建設・施工業では、現場と事務所、さらには協力会社との間で、図面や写真、指示内容、議事録など多くの情報を日々やり取りする必要があります。これらの情報を適切に管理できるかどうかが、工事の品質や進行スピードを大きく左右します。
しかし実際には、「情報が複数のツールや紙に分散していて探すのに時間がかかる」「現場と事務所で認識のズレが生じてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設・施工業における情報共有の課題と、その解決に役立つツールとして「Stock」がどのように活用できるのかを中心にご紹介します。
- 建設・施工業で、現場と事務所の情報共有に課題を感じている
- 図面・写真・指示内容・議事録が複数ツールに散らばって困っている
- ITに詳しくない現場メンバーでも使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、建設・施工業の実務に合った情報共有の考え方が分かり、現場と事務所の連携をスムーズにする「Stock」活用法をイメージできるようになります。
目次
建設・施工現場の業務上の課題
ここでは、建設・施工現場で多くの企業が直面している課題について解説します。建設・施工現場の業務改善がしたい方は、まずは課題の全体像を把握しておきましょう。
事務所の非効率な情報共有
事務所内の情報共有が非効率だと、現場との認識ズレや確認作業の増加につながります。
図面や工程表、議事録などの情報が、メール・チャット・紙資料など複数の手段に分散して管理されていると、「どの情報が最新なのか」「誰に確認すればよいのか」が分からず、無駄なやり取りが発生してしまうのです。
したがって、事務所の情報共有が整理されていない状態は、建設・施工現場の業務を滞らせる要因になります。
「2024年問題」に伴う事務作業の圧迫
働き方改革関連法で、時間外労働の上限規制が適用された「2024年問題」によって、建設・施工業では、事務作業の負担が増加しています。
なぜなら、限られた時間内でこれまでと同じ、もしくはそれ以上の業務量をこなす必要があるからです。たとえば、日報や作業報告を紙やExcelで作成している場合、転記や修正に時間がかかり、結果として残業につながるケースも少なくありません。
そのため、事務作業の効率化を進めなければ、「2024年問題」への対応は難しい状況だといえます。
「技術継承」の問題
従来の職人気質に依存した教育方法では、若手人材が育ちにくく、技術継承が困難になる状況が生まれています。
「背中を見て覚えろ」という文化が根強く、作業手順や判断基準が言語化・資料化されないままの現場も少なくありません。経験者のノウハウが個人に属したまま、知識の共有が進んでいないのです。
このことから、建設・施工現場では技術やノウハウを属人化させない仕組みづくりが喫緊の課題です。
建設・施工現場の案件管理を最適化できるツール
以下では、建設・施工現場の案件管理を最適化できるツールをご紹介します。
建設・施工現場では、案件ごとに図面、工程表、写真、議事録など多くの情報が発生します。しかし、これらをメールやチャット、紙資料で管理していると「どこに何があるかわからない」「最新情報が共有されていない」といった問題が起こりやすいです。
そこで重要なのが、案件ごとの情報を1か所にまとめ、誰でも必要な情報をすぐに探せる仕組みです。特に、現場担当者・事務所・協力会社が同じ情報をリアルタイムで確認できる仕組みが、案件管理におけるトラブルを防ぎます。
結論、建設・施工現場に最適なのは、案件情報を「ノート」やフォルダに集約でき、高度な検索で必要な情報を見つけられる情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」では、案件ごとに「ノート」やフォルダを作成して、工事概要・進捗状況・注意点・写真などをまとめて管理できます。また、「ノート」にはPDFやcadデータといったファイルも添付でき、関連資料まで一元化できるのです。
案件情報・やり取りを一元化できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で数日単位の案件を管理する方法
数日〜1週間程度で完了する案件は、「Stock」の「ノート」で案件管理する方法がおすすめです。
「Stock」では、案件ごとにノートを作成し、案件概要・指示内容・写真・進捗メモ・完了報告までを1つにまとめて記録できます。チャットのように情報が流れず、あとから経緯を振り返りやすい点が特長で、現場確認や軽微な補修、是正対応など、対応内容と進捗をシンプルに把握したい案件に向いています。
さらに、フォルダを「未対応」「対応中」「完了」といったステータスごとに分けておけば、案件の状況も一目で把握できます。このように、案件数が多くても、フォルダ移動だけで対応状況を管理できるため、事務所と現場の情報共有もスムーズになります。
「Stock」で数か月～数年単位の案件を管理する方法
「Stock」では、案件ごとにフォルダを作成することで、数か月〜数年にわたる大型案件や継続工事の資料を一元管理できます。
