業務内容を報告する「日報」は、社員が日々どのような業務をしているかを把握し、改善すべき課題を明確にする役割があります。
 
日報を作成するツールは企業によって異なり、Microsoft社が提供するエクセルも作成ツールのひとつです。
 
エクセルは普段の業務から使っているツールなので、利用のハードルは低いですが、「エクセルで日報を作成するのが本当に最適なのか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセルを使った日報の作成方法や、メリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 日報ツールを利用しなくても、エクセルで効果的な日報を作成する方法を知りたい
  • エクセルを使った日報のメリットとデメリットを比較して、最終的な作成手段を検討したい
  • エクセルのデメリットをカバーするおすすめのツールが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、エクセルで作成する日報の良い面・悪い面が分かり、自社に最適な方法を選択できるようになります。
 


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エクセルを使った日報の作り方

日報を作成する主な目的は、「進捗の管理」「PDCAサイクルの確立」「ナレッジの蓄積」の3つです。
 
そのため、日報の管理者は、社員の目標達成率はどの程度か、課題の分析と改善へのアプローチは適切か、経験を社内で共有できているか、などを日報の項目から読み取る必要があります。
 
日報には決まったフォーマットはありませんが、以下の4項目が基本形です。
 
  • 作業内容
  • 進捗/結果
  • 課題/改善点
  • 明日の作業
業種・職種によって日報に記載すべき項目は異なり、それぞれ適切な項目を設定する必要があります。
 
例えば、営業部門の日報であれば、結果と振り返り、目標達成率、所感などが新規顧客の獲得に繋がり、工数管理では、実際の作業時間や作業フローについての報告が重要になります。
 
自社用の日報をエクセルで作成する場合には、まずは日報の目的を設定し、目的を達成するために必要な項目を洗い出しましょう。


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エクセルで日報を運用するメリット

エクセルを使って日報を管理することには、以下の3つのメリットがあります。

使い慣れたツールで作業できる

エクセルは普段の業務で頻繁に利用するツールなので、使い慣れたツールを使って、簡単に日報を作成できます。使い方を新たに覚える必要がなく、使用方法をレクチャーする場合にも、教育コストを最小限に抑えられます。
 
操作方法が複雑なツールでは、日報を作成すること自体に時間と労力が割かれてしまい、日報の質を高められません。そのため、使い慣れたエクセルで日報が作成できることはメリットのひとつと言えます。

カスタマイズの幅が大きい

文字フォントやサイズ、項目の変更など、簡単に日報のフォーマットを変更できます。エクセル上ですぐに変更できるので、修正が必要になった場合でもすぐに対応可能です。
 
また、より発展的な利用をする場合には、エクセル関数やデータ分析を活用すれば、完全に自社仕様の日報が作れます。

無料テンプレートを利用できる

日常的に利用する日報は無料のテンプレートを使うと、すぐに日報作成に取り掛かることができるので時間短縮となり、業務効率化が図れます。
 
エクセルは保存すればフォームが残りますが、それでも未経験の方が一からエクセルで日報テンプレートを作成するのは、ハードルが高く、効率が悪い場合があります。
 
そのため、WEB上で提供されているテンプレートをダウンロードして運用する方法を取りましょう。あらゆる業種や職種に合わせたテンプレートが揃っており、ダウンロード後に編集も可能です。


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エクセルで日報を運用するデメリット

本格的にエクセルで日報を運用する前に、以下の4つのデメリットがあることを把握しておく必要があります。

情報管理が難しい

情報が少ない日報の多くは、提出することが社員の目的になり、社内に質の高いナレッジが蓄積されません。一方で、情報が多い日報は抜け漏れは少ないですが、作成に膨大な時間がかかり、欲しい情報を見つける際にも手間になります。
 
また、エクセルファイルはクラウドストレージやハードディスク上のフォルダで管理されます。しかし、エクセルは一括検索できないので、欲しい情報がある場合には、ひとつひとつのファイルを開いて探す必要があります。
 
そして、日報が増えるごとにファイルの数も増えてしまい、それに応じてファイルをひとつひとつ確認する作業が発生してしまうのです。したがって、情報へのアクセスに手間や時間がかかるエクセルでの日報管理は、非効率化の原因となります。

