商談管理とは、商談の準備段階から受注するまでの各フェーズを管理することを指します。ITツールを導入して商談管理をすれば、メンバーの稼働状況や顧客ごとのフェーズが可視化されるので、受注確度の高い顧客から対応できるようになります。
一方で、ツールの導入を検討していても、自社にマッチするツールが見つからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、商談管理に必要な8項目やおすすめツール7選をご紹介します。
- 顧客ごとの商談状況が共有されておらず社内で連携が取れていない
- 顧客の情報管理が属人化しており、引継ぎのときに適切に情報が共有できていない
- 教育コストがかからず誰でも簡単に操作できる商談管理ツールを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、自社に最適な案件管理ツールが選定でき、最新の商談状況が適切に共有される仕組みをつくれます。
目次
商談管理に必要な8つの項目
商談管理とは「顧客との商談発生から契約成立までの進捗管理」です。進捗を可視化しておくことで、商談の段階ごとに適切なアプローチができるのです。
以下では、商談管理に必要な項目の種類をご紹介します。Excelやメモで作成した顧客管理表には下記の項目を盛り込み、内容に漏れが生じないようにしましょう。
項目 | 特徴やメリット |
---|---|
担当者 |
・案件を担当している従業員の氏名を記載する
・担当者の記載があると、案件が放置されることなく適切に捌ける
・管理者は各メンバーの案件が一覧で見られるので進捗状況が確認しやすい |
提案商材 |
・自社の保有する商材が複数ある場合は、顧客に対して提案した商材を顧客管理表に記載
・顧客管理表に記載しておけば、製品ごとに受注量を把握できる |
顧客企業の売り上げ規模・年商 |
・顧客企業の予算を記載することで、予算内で最適な商品を提案可能
・過去の取引履歴を残していれば、顧客企業の予算を推測できる |
見積金額 |
・商談を通して得た見積金額を記載する
・見積金額決定の背景や提案時の反応を詳細にまとめると、最適な提案タイミングの判断材料となる |
導入希望時期 |
・顧客の製品導入希望時期を記載する
・導入スケジュールは連携して対応するためにも社内で共有が必須 |
決裁者とのコンタクトや承認の有無 |
・顧客の商談担当者や承認の有無を記載する
・決裁権者とのコンタクトがとれれば案件の受注に近づく |
受注確度 |
・顧客ごとに受注が受注される確率を記載する
・案件に優先度を設定できる
|
次回の行動内容/時期(締め切り) |
・次回の商談までのタスクをまとめる
・仮に担当者が変わってもスムーズに引き継ぎできるように詳細に記載する |
商談管理に使えるツールとは
ここでは、商談管理に使えるツールをご紹介します。ITツールはクラウド型や設置型と種類が分かれていたり、ツールによって用途が異なったりするため、自社に合ったツールの選び方が分からない方は必見です。
クラウド型商談管理ツール
場所を選ばずに使うには、クラウド型の商談管理ツールが便利です。
営業の進捗や顧客情報をクラウド上で管理すると、インターネットに接続するだけでどの端末からでも情報にアクセスできます。また、Excelと比べて複数人との情報共有が容易で、情報が更新されると変更点がすぐにわかることも特徴です。
そのため、営業先や自宅からでも最新情報を確認できるメリットが得られます。クラウド型商談管理ツールは多くの種類がありますが、近年では顧客折衝に過不足のない機能を備えた「Stock」のようなツールを活用するのがトレンドです。
SFAとCRMの違い
商談管理ツールにはSFA(営業支援システム)やCRM(顧客関係管理システム)もあります。以下で解説するSFAとCRMの機能の違いを理解し、自社の商談管理に正しく役立てましょう。
- SFA(=Sales Forces Automation)
- CRM(=Customer Relationship Management)
SFAは「営業支援システム」を指し、おもに案件管理や活動報告、名刺管理など商談のプロセス全体を支援します。SFAの役割は営業部門の業務効率化を実現し、営業成績を向上させることです。
CRMは「顧客関係管理システム」を指し、おもに顧客管理や顧客分析、プロモーション管理などの機能を搭載しています。CRMの役割は顧客との良好な関係を維持することです。
このように、SFAとCRMは商談のプロセスごとに上手く使い分ける必要があります。たとえば、商談から受注まではSFAで管理し、受注後の顧客とのコミュニケーションはCRMで管理するなどの工夫が求められます。
商談管理ツールの3つのメリット
ここでは、商談管理ツールの3つのメリットをご紹介します。以下のメリットを理解し、最大限ツールを活用しましょう。
(1)過去の商談が分析しやすくなる
一つ目のメリットは、過去の商談が分析しやすくなる点です。
クラウド型のツール上に過去の商談記録を残しておくことで、端末を問わずいつでも確認できる体制が整います。過去の商談記録を分析しておけば、今後の商談や顧客とのトラブルのときにマニュアルとして使えるのです。
たとえば、業界業種ごとに商談記録をまとめておけば、業界業種ごとの共通点を見つけられます。共通点を見出しておくと、商談前に方針を考える時間を削減可能です。
