近年、私物端末を業務に利用する「BYOD」が注目を集めています。BYODでは時間や場所を制限されずに業務を進められるため、テレワーク体制の整備にも有効です。
しかし、BYODのリスクに対するイメージが先行してしまい、具体的なメリットや注意点がわからず、導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、BYODのメリットやデメリット・導入時の注意点を中心に解説します。
- 私用スマホを許可したいが、管理の手間や漏洩リスクの正体がわからず足踏みしている経営者
- セキュリティルールを厳しくしすぎて現場の反発を招き、結局なし崩し的な運用になっている情報システム担当
- 会社から指定された管理アプリの動作が重く、私生活の端末まで監視されているようで不満を感じている従業員
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、BYODを正しく理解して「継続的に運用できる仕組み」を構築できます。
目次
BYODとは何か
以下では、BYODの概要について説明します。BYODについてよく理解していない方は必見です。
BYODの意味と仕組み
BYODとは、「Bring Your Own Device」の略称です。社員が所有するスマートフォン・パソコン・タブレットの私物端末を職場に持ち込み、業務で利用する仕組みを指します。
そして、今日BYODの普及が進んでいる背景として以下の理由が挙げられます。
- モバイル端末の高性能化
- クラウドサービスの普及
- テレワークの推進
BYODを導入すると、社員が使い慣れた端末を使うことができる一方で、情報漏えいや公私混同などのリスクも発生します。そのため、運用体制を整備してリスクに備える必要があるのです。
BYODのメリット
ここでは、BYODのメリットを3つ解説します。
- 業務効率の向上
- コスト削減
- シャドーIT対策
普段から使い慣れた私物端末を利用することで、操作に迷う時間がなくなり、場所を問わずスムーズに業務を進められるようになります。
会社側で高額な業務用端末を購入する初期費用や、その後の維持費を大幅に抑えられるため、ITコストの削減が期待できます。
私物利用をあらかじめ認めて適切な管理ルールを設けることで、社員が無断で端末を業務に使うリスクを最小限に抑えられます。
BYODの導入は上記のように、企業だけでなく社員にもメリットをもたらします。
よくある3つの失敗パターン
以下では、BYODのよくある3つの失敗パターンを解説します。
ルールを厳しくしすぎてシャドーITが発生する
セキュリティを重視して過度な制限をかけると、かえって会社が把握できない不正利用を招くリスクがあります。
使い勝手が悪すぎると、社員は効率を優先して個人用のチャットやクラウドを無断で使い始める恐れがあるのです。会社支給のアプリが使いにくいために、個人のSNSを使って社内の情報をやり取りしてしまうケースが挙げられます。
管理が届かない場所でのデータ共有は非常に危険なため、適度な使いやすさを残したルール作りが求められます。
端末管理が煩雑になりコストが増える
個人のスマホを一括で管理しようとすると、期待していたコスト削減の効果が薄れてしまう場合があります。
機種やOSがバラバラな私物端末に対して、セキュリティ設定や不具合に対応する業務が増えてしまいます。たとえば、新しいOSへのアップデート対応や紛失時の対応など、管理者の負担が急増する事態が想定されます。
端末購入の費用を抑えられても運用にかかるコストが増えては本末転倒なため、管理が容易な仕組みを選択しましょう。
私用との境界が曖昧になり不満が蓄積する
業務と私生活の区別がつきにくくなる運用は、従業員のストレスを増幅させ組織への不満に繋がります。
手元の端末に業務の通知が届く環境では、仕事から離れられず精神的な負担が大きくなってしまいます。プライベートな時間に仕事の連絡が入ることで、休息が十分に取れなくなり生産性が下がる可能性があるのです。
社員の安心感を守るためには、通知設定の工夫や勤務時間外の利用ルールを明確に定めることが重要と言えます。
なぜBYODは失敗するのか
以下では、BYODが失敗する原因について解説します。課題の原因を把握していなければ、適切な対策ができないので、導入時は下記の内容を参考にしましょう。
