日報は、業務の進捗共有や成果報告として役立つ重要な書類です。そんな日報の作成手段は多岐にわたり、Microsoft社が提供するエクセルもそのひとつです。
 
一方、エクセルは通常業務でもよく使われるため、利用のハードルが低いツールゆえに、日報の書き方に個人差が出る傾向があります。そのため、「日報の形式が統一されていない」「共有の手間がかかり管理も大変だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセルで見やすい作業日報を書く方法や、メリット・デメリットを中心にご紹介します。
 
  • 見やすいエクセル日報の書き方を知り、全社で形式を統一させたい
  • エクセル日報のメリット・デメリットを把握し、今後の日報管理の参考にしたい
  • エクセル日報のデメリットをカバーする方法を知り、最も効率的な日報運用がしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、見やすくて共有・管理しやすい日報管理の実現に近づきます。


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エクセルを使った見やすい作業日報の作り方

以下では、見やすいエクセル日報の作り方について解説します。基本項目を押さえたうえでテンプレートを利用すると、短時間で整理された日報を作成できるので業務効率化に役立ちます。

エクセルで作る作業日報の基本的な項目

日報を作成する主な目的は、「業務の進捗管理」「PDCAサイクルの確立」「知識の蓄積・運用」の3つです。
 
したがって、日報には「各社員の業務進捗状況」「課題の分析と改善へのアプローチ方法」「業務で得た知識」などを記載する必要があります。決まったフォーマットはありませんが、以下の4つの基本項目はかならず設定しましょう。
 
  • 作業内容
  • 進捗と結果
  • 課題と改善点
  • 明日の作業予定
さらに、業種・職種によっては項目を増やし、必要な情報をくみ取る必要があります。
 
たとえば営業部門の日報であれば、営業成績向上のために目標達成率の可視化や所感の記入が必要です。また、工数管理の場合は、実際の作業時間や作業フローについての報告が必要になります。
 
自社用の日報をエクセルで作成する場合は、まずは日報作成の意図を明確に設定し、達成のために必要な項目を洗い出しましょう。

作業日報に適したエクセルテンプレート3選

以下では、日報用のエクセルテンプレートを3つご紹介します。自社の利用目的やチームの形態に合わせたテンプレートを利用しましょう。

1. 汎用的に使える日報テンプレート

汎用的な日報の画像

こちらは、業種を問わず汎用的に使えるエクセルテンプレートです。
 
「目標」と「業務実績」を記入し、一日の業務を振り返る「反省・問題点」を書き出します。反省点を踏まえて、最後に次週の予定や目標を立てます。
 
シンプルながら、この日報1枚でPDCAサイクルが回せる実用的なテンプレートです
 

2. 時間軸に沿った日報テンプレート

時間軸に沿った日報の画像

こちらは、時間軸に沿ったエクセルテンプレートです。
 
日報の内容を1時間ごとに記入できます。こまめに記入する形式であるため、外回りが多く移動中・外出先で日報を記入しなければならない部署の日報に適しています
 

3. 現場作業に適したテンプレート

現場作業に適した日報の画像

こちらは、現場作業に適したエクセルテンプレートです。
 
実績よりも具体的な業務内容の記入が求められているため、建設業の工事現場や、医療・福祉の現場における作業日誌にも活用できます
 
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!


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エクセルで作業日報を運用するメリット

以下では、エクセルで日報を運用するメリットについて解説します。

(1)使い慣れたツールで作業できる

1つ目のメリットは、エクセルが使い慣れたツールであることです。
 
多くの企業に浸透しているExcelは日常業務で頻繁に利用するので、使い方を新たに覚えることなく日報を作成できます。また、新入社員や中途社員に使い方をレクチャーするという教育コストを最小限に抑えられる点もポイントです。
 
一方、操作方法が複雑なツールでは、日報の作成自体に時間と労力が割かれ、非効率かつ作成に注力できません。そのため、使い慣れたエクセルで日報を作成し、作成時間を短縮できることはメリットのひとつであることがわかります。

(2)用途に合わせてカスタマイズできる

2つ目のメリットは、カスタマイズの幅が広いことです。
 
文字フォントやサイズ・項目など、エクセルでは簡単に日報のフォーマットが変更可能です。エクセル上で編集でき、軽微な修正も迅速に反映されます。
 
また、関数機能などを活用すれば、データを入力するだけで自社の状況が数値で集計・分析されるテンプレートを作成できる強みがあるのもメリットです。
 
関連記事: 正しい日報管理の方法とは?効率化に役立つツールも紹介!


