業務が複雑になったり、仕事の量が増えたりすると、情報の管理や共有、コミュニケーションをとることが難しくなってきます。
 
そのような事態を解決するために必要となるのが「グループウェア」です。
 
しかし、いざ「グループウェアを導入しよう」と思っても、グループウェアの種類が多く、何を基準に選べば良いのかわからなくなることもあるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「グループウェアの基本的な機能」「グループウェアのメリットとデメリット」「グループウェアを選ぶときのポイント」を解説していきます。
 
  • グループウェアにどのような機能があるのか知りたい
  • グループウェアのメリットとデメリット、その両方を知りたい
  • 何を基準にグループウェアを選べば良いのか知りたい
と考えている担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして自社にマッチするグループウェアを検討してみてください。
 

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グループウェアの一般的な5つの機能

以下で、グループウェアに搭載されている機能を、5つに厳選してご紹介します。
ご紹介する機能の他にも、グループウェアによって特徴が異なりますので、どのような機能が搭載されているのかを導入前に比較検討する必要があります。

情報共有を円滑にする機能

グループウェアの中で最も重要な機能の1つが情報共有を円滑にする機能です。
メンバー同士やグループ単位で、テキストやデータファイルの各種情報を共有できます。
 
例えば、以下のような代表的な機能があります。
 
  • ノート機能
  • ファイル共有機能
  • 掲示板機能
日常の業務では、あらゆる場面で情報にアクセスする必要が出てきます。
その中で、「求めている情報がすぐに見つからない」という事態はとても非効率です。
 
グループウェアを活用することで情報が集約され、チームの情報共有がスムーズになります。

コミュニケーションを促進する機能

グループウェアのコミュニケーションを促進する機能を活用すれば、オンライン上でも円滑なやり取りができます。
 
例えば、以下のような代表的な機能があります。
 
  • メール/伝言機能
  • 社内SNS
  • Web会議機能
グループウェアを活用すれば「特定の人にだけメッセージを伝えたい」「気軽なコミュニケーションが取りたい」「すぐに返信が欲しい」等のコミュニケーションに関するあらゆるニーズへの対応が可能です。
 
例えば、スタンプや絵文字などが使えるグループウェアや、特定の人だけに通知が行くようにできるメンション機能が使えるなど、スムーズなコミュニケーションをとるために必要な機能が備わったグループウェアもあります。

情報管理を簡素化する機能

グループウェアには、複雑な情報の管理を簡素化する機能があります。
 
複雑な情報を人の手だけで管理することは、膨大な時間やコストがかかり、人的ミスも多くなります。
 
しかし、グループウェアを活用することで、効率的な情報管理ができるようになります。
 
例えば、以下のような代表的な機能があります。
 
  • タスク管理機能
  • スケジュール管理機能
  • アドレス管理機能
情報管理機能のメリットは、管理者だけが享受するわけではありません。
 
管理されている情報は分散することなく属性ごとに分類されているので、一覧性があり、効率的な業務をサポートします。
 
また、グループウェアの中には、自分以外のメンバーのタスクを確認したり、タスクの依頼ができる機能もあるので、より発展的な活用が可能になります。

業務を効率化する機能

グループウェアには、面倒な作業や時間のかかるタスクなどをサポートしてくれる、業務効率化のための機能があります。
 
自力で業務の生産性を上げることは大変ですが、グループウェアの導入により簡単に実現できます。
 
例えば、以下のような代表的な機能があります。
  • 全文検索機能
  • タイムカード機能
  • 経費精算機能
グループウェアをうまく活用できるようになりさえすれば、普段の業務が想像以上にスムーズになるのが実感できます。
 
例えば、紙の資料から情報を探す際には、資料が保管されている場所に向かい、一つ一つのファイルを確認する作業が必要でした。
 
しかし、グループウェア内で全文検索機能を活用すれば、ワンクリックで求めている情報を入手できます。

その他の機能

上記以外にも、グループウェアには便利な機能が多く搭載されています。
 
例えば、以下のような代表的な機能があります。
  • モバイル機能
  • アンケート機能
  • 施設/会議室予約機能
  • 安否確認機能
  • ポータル機能
グループウェアは多機能な分、自社に必要な機能を選定しなければ運用コストがかかってしまう恐れもあるので、「どんな機能が必要か」は、現場の声を交えながら現場の声も聞きながら比較検討すると良いでしょう。
 
関連記事: 【2020年最新版】おすすめグループウェア20選|価格から機能まで徹底比較
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グループウェア導入の3つのメリット

以下でご紹介するグループウェアのメリットは、どれも自社の事業発展に大きく貢献するものです。
 
グループウェアの導入を検討されている担当者の方は、ぜひ一つ一つ丁寧にご確認ください。

円滑な業務が可能になる

冒頭でご紹介したグループウェアの機能にある「情報共有」「円滑なコミュニケーション」「情報管理の簡素化」「業務効率化」をうまく活用することで、今まで以上に円滑な業務が可能になります。
 
