企業にとって、顧客情報や取引先の情報を分析することは営業活動や今後の方針を考えるうえで重要です。そこで、表計算ソフトのExcel（エクセル）を使った名寄せは、多くの企業で使われている一般的な方法です。
しかし、なかには「Excelの名寄せでどのように顧客情報を管理すればよいかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelを使った名寄せのやり方や関数の一覧表を中心にご紹介します。
- Excelで名寄せをする方法を知りたい
- 名寄せをするメリットを把握したい
- 名寄せした情報の管理に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelで名寄せをする方法が分かるだけでなく、社内の情報管理を最適化するツールまで見つかります。
目次
名寄せとは？
名寄せとは、複数のデータベースに分散している会社名や住所などの情報を１つのデータにまとめる作業を指します。
たとえば、企業が管理するデータのなかには、同じ人物や会社に関する情報が複数存在していることが少なくありません。情報の重複を放置していると、同じ顧客に同一のメッセージを送ってしまうといったミスにつながりやすくなるのです。
これらのミスを防ぐためにも「情報の抽出と統合」をする名寄せは、企業にとって重要な作業になると言えます。
Excelを使った名寄せのやり方
以下では、Excelを使った名寄せのやり方をご紹介します。名寄せの大まかな流れを確認しておきましょう。
ステップ1｜データの調査
まずは、名寄せの対象となるデータの調査と選別をして、現状を把握します。
具体的には、データの属性や項目、入力状況を確認し、自社で情報がどのように登録されているかを確かめます。
そして、入力状況から、今後どのようにデータをまとめていくかという方針を決めます。今後の営業やマーケティング活動において、最適な情報の残し方ができるよう、ゴールを設定しましょう。
ステップ2｜データの抽出
次に、ステップ1で決めた方向性に沿って、データベースからデータを抽出します。
複数のデータべースに情報が残されている場合、一つのデータに統合します。このとき、フォーマットや入力形式、項目名を統一することが大切です。
たとえば、Aのデータベースでは「企業名」、Bのデータベースでは「社名」で登録されていた情報を統合すると、同じ情報を別名で管理してしまうことになります。そのため、項目を「企業名で統一するのか、社名で統一するのか」などの詳細な部分まで決めておく必要があります。
ステップ3｜データクレンジング
データクレンジングとは、重複の削除や表記ゆれの修正をすることでデータの質を向上させることです。
具体的には、全角文字・半角文字を統一して入力したり、空白や句読点の有無をそろえたりする作業のことを指します。とくに、「渡辺」と「渡邊」などの氏名や、「1丁目2番3号」と「1-2-3」などの住所では、表記ゆれが発生しやすいので注意が必要です。
日本語は、ひらがなやカタカナ、漢字など多くの文字を使用するため、データクレンジングの作業には時間がかかりやすいです。そのため、事前に作業時間を多く見積もっておきましょう。
ステップ4｜データのマッチング
最後に、データのマッチング作業を進めます。
「データのマッチング」とは、複数のデータベースに存在する同一のデータを結び付ける作業です。たとえば、企業名と電話番号をキーとして設定しておくと、ツールがその2つの情報をもとに重複しているデータがないか判断をします。
そのあと、同一であると識別されたデータには同一のIDを与え、それぞれの情報を統合していきます。データを新たに追加したり更新したりするときには、IDの付与や表記の仕方を統一を徹底し、重複のないようにしましょう。
名寄せをする2つのメリット
以下では、名寄せをする2つのメリットを解説します。「名寄せのメリットや必要性が分からない」という方は必見です。
（1）業務効率が良くなる
名寄せをすると、業務効率が向上し、効率のよい営業やマーケティング活動ができるようになります。
社内で複数の担当者によって残された情報が分散していると、それぞれのやり方で情報が入力されます。そのため、同義の語句が異なる文字表記で入力される「表記ゆれ」が生じてしまうのです。
このような表記ゆれを放置していると、必要な情報にアクセスするのに手間がかかります。また、その都度目視で確認する必要があるため、業務がスムーズに進まず、営業の生産性も下がってしまいます。
したがって、名寄せを定期的に実施し、必要な情報へのアクセス性を高めましょう。
（2）取引先や顧客へのミスを防げる
次に、名寄せをすることで取引先や顧客へのミスを防げます。
名寄せをしなければ、不備のあるデータや重複したデータがそのまま蓄積され続けてしまいます。これらを放置していると、確認がうまくとれずに同じ顧客に同じメッセージを送ってしまうなどのミスにつながりかねません。
