テレワークが一般的になった今日の環境下では、各ベンダーから業務効率化に貢献するさまざまなソフトがリリースされています。実際に、テレワークで上手く事業を回せている企業は、複数のソフト・システムを組み合わせて運用している点が特徴です。
しかし、どのソフトを導入すれば、テレワーク中でも業務を円滑に進められるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークが抱える課題や用途別におすすめのソフト・システム9選を紹介します。
- テレワークの実施にあたり注意すべき課題点を知りたい
- テレワーク中でもチーム連携が活発になるソフトを探している
- 選定ポイントを踏まえて、自社のテレワークが円滑化するシステムを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、テレワーク下でもストレスなくチームで情報を連携できるソフト・システムが正しく選べるようになります。
目次
テレワークが抱える3つの課題
ここでは、自社でテレワークを実施する前に確認しておくべき、テレワークの3つの課題をご紹介します。以下のような課題はあらかじめ対策ができるので、テレワーク実施前に対策を実行しましょう。
(1)労務管理が難しい
テレワークでは従業員の勤務状況を正確に把握するのが困難です。
テレワークでは、休憩や残業などの勤務時間の内訳を従業員自身で管理・報告する必要があります。そのため、出社での勤務よりも各自の申請手続きの負担が増えて、面倒になった従業員が連絡を怠ることになってしまうのです。
したがって、企業は社員の労務管理の負担を解消する対策を実行しましょう。具体的な解決策としては、必要項目だけを埋めれば自動的に勤務状況をまとめて報告してくれるソフト・システムの導入が考えられます。
(2)進捗が見えづらい
仕事の進捗が見えづらいこともテレワークの課題です。
テレワーク中は直接相手に会って状況を確認できないことから、進捗報告をメールや電話で伝える必要があります。従来は社内で会話する機会がありましたが、テレワーク中は都度連絡を取らなければ把握不可能なため、普段以上に進捗確認に時間を要します。
そのため、部下が簡単に進捗を記録ができて、上司が一目で業務の進行状況を把握できるソフト・システムの導入が解決の糸口になります。
(3)情報が共有されない
テレワークでは情報共有の頻度や質が低下するケースが頻発します。
オフィス勤務では、社内ファイルから必要な資料を探したり、不明点を他の従業員に質問したりできる環境があったので、情報を共有しやすい環境がありました。一方、テレワークでは以下の3つの原因から情報共有が行いにくくなっています。
- 積極的に情報共有できる雰囲気がない
- 仕事がすでに属人化している
- 情報共有をするために面倒な作業が必要
とくに、3つ目の「情報共有自体の面倒さ」は、業務の進行スピードや品質を低下させる要因となるため、すぐに解消する必要があります。そこで、「簡単に操作できるソフト・システム」を導入すると、業務の情報を共有する負荷を少なくできて、テレワーク中の連絡不足の予防に効果的です。
このように、テレワーク中の「労務管理」「進捗確認」「情報共有」の3つの課題を解決するには、システムの導入が最も有効だと言えます。
テレワークを実施するための方式3選
以下では、テレワークに適した3つのソフトやシステムの方式の特徴を紹介します。違いを理解して選択した企業は、自社に最も合う方式の選択に成功しています。
リモートデスクトップ方式
リモートデスクトップ方式は、オフィスのPCをテレワークの端末から遠隔で操作する形式のことです。
オフィスのPCの処理能力やソフトウェアを遠隔で利用できる点がメリットです。また、リモートデスクトップ方式で作成したデータはオフィスのPCに保存されるため、社外から情報を持ち出す必要がなく、情報漏えいのリスクが低い点も特徴のひとつです。
ただし、オフィスと自宅をつなぐインターネット回線が十分な速度を確保できない場合、操作が重くなる恐れがあるので注意しましょう。
仮想デスクトップ方式
仮想デスクトップ方式は、職場にあるサーバの仮想デスクトップ基盤を遠隔で操作する形式のことです。
仮想デスクトップ基盤とは実体のないPCのようなもので、データはすべてデータセンターに保管され、個人の端末に情報が残らない点が特徴です。そのため、端末紛失による情報漏洩の防止や、システム管理者の管理工数を削減できるメリットがあるのです。
一方で、リモートデスクトップ方式と同様に、テレワークをする際のインターネット回線が遅いと、操作性が低下する恐れがあります。
クラウド型アプリ方式
クラウド型アプリ方式は、インターネットからアプリにアクセスして利用する形式のことです。
