業務の進捗を共有する日報の作成にはさまざまな方法があり、Microsoft社が提供するエクセルもそのひとつです。
 
エクセルは通常業務でもよく使われるため、利用のハードルが低いツールです。しかし、誰でも使えるがゆえに、日報の書き方に個人差が出る傾向があります。また、共有には別の手段を経由しなければなりません。
 
そのため、「日報の形式が統一されていない」「共有の手間がかかるため管理が大変だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見やすいエクセル日報の作り方や、メリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 見やすいエクセル日報の作り方を知り、全社で形式を統一させたい
  • エクセル日報のメリット・デメリットを把握し、今後の日報管理の参考にしたい
  • エクセル日報のデメリットをカバーする方法を知り、最も効率的な日報運用がしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、見やすく共有しやすい日報管理の実現に近づきます。


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見やすいエクセル日報の作り方

以下では、見やすいエクセル日報の作り方について解説します。基本項目を押さえた上でテンプレートを利用すると、短時間で整理された日報を作成できます。

エクセル日報の基本的な項目

日報を作成する主な目的は、「進捗の管理」「PDCAサイクルの確立」「知識の蓄積」の3つです。
 
したがって、日報には「社員の進捗状況・課題の分析」と「改善へのアプローチ・業務で得た知識」などを記載する必要があります。決まったフォーマットはありませんが、以下の4つの基本項目はかならず設定しましょう。
 
  • 作業内容
  • 進捗と結果
  • 課題と改善点
  • 明日の作業
さらに、業種・職種によっては項目を増やすなどの対応が必要な場合もあります。
 
たとえば、営業部門の日報であれば、新規顧客獲得のために目標達成率の可視化や所感の記入が必要です。また、工数管理の場合は、実際の作業時間や作業フローについての報告が重要になります。
 
自社用の日報をエクセルで作成する場合は、まずは日報の目的を設定し、達成のために必要な項目を洗い出しましょう。

日報用のエクセルテンプレート

以下では、日報用のエクセルテンプレートを3つご紹介します。自社の利用目的やチームの形態に合わせたテンプレートを利用しましょう。

1. 汎用的に使える日報テンプレート

汎用的な日報の画像

こちらは、業種を問わず汎用的に使えるエクセルテンプレートです。
 
「目標」と「業務実績」を記入し、一日の業務を振り返る「反省・問題点」を書き出します。反省点を踏まえて、最後に次週の予定や目標を立てます。
 
シンプルながら、この日報1枚でPDCAサイクルが回せる実用的なテンプレートです
 

2. 時間軸に沿った日報テンプレート

時間軸に沿った日報の画像

こちらは、時間軸に沿ったエクセルテンプレートです。
 
日報の内容を1時間ごとに記入できます。こまめに記入する形式であるため、外回りが多く移動中・外出先で日報を記入しなければならない部署の日報に適しています
 

3. 現場作業に適したテンプレート

現場作業に適した日報の画像

こちらは、現場作業に適したエクセルテンプレートです。
 
実績よりも具体的な業務内容の記入が求められているため、建設業の工事現場や、医療・福祉の現場における作業日誌にも活用できます
 
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!


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エクセルで日報を運用するメリット

以下では、エクセルで日報を運用するメリットについて解説します。

(1)使い慣れたツールで作業できる

1つ目のメリットは、エクセルが使い慣れたツールであることです。普段の業務で頻繁に利用するため、使い方を新たに覚えなくても簡単に日報を作成できます。
 
また、広く普及しているので利用者が多く、新入社員や中途社員に使い方をレクチャーする教育コストを最小限に抑えられます
 
操作方法が複雑なツールでは、日報の作成自体に時間と労力が割かれて非効率かつ内容に注力できません。そのため、使い慣れたエクセルで日報が作成できることはメリットのひとつと言えます。

(2)カスタマイズの幅が大きい

2つ目のメリットは、カスタマイズの幅が大きいことです。
 
文字フォントやサイズ・項目など、簡単に日報のフォーマットが変更可能です。エクセル上で編集でき、軽微な修正も迅速に反映されます。
 
また、関数機能などを活用すればデータを入力するだけで自社の状況が数値で集計・分析されるテンプレートを作成できる強みもあります。
 
関連記事: 日報の正しい管理方法を学んで業務を効率化しよう!


