に欠けるため、数分・数時間争うトラブル対応や即時判断が必要な場合は、電話で直接伝えるのが鉄則です。
A4用紙1枚分を超えるような長い経緯説明は、読む側に多大な負荷をかけ、誤解を生むリスクが高まります。そのため、まず口頭で骨子を伝え、詳細はメールで補足する「ハイブリッド型」が望ましいです。
謝罪を伴う依頼や、こちらの都合による急な変更は、メールだけだと「冷たい」「誠意がない」と受け取られ、関係悪化を招く恐れがあります。
「全員に送信」で意見を募ると収拾がつかなくなります。関係者が多い場合は、まず会議で方向性を決め、決定事項の確認としてメールを使いましょう。
スピード感や誠意、複雑なニュアンスの共有が求められる場面では、メールという手段に固執せず直接対話を試みるべきです。
【テンプレートあり】仕事依頼メールの例文
ここでは、仕事依頼メールの例文をシーン別でご紹介します。シーンごとにどのような書き方の違いがあるのかを知りたい方は必見です。
シーン1｜資料添付を依頼するメール
こちらは資料添付の依頼メールにおける例文です。背景を忘れずに記すのはもちろん、添付先の住所も漏れなく記載しましょう。
件名：資料送付についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
はじめまして。株式会社〇〇の××と申します。
この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。
現在、弊社では貴社の〇〇の導入を検討しており、つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン2｜見積もりを依頼するメール
こちらは見積もりの依頼メールにおける例文です。早期に見積もりを把握したい場合は、具体的な日時を記すのがポイントです。
件名：お見積もり作成についてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日のお打ち合わせでは、〇〇について大変詳しくご説明いただき誠にありがとうございます。
つきましては、〇〇のお見積もりを頂戴できればと思っております。
以下の宛先までご送付いただければ幸いです。
送付先住所・会社名・氏名
お忙しいところ大変恐縮ですが、
〇月〇日〇曜日までにお送りいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン3｜日程調整を依頼するメール
こちらは日程調整の依頼メールにおける例文です。候補日時を記すのがポイントです。
件名：〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。
つきましては、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。
候補日時：
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時まで
- ×月×日（×）×時～×時まで
- △月△日（△）△時～△時まで
万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でよろしい日時を2、3程度挙げていただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン4｜講演を依頼するメール
こちらは講演依頼メールの例文です。講演会の詳細を記すのがポイントです。
件名：〇〇講演講師ついてのお願い
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。
つきましては、ぜひ〇月〇日の講演会に参加していただきたいと思っております。
講演会詳細：
第〇回 〇〇講演会
日時：
場所：
謝礼：
ご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ぜひご参加いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン5｜「手が空いたので仕事ください」と依頼するメール
こちらは「手が空いたので仕事ください」と依頼するメールの例文です。まず自分の現状を伝えるのがポイントです。
件名：今週の業務について
本文：
〇〇さん
お疲れさまです。××です。
先週の〇〇の案件は納品済みです。また、明日、明後日と特に急ぎの仕事はないため、手が空きそうです。
もしお手伝いできる業務があれば、ぜひ私に振っていただきたいです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン6｜請求書の差し替え・再発行を依頼するメール
こちらは請求書の差し替えや再発行を依頼するメールの例文です。再発行の理由を示すことがポイントです。
件名：請求書の再発行について
本文：
相手の会社名と名前
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
△△月□□日に弊社より送付いたしました請求書に、誤りがございました。ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、改めて請求書を発行させていただきますので、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。また、誤記のありました請求書については、破棄していただくようお願いいたします。
以後、このような不手際が起こらないようチェック体制を強化してまいります。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン7｜アンケートを依頼するメール
こちらはアンケートを依頼するメールの例文です。アンケートの目的を説明するのがポイントです。
件名：アンケートのご依頼について
本文：
依頼先の会社名・氏名
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××と申します。