このような人為的なミスは、自社のイメージや信頼度を下げてしまいます。そのため、営業活動において、相手の失礼にあたる行為や信頼を損なう行為を避けるためにも、名寄せをしてデータを定期的に管理しましょう。
Excel（エクセル）の名寄せに使える関数一覧表
以下は、Excel（エクセル）の名寄せに使える関数一覧表です。
| 特徴 | 数式 | |
|---|---|---|
| VLOOKUP関数 |
表を縦方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。複数のExcelデータを一つにまとめるときに便利です。 |
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型) |
| HLOOKUP関数 |
表を横方向に検索し、対応する値を取り出す関数です。 |
=HLOOKUP(検索値,範囲,行番号,検索の型) |
| ASC関数 |
全角文字を半角にする関数です。 |
=ASC(指定するセル) |
| JIS関数 |
半角文字を全角にする関数です。 |
=JIS(指定するセル) |
| TRIM関数 |
不要なスペースを削除したい場合に使える関数です。氏名などのデータを扱うときに便利です。 |
=TRIM(指定するセル) |
| CLEAN関数 |
改行を削除したい場合に使える関数です。備考欄などのデータを扱うときに便利です。 |
=CLEAN(指定するセル) |
| COUNTIF関数 |
条件に当てはまるセルの数がわかる関数です。重複を削除するのに役立ちます。 |
=COUNTIF(範囲,検索条件) |
上記の関数を使いこなせれば、Excelで名寄せの作業効率を向上させられるのです。
名寄せした情報をExcelで管理するデメリット
名寄せした情報をExcelで管理するデメリットは、以下の2つがあります。
- ファイル管理が面倒
- 共有に手間がかかる
名寄せした情報をExcelで管理すると、個々でファイル管理をする必要があるため情報管理が面倒です。また、ファイルの保管場所やファイル名を分かりやすくしておかないと、目的のファイルをすぐに見つけられません。
Excelのファイルを共有するには、メールやチャットなどの別のツールを使う必要があり、手間がかかります。そのため、ファイル管理と共有が1つのツールでできると、共有の手間が軽減するのでおすすめです。
以上のように、名寄せした情報をそのままExcelで管理しては、管理や共有に手間がかかり業務がスムーズに進みません。そこで、たとえば「Stock」のようなツールで情報管理をすれば、顧客情報を含む社内のあらゆる情報を簡単に管理・共有可能です。
【必見】名寄せした顧客情報の管理に最適なツール
以下では、名寄せした顧客情報の管理に最適なツールをご紹介します。
Excelを使えば、自社が管理する顧客情報を整理し、情報の重複も解消できます。しかし、名寄せした情報をそのままExcelで管理していては、情報が散在しやすいため目的のファイルを見つけられず、すぐに顧客情報を確認できません。
そこで、情報管理ツールを併用すれば、Excelで名寄せした情報をはじめとする社内情報が集約されるため、整理しながら情報を管理できます。また、検索機能があれば該当のファイルをすぐに見つけられるので、顧客情報の確認もスムーズです。
結論、自社の名寄せ管理には、名寄せした顧客情報を適切に管理し、誰でも簡単にアクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルも添付可能なため、Excelファイルの管理場所として役立ちます。また、「検索機能」では、キーワードを入力するだけで該当の情報を見つけられるため、目的のExcelファイルをすぐに確認できます。
あらゆる顧客情報を簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelを使った名寄せの方法まとめ
ここまで、Excelを使った名寄せの方法を中心にご紹介しました。
名寄せとは、複数の取引先や顧客のデータを統合し、一つのデータにする作業を指します。名寄せをすることで、情報の重複や人為的ミスを防ぎ、営業活動の作業効率の向上も期待できます。
ただし、名寄せした顧客情報をそのままExcelで管理していると、個人での適切なファイル管理が求められるほか、共有も別ツールを使う必要があり面倒です。そのため、顧客情報の管理と共有に手間がかからないツールを併用しましょう。
結論、顧客情報の管理には名寄せした顧客情報を一元管理し、リアルタイムで社内に共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、顧客情報管理の悩みを解消しましょう。
