現在「テレワーク」といった新しい働き方が広く認知され、実際にテレワークを導入する企業も増えています。テレワークは、普段のオフィスや現場から離れた場所で仕事をする働き方を指しますが、そこには「情報共有の難しさ」という大きな壁があります。
 
オフィスや現場で仕事をする上でも欠かせない情報共有ですが、対面での業務であっても多くの問題が発生します。
 
そのため、相手の顔が見えず、コミュニケーションが取りにくい環境で仕事をすることは、さらに社内の情報共有を妨げる要因になるのです。
 
また、テレワークの情報共有の問題には3つの課題があり、その課題を解決することで、テレワーク中の社内の情報共有が円滑になります。
 
そこで今回は、「テレワークの3つの課題」「テレワーク中の情報共有を活性化するポイント」「情報共有を活発にしてくれるツールの選び方」をご紹介します。
 
  • テレワーク中の情報共有の課題とその解決策を知りたい
  • 社内の情報共有を活性化させる方法を知りたい
  • 情報共有の活性化をサポートしてくれるツールを知りたい
と考えている担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてテレワークでの情報共有を活性化してみてください。

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テレワークにおける3つの課題とは

「情報共有」は企業の生産性や業績に大きく関わる要素であり、どの企業でも日常的に行う必要がある業務の一つです。
 
しかし、テレワークという新しい働き方を導入してから「情報共有がうまくいかない」という事態に陥っている企業も多いのではないでしょうか。
 
以下で、情報共有に関するテレワークの3つの課題をご紹介します。

コミュニケーションが減る

メンバーと同じ空間で顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減るので、メンバー間のコミュニケーションロスが発生する可能性があります。
 
コミュニケーションロスは、お互いの意思疎通ができていないことで起こる、業務でのミスや損失を指します。
 
テレワーク中のコミュニケーションでは、情報が共有されない限り、相手の状況や業務情報を知る術がほとんどありません。そのため、オフィスでの仕事よりもメンバー間のコミュニケーションロスが発生しやすくなります。
 
コミュニケーションロスには、
 
  • 締め切り日の勘違いがありプロジェクトが遅延する
  • 一部のメンバーにタスクが集中して非効率になっている
  • 社外にいるメンバーと連絡が取れず仕事が進まない
などがあり、どれもテレワーク勤務に深く関わる課題です。
 
このようなコミュニケーションロスを防止するためには、社内のコミュニケーションを活発にするのが効果的です。
 
些細な会話や雑談ができるツールや、業務情報を簡単に共有できるツールを導入することで解決できる可能性があります。

ナレッジやノウハウが属人化しやすい

テレワークでは、コミュニケーションと同様に「ナレッジやノウハウの共有」の質や頻度も低下しやすい環境にあります。
 
なぜなら、「自分が持つ情報を共有したくてもルールや先例がないので共有しにくいこと」や「自発的に共有できるような雰囲気でないこと」など、組織によって様々な阻害要因があるからです。
 
また、オフィスや現場であればノータイムで引き継ぎや質問ができますが、テレワークでは時間をかけて情報をまとめて、テキストにする等の作業が必要です。
 
そして、社内で個人のナレッジやノウハウが共有されなくなると、生産性や業績に間接的な影響を与えます。例えば、転勤や退職のタイミングで大きなコストがかかったり、うまくノウハウの引き継ぎができずに業務の継続が困難になる可能性があります。
 
このような事態を回避するために、ノウハウやナレッジを共有できるツールやその情報が蓄積され、必要なタイミングで見返すことができるツールを活用しましょう。

情報の発信がしづらい

上記の2つの課題にも関係する重要な要素に「情報の発信がしづらい」という課題もあります。
 
情報発信の大切さやメリットをいくら認識していても、社員が情報共有のハードルを感じてしまうと、社内の情報共有は進みません。
 
情報共有のしづらさを生み出している要因は、
 
  • 気軽なコミュニケーションが取りにくい環境
  • 情報共有の仕組みの不整備
  • 相手の状況のブラックボックス化
の3つです。気軽なコミュニケーションが取りにくい環境では、業務の報告をするだけでも若手社員からすれば大きな心理的負担になります。
 
