DX化が当たり前となってきている現在、業務を効率化するために、ITツールを利用する企業が増えています。たとえば、Googleアカウントがあれば利用が可能な「Googleドキュメント」は、書類作成などに幅広く活用されているツールのひとつです。
しかし、なかには「Googleドキュメントを利用したいが、十分に活用できるか不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドキュメントの特徴や機能・使い方からユーザーの声まで幅広く解説します。
- 自社にGoogleドキュメントを導入するべきか迷っている
- Googleドキュメントの特徴や機能・評判などを詳しく知りたい
- Googleドキュメントで社内の情報を管理したいが、うまくいかない
という方が本記事を参考にすると、Googleドキュメントの概要だけでなく、社内の情報共有を円滑化する方法がわかります。
目次
Googleドキュメントとは
GoogleDocsで利用できる「Googleドキュメント」とは、Google社の提供する文章作成クラウドサービスのひとつです。以下では、ほかの文書作成ツールとの違いや特徴をご紹介します。
GoogleドキュメントとWordの違い
引用：Google Docs
Googleドキュメントは「インストールなしで始められる点」と「同時編集が可能な点」が特徴です。
Googleドキュメントは、Googleアカウントを作成すればアプリのインストールなしで誰でも無料で始められます。しかし、Wordはマイクロソフト社のアプリなので、Officeを購入または契約して、アプリをインストールしなければなりません。
さらに、Wordではできない複数人での同時編集が可能なうえ、ツール内からユーザーに該当リンクを送れるので、メールでファイルを都度共有する必要がありません。
以上のことから、Wordと比較して、グループでの作業に適している点が強みだと言えます。
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの大きな特徴として、ドキュメントの作成・共有・管理を一元化できることが挙げられます。
たとえば、Wordの場合、PC本体のストレージに保存されるため、メンバーと共有するにはメールで送ったり、OndDriveなどのファイルストレージに格納する必要があります。
一方、Googleドキュメントは、Googleドライブ内にある「共有ドライブ」から作成・管理・共有ができるため、自身で都度ファイルを格納する手間がありません。
ただし、GoogleドキュメントやWordは文書作成に特化したツールなので、アクセス性が乏しく、必要な文書を素早く見つけられません。そこで、高度な検索機能が備わっている「Stock」のような文書作成ツールを導入すれば、目的の情報へすぐにたどり着けます。
【初心者向け】Googleドキュメントの基本的な使い方
以下では、Googleドキュメントの基本的な使い方をご紹介します。使い慣れていない初心者は必見です。
Googleアカウントにログインする
まずは、Googleアカウントを作成・ログインします。次に、画面右上のボタンからドキュメントをクリックします。
文書を作成する
下記画像のように、「新しいドキュメントを作成」の[+]をクリックすると、文章編集の画面に移行します。
UI（見た目や操作性）は、ほかのGoogleツールとデザインが似ている点が特徴です。
コラボレーションで共同編集する
Googleドキュメントは、複数のユーザーと共同で作業が可能です。
編集画面右上の「共有」をクリックすると上記画面に移行するので、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、権限を付与します。これにより、ドキュメントの編集可否を設定できるので、情報を安心して管理することができます。
また、PC・スマートフォン・タブレットのいずれの端末からでもログインできるうえ、オフラインでも作業可能です。そのため、時間や場所を問わず業務を進められるのです。
テンプレートで制作時間を短縮する
Googleドキュメントには、豊富なテンプレートが用意されています。
Googleドキュメントでは「プロジェクト提案書」「パンフレット」「ニュースレター」などの、幅広い資料作成場面のテンプレートが用意されています。さらに、テンプレートギャラリーから自社用のテンプレートも作れます。
【中級者向け】Googleドキュメントの便利な機能・使い方
ここでは、Googleドキュメントの便利な機能や使い方をご紹介します。Googleドキュメントをより使いこなしたい方は、以下の機能を活用しましょう。
文書校正
Googleドキュメントでは、文書校正機能が活用できます。
文書校正機能とは、文章の誤字脱字や文法が誤っている可能性がある箇所を自動検出する機能です。メニューバー上の[ツール]から、[スペルと文法] → [スペルと文法のチェック]を選択しましょう。
ただし、画像のように漢字の誤字に校正機能が反応しなかったり、編集が不要だったりするケースもあるので、最終的なチェックは目視で実施すべきだと言えます。
文字起こし
Googleドキュメントでは音声からテキストを文字起こしすることも可能です。
- まず、メニューバー上の[ツール]から[音声入力]を選択しましょう。
