出張報告書は、職種や業務内容に関わらず作成する機会があります。また、マネジメント側にとって、出張報告書は「メンバーが出張で得た成果を正確に把握する」ための情報源となるので、正確に作成・共有する必要があるのです。
しかし、「出張報告書の書き方が分からない」「テンプレートを活用したいが、どれを使えばよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、出張報告書の書き方や例文、便利なテンプレートを中心にご紹介します。
- 出張報告書の書き方やコツを知りたい
- 自社に最適な出張報告書のテンプレートを見つけたい
- 出張報告書の作成・共有・管理を一元化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、出張報告書の書き方が分かるだけでなく、報告書の提出・管理までの流れを効率化する方法も知ることができます。
目次
出張報告書の目的とは
以下では、出張報告書を作成する目的を解説します。出張報告書を作成する目的を正確に理解すると、上手に出張報告書を活用することができるので必見です。
出張で得た情報を共有するため
出張報告書を作成する目的として、まず挙げられるのが出張で得た情報の共有です。
出張に行ける人数は限られているため、出張者は出張に行っていない人にもわかりやすく情報を共有する必要があります。たとえば、出張先で感じた自社の課題点を共有すれば、それを元に改善策や新たなビジネスを生み出すことも可能になります。
逆に、出張先での情報を社内のメンバーに共有しなければ、出張による会社の成長機会を見逃してしまうのです。
出張の振り返りをするため
出張報告書を作成する目的として、出張の振り返りをすることも挙げられます。
出張者が出張先での業務や成果を振り返ることは重要です。たとえば、出張前に目標を決めておくと出張報告書を作成するときに出張での目標を達成できたか振り返れます。
また、目標を達成できなくても、出張報告書を作成すると反省点が浮かびやすいので今後の仕事に役立てることができるのです。
出張での経費を正しく精算するため
出張での経費を正しく精算することも、出張報告書を作成する目的の1つです。
出張者が経費を不正に申請するのを防ぐために、会社は経費の内容や金額、使用目的を確認する必要があります。出張報告書では出張での経費の内容を確認できるため、出張に関連する経費を正しく精算するのに便利なのです。
主な出張での経費には、交通費や宿泊費、接待費などがあります。
【例文あり】出張報告書の書き方とは
ここでは、出張報告書の書き方を解説します。以下を参考にすると、必要な情報に抜け漏れのない出張報告書を作れます。
出張報告書に必要な項目
はじめに、出張報告書に必要な項目を解説します。以下を参考に、出張報告書の大まかな構成を把握しましょう。
- 出張の概要
- 出張の行動歴
- 出張の目的
- 出張に関連する経費
- 出張の成果
- 出張の所感
出張先や出張期間など、出張の概要を記載します。大まかな情報を分かりやすく伝えるため、必要事項のみをシンプルに記します。
出張先で「誰と」「どこで」「何をしたのか」を記載します。1～3日の短期の出張の場合は時間ごとに詳細に示し、1週間以上の長期の場合は日ごとにまとめて書くのがおすすめです。
出張する目的を記載します。マネジメント側が出張者を正しく評価するには、出張の背景を踏まえることが重要です。
移動に要した交通費や宿泊費、手土産代など出張でかかった経費を記載します。経費の「内容・金額・使用目的」を記載して、領収書とともに申請します。
目的の達成有無やそのほか出張を通して得られた結果を記載します。得られた成果は数値で具体的に示すほか、成果を得られなかった場合は原因や改善点も示すとよいです。
客観的な情報だけでなく、作成者が感じた主観的な情報も記載します。読み手に出張の内容を詳細に伝えられるだけでなく、自身の振り返りやスキルアップにつなげられます。
以上の項目を記載すれば、出張報告書に必要な基本的な情報を網羅できます。「その他の経費」や「今後のスケジュール」など、用途に応じて項目をさらに追加することも可能です。
出張報告書の例文
ここでは、出張報告書の例文を紹介します。実際に作成するときは、以下のように見やすくまとめましょう。
出張報告書
- 提出日：2025年1月31日
- 氏名：佐藤 太郎
- 部署：宮業部
【概要】
- 出張先：〇〇県AA市
- 出張期間：2025年1月30日（木）・31日（金）
- 同行者：営業部 佐藤
【経費】
- 交通機関：新幹線（〇〇駅⇔〇〇駅）
- 交通費：15,000円
- 宿泊先：△△△△△ホテル
- 宿泊費：6,000円
【目的】
- A地区における新製品「〇〇〇」の販売促進
【内容】
＜1月30日＞
- 13時～株式会社〇〇訪問
- 16時～株式会社××訪問
- 10時～株式会社●●訪問
- 13時～ 株式会社××訪問
【行動報告】
- 各社のヒアリング
