日報は、業務の進捗共有や成果報告として役立つ重要な書類です。日報の作成方法としては紙が多く用いられますが、通常業務で頻繁に利用する「エクセル」で作成する企業もあります。
しかし、「エクセルで日報を作成しているが、フォーマットが統一されていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルで見やすい作業日報を書く方法や、メリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 見やすいエクセル日報の書き方を知り、全社で形式を統一させたい
- エクセル日報のメリット・デメリットを把握し、今後の日報管理の参考にしたい
- エクセル日報のデメリットをカバーする方法を知り、最も効率的な日報運用がしたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすい日報を簡単に作成・管理できるようになります。
目次
エクセルで作る作業日報に記載すべき項目とは
日報には「各社員の業務進捗状況」「課題の分析と改善へのアプローチ方法」「業務で得た知識」などを記載する必要があります。
なぜなら、日報を作成する主な目的は「業務の進捗管理」「PDCAサイクルの確立」「知識の蓄積・運用」だからです。業種・職種によって必要な項目は変わりますが、以下4つの基本項目は必ず設定しましょう。
- 作業内容
- 進捗と結果
- 課題と改善点
- 明日の作業予定
このように、基本的な項目を設定すれば情報に抜け漏れのない作業日報を簡単に作成できます。
作業日報に適したエクセルフォーマット3選
以下では、日報用のエクセルフォーマットを3つご紹介します。自社の利用目的やチームの形態に合わせたフォーマットを利用しましょう。
汎用的に使える日報フォーマット
こちらは、業種を問わず汎用的に使えるエクセルフォーマットです。
「目標」と「業務実績」を記入し、一日の業務を振り返る「反省・問題点」を書き出します。反省点を踏まえて、最後に次週の予定や目標を立てます。
シンプルながら、この日報1枚でPDCAサイクルが回せる実用的なフォーマットです。
時間軸に沿った日報フォーマット
こちらは、時間軸に沿ったエクセルフォーマットです。
日報の内容を1時間ごとに記入できます。細かく記入する形式であるため、外回りが多く移動中・外出先で日報を記入しなければならない部署の日報に適しています。
現場作業に適したフォーマット
こちらは、現場作業に適したエクセルフォーマットです。
実績よりも具体的な業務内容の記入が求められているため、建設業の工事現場や、医療・福祉の現場における作業日誌にも活用できます。
関連記事： 日報とは？メリットや書き方のポイントも徹底解説！
エクセルで作業日報を運用するメリット
ここからは、エクセルで日報を運用するメリットを解説します。以下の内容を正しく把握すると、今後もエクセルで作業日報を運用すべきか判断できるようになります。
（1）使い慣れたツールで作業できる
1つ目のメリットは、エクセルが使い慣れたツールであることです。
通常業務で頻繁に利用されるエクセルは、使い方を新たに覚える必要がないので、すぐに日報を作成できます。また、新入社員や中途社員に使い方をレクチャーする教育コストを最小限に抑えられる点もポイントです。
一方、操作方法が複雑なツールでは、日報の作成自体に時間と労力が割かれ、非効率であると言えます。そのため、使い慣れたエクセルで日報を作成し、作成時間を短縮できることはメリットのひとつです。
（2）用途に合わせてカスタマイズできる
2つ目のメリットは、カスタマイズの幅が広いことです。
エクセルでは、文字フォントやサイズ・項目など、日報のフォーマットを自社の運用形態に合わせて自由に変更できます。
また、関数機能を活用すれば、データを入力するだけで自社の状況が数値で集計・分析されるフォーマットを作成できるのもメリットです。
【要注意】エクセルで作業日報を運用するデメリット
ここからは、エクセルで日報を運用するデメリットを解説します。
以下の内容を把握せず「使い慣れている」という理由だけでエクセルを利用すと、日報の運用が上手くいかなくなってしまうので注意しましょう。
（1）情報管理が難しい
1つ目のデメリットは、情報管理が難しいことです。
日報には、過去の業務内容や業務から得たノウハウが蓄積されています。しかし、エクセルで作成した日報はファイル形式で保存されるので、日報が増えるとともにファイルの数が増えて管理が難しくなり、過去の情報を簡単に確認できなかったり共有されたノウハウを活用しにくくなったりするのです。