- 次に、画面左側に表示されるマイクマークをクリックします。
- 最後に、入力したい内容をマイクに向かって直接話すと、文字を自動で出力することができます。音声入力が反応しない場合は、パソコンのマイク機能が有効になるように設定しましょう。
文字数カウント
Googleドキュメントは文字数カウントも利用できます。
メニューバーの[ツール]から[文字カウント]を選択します。
以下のように文字数が表示されます。[入力中に文字数を表示]にチェックを入れると、ドキュメントの左下で文字数を確認できるようになります。
PDF化
Googleドキュメントは必要に応じてPDFに変換することができます。
メニューバーの[ファイル]から、[ダウンロード] → [PDFドキュメント(.pdf)]をクリックします。選択すると、PDF形式でファイルがダウンロードされます。
ふりがな入力
Googleドキュメントでは、2024年5月から拡張機能で自動的にふりがなをふることができるようになりました。
- まず、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [アドオンを取得]を選択します。
- アドオンの検索画面から「suiteツール」を探し、インストールします。
- 次に、メニューバーの[拡張機能]から、[アドオン] → [ドキュメントのアドオンを表示]を選択します。
- 以下のようにドキュメントの右端にアドオンが表示されるので、[使用]をクリックするとふりがなの自動生成機能が使えるようになります。
ドキュメントの比較
Googleドキュメントでは、複数のドキュメントの内容を比較する機能も備わっています。
- まず、メニューバーの[ツール]から、[ドキュメントを比較]を選択します。
- 次に比較するドキュメントを選択し、[比較]をクリックします。
上記の操作をおこなうと以下のように表示されます。
以上の機能を使えば、書類の変更箇所が一目でわかるようになります。
コメント
Googleドキュメントでは、ドキュメント内の文章に対してコメントを挿入できます。ドキュメント作成者以外も、権限があればコメントを残すことが可能です。
- まず、コメントしたい箇所を選択した状態で、［挿入］→［コメント］を選択します。
- 次に、表示されたポップにコメントを書き込み、［コメント］をクリックを押します。
コメントには返信もできるので、気軽なチャットスペースにもなります。
編集履歴
Googleドキュメントでは、誰がどこを編集したかを確認できます。
- まず、［ファイル］→［変更履歴］→［変更履歴を表示］の順番で選択します。
- すると画面サイドに編集履歴のバーが表示されるので、誰が、いつ、何を編集したのかを確認できます。また、特定の箇所まで巻き戻してデータを復元することも可能です。
【無料？】Googleドキュメントの料金体系
Googleドキュメントは、Googleの提供するクラウドサービスのひとつです。以下の料金プランは、Googleドキュメントに加え、メールやカレンダーなどの他11ツールが含まれた「Google Workspace」の料金です。
| パーソナル | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金（年契約） |
無料 |
950円/月/ユーザー（月払い） |
1,900円/月/ユーザー（月払い） |
3,000円/月/ユーザー（月払い） |
問い合わせ |
| セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| クラウドストレージ（ユーザー1人あたり） |
15GB |
30GB |
2TB |
5TB |
5TB（必要に応じて容量の追加が可能） |
| 会議の録画をドライブに保存 |
× |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
| Meet音声会議とビデオ会議 |
100人まで参加可能 |
100人まで参加可能 |
150人まで参加可能 |
500人まで参加可能 |
1,000人まで参加可能 |
| カスタマー サポート |
セルフサービス オンラインとコミュニティフォーラム |
Standard サポート |
Standard サポート |
Standard サポート |
Enhanced サポート |
Googleドキュメントの有料プランには、14日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずは無料期間で実際に使用感を確かめてから、導入可否の判断をしましょう。
代替案あり！Googleドキュメントの利用が適さないシーン
以下では、Googleドキュメントの利用が適さないシーンをご紹介します。
Googleドキュメントは、校閲機能や文字起こしなど便利な機能が豊富に備わったドキュメント作成ツールです。一方で、文書作成に特化したツールなので、検索機能が乏しく、大量のドキュメントから目的の文書を素早く見つけるのは困難だと言えます。
また、Googleドキュメントには、作成した文書を適切に管理するための機能が不足しているため、目的の文書をすぐに見つけられません。したがって、マニュアルなど、実態に合わせて更新が必要な文書は「管理機能が備わった文書作成ツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきは、あらゆる情報を残して管理し、目当ての情報にすぐにアクセスできるツール「Stock」