したがって、ツールに蓄積された過去の商談記録を分析し、PDCAサイクルを回すことで商談の成功率が高まると言えます。
(2)管理にかかる時間を削減できる
二つ目のメリットは、管理にかかる時間を削減できる点です。
仮にExcelで商談管理をする場合、使い慣れていなければ入力に時間がかかってしまいます。商談管理は商談を効率化する目的ですが、Excelによる商談管理ではかえって非効率になっているケースが多いのです。
一方、商談管理ツールでは、必要な事を記入するだけで情報が自動管理されます。たとえば、過去のデータを探す場合にも検索機能を使えば一瞬です。
このように、管理にかかっていた時間をツールで削減すれば、隙間時間を商談準備に有効活用できます。
(3)商談記録を可視化できる
三つ目のメリットは、商談記録を可視化できる点です。
商談記録がツールに残っていれば、担当者でなくともほかの従業員の商談記録を参考にできます。そのため、営業ノウハウをメンバーに共有しやすくなるのです。
また、商談フローが多い場合、前回の記録を参考にすれば効率よく商談を進められます。したがって、案件ごとに情報を紐付けて管理できるツールが必須です。
たとえばノートごとに分かれているので情報が確認しやすい「Stock」のようなツールであれば、適切に商談管理できます。
商談管理ツールの選定ポイント
ここでは、商談管理ツールを選ぶときのポイントを解説します。ツールの運用で失敗を避けるには、以下のポイントを押さえて最適なツールを選定しましょう。
(1)自社に合った機能を備えていること
自社に合った機能を備えた商談管理ツールの導入は必須です。
自社での活用イメージが浅いまま「便利そうな機能が多い」という定性的な理由でツールを選ぶと、一部の機能しか使わず無駄な運用コストがかかります。また、機能が多すぎた結果、かえってツールが使いづらくなる恐れもあります。
そのため、ツールを選ぶときは機能の多さではなく、自社に合った機能を備えているかどうかを重視しましょう。
(2)情報を簡単に管理できること
情報を簡単に管理できるツールでなければ、導入のメリットは得られません。
商談フローの可視化や過去の商談記録の分析を行うときは、必要な情報をすぐに見つけられなければストレスが生じます。また、情報の入力が面倒なツールは現場メンバーが使いづらく、不満が溜まる原因となります。
したがって、情報を簡単に管理できるツールを選びましょう。情報管理が便利なツールの例として、情報を階層的に保管したり、情報の検索機能が優れたものが多いです。
(3)誰でも使えること
誰でも使える商談管理ツールであることも重要です。
自社の環境に適したツールだとしても、部署の全員が使えなければ商談の記録が煩雑になります。とりわけ、高性能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが要求されるので、ITに疎い従業員が放置してしまう可能性が高いのです。
そのため、ITリテラシーが低いメンバーでも使えるような、機能や操作が簡単なツールを選ぶ必要があります。
無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選
以下では、無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選をご紹介します。
従来のExcelによる商談管理では、情報の更新やバージョン管理に手間がかかり、管理表に記載すべき項目に漏れが発生しがちです。一方、クラウド型商談管理ツールを活用すれば案件や顧客ごとに情報を蓄積でき、時間や場所を問わずアクセスできます。
また、ツールを導入するうえで重要なのが「誰でも簡単に情報をストックできること」です。機能が複雑で操作の難しいツールでは、商談の情報を記載するまでに時間がかかり「ツールの教育」が通常業務を圧迫してしまうので社内に浸透しづらくなるのです。
そのため、選ぶべきツールは、非IT企業の65歳の従業員でもすぐに使いこなせるほどシンプルで、商談管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に直感的に情報を書き込めるうえ、商談の資料やファイルを一元管理できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で商談に関するやりとりもでき、次回の商談までにすべきことを「タスク」に登録しておけば、抜け漏れはありません。
【Stock】非IT企業の65歳でも商談管理できるツール
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【Zoho CRM 無料プラン】無料から使える顧客関係管理ツール
Zoho CRM 無料プランの特徴
- 機能が豊富
「顧客情報の管理」「メールの自動配信」「分析レポートの自動作成」など、商談に関連する業務をサポートしてくれます。
Zoho CRM 無料プランの注意点
- ファイルストレージに限りがある
ファイルを1GBまでしか保存できないため、多くの情報を残したい場合にはほかのファイルストレージサービスを利用するのがおすすめです。
Zoho CRM 無料プランの料金体系
- 無料で使えます。
【NICE営業物語Smart3】無料営業支援ツール
NICE営業物語Smart3の特徴
- 空き時間で営業報告書が書ける
- Apple Watchと連携