このように、エクセルでは適切な情報管理が難しいデメリットがあるので、情報を正しく蓄積可能な環境下で日報を管理する必要があります。
（2）複数ツールを併用する必要がある
2つ目のデメリットは、作業工数の多さです。以下は、社員がエクセルで日報を作成し提出するまでの手順です。
- 日報の作成（エクセル）
- 日報の保存（ストレージツール）
- 日報ファイルの共有（メール、ファイル共有ツール、チャットツールなど）
このように、日報を作成するエクセルのほか「ファイルを保存するストレージツール」や「共有・報告のためのメール」など、複数のツールを行き来しなければなりません。
作成から共有までに時間と手間がかかることは、日報の作成者・確認者双方のストレスとなります。効率よく日報を運用するには、日報の作成、管理、報告が1つで完結するツールの導入が有効です。
（3）スマートフォンでは使いづらい
3つ目のデメリットは、スマートフォンでは使いづらい点です。
エクセルはパソコン向けのツールなので、画面の小さいスマートフォンからの編集・閲覧には適していません。たとえば、日報をスマートフォンから編集する場合、画面を何度もスクロールしたり拡大したりする必要があるのです。
とくに、スマートフォンで日報を確認することが多い営業担当者や建設業者にとって、気軽に日報を閲覧できないことは非効率であると言えます。
したがって、「Stock」のように、スマートフォンからでも簡単に日報を編集・閲覧できるツールを導入して、時間や場所を問わず情報を確認可能な環境を整えるべきなのです。
（4）コミュニケーションがとりにくい
4つ目のデメリットは、コミュニケーションがとりにくいことです。
エクセルの日報は作成・確認に複数のツールを併用するために、コミュニケーションが円滑に進まない可能性があります。日報の確認者は一つひとつのファイルを確認する作業に時間がかかり、フィードバックに対しての手間も発生します。
また、作業工程が複数にわたると利用するツールも増えるため、管理者のフィードバックが遅れたり、記入漏れが生じたりするケースがあるのです。
したがって、日報が確実にストックされるうえにアクセスしやすく、かつ日報とメッセージを紐づけられる管理方法に変更する必要があります。
エクセル日報のデメリットを解消するおすすめのツール
以下では、エクセル日報のデメリットを解消するツールをご紹介します。
エクセルでの日報運用は、ノウハウの活用が滞ったり確認者の負担が増したりするデメリットがあります。そこで、日報の作成から管理・共有までのフローを一元化できるITツールを導入すると、日報の運用を効率よく進められるのです。
ただし、多機能なツールでは社員が使いこなせず、非効率なエクセルでの日報管理に戻ってしまいます。したがって、「日報の作成・共有・管理」に必要な機能が備わった、シンプルな操作性のツールを使いましょう。
結論、日報の運用にはエクセルよりも簡単に、日報の作成から管理までを効率化できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した日報は、直感的な「フォルダ」で管理しながら、リアルタイムで任意のメンバーへ共有可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題を交錯させずに日報に関するやりとりができる点が、ほかのツールにない特徴です。
最も簡単に日報を作成・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
エクセルで見やすい作業日報を作る方法まとめ
これまで、エクセルを使った日報の作り方やメリット・デメリットをご紹介しました。
エクセルには、フォーマットを使って日報を作成できたり教育コストを低く抑えられたりするメリットがあります。しかし、エクセルで作成した日報はメールやチャットツールを介して共有しなくてはならず、情報が分散する可能性がある点は無視できません。
また、エクセルはファイル形式で情報を管理するので、毎日提出される日報を取り出しやすく管理するのは困難です。そのため、「情報を正しく管理できるITツール」を使って確実かつ簡単に情報を蓄積する必要があります。
そこで、Stockのように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使いこなせるほどシンプルな操作性で、日報の作成から管理までを一元化できるツールが求められるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的に日報を運用し、エクセル日報のストレスを解消しましょう。