この度、サービスの向上を目的として、アンケートの回答をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
つきましては、以下のリンクよりご回答をお願いいたします。回答期限は△△月□□日とさせていただきます。
[アンケートのリンクを記載する]
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇××部
連絡先：
シーン8｜提案依頼書（RFP）の依頼メール
こちらは提案依頼書(RFP)を依頼するメールの例文です。自社の依頼を明確にすることがポイントです。
件名：提案依頼書について
本文：
依頼先の会社名・氏名
突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の××と申します。
この度、弊社で△△を導入するにあたって発注先を選定しており、貴社にご提案をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、添付させていただいた提案依頼書をご確認いただき対応いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇××部
連絡先：
仕事の依頼メールにおける3つの注意点
ここでは、仕事の依頼メールにおける注意点を3つ解説します。依頼先とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを確実に把握しましょう。
（1）件名で9割が決まる
仕事の依頼メールでは、件名で開封されるかされないかが決まります。
メールを開封するとき、一番初めに目につくのは、件名です。件名が「ご相談」「ご連絡」など曖昧だと、依頼内容を一目で把握できず開封されづらくなります。
したがって、目的＋納期を書くなど、相手の関心を引く件名にしましょう。
（2）本文は「3W1H」で組み立てる
依頼メールの本文は、「3W1H」で組み立てるよう心がけましょう。
依頼メールでは丁寧な前置きを書くよりも、対象や時期などを端的に伝えることが重要です。そのため「 Who（誰に）、What（何を）、When（いつまでに）、How much（予算）」の3W1Hを意識して構成すると効果的です。
読み手側のニーズを考えた上で、必須項目を簡潔に伝えましょう。
（3）逃げ道を作る
最後に、相手の逃げ道を作ることも重要です。
相手に対して依頼を送るときに、断りやすさを残すと承諾を得やすいです。「ご都合が合わなければ〜でも構いません。」などの文章を付け加えてみましょう。
仕事の依頼だけでなく、逃げ道を作る文言を添えることで、依頼を受け入れてもらいやすくなります。また、「Stock」などのツールで、あらかじめメール文のテンプレートを登録しておけば、担当者のスキルに依存せず、承諾を得やすい依頼メールを作成できます。
仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイント
以下では、社内での仕事の依頼をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。
業務分担をするためにメールで仕事を依頼しても、内容がうまく伝わらずやりとりが何往復にもなってしまうと、かえって業務時間をひっ迫します。また、似たような依頼を別の人からも送ってしまったり、過去のやりとりを探すのに時間がかかったりと、非効率なフローが発生している場合もあります。
そのため、属人化した依頼フローを解消し、全体の業務効率を底上げしましょう。また、仕事は依頼して放置するのではなく、期日までに対応されているかまで、しっかり把握しておくことが重要です。
したがって、仕事の依頼に利用するべきツールは、メールよりも簡単に情報共有でき、高度な検索機能で過去のやりとりもすぐに見返せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に依頼する業務内容の詳細を書き込んでおけば、リアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、別途メールを使う手間が省けます。また、ノートには、担当者・期日を設定して「タスク」を紐づけられるので、スムーズに作業を依頼することが可能です。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事依頼に役立つ「タスク」機能
以下では、Stockの「タスク」機能についてご紹介します。
Stockでは、「ノート」に依頼する業務内容を書き込み、そのノートに紐づけて担当者と期日を設定できる「タスク」機能があります。依頼内容が一目で把握できるうえに、期日になれば通知が届くので、タスクの抜け漏れも防げるのです。
さらに、ノートに紐づく「メッセージ」欄には、タスクの設定時と完了時にポップが表示されるため、タスクを依頼して終わりではなく、進捗状況まで把握できるのです。
仕事依頼メールのポイントや注意点まとめ
ここまで、仕事依頼メールのポイントや注意点を中心に解説しました。
依頼メールを送るときは、件名や内容を分かりやすくするだけでなく、相手への配慮が大切になります。また、メールを送ってもほかのメールに埋もれてしまうのは意味がないので、”情報を確実にストックできるクラウドツール”を使いましょう。
ただし、多機能で複雑なツールでは自社に浸透しない可能性もあるため、必ず「ITリテラシーに関わらず、簡単に使いこなせるツール」でなければなりません。
結論、仕事の依頼には誰でも直感的に使えて、仕事の依頼・確認がスムーズなツール「Stock」が最適です。Stockの「1フォルダゲスト機能」を活用すれば、社外の方とも円滑にやりとりできます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメールのストレスを解消し、仕事をスムーズに依頼できる環境を整えましょう。