インターネットにつながる環境であれば時間や場所、端末を問わずに自由に利用できる点が特徴です。また、クラウド型アプリは企業に合わせたサーバー設置などの諸経費がかからないので初期費用が無料のものが多く、運用のための月額利用料のみで利用できるメリットがあります。
したがって、テレワーク対策として少ない負担でソフトを導入するなら、初期費用が抑えられたクラウド型アプリ方式の選択が最適だと言えます。
テレワークソフト・システムを比較する3つのポイント
ここでは、テレワークソフト・システムを選ぶ際に比較すべきポイントを3つ紹介します。以下3つのポイントを押さえて、自社の環境に合うサービスを見極めましょう。
低コストで運用できるか
はじめに、低コストで運用できるかを確認しましょう。
新しくソフトを社内導入するには、「要件確認」「稟議」などの手続きが必要であり、検討の度に企業の負担が発生してしまいます。そのため、企業の負担を最小限に抑えるには、料金や運用のコストが低く、長期的に運用可能なものを選ぶべきです。
とくに、検討段階からテレワーク中の利用に過不足のない機能を備えたサービスを選ぶと、機能不足でほかのツールを追加導入したり、機能が過剰で持て余したりするリスクを解消できます。
サポート体制が充実しているか
次に、サポート体制が充実しているかを確認しましょう。
導入直後からでもすぐにサポートが受けられるソフト・システムであれば、テレワーク中でも安心して利用できます。サービス提供側の支援体制が整っていれば、万が一うまく稼働しない際も素早く原因が分かり、業務の停止を最小限に抑えられるのです。
このように、ソフトやシステムを導入する際は、トラブル発生時にも迅速な支援を受けられるものを選びましょう。たとえば、問い合わせから1営業日以内に返信があるサービスが最適です。
セキュリティ基準をクリアしているか
最後に、セキュリティ基準を満たしているかを確認しましょう。
テレワークでは社外から情報にアクセスするので、情報漏えいを防止するためのセキュリティ対策は企業にとって必須です。そのため、ソフト・システムの導入時は、不正アクセス防止や2段階認証などの高セキュリティなものであるか確かめましょう。
たとえば、「Stock」のように国際的なセキュリティ資格を保有しているソフト・サービスは、強固なセキュリティ環境を確保していることがわかります。
テレワークのチーム連携に欠かせない「情報共有ソフト・システム」
以下では、テレワークでの連携に欠かせない情報共有ソフト・システムを紹介します。
テレワークの重大な課題は「情報共有が上手くできないこと」です。社員が出社時と同等の仕事の品質を保つには、情報共有が滞らないことが重要で、企業がソフトやシステムを導入する際は、ITリテラシーに関係なく全員が使いこなせるものを選ぶ必要があります。
また、導入するサービスが情報共有に関わる一部機能に特化したもでは、テレワーク中の情報共有の負担は解消しきれません。たとえば、チャットソフトは内容が流れて情報を見つけづらく、ファイル共有ソフトはメッセージのやりとりには不向きです。
ただし、複雑なツールではメンバーが使えないため、情報共有には過不足のない機能を備えた、簡単に運用できるサービスを使いましょう。したがって、非IT企業の65歳以上でも、即利用できるシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に載せた文章やファイルがリアルタイムで更新され、テレワーク中でも迅速に情報を共有可能です。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、話題が混ざらずに関連情報をやりとりできるので、ストレスのない情報共有が実現します。
【Stock】チームの情報を最も簡単に共有できる
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
仕事だけでなく雑談もできる「チャットソフト・システム」
チャットソフト・システムはメールよりも気軽にコミュニケーションが取れる利点があります。しかし、共有した情報が流れてしまうので、情報の管理方法の工夫が必要な点に注意です。
【Slack】議題ごとにコミュニケーションがとれる
Slackの特徴
- 途中参加しても過去のメッセージを閲覧できる
- 外部アプリとの連携が豊富
Slackにあとから参加した新入社員や中途社員でも、過去のやりとりにアクセスできるのでメッセージを再送する必要がありません。
Slackに不足する機能を補うことができる外部ソフト・システムが豊富に用意されています。
Slackの注意点
- 大切な情報が埋もれる
- フリープランではデータの保存期間が90日までになっている
Slackは気軽に情報共有ができるソフトですが、重要な情報が次々と流れてしまうので注意が必要です。
