タスクやToDoの管理は、ふせんに書く・スケジュール帳に書く・ツールを使うなど、さまざまな管理方法が挙げられます。例えば、急に振られた業務や一日の仕事を可視化するため、リストを作って管理するという方も多いのではないでしょうか。
 
ただし、紙やExcelでタスクやToDoを管理している場合、紛失の危険性や情報へのアクセスがスムーズにできないうえ、タスクの抜け漏れが発生してしまう可能性があります。
 
一方で、企業規模にかかわらず、一つひとつのタスクやToDoを効率良く管理する「ToDoアプリ」や「タスク管理アプリ」などを導入して、業務効率化の実現に成功した企業も多いです。
 
しかし、タスク管理アプリを導入しようとしても、どのようなツールが自社にマッチするのかわからない担当者の方も多いはず。
 
そこで今回は、タスク管理アプリのメリット、おすすめのタスク管理アプリ15選をご紹介しますので、
 
  • タスク管理アプリにどんな種類があって、何が自社にあっているのかを知りたい
  • ITツールに詳しくないが、ツールの導入によって何とか社内の生産性を上げたい
  • 属人化したタスク管理に限界を感じており、ツールの導入で管理を一元化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社のタスク管理やToDo管理のコストを削減できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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タスク管理アプリを導入するメリット

業務効率化に貢献するITツールは各社から数多くリリースされています。そのなかのひとつである「タスク管理アプリ」を導入し、効果的に活用・運用ができるようになると以下3つのメリットを享受できます。

タスクを整理できる

タスク管理アプリは、現在抱えているタスクを見える化し、チームや組織で効率的に業務を進めるためのアプリです。
 
自分が担当しているタスクは何なのか、期限はいつなのかを把握し、日付順や優先順位で並び替えたり、カテゴリーに分けて分類したりできます。そのため、タスクが煩雑にあるだけの状態から、整理された状態にできます。
 
また、タスクが整理されているので、タスクに関する情報へのアクセスが早い点もメリットです。WordやExcelの場合はファイルを探して、開いて、確認してという一連の流れだけでも時間がかかってしまいます。
 
一方、タスク管理アプリでは、直感的にタスクが整理されるため、自分が欲しいと思った情報へすぐにアクセスできるのです。

手軽に使うことができる

アプリだと、パソコンを立ち上げてタスクを確認する、といった面倒な手順が必要なく、スマホやタブレットで気軽に確認ができます。そのため、外出先でも手軽にタスクを確認できます。
 
また、タスクの設定や管理も簡単にできるアプリが多く、パソコンでの入力に比べて面倒に感じにくいため、長期的に運用しやすい設計となっているものがほとんどです。
 
自社内でしかできなかったタスク管理が場所を問わずにできるのは、大きなメリットのひとつと言えるでしょう。

情報を共有できる

アプリによっては、チームでタスクやToDoを共有できるものもあります。そのため、誰がどのタスクを担当していて、誰が余裕があるのかを確認できるようになります。
 
また、タスクの管理だけではなく設定したタスクを担当者に割り振ったり、あるタスクに関してチームメンバーでチャットを行えたりする機能を持つツールもあります。
 
簡単に情報共有できるようになるので、チーム内で助け合いながら仕事を進められるうえ、ツール上でのメンバー間のコミュニケーションにより、タスクの抜け漏れも防止できます。
 
関連記事: スマホでも簡単!タスク管理・ToDoアプリをご紹介


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おすすめのタスク管理アプリ・ToDoリストアプリ15選

以下ではおすすめのタスク管理アプリ15選をまとめてご紹介していきますが、タスク管理アプリを選定するにあたっての注意点があります。
 
タスク管理アプリは導入するだけでは意味を成さず、チームや部署全体で継続的に運用されることによって初めて効果を発揮します。特に、中小企業のチーム、組織が選定するアプリは、
 
  • ITリテラシーが異なる社内でも教育コストなしで運用できる「簡単さ」
  • 情報への「アクセス性の高さ」
を両立している必要がある点に注意です。特に、後者の「アクセス性の高さ」に関して、クリック数やタップ数にすれば2〜3クリックの違いです。しかし、実際に利用してみるとこの差が非常に大きなものであることがわかります。
 
具体例として、運用の「簡単さ」と「アクセス性の高さ」を両立したタスク管理アプリでは、導入実績80,000社以上を誇るタスク管理アプリのStockが今注目を浴びています。
 
説明がいらないくらい簡単に使用できるので、導入したその日から業務効率化、生産性の向上が実現可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Google ToDo