グループウェアの導入による業務効率化が実現できれば、時間的余裕が生まれます。
 
そして、効率化して空いた時間を別の業務や集中すべきタスクに利用し、アウトプットの質の向上が可能となります。
 
グループウェアを導入し使いこなすことができれば、このように大きなメリットを得られます。

1つのツールで完結できる

グループウェアの機能ひとつひとつは別のITツールで代替することができますが、グループウェアにはそれらの機能がオールインワンで備わっており、それが大きなメリットになっています。
 
多くの機能が一つのツールで完結するので、情報へのアクセスがシームレスになり、大幅な工数削減が実現できます。
 
1つのグループウェアで業務効率化が完結できる点は、機能ごとにアプリやツールを行ったり来たりする必要がなく、チーム内の情報を一元管理できるという面でも重要な要素です。
 
一方、グループウェアの機能で、チームに必要なものがない場合には、他ツールとの連携機能があるグループウェアを選択して、利便性を保ちながら利用できます。

マルチデバイスからアクセスできる

パソコンやスマートフォン、タブレット端末など、あらゆるデバイスから同じ情報にアクセスができることは、「作業効率化」「テレワークへの対応」に繋がります。
 
1つのデバイスから共有した情報は別のデバイスにもすぐに反映されるので、複数の機器を同時に使う必要がある業務でも、リアルタイムに同時作業が行えます。
 
また、職場のパソコン以外から、必要な情報に「いつでも、どこからでも」アクセスできます。
そのため、テレワークや在宅勤務などの働き方にも柔軟に対応できるのも、グループウェアの強みと言えます。
 
関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットやオススメのツールをご紹介
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グループウェア導入の3つのデメリット

グループウェアには、大きなメリットがある一方でデメリットも存在します。
グループウェアの導入後に実感するポイントをまとめたので、メリット・デメリットを総合的に判断して導入可否を決定しましょう。

使いこなすのが難しい

グループウェアのメリットに「1つのツールで完結できる」ことを挙げましたが、使いこなせるまでの運用コストは大きなデメリットになります。
 
豊富な機能が搭載されていることで、活用方法や管理方法が複雑になってしまい、「かえって業務を非効率にしてしまう」「誰もグループウェアを使っていない」という事態を招きかねません。
 
グループウェアを使いこなすことができれば、個人業務の効率化は実現するものの、社内で「活用できている人」と「活用できていない人」が出てきてしまうと、チームで仕事をする際に大きな障害となる可能性もあります。

部門や役職を越えたコミュニケーションが難しい

グループウェアの種類によって異なりますが、チャットや掲示板を作成する際に、管理者の許可が必要な場合があります。
 
管理者がグループウェアを単純な業務効率化ツールと認識している場合には、横断的なコミュニケーションをする許可が下りない可能性があります。
 
また、従業員数が多い大企業などは、グループで会話ができるチャットルームが必然的に乱立するので、ルームの作成には、所定の手続きかルールが存在する場合が多いです。
 
そのため、部門や役職を越えたコミュニケーションを気軽に取ることは困難になります。

導入・運用費用が高くなる場合がある

グループウェアには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。
 
オンプレミス型はシステムに必要なサーバーやソフトウェアなどを購入して運用する方法で、クラウド型は社外のサービスをネット経由で利用する方法です。
 
オンプレミス型は運用費用はそれほどかかりませんが、初期費用が高くなります。
 
一方で、クラウド型は月額の運用費用がかかりますが、初期費用はほとんどかかりません。
 
それぞれに長所、短所があるので、自社に合った形態のグループウェアを検討する必要があります。
 
しかし、オンプレミスは運用・管理のコスト面や、カスタマイズの際に自社内にエンジニアがいない場合には外注する必要がある点から、中小企業のグループウェア導入にはクラウド型がおすすめと言えるでしょう。
 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説
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「どのグループウェアにしようか」と迷ったときの選定ポイント

企業に提供されているグループウェアの種類は多く、それぞれに特有の特徴があります。
 
どのツールを導入すれば良いのか迷っている際には、以下の3つの選定ポイントを意識してみましょう。

ツールを導入する目的を明確にする

グループウェアを導入するにあたって、まずは「なぜ自社にグループウェアが必要なのか」を明確にしましょう。
 
グループウェアの導入はあくまでも手段なので、「自社の設定した目的達成のためにグループウェアを導入する」という意識が大切です。
 
なぜなら、グループウェアの導入自体が目的になってしまうと、「高額な導入・運営コストがかかったが、何も効果がない」という事態を招く可能性があるからです。

必要な機能を見定める

ツールを導入する目的を明確にすることで、必要なグループウェアの機能が明らかになります。
 
先述の通り、余計な機能があるグループウェアを導入してしまうと、使いこなすことが難しくなり、業務の非効率化などの問題が発生してしまいます。
 
つまり、自社に必要な機能を明確にすると、「自社に必要のない機能」を見極めることが可能になります。
 
例えば、「社内のコミュニケーションを活性化させたい」という目的であれば、「テキストだけでなく、リアクションやスタンプを使って、気軽にコミュニケーションができる機能」が必要になります。