フォルダに「基本図面」「現場報告」「業者連絡」などのノートを用途別にまとめることで、図面・議事録・業者とのやりとりなど、情報が増えても整理された状態を保てます。誰が見ても「どこに何があるか」が分かる点がメリットです。
また、工事が一区切りついた案件や、参照頻度が下がった資料は「Oldフォルダ」に移動すれば、削除せずにアーカイブとして保管できます。フォルダ一覧からは非表示にできるため、現在進行中の案件だけをすっきり管理したい場合にも便利です。
「Stock」で案件管理するときの便利機能
ここでは、「Stock」を使用して建設・施工現場の案件管理するときの便利機能を3つご紹介します。より具体的な運用イメージが知りたい方は必見です。タスク機能
「Stock」では、ノートに「タスク」を紐づけて活用できます。
たとえば、施工現場での確認作業や書類提出など、期限付きの作業を1つずつ登録しておけば、個人・チームのタスクが見える化されます。また、担当者を割り当てたり、期日を設定したりできるため、抜け漏れ防止にもつながるのです。
その結果、各案件のタスク状況をひと目で把握でき、現場と事務所間の連携もスムーズになります。
部署設定機能
「Stock」の部署設定機能を使えば、「メッセージ」でチームや部門ごとにメンションできます。
メールではCCやBCCを使って関係者を追加する必要がありますが、誰に向けた連絡なのかが分かりにくく、確認漏れが起こりがちです。一方、「Stock」のメッセージなら、宛先となる部署・チームを明確に指定できるため、必要な人にだけ情報を届けられます。
その結果、情報の漏れや混乱を防ぎつつ、現場や事務所のコミュニケーションを円滑にできます。
1フォルダゲスト機能
「Stock」の1フォルダゲスト機能を活用すると、特定の案件フォルダだけ外部の関係者に共有できます。
たとえば、協力業者や顧客に対して、必要な資料や進捗情報のみを見せたい場合に便利です。1フォルダのみにアクセス権限を制限できるため、他の案件情報に触れられる心配がありません。
その結果、外部関係者との情報共有も安全かつ一元化でき、案件全体の管理がスムーズになります。
事例｜「Stock」で案件管理をしている建設会社を紹介
株式会社Kibacoでは、同時並行で進む注文住宅の案件管理や、社内外の情報共有のために「Stock」を活用しています。
同社は、複数の施工案件をチャットツールで管理していましたが、重要度に関わらず情報が流れてしまい、案件の進捗状況や履歴を把握しづらい点に課題を感じていました。また、進捗ステータスごとに情報を整理できず、直感的に案件状況を確認できない点も問題でした。
そこで、「情報が流れず、案件ごとに整理しやすいツール」を求めて「Stock」を導入したのです。シンプルな構成で階層管理ができ、施工現場からスマートフォンでも簡単に操作可能な点が、全スタッフで使い続けられる決め手でした。
その結果、各案件を「1案件1ノート」で管理し、フォルダで進捗ステータスを分けることで、案件状況を迷わず把握できるようになりました。さらに、タスク機能や1フォルダゲスト機能を活用することで、社内だけでなく協力会社とのやり取りもスムーズになり、「Stock」は日々の業務に欠かせないツールとなっています。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」で建設・施工現場の案件管理をする際によくある質問は以下の3つです。
- アップロードできないファイル形式はありますか？
- ファイルをダウンロードすることなく表示（プレビュー）できますか？
- 普段利用しているメールとの連携はできますか？
「Stock」では、あらゆるファイル形式をアップロードできます。WordやExcel、PDFといった一般的な資料はもちろん、CADデータも添付可能です。
はい。PC版ではファイルにカーソルを当てると表示される[虫眼鏡ボタン]から、プレビューが可能です。スマホアプリでは、ファイルをタップし、「見る」ボタンをタップするとプレビューが表示されます。
「Stock」は、お客様や協力会社から届いたメールを「Stock」へ転送することで、その内容をノートとして蓄積できます。「重要なメール」や「問い合わせメール」などの保存に便利です。
このように、案件の管理形式や、使用できるファイル形式の柔軟さから、「Stock」は建設・施工現場の案件管理に最適です。
建設・施工現場の案件管理での「Stock」活用法のまとめ
これまで、建設・施工現場における案件管理の考え方や、「Stock」の活用方法・事例を中心にご紹介しました。
建設・施工現場では、図面や見積書、追加工事の情報、業者とのやりとりなど、多くの情報を案件単位で正確に管理することが求められます。これらを分散したまま管理していると、確認漏れや伝達ミスが起こりやすい環境が常態化してしまうのです。
そのため、案件ごとに情報を整理し、関係者が同じ情報を見ながらやりとりできる仕組みを整えることが、スムーズな進行とトラブル防止には欠かせません。
結論、案件情報や関連資料、タスク管理、やりとりまで1か所に集約できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、建設・施工現場の案件管理を効率化し、情報の行き違いがないスムーズな現場運営を実現しましょう。