Google ToDoのトップページ

Google ToDoは、Googleが提供する無料で使うことのできる、シンプルなToDoリストアプリです。

<Google ToDoのポイント>

  1. タスクを詳細に管理することが可能
    タスクごとに「サブタスク」をつけられができ、それぞれのタスクにコメントもできるので、タスクを細かく管理できます。
  2. Googleとの連携機能
    GoogleカレンダーやGmailと同期できます。タスクを登録すると自動的にカレンダーに反映させたり、Gmailで送られた内容をタスクとして登録もできるので、Googleユーザーには便利です。

<Google ToDoを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有機能がない
    自分1人でToDoリストを使うには十分ですが、共有する機能はないのでチームでの共有はできません。
  2. リマインダーがない
    リマインダー機能がないため、タスクを追加するだけして、完了を忘れてしまう可能性があります。Googleカレンダーにはリマインダーがあるので、同期させる必要があります。

Microsoft To Do

Microsoft To Doのトップページ

Microsoft To DoはMicrosoft社が提供する、必要最低限のタスク管理機能でシンプルで使いやすい点が特徴にあります。

<Microsoft To Doのポイント>

  1. 「今日の予定」機能
    今日やるべきタスクを「今日の予定」として一覧にて表示してくれます。もちろん、他のタスクも選択して「今日の予定」に追加できます。
  2. Microsoftのアカウントで情報を同期できる
    どの端末からログインしてもMicrosoftのアカウントさえあれば情報が同期されるので便利です。

<Microsoft To Doを使う上で気をつけたい点>

  1. サブタスクは並び替えができない
    タスクの下に「ステップ」として細かいサブタスクを設定できますが、このステップに期限日を設定できず、自動的に親タスクの期限日が反映されてしまいます。
  2. 「今日の予定」は次の日に引き継がれない
    「今日の予定」は1日でリセットされてしまうので、終わらなかったタスクがあっても次の日に引き継がれません。次の日に手動で選択して追加する必要があります。
 
関連記事: Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!
 

Todoist

Todoistのトップページ

Todoistは、世界で2000万人のユーザーを持つ、定番のToDoアプリです。

<Todoistのポイント>

  1. ToDoの詳細な設定が可能
    ToDoの優先順位の変更や、サブタスクの設定、日時の指定が可能なので、情報を詳細に管理したい方にぴったりです。
  2. タスクの進捗状況を可視化
    1週間や一ヶ月ごとのタスクの進捗状況をグラフで可視化する機能があるため、生産性向上のための改善策を考えることができます。

<Todoistを使う上で気をつけたい点>

  1. フリープランでは機能が制限されてしまう
    フリープランでは5人までしか共有できない、メモ機能、自動バックアップ、通知機能を使うことができません。
  2. 完了するとタスクが消えてしまう
    完了したタスクは消えてしまうので、作業後の分析がしにくいです。

Any.do

Any.doのトップページ

Any.doはカレンダーやToDoリスト、リマインダー機能を搭載しているオールインワンアプリです。

<Any.doのポイント>

  1. タスクの音声入力が可能
    タスクの音声入力ができるので、パッと思いついたときや、メールを見ながら登録ができるので便利です。
  2. カレンダー機能がある
    カレンダーもあり、カレンダーとタスク一覧を同じ画面で見られるため、画面を行き来する必要なしに全てのタスクとスケジュールを把握できます。

<Any.doを使う上で気をつけたい点>

  1. 期限の時間が設定できない
    期限に関して、日にちの設定は可能ですが、時間の設定まではできないので、タスクを細かく管理するには向いていません。
  2. サポートが英語
    日本語のサポートがなく英語のみなので、データの紛失等などによる問い合わせは英語で行う必要があります。
 

Google Keep

Google Keepの起動画面

Google Keepは、チェックリストを作成してToDoリストを作ることができ、様々な活用法があるアプリです。

<Google Keepのポイント>

  1. リマインドの設定ができる
    日時だけでなく、場所を指定してリマインドの設定ができるので、抜け漏れを防止できます。
  2. 簡単に共有できる
    共同編集者の設定をするだけで、他のユーザーと一緒にタスクの管理ができるようになります。

<Google Keepを使う上で気をつけたい点>

  1. スワイプでアーカイブされてしまう
    メモしようとしてスワイプすると、アーカイブされてしまうので、消えてしまったと勘違いすることもあるため、注意が必要です。
  2. オフラインでは使えない
    メモはクラウド上に保存されるため、オフラインでは確認ができません。

Trello

Trelloのトップページ

Trelloは、タスクをカードとして、視覚的に管理ができるタスク管理アプリです。カードにチェックリストを作ることでToDoリストを作成できます。

<Trelloのポイント>

  1. 使いやすい操作性
    タスクは「カード」になるので、ドラッグ&ドロップで移動したりと直感的に操作ができます。
  2. チームで利用できる
    チームで利用することができ、タスクを共有したり、進捗状況を互いに確認できたりします。