フリープランでは「投稿から90日を過ぎたメッセージやファイル」は閲覧できなくなるため、引き続き確認するには有料プランへの切り替えが必要です。
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：925円/ユーザー/月(月間払い)
- ビジネスプラス：1,600円/ユーザー/月(月間払い)
- Enterprise Grid：詳細は営業担当者へ問い合わせが必要です。
【Chatwork】仕事のコミュニケーションを効率化する
Chatworkの特徴
- チャット以外の機能も利用できる
- スムーズなコミュニケーションがとれる
チャット機能のほかにタスク管理やファイル管理、ビデオ通話の4つの基本機能を利用できます。
テキストメッセージだけでなくスタンプなどでリアクションを送信できます。
Chatworkの注意点
- 社内情報が埋もれる
- 無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる
共有された情報は蓄積されず流れてしまうので、履歴から探し出すのに手間がかかります。
無料プランの場合、直近40日以内に投稿された最新5,000件のメッセージのみ閲覧可能となります。そのため、長期的に運用するプロジェクトなどで発生した情報が、41日以降は見られなくなります。
Chatworkの料金体系
- Free：0円
- Business：500円/ユーザー/月(年間契約)
- Enterprise：800円/ユーザー/月(年間契約)
リモートワークで議論ができる「オンライン会議ソフト・システム」
オンライン会議ソフト・システムは相手の顔を見ながら打ち合わせができるので、チャットよりも微妙なニュアンスが伝えやすくなります。各ソフトには無料の場合、時間や参加メンバーの数に制限があるので注意しましょう。
【Zoom】場所とデバイスを問わずに会議ができる
Zoomの特徴
- 参加者はユーザー登録が不要
- 安定した通信環境で利用できる
Zoomのオンライン会議に招待されたメンバーはユーザー登録せずに参加できます。
Zoomはほかのオンライン会議ソフトを比較して通信量が少ないので、安定した通信環境で利用できます。
Zoomの注意点
- 無料プランには時間制限がある
- セキュリティに注意する
無料プランではオンライン会議に40分の時間制限が設けられています。
パスワードを設定しなければ、URLをクリックするだけで関係者以外の人物も参加できてしまいます。
Zoomの料金体系
- 基本：0円
- プロ：2,000円/月/ユーザー
- ビジネス：3,125円/月/ユーザー
- 企業：営業部に問い合わせが必要です。
- そのほかオプションのアドオンプランやイベント用プランなどが用意されています。
【V-CUBEミーティング】HD対応の映像で会議ができる
V-CUBEミーティングの特徴
- 安定した接続性
- リアルタイム翻訳
V-CUBEミーティングでは常に接続状況に合わせて映像・音声の品質を変えているので、接続性が良いのが特徴です。
V-CUBEミーティングでは自動翻訳技術により音声テキストをリアルタイムで翻訳する機能が搭載されています。
V-CUBEミーティングの注意点
- 契約しているユーザーのみ参加できる
オンライン会議に参加できるのは、V-CUBEミーティングのプランを契約しているユーザーのみです。
バーチャル背景を設定できないため、カメラをオンにして会議する場合は背後に注意が必要です。
V-CUBEミーティングの料金体系
- V-CUBEミーティングの料金プランについては問い合わせが必要です。
バックオフィスを支援する「労務・人事管理ソフト・システム」
労務・人事管理ソフト・システムを使うと、今まで紙で管理していた資料は全て電子化され、クラウド上で管理できます。
【SmartHR】紙やハンコが不要になる
SmartHRの特徴
- 従業員から直接情報を収集できる
- 役所への電子申請もワンクリック
必要項目が分かりやすいので従業員が直接入力でき、担当者の負担が減ります。
社会保険・雇用保険労務手続きがWebから簡単にできるので、役所への交通費や郵送費などが削減されます。
SmartHRの注意点
- 社内のITリテラシーに左右される
- ¥0プランの利用は30名まで
SmartHRは労務担当者だけでなく従業員全員が利用することになるので、ITが苦手な社員が多い企業には向かない可能性があります。
利用人数が30名以下の企業が利用できるプランで、人数が制限されています。
SmartHRの料金体系
料金は問い合わせが必要です。
- ¥0プラン：人事・労務手続きに必要な機能が欲しい小規模事業
- スモールプラン：従業員50名以下の企業
- スタンダードプラン：労務管理領域を改善したい企業