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【注意】エクセルで作業日報を運用するデメリット

以下では、エクセルで日報を運用するデメリットについて解説します。エクセルの利用用途は幅広いですが、日報に特化しているわけではないので日報を通して達成したい目的に沿わない可能性もあります。
 
自社の日報用途にそぐわないにも関わらずエクセルで日報を作成し続けても、期待した効果は得られないので注意しましょう。

(1)スマートフォンでは使いづらい

1つ目のデメリットは、スマートフォンでは使いづらい点です
 
エクセルはPC向けに提供されているツールであるため、スマートフォンではあらゆる作業が面倒です。たとえば、日報の編集はもちろん、小さな画面で画面を何度もスクロールしたり拡大しなければならず、操作面でもストレスがかかります。
 
また、時間や場所を問わずに日報を閲覧できなければ、日報作成の目的である「業務の振り返り」が達成されません。とくに外回りが多い営業担当者や、屋外での業務が多い建設業者などにとっては、気軽に閲覧しづらいことは非効率です
 
また、スマートフォンでの操作は取り扱いを誤ると、情報漏洩といったセキュリティ面での不安があります。したがって、スマートフォンで使う場合はリスク周知が必要となるのです。

(2)情報管理・共有が難しい

2つ目のデメリットは、情報管理・共有の難しさです。
 
エクセル日報はファイル形式で管理・共有されます。そして、日報には過去の業務内容や、業務から得たノウハウが蓄積されています。しかし、エクセルは一括検索できないので、情報を得る際に一つひとつのファイルを開いて探さなければなりません。
 
また、日報が増えるごとに画像やテキストの情報量も増加します。そのため、過去の業務の振り返りが困難になったり、日報作成により共有されたノウハウが活用されづらくなったりするなど、業務効率化を阻害する原因にもなり得るのです。
 
日報は提出させるだけでなくフィードバックの共有や、過去の日報から必要な情報を抽出し運用することで効果を発揮します。そこで、日報を正しく管理・共有できる環境の整備は企業にとって重要な課題となるのです。

(3)複数ツールを併用する必要がある

3つ目のデメリットは、作業工数の多さです。以下は、社員がエクセルで日報を作成し提出するまでの手順です。
 
  1. 日報の作成(エクセル)
  2. 日報の保存(ストレージツール)
  3. 日報ファイルの共有(メール、ファイル共有ツール、チャットツールなど)
日報を作成するエクセル以外に「ファイルを保存するストレージツール」や「共有・報告のためのメール」など、複数のツールを行き来しなければなりません。
 
作成から共有までに時間と手間がかかることは、日報の作成者・確認者双方のストレスとなります。効率よく日報を運用するには、日報の作成、管理、報告が1つで完結するツールの導入が理想的です
 
たとえば、日報運用に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」であれば、日報の作成から共有までを一元管理できます。

(4)コミュニケーションが取りにくい

4つ目のデメリットは、コミュニケーションが取りにくいことです。エクセル日報では作成・確認に複数のツールを併用するために、コミュニケーションが円滑に進まない可能性があるのです。
 
日報の確認者は一つひとつのファイルを確認する作業に時間がかかり、フィードバックに対しての手間も発生します。また、作業工程が複数にわたると利用するツールも増えるため、作成者によるフィードバックの確認が遅れたり、記入漏れが生じたりする場合があります。
 
したがって、日報が確実にストックされるうえにアクセスしやすく、かつ日報とメッセージを紐づけられる管理方法に変更する必要があるのです。
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説


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エクセル日報のデメリットを解消するツール

以下では、エクセル日報のデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
エクセルで日報を作ると、アクセス面での不便さや作業工程の複雑さにより、振り返りやノウハウ蓄積が滞ったり、確認者の負担が増したりするデメリットがあります。そこで、日報の作成から管理・共有までのフローを一元管理できるITツールの導入が必須です。
 
ただし、多機能なツールでは社員のITリテラシーが高くなければ使えないので、導入しても形骸化します。したがって、「日報の作成・管理・共有」までに必要な「情報管理」の機能が過不足なく備わったツールを使いましょう。
 
結論、日報の作成から管理、共有までの業務フローを効率化するには、日報の作成から共有までに必要な機能が過不足なく備えられており、エクセルよりも簡単な情報管理ツールの「Stock」一択です。
 
Stockには簡単にあらゆる情報が残せる「ノート」があり、リアルタイムで任意のメンバーへ共有できます。また、日報作成に必須の検索機能やテンプレートも備え、ノートに紐づく「メッセージ」でトピックごとにやりとりできる点がほかのツールにない特徴です。

最も簡単に日報を作成・管理できるツールStock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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見やすいエクセル作業日報の作り方まとめ

これまで、エクセルを使った日報の作り方やメリット・デメリットを中心にご紹介してきました。
 
エクセルで作成する日報は、すでに業務で運用したりテンプレートを使って日報を運用できたりするので、教育コストも低く抑えられるといったメリットが存在します。
 
しかし、エクセルは効果的な日報運用に必要な機能をすべて備えているとは言えません。なぜなら、共有までの作業工数が多く、進捗の確認や振り返りも難しいので、ノウハウ蓄積など日報の目的を十分に達成できないからです。
 
したがって、作業日報の業務フローを効率化するには「教育コストが不要、かつエクセル日報のデメリットをカバーする」ツール一択です。そして、Stockのように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使いこなせるほどシンプル、かつ日報の作成・共有が一元管理できるツールを使う必要があるのです。
 
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的に日報を運用し、エクセル日報のストレスを解消しましょう。
 
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