- 新製品「〇〇〇」の説明
- 店頭ディスプレイの依頼
【成果】
- 〇〇社で500個、××社で100個の新製品の発注を確約するとともに、全店舗において目立つ位置に陳列する約束を取り付けた。
- △△社、B社では、即時の回答は得られなかったものの、新製品の機能に高評価をいただいた。
【所感】
- B社の〇〇課長は、新製品のコンセプトに共感しており、ご興味をもたれていた。xx部長に発注の権限があるようだった。
- 〇〇社は、今後の追加発注が見込めるので、アフターフォローを徹底したい。
報告書を作成するときは、読み手の視点に立って情報をまとめる必要があります。たとえば、上記の例文のように見出しを太字にしたり、詳細を箇条書きにしたりすると読みやすい出張報告書を作れるのです。
【無料】ダウンロード可能な出張報告書のWord・Excelテンプレート5選
ここでは、出張報告書の作成に便利なWord・Excelテンプレートを5つ紹介します。以下のテンプレートを比較して、自社に最適なものを見つけましょう。
Word｜シンプルで汎用性が高いテンプレート
こちらは、シンプルで汎用性が高いテンプレートです。
必要な項目が揃ったシンプルなレイアウトで、項目ごとに自由に情報を書き込めます。また、承認欄も用意されているので提出時に便利です。
Word｜簡潔に記載できるフォーマット
こちらは、内容を簡潔に記載できるテンプレートです。
情報を簡潔にまとめられるので、作成者と読み手間の齟齬を防ぎます。必要最低限の情報になっているので、はじめてでも簡単に作成できる構成になっています。
Excel｜時系列で細かく記載できるテンプレート
こちらは、時系列で細かく記載できるテンプレートです。
訪問時刻や訪問先に加え、内容も時系列に沿ってまとめられます。ただし、「成果」や「所感」の欄はないため、「報告内容」の欄に忘れずに記載するよう注意が必要です。
Excel｜コピーや配布時に便利なテンプレート
こちらは、コピーや配布時に便利なテンプレートです。
基本項目に加え、コピー数や配布先の記入欄があるので、紙で報告書を提出するときに役立ちます。
Excel｜過不足なく情報を伝えられるテンプレート
こちらは、過不足なく情報を伝えられるテンプレートです。
「内容」「成果」「所感」といった基本項目以外にも「同行者」「先担当者」といった項目もあり、過不足なく情報を残すのに役立ちます。
【注意】Word・Excelで出張報告書を作成するデメリット
以下では、Word・Excelで出張報告書を作成するデメリットを3つご紹介します。WordやExcelのテンプレートは誰でも気軽に利用できる反面、注意点もあるので必ず確認しましょう。
（1）スマホで操作しにくい
1つ目のデメリットは、スマホで操作しにくい点です。
Word・Excelはパソコン向けに開発されたソフトなので、スマホでは細かな設定や編集ができません。また、スマホとパソコンでは文字サイズが変わったり、スマホでは利用が制限される機能もあったりするので、パソコン版に慣れている方は非常に使いづらいです。
以上の点から、出張先でスマホでサクッと報告書を作成したい方は要注意です。
（2）ファイルが埋もれて見つけづらい
2つ目のデメリットは、ファイルが埋もれて見つけづらくなってしまう点です。
WordやExcelはファイルを都度クリックして開く必要があり、目当てのファイルが見つけづらいというデメリットがあります。とくに、出張報告書をはじめとする大量の書類を管理する企業では、目当てのファイルが埋もれてしまうリスクが高いのです。
そのため、「Stock」のように高精度な検索機能を備えたツールを選択して、必要なファイル・情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。
（3）共有・管理に手間がかかる
3つ目のデメリットは、共有・管理に手間がかかる点です。
Word・Excelで作成した出張報告書を提出する場合、別途メールやチャットツール等を利用する必要があるため手間がかかります。また、報告書を保管する場所や担当者を決めるなど、提出された報告書を管理するのにも手間がかかり面倒です。
そのため、出張報告書の作成には、報告書の作成や共有、管理を同時にできるITツールの利用がおすすめです。たとえば、記載した情報を任意のメンバーがリアルタイムで確認でき、フォルダで簡単に管理可能なツールを導入すれば、ファイル共有や管理の手間をなくせるのです。
【誰でも簡単！】出張報告書の作成・共有に最適なツールとは
以下では、誰でも簡単に出張報告書を作成・共有できるツールを紹介します。
出張報告書の作成にテンプレートを使えば、項目に抜け漏れがなくなるうえ、作成時間も短縮できます。ただし、紙やExcelでの管理だと報告書を共有・管理するときに他のツールを使う必要があり、手間がかかってしまいます。