- 人材マネジメントプラン：人材マネジメント領域を改善したい 企業
- プロフェッショナルプラン：労務管理領域と人材マネジメント領域を改善したい企業
＊そのほか分析レポートなどのオプション機能も用意されています。
【ジョブカン勤怠管理】あらゆる企業の労務管理に対応できる
ジョブカン勤怠管理の特徴
- さまざまな打刻方法がある
- 面倒なシフト作成が効率化される
ICカードやメッセージアプリ、GPSなどさまざまな打刻方法が用意されています。
有給や残業の手続きが簡単にできるので、面倒なシフト作成が効率化されます。
ジョブカン勤怠管理の注意点
- 安定した通信環境が必要
安定した通信環境がなければ円滑にデータを読み込めなかったり、表示画面が固まったりするので注意が必要です。
ジョブカン勤怠管理の料金体系
- 無料プラン(機能制限あり)
- 有料プラン(出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理の4機能)
0円（利用できる機能：1〜4つ）
プラン1：200円/ユーザー/月（利用できる機能：1つ）
プラン2：300円/ユーザー/月（利用できる機能：2つ）
プラン3：400円/ユーザー/月（利用できる機能：3つ）
プラン4：500円/ユーザー/月（利用できる機能：4つ）
＊有料プランの月額最低利用料金は2,000円(税抜)です。
ファイルを簡単に送付できる「ファイル共有ソフト・システム」
【OneDrive】Microsoftで利用できる
OneDriveの特徴
- Officeアプリを通じて共有できる
- 書類のスキャン機能がある
Officeアプリからドキュメントや写真を共有したり、OneDrive上でファイルを共同編集することが可能です。
スマートフォンなどからメモや名刺といった書類をスキャンしてOneDriveに保存できます。
Slackの注意点
- 法人向けの無料プランがない
- ファイルのアップロード上限がある250GB
無料プランは個人利用のみを想定しており、法人向けプランは有料になります。
ファイルのアップロードは、最大250GBの制限が設けられています。
OneDriveの料金体系
- OneDrive for Business (Plan 1) ：540円/ユーザー/月
- OneDrive for Business (Plan 2)： 1,090円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円ユーザー/月
*Microsoft 365 BusinessはMicrosoftのサービスやOficcアプリが含まれています。
【Googleドライブ】リアルタイム編集ができる
Googleドライブの特徴
- Googleアカウントがあれば追加料金なしで利用できる
- リアルタイムでファイルの同時編集可能
Googleアカウントを登録していれば、15GBまでは無料でGoogleドライブを利用できます。
Googleドキュメントやスプレッドシートは、複数人で同時に編集可能です。
Googleドライブの注意点
- 1日のアップロード量に上限がある
- ゴミ箱のファイルが30日後に自動削除される
1日あたりのファイルのアップロード上限が750GBになっています。
ゴミ箱内にファイルを移動してから30日後に自動削除され、31日後以降は復元できません。
Googleドライブの料金体系
- 個人向け：0円
- Business Standard：1360円/ユーザー/月(月間払い)
- Business Plus：2,040円/ユーザー/(月間払い)
- Enterprise：詳細は営業担当者へ問い合わせが必要です。
*有料プランにはGoogleドライブ以外のGoogleサービスも含まれます。
テレワークにおすすめのソフト・システムまとめ
これまでテレワークの課題やおすすめのソフト・システム、比較ポイントをご紹介しました。自社に最適なソフト・システムを選ぶには、下記3つのポイントを押さえた選定が重要です。
- 長期的運用を見据えた運用ができるコストか
- 問い合わせの回答スピードが早く、サポート体制が充実しているか
- 強固なセキュリティ基準をクリアしているか
とくに、テレワーク下では従業員の勤務時間や進捗状況が見えにくいので、上記3つの項目を確実に抑えたソフトが必要です。ただし、複雑なサービスを選ぶと社員が使いこなせず放置してしまい、従来のように社員一人一人に状況確認を行う事態は解消できません。
したがって、ITリテラシーに関係なく直感的に操作でき、比較ポイントをすべて満たす情報共有ツールのStockが最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でテレワークの課題を解決し、誰でも簡単に情報共有できる環境を整えましょう。