社員に負担を感じさせないためにも、日常的にたわいもない会話や挨拶を交わすことで相手を理解でき、仕事でも円滑なコミュニケーションが取れるようになります。
 
また、情報共有の仕組みが整備されていないと、「何を、いつ、どこへ共有すればいいのか」と迷ってしまいます。例えば、フォーマットやルールを整備するだけで、情報共有にかかるコストを大幅に削減できます。
 
最後に、テレワークでは相手が置かれている状況が分かりにくいので、連絡を入れるタイミングや内容に気を遣う必要が出てきます。
 
そこで、相手のタスクを確認できるタスク管理機能があるツールを導入すると、お互いの進捗を把握しながらテレワークで業務を進めることが可能です。
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テレワークでの情報共有を活性化するための5つのポイント

上記でテレワークの課題と解決策についてご説明しましたが、さらにそこから社内の情報共有を活性化するための5つのポイントをご紹介します。

情報の管理を段階的に進める

テレワークでの情報共有を活性化するためには情報管理の仕組みを整える必要があります。
 
しかし、全てを一度に揃えようとすると社内に浸透せず失敗に終わってしまう可能性があります。そのため、テレワークでの情報管理の仕組みは段階的に進めていきましょう。

資料のデータ化

第一段階として、社内にある紙の資料のなかでテレワーク勤務に必要な資料や利用頻度の高い資料を優先してデータ化しましょう。
 
また、データ化した資料は活用しやすいように内容を編集することで、テレワーク勤務でもオフィスや現場以上の生産性で業務がこなせます。

ツールの導入を検討

第二段階として、データ化した情報を管理できるツールを導入しましょう。
 
情報管理に特化したツールでは、「こういう機能もあれば良いのに」というニーズに合わせた機能が備わっています。
 
一から自社に管理システムやサーバーを用意するのは大きなコストがかかるので、初期費用がほとんどかからないクラウド型のツールがおすすめです。
 
クラウド型のツールであれば、テレワーク勤務であってもリアルタイムで最新の情報にアクセスできます。

ルールやフォーマットの策定

第三段階として、情報管理のルールやフォーマットを設定しましょう。
 
情報の管理ができるツールには、情報をファイルごとに分類したり、タグで情報を紐付けたりすることで情報を有効活用できるようにする機能があります。
 
情報の保管場所や管理方法をルール化して社内で共有することで、基本的な情報管理の仕組みは完成します。
 
また、ツールによってはフォーマットを登録しておくことができます。日報や議事録など、記録する頻度の高い情報を一から作成するのは非効率ですが、フォーマットを活用することで大幅な業務改善ができます。

オープンな場所で情報を共有する

情報共有をする場合には、個人間ではなく他のメンバーも確認できるオープンな場所で行いましょう。
 
オープンな場所で情報共有するメリットは
 
  • 再送の手間が省ける
  • 他の人の気づきを得られる
  • 情報が蓄積される
の3つです。ダイレクトメッセージで情報共有をすると、他のメンバーに送る必要が出てきた際に再度送り直したり、プライベートな情報と混在してしまったりするので、業務が非効率になります。
 
また、オープンな場所であれば他メンバーから意見や質問を受けることができるので、情報の質を高められます。
 
さらに、共有する情報をフォルダなどに分類しておくことで社内の情報が蓄積され、業務に有効活用できます。
 
以上の理由からも、個人間ではなく他のメンバーも参加するグループチャット等で情報共有することをおすすめします。

共有する情報の精度を高める

情報共有の頻度は多いがなかなか業務効率化に繋がらない場合は、「共有する情報の精度」がどの程度か確かめてみましょう。
 
まず確かめるべきは5W1Hが意識されているかです。
 
「When(いつ)」「Where(どこで)」「 Who (誰が)」「What (何を)」「Why(どんな目的で)」「How(どのように)」が意識された文章は、自分の伝えたい情報をより正確に相手に伝達できます。
 