<Trelloを使う上で気をつけたい点>

  1. コミュニケーション機能はない
    コメント機能などのメンバーでコミュニケーションをする機能はないため、直接確認することが必要になります。
  2. 本来はプロジェクト管理を含めたタスク管理専門
    プロジェクト管理にも使われるアプリなので、シンプルにToDoリストを作って管理したいという方には高機能すぎると感じてしまう可能性もあります。

Productive

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Productiveはスマホで直感的に使える、習慣化に役立つToDoリストアプリです。

<Productiveのポイント>

  1. 習慣化を促す
    定期的にあるタスクに、毎週・週に数回・毎月など、細かい繰り返しの設定ができるので面倒を省くことができます。
  2. 直感的な操作が可能
    終わったタスクはスライドして完了できるなど、インターフェースが直感的で使いやすいうえに、タスクの色も変更できたりとカスタマイズ性も高いです。

<Productiveを使う上で気をつけたい点>

  1. スマホ・タブレットでしか使えない
    スマホ・タブレットのみのアプリなので、パソコンでは見ることができません。
  2. 共有できない
    他の人と共有する機能はないので、あくまでも個人のToDoアプリに留まります。

Things 3

Things 3のトップページ

Things 3は、Appleデザインアワードを受賞した、洗練したUIが特徴のToDoアプリです。

<Things 3のポイント>

  1. 分かりやすいデザイン
    感覚的に操作できるためのシンプルで分かりやすいデザインが特徴です。シンプルな色使いと、見やすい文字で構成されています。
  2. クイック検索
    どの画面からでも下にスワイプするだけで、検索バーが出てきます。検索結果はスピーディーに出てくるため、すぐに必要なタスク画面にアクセスできます。

<Things 3を使う上で気をつけたい点>

  1. 有料アプリである
    Macでは6000円、iPhone・iPadでは1220円の買い切り型のアプリなので導入のハードルが高いです。
  2. Androidでは使えない
    Mac・iPhone・iPadのアプリはありますが、Android用のアプリはないので、注意が必要です。

ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリストのメモ帳アプリ

ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリストのメモ帳アプリのトップページ

ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリストのメモ帳アプリは余計な機能が一切ないシンプルなToDoアプリです。

<ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリストのメモ帳アプリのポイント>

  1. リストだけのシンプルな作り
    ToDoリストだけが表示され、タスクには色をつけたり並び替えをして管理できます。
  2. 1画面で完結
    1画面で全てのタスクを確認でき、1タップでタスクの入力と削除が可能なので、シンプルに管理したい方にぴったりです。

<ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリストのメモ帳アプリを使う上で気をつけたい点>

  1. 共有ができない
    他の人と共有する機能はないので、個人で利用するのみになりそうです。
  2. 同期ができない
    他のデバイスと同期する機能がないので、複数の端末を使っている方は注意が必要です。

QuickMemo+ – 付箋TODOメモ帳&リマインダー

QuickMemo+ - 付箋TODOメモ帳&リマインダーのトップページ

QuickMemo+ – 付箋TODOメモ帳&リマインダーはコルクボードに見立てたスペースに付箋を貼るようにToDoを管理できるアプリです。

<QuickMemo+ – 付箋TODOメモ帳&リマインダーのポイント>

  1. 付箋感覚で使うことができる
    付箋は30種類以上あり、本物の付箋のように貼り付け・はがす、スワイプでゴミ箱に捨てることができるので、直感的に使うことができます。
  2. カテゴリー分けができる
    ボードは10種類あり、カテゴリーごとに使い分けられるので、他の分類のタスクと混ざる心配がありません。

<QuickMemo+ – 付箋TODOメモ帳&リマインダーを使う上で気をつけたい点>

  1. パソコンで利用できない
    このアプリはiPhone・Android端末でしか利用することができないので、パソコンでも確認したいという方には向いていません。

gTasks

gTasksのトップページ

gTasksはGoogle ToDoと同期でき、同期したタスクはGoogleカレンダーでも表示されるようになる便利なToDoアプリです。

<gTasksのポイント>

  1. Google ToDoと同期できる
    Google ToDoと同期することでiPhone・iPad・Macの全てのToDoリストをまとめて一覧で確認できます。
  2. アプリを起動しなくてもタスクを確認できる
    Androidのスマホで待ち受け画面にウィジェットとしてこのアプリを設置すると、アプリを起動せずともタスクの確認・入力ができます。