そこで、報告書を運用するためには、作成から管理までが一つで完結する情報共有ツールが必要です。また、マルチデバイス対応でスマホから情報を更新できるツールであれば、出張先で直接のやりとりが難しい場合でも、報告書でメンバーの状況を把握できます。
結論、自社が導入すべきなのは、出先でも情報を確認可能で、報告書の作成・共有・管理まで一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、自作のテンプレートでまとめた報告書を任意のメンバーに即共有でき、作成・提出の手間を省けます。また、スマホで簡単に確認・更新できるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば出張に関するやりとりを一か所に集約可能です。
出先でも情報の共有・管理・確認が簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」を使った出張報告書の作成例
以下では、出張報告書の作成・提出時に役立つ「Stock」の機能を紹介します。
- テンプレート機能
Stockのノートには出張報告を直接入力することが可能です。また、自作のテンプレートを作成すれば、自社にあった項目のテンプレートを画像のように登録できます。
- メッセージ機能
Stockには、ノートに紐づいたメッセージ機能が備わっています。他のチャットツールやメールを使わずとも出張報告書のやり取りができるため、出張に関する情報をStockで完結させられます。
以上のようにStockを導入することによって、出張管理書の作成・共有・管理がスムーズになり、業務効率化の実現に近づきます。
効果的な出張報告書を作成するコツ4選
ここでは、出張報告書を作成するためのコツを4つ解説します。以下のコツを参考にすると、効率よく出張報告書を作れるので必見です。
（1）出張先でメモを取る
1つ目は、出張先で「スケジュール」や「感じたこと」などをメモしておくことです。
出張報告書の作成時間の大半は、出張中の出来事や気づきを思い出すことに費やされます。一方、出張時にメモしておけば、正確な内容を記載できるうえ、後から考える手間がなくなりスムーズに報告書作成を進められるのです。
また、出張中に起こった事実のみをメモするのではなく、その都度自分の気づきや考えを併せてメモすることで、出張報告書の所感に具体性を持たせることができます。
（2）出張の目的に対する成果を記入する
2つ目は、出張での目的に対する成果や所感を具体的に記載することです。
出張報告書の目的は「出張によって何を達成したか」「今後何を改善すべきか」を共有することです。それゆえ、出張によって得た成果や所感は、定量的な表現で具体的に記載する必要があります。
また、所感では実際に会話した本人しかわからない営業先の温度感や目に映った課題、いち早く仕入れたトレンドなどを示せます。出張先での所感は随時メモに取り、漏れなく正確に報告できるよう心掛けることが大切です。
（3）雛形・テンプレートを活用する
3つ目は、出張報告書の雛形やテンプレートを活用することです。
テンプレートを使えば、報告書のレイアウトを社内で統一できるうえ、都度フォーマットを考える必要がありません。ただし、既存のテンプレートはレイアウトが定まっているので、項目の削除や追加がしづらいのが欠点です。
そのため、自社に合ったテンプレートがない場合は、ITツール等で自作するのにも有効です。たとえば、自社の業務に最適化されたテンプレートの作成・呼び出しがスムーズな「Stock」のようなツールを導入すれば、報告書の作成を効率化できます。
（4）情報を完結させる
4つ目は、出張報告書に情報を完結させることです。
出張報告書は、出張に行っていないメンバーに業務の進捗状況を伝える役割があります。そのため、出張に関するすべての情報を報告書に完結させ、出張報告書を見ればすべての情報が分かるような状態を目指す必要があります。
そこで、画像やファイルの情報や、出張に関するメンバーとのやりとりをまとめて管理できるツールであれば、必要な情報がまとまった伝わりやすい出張報告書を作成できます。
出張報告書の書き方と便利なテンプレートまとめ
これまで、出張報告書の書き方や便利なテンプレートを紹介しました。
出張先でメモを残したりテンプレートを活用したりすれば、必要な情報を満たした出張報告書を簡単に作成できます。しかし、紙やExcelで作成すると、共有や管理に他のツールを使わなければならず、手間がかかってしまいます。
そこで、資料の作成だけでなく、管理・共有を一元化できるツールで報告書を運用しましょう。また、報告書は出張先でも情報をまとめやすいように、操作がシンプルで扱いやすいツールを選ぶべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、簡単な操作で報告書の作成・管理・共有が完結する情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、出張報告書をスムーズに作成・管理しましょう。