逆に、5W1Hが意識されていないメッセージは不明点が多く、質問をする必要が出てきたり、受け手の関連情報を探す手間を増やしてしまいます。
 
そのため、何も考えないで情報を共有するよりも時間はかかりますが、情報共有後のコストを考えると、共有前に「5W1H」の要素があるかを都度確認しましょう。他にも、
 
  • 相手の立場を想定しているか
  • 簡潔な言い回しになっているか
  • 結論を先に記載してあるか
などを確認できれば、高いクオリティの情報が共有できます。

情報共有がしやすい組織風土を作る

情報共有しやすい組織風土や雰囲気を作ることは、社内の情報共有を活性化するための土台になる重要なポイントです。
 
具体的には、積極的に情報共有する人を称賛し、評価する行動を起こしましょう。
 
情報を共有したのに他のメンバーから反応がなかったり、情報が活用されないと情報共有するモチベーションがなくなります。
 
また、その状況を見た周囲のメンバーも情報共有をするメリットを感じなくなるので、情報共有をしたメンバーには何らかの方法で感謝の気持ちを伝える必要があります。

情報共有ツールを活用する

情報共有の課題である「コミュニケーションが減る」「ナレッジやノウハウが属人化しやすい」「情報の発信がしづらい」を全て解決し、さらに社内の情報共有を活性化できるのが「情報共有ツール」です。
 
特に、情報共有ツール「Stock」は、クラウド型で初期コストがかからず、社内の情報を蓄積して一元管理が可能です。また、フォルダやタグ機能による情報の分類や、フォーマットも登録できるので業務効率化に大きく貢献します。
 
情報共有ツールを導入すると、社内の情報共有が活性化させられるので、生産性の向上や業績アップに繋がります。
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情報共有ツールを選ぶ際の必須条件とは

社内の情報共有を活性化するために情報共有ツールの導入を検討されている方は、以下の3つのポイントを押さえたツールを選ぶと、その効果を最大限感じられます。

情報が蓄積されるか

テレワークで情報共有ツールを導入する目的は情報共有の活性化を実現するためです。
 
ただし、情報が蓄積するためだけのツールであればクラウドストレージツールを選択すれば良いですが、アクセス性に大きな弱点があります。
 
「蓄積された情報を活用することで生産性や業績が向上し、さらに情報共有が進む」という好循環を生み出すためには、必要な情報にすぐにアクセスできることが求められます。
 
そのため情報共有の活性化のために情報の蓄積はもちろん、アクセスも簡単にできるツールを選びましょう。

導入までのハードルが低いか

多くの費用や工数がかかってしまうような、導入までのハードルが高い情報共有ツールでは社内の情報共有は活性化しません。
 
情報共有の大切さを理解していても、費用対効果を実感するまでに時間がかかる場合が多いので、簡単には導入を決断できない可能性があります。
 
そのため、導入コストがかからないツール運用コストが安価なツールを選択することで、導入コストのハードルを解決できます。

ITに詳しくない人でも使いこなせるか

社内に情報共有ツールを浸透させることが、ツールの効果をより発揮するための近道です。ITに詳しくない人でも使えるツールを選ぶことで、社内で全員が情報共有する準備が整います。
 
しかし「使いこなせる人」と「そうでない人」が混在する組織では情報共有の準備ができておらず、情報の過不足や偏りができてしまい、業務効率が低下する等の好ましくない状況になる恐れがあります。
 
そのため、ITに詳しくない人でも使えるくらいシンプルな機能で、直感的に操作できる情報共有ツールが求められます。
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テレワークでの円滑な情報共有をサポートするおすすめツール5選

以下では、社内の情報共有を活性化してくれる厳選したおすすめのツールを5つご紹介しますので、自社に合った目的・用途のツールを探してみてください。
 
例えば、以下でご紹介する情報共有ツール「Stock」は、「情報が蓄積されるか」「導入までのハードルが低いか」「ITに詳しくない人でも使いこなせるか」のツールを選ぶ3つの必須条件の全てを網羅しています。
 
さらに無料ですぐに始められ、導入社数も60,000社以上という実績を誇る、信頼できるツールです。
 
また、「テレワークの課題や情報共有を活性化するポイント」で挙げた、導入すべき情報共有ツールの特徴にも該当します。社内の情報共有でお困りの担当者の方に、ぜひおすすめしたいツールです。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるうえ、テレワークの情報共有に最適なツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Yammer