入力項目を選択して操作する方式なので、スマートフォンの片手操作で簡単に報告書を作成可能です。そのため、移動中などの隙間時間を有効活用できます。
NICE営業物語Smart3で作成したスケジュールは、Apple Watch上でも見られます。また、簡易的な営業報告書も作れます。
NICE営業物語Smart3の注意点
- androidでは使えない
iOS専用のツールであり、androidユーザーは使えません。そのため、全社で共通のツールを導入したい場合には不向きです。
NICE営業物語Smart3の料金体系
- 無料で使えます。
【GrooForce980】SaaS型の営業支援システム
GrooForce980の特徴
- スケジュールが一覧で閲覧できる
- 商談履歴を残せる
カレンダーに本日の営業予定を記載しておくと、管理者は誰が何をしているのか一目で分かります。
商談履歴を残せるので、担当者が変わったときにもう一度顧客からヒアリングする手間がかからず、スムーズに関係を引き継げます。
GrooForce980の注意点
- 無料で使えるのは2人まで
2IDまでは無料で使えますが、その後はひとり当たり980円/月かかります。
GrooForce980の料金体系
- GrooForce 980:2IDまで無料、3ID目以降は¥980/月/ユーザー
- GrooForce for Business:¥1980/ユーザー/月
【Ambassador Relations Tool】マーケティングの総合プラットフォーム
Ambassador Relations Toolの特徴
- CRM(顧客関係管理)機能
- メールマーケティング機能
顧客の基本情報や商談履歴、過去の取引歴などをまとめて管理できます。さらに、業種ごとに記入するデータ項目の追加も可能です。
業種ごとのテンプレートにより、顧客満足度調査のメールが送れます。また、特定の行動をとった顧客に対してステップメールを自動配信するサービスもあります。
Ambassador Relations Toolの注意点
- フリープランでは個別カスタマイズができない
無料で利用する場合には、個別にカスタマイズできないため、利用時に不便を感じる可能性があります。
Ambassador Relations Toolの料金体系
- フリープラン:無料
- クラウドプラン:29,480円/月
- クラウドBプラン:110,000円/月
- サーバ設置プラン:要問い合わせ
顧客総数と1回あたりの送信可能メール数は10,000人までです。
顧客総数と1回あたりの送信可能メール数は30,000人までです。
顧客総数と1回あたりの送信可能メール数は100,000人までです。
【Bitrix24】多機能なビジネスソフトウェア
Bitrix24の特徴
- ビデオ通話機能
- 多彩なCRM機能
最大48名が参加できるウェブ会議を設定可能で、録音機能もあります。加えて、チャット機能を活用すれば、同じツールでコミュニケーションも取れます。
新規顧客の獲得から顧客データの収集まで多くの機能があり、データ分析によって営業アプローチの改善につなげられます。
Bitrix24の注意点
- 機能が多いゆえに操作が複雑
豊富な機能がある反面、ITリテラシーの低い人がすべての機能を使いこなすことは難しく、操作にストレスを感じる可能性が高いです。
Bitrix24の料金体系
- Free:無料(5GB)
- Basic:$61(年間払いで$49)/月(24GB)
- Standard:$124(年間払いで$99)/月(100GB)
- Professional:$249(年間払いで$199)/月(1,024GB)
【サスケ 無償版】見込み客を受注につなげるセールス支援ツール
サスケ 無償版の特徴
- 少人数チーム向け
- 見込み客リストの自動作成
ツールのコンセプトが「エクセル以上、顧客管理システム以下」であり、エクセルからの商談管理から脱却したい人に向いています。
受注確度が高い企業を顧客スコアから自動で選出します。たとえば、購入意欲の高い顧客に絞ってテレアポをすることで、商談に持ち込める確率が上がるのです。
サスケ 無償版の注意点
- 3人までしか使えない
無償版は3名までしか使えず、顧客のデータ登録も300件に絞られているため、本格的にビジネス絵活用する場合には有償版に移行する必要があります。
サスケ 無償版の料金体系
- 無償版:無料
- 有償版:基本料金¥50,000+¥1,000/1アカウント
おすすめの商談管理ツールまとめ
これまで、商談管理に必要な項目の種類や、無料で使えるおすすめの商談管理ツール7選をご紹介しました。
商談管理には多くの管理項目があるため、顧客管理表などにまとめておくのが重要です。また、担当者が変わってもスムーズに商談が進むように、過去の商談歴は詳細に蓄積しておく必要があります。
一方、管理表がExcelやメモの場合、管理が属人的となり共有も面倒になるので、営業効率を上げられません。そのため、商談に関する膨大な情報を一元化するには「顧客や案件ごとに情報を蓄積し、商談を管理できるITツール」が必須です。
商談管理を効率化できる「Stock」は、ITリテラシーにかかわらず誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツールであり、業界・業種を問わず200,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズな商談管理を実現しましょう。