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エクセルで日報を運用するデメリット

以下では、エクセルで日報を運用するデメリットについて解説します。エクセルの利用用途は幅広いですが、逆に日報に特化しているわけではないので導入目的に沿わない可能性があります。
 
そこで以下では、導入前に確認しておくべき「エクセルで日報を運用するデメリット」をご紹介します。

(1)情報管理が難しい

1つ目のデメリットは、情報管理の難しさです。
 
エクセル日報はファイル形式で共有・管理されます。日報には過去の業務内容や業務から得たノウハウが蓄積されていますが、エクセルは一括検索できないため、情報を得る際に一つひとつのファイルを開いて探さなければなりません。
 
また、日報が増えるごとにファイルも増えるため、過去の業務の振り返りが困難になったり、日報作成により共有されたノウハウが活用されづらくなったりするなど、業務効率化を阻害する原因になります。

(2)作業工数が多い

2つ目のデメリットは、作業工数の多さです。以下は、社員がエクセルで日報を作成し提出するまでの手順です。
 
  1. 日報の作成(エクセル)
  2. 日報の保存(ストレージツール)
  3. 日報ファイルの共有(メール、ファイル共有ツール、チャットツールなど)
日報を作成するエクセル以外に「ファイルを保存するストレージツール」や「共有・報告のためのメール」など、複数のツールを行き来する必要があります。
 
作成から共有までに時間と手間がかかることは、日報の作成者・確認者両方のストレスになりかねません。したがって、日報の作成、管理、報告が1つで完結するツールの導入が理想的です
 
たとえば、日報運用に必要な機能が過不足なく備えている「Stock」であれば、日報の作成から共有までを一元管理できます。

(3)コミュニケーションが取りにくい

3つ目のデメリットは、コミュニケーションが取りにくいことです。エクセル日報では作成・確認に複数のツールを使用するため、コミュニケーションが円滑に進まない可能性があるのです。
 
日報の確認者は一つひとつのファイルを確認する作業に時間がかかり、十分なフィードバックを考える時間がありません。
 
また、作業工程が複数にわたると利用するツールも増えるため、作成者によるフィードバックの確認が遅くなったり確認漏れが生じたりする場合があります。
 
したがって、日報がファイルのように確実にストックされるうえにアクセスしやすく、かつ日報とメッセージを紐づけられる管理方法に変更する必要があります。

(4)スマートフォンでは使いづらい

4つ目のデメリットは、スマートフォンでは使いづらい点です
 
エクセルはPC向けに提供されているツールです。そのため、スマートフォンの小さな画面では、画面を何度もスクロールしたり拡大したりするストレスがかかります。
 
時間や場所を問わずに閲覧できなければ、日報作成の大きな目的である「振り返り」が達成されません。とくに外回りが多い営業担当者や、屋外での業務が多い建設業者などにとっては、気軽に閲覧しづらいことは非効率です
 
また、エクセル以外のツールにセキュリティ上の不安がある場合には、高度なセキュリティで社内情報を管理できるクラウド型ツールを導入しましょう。第三者からの情報へのアクセスを防ぎ、安心して社内情報を活用できます。
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説


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エクセル日報のデメリットを解消するツール

以下では、エクセル日報のデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
エクセルで日報を作成すると、アクセス性の悪さや作業工程の複雑さにより振り返りやノウハウ蓄積がうまくいかなかったり、確認者の負担が増えたりするデメリットがあります。そこで、日報の作成・共有を一元管理できるITツールの導入が効果的です。
 
ただし、日報ツールは日報に特化している分多機能かつ高機能であるため、使いこなすには高いITリテラシーが要求されることに注意が必要です。
 
したがって、「日報の作成」と「日報の共有」などの機能が過不足なく備わっているシンプルなものを導入して、誰でも簡単に使いこなる環境をつくりましょう。
 
結論、日報を効率的に管理するには、日報の作成から共有までに必要な機能が過不足なく備えられており、エクセルのように誰でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockには「テンプレート機能」が搭載されているため、エクセルがなくても簡単に日報の形式を統一できます。また、作成した日報を振り返るための「検索機能」も備えられており、時間や場所を問わずにアクセスすることも可能です。

【Stock】最も簡単に日報を運用できるツール

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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見やすいエクセル日報の作り方まとめ

これまで、エクセルを使った日報の作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。多くの社員がエクセルを使い慣れており、自社に合ったテンプレートを日報をカスタマイズできます。
 
しかし、エクセルは完全に日報管理に適しているわけではありません。共有までの作業工数が多く、進捗の確認や振り返り、ノウハウ蓄積など日報の基本的な目的を達成するためには不向きと言えます。
 
したがって、使い慣れるのに時間がかからず、かつエクセル日報のデメリットをカバーできるツールの導入が求められます。
 
今回ご紹介したStockは、非IT企業でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな仕様で、日報の作成・共有が一元管理できるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で効率的に日報を運用し、エクセル日報のストレスを解消しましょう。
 
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