Yammerのトップページ

Yammerは、チームのプライベートなコミュニケーションを活発にしてくれる社内SNSツールです。

<Yammerのポイント>

  1. 公開制限のSNS
    利用者のメールアドレスのドメインによって閲覧を制限できます。
    そのため、高いセキュリティ環境で利用可能です。
  2. メンバーのフォロー
    特定のメンバーをフォローできます。
    フォローしたメンバーの投稿が自分のフィードに表示されるので、すぐに返信やリアクションができます。
  3. 一部プランで利用可能
    Yammerは、一部プランに含まれているサービスなので注意が必要です。
    2021年4月現在では「Office 365 E1」「Office 365 E3」「Office 365 E5」の3つのプランで利用可能です。
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Typetalk

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Typetalkは、チームのディスカッションをさらに活発にしてくれるビジネスチャットツールです。

<Typetalkのポイント>

  1. 通知の詳細設定
    メンションを付けて送られてきた情報の表示条件を詳細に設定できます。
    デスクトップとモバイルアプリのそれぞれで別の設定ができるので、作業しやすいようにカスタマイズできます。
  2. いいねビュー機能
    チームで共有されたメッセージに「いいね」を付けることができます。
    さらに、いいねビュー機能を使うことで、チーム内で盛り上がっている話題をピックアップできます。
  3. 2つの料金プラン
    組織や企業におすすめな「スタンダードプラン」と小規模組織におすすめな「フリープラン」があります。
    スタンダードプランは、ユーザー数に応じて価格やファイル添付できる容量が異なります。
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Notion

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Notionは、メモ作成・プロジェクト管理・タスク管理が一括でできるワークスペースツールです。

<Notionのポイント>

  1. ドキュメント機能
    クラウド上でドキュメントの作成・編集・管理が可能です。
    チャックボックスや引用タグなどの機能もあるので、様々な用途で使えます。
  2. データベース機能
    格納した情報を任意のフィルターをかけることで、データの集約・整理が簡単にできます。
    情報に付加情報を設定すれば、目的のデータだけを取り出すことが可能です。
  3. 4つの料金プラン
    「Personal」「Personal Pro」「Team」「Enterprise」の4つのプランがあります。
    Personalプランでは共有できるゲストの人数に制限があります。
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Scrapbox

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Scrapboxは、チームに必要なあらゆる情報を軽快に管理できる情報管理ツールです。

<Scrapboxのポイント>

  1. リアルタイムで情報共有
    誰かが文書を編集している時でも、同時に同じページを編集できます。
    他のメンバーが編集後に共有するのを待つ必要がないので業務効率が向上します。
  2. ドキュメントのリンクが簡単
    ドキュメント相互間のリンクやタグ付けが簡単にできます。
    例えば、キーワードの前後に[]を付けることで、自動的にこのキーワードをタイトルにした文書が作成されます。
  3. 公開プロジェクトであれば無料で利用可能
    Scrapboxは、誰でも閲覧ができるプロジェクトであればビジネス用・個人用に関わらず無料で使えます。
    ただし、プロジェクトを非公開にしたい場合には有料プランに登録する必要があります。
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テレワークで情報共有する際のポイントまとめ

テレワークでは「コミュニケーションが減る」「ナレッジやノウハウが属人化しやすい」「情報の発信がしづらい」という課題があり、これらは情報共有を活性化できれば全て解決可能です。
 
また、テレワークの情報共有を活性化にするために欠かせない5つのポイントは以下の通りです。
 
  • 情報の管理を段階的に進める
  • オープンな場所で情報を共有する
  • 共有する情報の精度を高める
  • 情報共有がしやすい組織風土を作る
  • 情報共有ツールを活用する
これらの5つのポイント全てを、一度に推進していくことは困難ですので、まずは簡単に始められるポイントから徐々に社内で情報共有ができる環境を整備しましょう。
 
特に、今ご紹介したなかの情報共有ツールStockは、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、すぐに社内に導入して活用できます。
 
また、「Stock」は、テレワークの課題である「コミュニケーションが減る」「ナレッジやノウハウが属人化しやすい」「情報の発信がしづらい」を全て解消し、情報共有を活性化する最適なツールです。
 
情報共有ツールの導入をご検討されている担当者の方はぜひ「Stock」を導入して、その効果を確かめてみてください。