作業工数が多い

エクセルの日報管理がうまく行かない原因には、作業工数が多く、共有するまでに時間がかかることが挙げられます。以下は、社員がエクセルで日報を作成し、提出するまでの手順です。
 
  1. エクセルを起動
  2. 日報の作成
  3. 保存先のツールを起動
  4. 連絡ツールで日報ファイルの提出
エクセルで日報を作成する以外に、ファイルを保存するクラウドストレージや上司に報告するためのメールなど、複数のツールを行き来する必要があります。
 
月に数回程度であれば問題ないですが、毎日提出する日報であれば負担は大きくなり、他の業務に影響を与えてしまいます。また、管理者側も、メールなどに添付されたファイルをひとつひとつ開く作業が必要です。
 
そのため、日報の作成、管理、報告が1つのツールで完結し、ファイルを開かずに日報が確認できるツールの導入が理想です。

コミュニケーションが取りにくい

エクセルファイルで日報を共有すると、管理者の作業工数が増え、コミュニケーションが取りにくくなります。
 
日報の管理者は、クラウドストレージなどのファイルの保存先から対象のファイルを探す、もしくは添付されたエクセルファイルを開いて日報を確認する必要があります。日報を提出する社員の人数が増えるほど時間がかかります。
 
つまり、日報についてコメントをする際には、管理者の作業工数が多くなるので、コミュニケーションを取るハードルが高くなってしまう可能性があります。
 
そのため、エクセルに代わって、作成した日報がファイルのように確実にストックされ、かつ、簡単にアクセスできるようなツールが必要です。

スマホで確認しにくい

スマートフォンで日報の閲覧、作成ができない点は、振り返りを前提とした日報作成の目的に合いません。また、外出の多い営業部門などの社員の作業効率を低下させる恐れがあります。
 
エクセルはPC向けに提供されているツールです。そのため、スマートフォンの小さな画面では、必要な情報を探すのに画面を何度もスクロールしたり、拡大したりする必要があります。
 
特に、外出先で確認したい情報があった際に、その場ですぐに閲覧できないのは改善すべき問題です。
 
エクセル以外のツールにセキュリティ上の不安がある場合には、高度なセキュリティで社内情報を管理できるクラウド型ツールを導入しましょう。第三者からの情報へのアクセスを防ぎ、安心して社内情報を活用できます。


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エクセルのデメリットをカバーするおすすめツール

エクセルで日報を作成・管理する場合に、事前に確認しておきたいデメリットは以下の4つです。
 
  1. 情報管理が難しい
  2. 作業工数が多い
  3. コミュニケーションが取りにくい
  4. スマホで確認しにくい
日報を社内で運用する主な目的は、「進捗の管理」「PDCAサイクルの確立」「ナレッジの蓄積」であり、エクセルの日報では不十分です。
 
しかし、エクセルは普段の業務から利用するツールで使いやすく、テンプレートで作業効率を高められるなどのメリットもあります。
 
そのため、エクセル以外のツールを検討する場合には、エクセルのデメリットをカバーしつつも、使いやすさや効率化が期待できるものが良いです。
 
結論、エクセルのデメリットをカバーし、メリットも網羅するツールは、ITに詳しくない社員でも簡単に操作でき、日報の運用を効率化する機能が過不足なく搭載されているStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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エクセルを使った日報のメリットとデメリット まとめ

これまで、エクセルを使った日報の作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。
 
エクセルに限らず、まず日報の目的を明確に設定し、目的を達成するためにフォーマットに記載すべき項目を洗い出しましょう。項目に過不足のある日報は、作業効率に影響を与えたり、ナレッジが蓄積されなかったりします。
 
また、エクセルで日報を作成する場合には、以下の4つのデメリットに十分注意しましょう。
 
  1. 情報管理が難しい
  2. 作業工数が多い
  3. コミュニケーションが取りにくい
  4. スマホで確認しにくい
今回ご紹介したStockは、エクセルを使った日報のデメリットをカバーし、ITに詳しくない人でも導入した日から使いこなせるほどシンプルなツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、日報の作成・管理・報告を一元化して、社内の業務効率の向上に貢献しましょう。