ツールの継続的な運用が可能か検討する

グループウェアのデメリットである「使いこなすのが難しい」という問題を解決するためにも、社内で継続的に利用できるツールか否かを判断する必要があります。
 
継続して利用できるツールを見極めるには、「シンプルな機能か」「直感的に使えるか」「安価か」の3つのポイントが必要です。
 
ITに詳しくなくても、誰もが簡単に使用できるツールを選択することで、個人の業務を効率化しながら、チーム全体の生産性を高められます。
 
一方で、そのようなツールでも毎月高額な利用料金を支払う必要がある場合、社内に定着しても継続利用が困難になります。
そのため、初期費用や運用コストを抑えられるツールを選択しましょう。
 
関連記事: グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!
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導入をおすすめするグループウェア3選

「結局どのグループウェアを使えばいいのか?」という方のために、厳選した3つのツールをご紹介します。
 
特に最初にご紹介するStockは、「シンプルな機能」「直感的に使える」「安価」の3つを兼ね備えたツールになっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。


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生産性を高めることができる「desknet’s NEO」

desknet’s NEOのトップページ
https://www.desknets.com/

desknet’s NEOは、チームの生産性を高めることができるグループウェアです。

■desknet’s NEOの特徴

1.あらゆる規模・業種・業態で使える機能が揃っている
27のアプリケーションのラインナップによりさまざまなビジネスに対応可能です。
どの機能も直感的な操作で使うことが可能です。
2.日本ならではの課題に対応している
日本のワークスタイルに合わせた設計がされているので、スムーズに社内の繋がりを活性化します。

■desknet’s NEOの主な機能

ワークフロー機能では、社内の申請業務のペーパーレス化をサポートします。
使用している申請書の様式を再現できるので、導入時の社内教育の手間が省けます。
アンケート機能では、社内で使う本格的なアンケートの作成ができます。
アンケート結果はダウンロードが可能なので、集計や分析の手間が省けます。

■desknet’s NEOの費用

desknet’s NEOの料金プランページ
https://www.desknets.com/neo/price/

上記はクラウド版の価格表です。
基本プランでは1ユーザーあたり1GBの容量を利用することができます。
 
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活発なコミュニケーションがとれる「サイボウズ Garoon」

サイボウズ Garoonのトップページ
https://garoon.cybozu.co.jp/

サイボウズ Garoonは、チーム内で活発なコミュニケーションがとれるグループウェアです。

■サイボウズ Garoonの特徴

1.オープンな情報共有ができる
搭載されている機能を使うことで、議事録やタスクをオープンに共有できます。
部署や部門の間の壁がなくなり、社員の主体的な行動に繋がります。
2.複雑な組織構造でも運用しやすい
詳細なアクセス権限や階層化した組織管理があるので、情報の管理がしやすいです。
管理画面もわかりやすいので、直感的な操作が可能です。

■サイボウズ Garoonの主な機能

スケジュール機能では、コメントやファイルを添付できるので、会議などのペーパーレス化を推進します。
また、アクセス権も詳細に設定できるので、セキュリティも安心できます。
「掲示板機能」では、全社や部署向けの情報を簡単に共有することができます。
閲覧状況も確認ができるので、再度連絡するなど見落としを防ぐことに繋がります。

■サイボウズ Garoonの費用

サイボウズ Garoonの料金プランページ
https://garoon.cybozu.co.jp/price/#priceList

上記はクラウド版の価格表です。
ユーザー数×5GBの容量を使用する事ができます。
 
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス
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グループウェアの主要な機能まとめ

今回は、グループウェアの主な機能やメリット・デメリット、グループウェアを選ぶ時のポイントについて解説しました。
 
グループウェアには以下のような機能があります。
 
  • 情報共有を円滑にする機能
  • コミュニケーションを促進する機能
  • 管理を簡素化する機能
  • 業務を効率化しする機能
  • その他の機能
多くのグループウェアには、便利な機能が豊富に備わっていますが、このようなツールには注意すべき点もあります。
 
「豊富な機能が揃っているツール」というのは裏を返せば「必要のない機能もたくさんある」ということです。
グループウェア導入の目的に合わない機能が多くあると、社内の混乱や非効率化を招く恐れがあります。
 
今回ご紹介した「Stock」は非常にシンプルで、情報管理やタスク管理などが可能です。
 
また、ITに詳しくなくても誰でも簡単に使いこなすことができるので、グループウェアのメリットを存分に享受できます。
 
「Stock」は無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひその使い勝手を試してみましょう。
 
関連記事: 【2020年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!