一択です。
Stockの「ノート」には、直感的に情報を書き込んだり、画像を添付したりできるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理できるほか、高度な検索機能も備わっているため、頻繁な更新や確認が必要な文書の管理に最適です。
あらゆる情報を適切に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Googleドキュメントの評判
ここでは、Googleドキュメントを実際に利用したユーザーの声をご紹介します。第三者の客観的な意見を取り入れ、自社の導入可否を判断しましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
Googleドキュメントの良い口コミ・評判
はじめに、Googleドキュメントの良い口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「メールでのファイル送付やバージョン管理の手間がなくなった」「音声入力が便利」との声が挙げられています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年12月23日同時編集が驚くほどスムーズで、チーム作業が止まらない複数人で同時に編集しても動作が軽く、更新ラグがほぼゼロ。編集者のカーソル位置が色分けされ、誰がどこを修正しているか一目で分かる。
非公開のユーザー、投稿日：2025年12月04日リアルタイムでの共同編集できます。複数人が同時に一つの文書を編集できるため、メールでのファイル送付やバージョン管理の手間が一切なくなりました。自動保存されるので、作業中に電源が切れたりブラウザがクラッシュしたりといった不測の事態でも、直前の編集内容が失われる心配がなく、安心して集中して作業に取り組めます。
非公開のユーザー、投稿日：2025年10月15日キーボードから文字入力だけでなく、音声認識で話すだけで文字がすらすら入力できます。その内容をAIで分かりやすく編集して、あらためてGoogleドキュメントに保存したりもできます。入力も管理もとても楽です。
非公開のユーザー、投稿日：2025年10月15日外出先で急遽、記事の構成や修正指示を行う際に、スマホからGoogleドキュメントを立ち上げて、そのまま編集や修正依頼を指示。即座にチームや外注先に共有でき、履歴管理や共同編集機能も備わっているため、「誰がどこを修正したか」が明確で、原稿の差し戻しミスがほぼゼロに繋がりました。
Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判
次に、Googleドキュメントの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「資料が増えると読み込みに時間がかかる」「レイアウトが崩れる」との声が挙がっています。
非公開のユーザー、投稿日：2025年12月23日長文資料や、画像を多数貼り付けたドキュメントではスクロールや入力の反応が遅くなることがある。特にブラウザ版でページ数が多い資料を開くと、読み込みに時間がかかる。
非公開のユーザー、投稿日：2025年12月04日WordファイルをGoogleドキュメントで開くとレイアウトが必ず崩れてしまう。また、Googleドキュメントをwordにエクスポートした時も同様。
非公開のユーザー、投稿日：2025年10月17日Wordで過去に作成した膨大な書類、特に取引先と取り交わす契約書、仕様書、またはエンドユーザーの手に渡る取扱い説明書の類いを置き換えるのはWordとの互換性のみならず、レイアウトや装飾の表現の幅が少ないため簡単ではありません。
非公開のユーザー、投稿日：2025年10月15日音声入力の際にマイク設定など事前の手間が発生するので、さらに手軽に音声入力が使えるようになると嬉しいです。 また、動画からの文字起こしも手軽にできるようになると嬉しいです。
Googleドキュメントの使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Googleドキュメントについて幅広く解説しました。
Googleドキュメントは、リアルタイムで同時編集が可能なうえに、無料で始められる文章作成ツールです。一方で、「資料が増えると読み込みに時間がかかる」「レイアウトが崩れる」などの点に注意が必要だといえます。
Googleドキュメントで大量の文書を管理する場合、正しく整理していなければ目的のファイルが埋もれてしまいます。したがって、文書を定期的に確認・更新するために「検索・整理機能が充実した文書作成ツール」を使うべきなのです。
結論、ドキュメントの作成・管理には、「ノート」にあらゆる情報を直感的に書き込めるうえに、「フォルダ」でテーマごとに適切に管理できるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、文書作成～管理を効率化しましょう。
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