業務プロセスの可視化とは、業務の流れを明らかにする取り組みを指します。仕事の進め方を可視化すれば、作業時に発生するムダを把握し・削減につなげられるのです。
しかし、業務プロセスを可視化する具体的な方法が分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセスを可視化するメリット・方法を中心にご紹介します。
- 業務プロセスを可視化するメリットを理解し、実施目的を明確にしたい
- 具体的な方法を把握して、今すぐ業務プロセスの可視化に取り組みたい
- 業務プロセスの可視化を効果的に進められるおすすめのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを可視化する具体的な方法が分かり、取り組みをスムーズに実施できます。
目次
業務プロセスを可視化するメリットとは
ここでは、業務プロセスを可視化するメリットについて解説します。業務の流れを明らかにすれば「業務の全体像の把握」「共通認識の形成」「属人化の解消」が可能です。
業務の全体像を把握できる
業務プロセスを可視化すれば、業務の全体像を把握できます。
企業における業務は、一般的に自部署や他部署のメンバーと連携して行われています。しかし、メンバー同士で誰が何の仕事を進めているか状況を確認できる体制が整っていないと、業務の全体像を把握することは困難です。
そこで、業務プロセスを可視化すれば、仕事の全体像が把握しやすくなり、業務上で発生しているムダな作業を減らせるのです。
共通認識を形成できる
業務プロセスを可視化すると、仕事に対する共通認識を形成できます。
なぜなら、最終的な目標や目標達成に向けてやるべきタスクが明確化するからです。したがって、社員が目標を意識しやすくなり、結果として仕事に対する共通認識の形成につながります。
また、プロセスの可視化によって共通認識を形成すれば、業務品質を標準化して、すべての社員が同じ品質・スピードで業務を進められるようになる効果も期待できます。
属人化を解消できる
業務プロセスの可視化は、属人化の解消にも有効です。
なぜなら、業務プロセスを可視化して作業手順を共有すれば、誰でも同じ手順で業務に取り組めるようになるからです。そのため、担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが業務を進められるようになります。
また、業務プロセスを可視化すると、ほかのメンバーも業務内容を把握できるので、ミス・トラブルに気づきやすくなります。したがって、万が一ミス・トラブルが発生した場合でも、迅速に対応できるのです。
業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIとは
業務プロセスを可視化するには、KPI(重要業績評価指標)の設定が有効です。KPIを設定すると、目標を明確化して、取り組みを客観的に評価できます。
そこで以下では、業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIについて解説します。
(1)業務時間
1つ目は、業務時間です。
業務プロセスを可視化して、作業時間や進捗状況を記録・共有して分析すると、業務遂行に必要な時間を予測できます。そのため、必要以上に時間がかかっている業務を発見し、改善できるのです。
実際に、【HR総研：「働き方改革」への取り組み実態調査【2】労働時間】によると、「労働時間短縮のための運用」として4割以上の企業が「業務プロセスの見直し・改善」を挙げており、多くの企業が労働時間を短縮するために、業務プロセスの改善に取り組んでいることが分かります。
このように、業務時間をKPIとして設定して、業務プロセスの可視化・改善に取り組むことも手法のひとつです。
(2)残業時間
2つ目は、残業時間です。
残業時間を削減するには、残業が発生している原因を特定する必要があります。例として、「業務量が多すぎる」「人員配置が適切でない」などの原因が考えられます。
そこで、残業時間にKPIを設定し、業務プロセスを可視化・改善すれば、結果として労働時間を適正化できます。このように、残業時間を削減すると、働きやすい職場環境を整えて、社員のモチベーションを向上できるのです。
(3)納品までのリードタイム
3つ目は、納品までのリードタイム(必要な時間)です。
納品までのリードタイムをKPIとして設定して業務プロセスを可視化すれば、時間がかかっているプロセスを特定・改善して、リードタイムを削減できます。また、リードタイムを削減すると、以下のメリットを得られます。
- 製品をスピーディーに納品して、販売機会を増やせる
- 在庫の回転率を高めて、廃棄のリスクを削減できる
- 顧客満足度を向上できる
このように、納品までのリードタイムをKPIとして設定して削減すれば、業務を効率的に進められるだけでなく、競合他社と差別化できるのです。
業務プロセスを可視化する方法とは
ここでは、業務プロセスを可視化する方法について解説します。仕事の流れを明確化したい企業は、以下の内容を実践するとスムーズに取り組みが進められます。
図表を作成する
業務プロセスを可視化する方法として、図表の作成が挙げられます。たとえば、業務プロセスを可視化できる図表として、以下の内容が挙げられます。
- フローチャート
- プロセスマップ
- スキルマップ
矢印・図形を使って、個々の業務の流れを図式化する表形式です。
業務の流れを図式化して、プロセス同士の関係性を可視化できる形式です。
社員個々のスキルを表にまとめて、人員配置・育成に生かせる表形式です。
このように、図表を作成すると、可視化した業務プロセスを、誰でも直観的に把握できるようになります。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成すると、業務プロセスを可視化できます。
業務プロセスをマニュアル化して共有すれば、すべての社員が手順を把握して同じ品質で業務に取り組めます。
また、マニュアルを作成したら、定期的に更新して、常に最新の状態を保つように注意しましょう。とくに、マニュアルの活用が浸透している企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内の情報共有を円滑化しているのです。
業務状況を管理・共有する
業務状況を管理・共有することも、業務プロセスを可視化する手法のひとつです。
たとえば、進捗状況を共有できる仕組みをつくれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなります。とくに、進捗表や業務棚卸表を作成すると、業務実態を把握して、「ムダなプロセス」や「過度な負担がかかっているプロセス」の発見が可能です。
また、勤怠管理に取り組んで、社員の労働状況を把握することも業務プロセスの可視化において有効です。「長時間労働」や「有給休暇の取得率」から、業務の実態について定量的に判断できます。
業務プロセスの可視化を効果的に進められるおすすめのツール
以下では、業務プロセスの可視化を効果的に進められるおすすめのツールをご紹介します。
業務プロセスの可視化を効果的に進めるには、前提として情報共有の仕組みづくりが必要です。例として、メンバーの業務状況を管理するには、業務が偏っていないか確かめるために「進捗を共有する」ことが欠かせません。また、全社員が無駄な作業に時間を割かない体制を整えるには「業務プロセスの可視化したマニュアルづくり」が求められます。
そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、社内の情報共有の負担を解消しつつ、業務プロセスの可視化に取り組めます。ただし、操作方法が複雑だと操作に手間がかかってツールの利用が浸透しないので、「誰でもストレスなく使いこなせるほどシンプルなもの」を導入しましょう。
結論、業務プロセスの可視化を効果的に進めるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」では、進捗状況やマニュアルをストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと情報が錯綜しないので、ストレスなく業務プロセスの可視化に取り組めます。
社内の情報共有を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務プロセスを可視化するメリット・方法まとめ
これまで、業務プロセスを可視化するメリット・方法を中心にご紹介しました。
業務プロセスを可視化すると、業務の全体像を把握しつつ、共通認識を形成したり属人化を解消したりできます。また、業務プロセスを可視化するうえで、「業務時間」「残業時間」「納品までのリードタイム」をKPIとして設定すると、目標を明確化してプロセスを改善できるのです。
一方で、業務プロセスを効果的に可視化するには、進捗状況やマニュアルを共有できる情報共有の仕組みづくりが必須です。そこで、「全社員が簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、社内の情報共有を徹底して、全社で業務プロセスの可視化に取り組めます。
したがって、業務プロセスの可視化には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、業務プロセスの可視化に取り組みましょう。