<gTasksを使う上で気をつけたい点>

  1. タスクの共有ができない
    タスクを共有することはできないので、チームでの利用には向いていません。

Focus To-Do

Focus To-Doのトップページ

Focus To-Doは、タスク管理と25分集中して5分休憩する「ポモドーロテクニック」を実践できるアプリです。

<Focus To-Doのポイント>

  1. ポモドーロテクニックを実践できる
    25分集中して5分休憩するポモドーロテクニックを実行するためのタイマーがついているので集中してタスクに取り組むことができます。
  2. レポート機能
    日・週・月別に行ったタスクの作業時間や作業感覚を確認できるレポート機能があるので、作業効率化に役立ちそうです。

<Focus To-Doを使う上で気をつけたい点>

  1. 表示順を変更できない
    タスクは追加順で上から表示されるため、優先度順にタスクの並び替えはできません。
  2. 優先度の色分けが分かりにくい
    優先度によってタスクを色分けできますが、タスクのボタンの色が変わるのみなので、一瞬で優先度の判断ができません。
 

Myメモ

Myメモのトップページ

Myメモは、パステルカラーのデザインでシンプルな操作性が特徴のToDoアプリです。

<Myメモのポイント>

  1. 可愛らしいデザイン
    タスク管理アプリにありがちな無機質なデザインではなく、パステルカラーを基調とした可愛らしいデザインとなっています。
  2. 3つのメモのタブ
    メモはSecret/Todo/Shoppingの3つのタブがあるので、煩雑になりがちなメモを綺麗に整理された状態で残すことができます。

<Myメモを使う上で気をつけたい点>

  1. タスクの並び替えができない
    入力されたタスクは追加順で並べられ、後から順番の変更ができません。
  2. 通知の設定ができない
    タスクの期限が近くなった頃に、通知をする設定はありません。

mizutamaTODO

mizutamaTODOのトップページ

mizutamaTODOは、癒される可愛いイラストを描くmizutamaさんが監修したToDoアプリです。

<mizutamaTODOのポイント>

  1. 可愛いイラスト
    mizutamaさんは癒し系のイラストで人気のイラストレーターで、アプリを開くとイラストを見ることもできます。
  2. シンプルなタスク管理
    サブタスクなどの設定ができない、シンプルなタスク管理となるので、誰でも使いこなすことができます。

<mizutamaTODOを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランだと広告が表示される
    有料プランでは広告は表示されませんが、無料プランでは広告があります。
  2. パソコンでは使えない
    スマホアプリのみとなっており、パソコンでは使うことができません。
 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう


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タスク管理で扱いやすいアプリの3つの特徴

タスク管理アプリは扱いやすいもの、継続運用できそうなものを選ぶ必要があるため、実際に使用してみると良いでしょう。ここでは、扱いやすいタスク管理アプリに共通している3つの特徴をご紹介していきます。

①個別のURLが発行できる

アプリによっては、個別のURLを発行して相手に情報共有することができます。
 
アプリ内で個別のURLを発行できると、共有した相手はそのURLをクリックするだけで、すぐに該当の内容にアクセスできます。そのため、都度共有した場所を説明する必要がなく、情報の伝達がスピーディーになります。

②アプリの操作がしやすい

どれだけ自分が使いやすくとも、共有した相手がうまく操作できないなど、共有する以前の問題が発生することもあります。そのため、どのような人でも操作が簡単にできるようなアプリを導入する必要があります。
 
多くのアプリには無料期間(トライアル)がついているので、複数のアプリを導入し比較検討をするのがおすすめです。

③通知機能が充実している

通知機能が充実していると、タスク漏れの防止にも繋がります。
 
例えば、「タスクの担当者になった場合」「依頼したタスクが完了した場合」などに通知が来ると、対応がしやすくなります。また、通知を含めたコミュニケーションがあることで、タスクに関する業務が円滑に進みます。


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おすすめのタスク管理アプリまとめ

タスク管理のメリットや、タスク管理・ToDoアプリ15選をご紹介しました。これからタスク管理をアプリで推進していこうと考えている担当者の方は、迅速な業務効率化を実現するためにも、
 
  • ITリテラシーが異なる社内でも教育コストなしで運用できる簡単さ
  • 情報へのアクセス性の高さ
を両立したアプリ選定が必要です。
 
ご紹介したアプリのひとつ、Stockは「説明がいらないくらい簡単に利用できる」ように設計されているので、業界・業種を問わず多くの非IT企業が利用しています。
 
無料から利用でき、登録も1分で完了します。ぜひ導入してみて社内のタスク管理を効率化しましょう。
 
関連記事: 【2021年最新】おすすめのタスク管理ツール19選を徹底比較!