端末を管理しようとして、使い勝手が悪くなる
デバイスそのものを制御しようとする発想が、結果として利用者の利便性を大きく損なう原因となります
セキュリティソフトで動作を制限すると、スマホ特有の素早い操作やアプリ間の連携が妨げられてしまいます。たとえば画面ロックが頻繁に求められたり、特定の動作が禁止されたりすることで作業のリズムが崩れることがあるのです。
端末の機能を無理に縛る運用は、本来の効率化を妨げることになりかねないので、注意しましょう。
使いづらさが原因でルールが形骸化する
手順が複雑で使いにくい仕組みは、時間の経過とともに守られなくなり、単なる形式だけのものに陥ります。
日々の業務に追われる中で、無意識のうちに手間がかからない方法を選ぼうとしまいます。たとえば、ログインの手続きが多すぎるせいで、結局はログインが不要な個人のメモ帳に情報を保存してしまうことがあります。
現場が自然に従うような簡潔なルールを設計しましょう。
自社で安全性と利便性の両立が難しい
セキュリティと使い勝手を社内だけで両立させることは、非常に困難です。
安全性を高めようとするほどシステムが複雑になり、利便性を取れば情報漏洩などのリスクが高くなってしまいます。また、自社内でシステムを構築し、適切に修正し続けるのは現実的ではありません。
自力で全てを解決しようとするのではなく、外部の優れたサービスの利用を検討しましょう。
BYODを成功させるための運用ポイント
以下では、BYODを成功させるための運用ポイントを解説します。以下のポイントを押さえれば、スムーズにBYODを運用することができます。
チームでガイドラインを共有する
BYODにおける運用面での対策を成功させるには、ガイドラインをチーム全員で共有することが重要です。
ガイドラインの作成が完了したら、明確化された運用ルールを社内に共有して遵守を徹底しましょう。また、共有したガイドラインは「情報」として、時間や場所を問わずに振り返りができるようにしておく必要があります。
また強固なセキュリティ下で運用できる情報共有ツールを導入しておけば、より安全かつ確実にルールを浸透させられます。
導入しやすく、安全性が高いツールを使う
厳しい制限を課すのではなく、最初から信頼の置けるアプリ内で仕事を完結させることも重要です。
高度な保護機能を持つツールなら、スマホ側にデータを残さず、個人のプライバシーを守りながら活動できるからです。閲覧権限の設定が可能な情報管理ツールを活用すれば、誰の端末からでも安心して情報を共有できます。
現場の負担を最小限に抑えつつ、強固なセキュリティ下で運用ができる「Stock」のような情報共有ツールを初めから利用することが効果的です。
管理負担を増やさない仕組みにする
導入後のメンテナンスやサポートの工数を削ぎ落とし、本来注力すべき業務に専念できる環境を整えます。
設定が複雑なシステムは担当者の手間を増やすだけでなく、現場からの問い合わせを急増させてしまいます。そこで、直感的な操作で誰もが迷わず使えるサービスを選ぶことで、教育にかかる時間や費用を削減できます。
安定した運用を目指すなら、管理者も利用者も無理なく使い続けられるシンプルさが最も重要な要素となります。
BYODでも安心して活用できる情報共有ツールとは
以下では、BYODでも安心して活用できる情報共有ツールをご紹介します。
私物端末を業務に利用するBYODの導入には、社内の情報を安全に管理・共有する体制づくりが不可欠です。対策を怠ってしまうと、スマホの紛失による情報漏洩など、会社に大きな損失を招く恐れがあります。
かといって、厳しいルールでスマホの使い方を制限しすぎると、仕事が進めにくくなり、結局はルールが守られなくなってしまいます。管理の手間が増えるばかりで、安全で使いやすい環境を自社で整備することは非常に困難です。
そこで重要なのが、無理にスマホを縛るのではなく、最初から「安全性が高く、誰でも使いやすいツール」を導入すれば、情報を安全に守りながら効率よく働けるようになります。たとえば、操作が簡単で、社内の情報を一つにまとめて管理できるツールを選ぶことで、BYODの運用が成功に近づきます。
こうした「高い安全性」と「誰でも使えるシンプルさ」を兼ね備えているのが、情報管理ツールの「Stock」です。Stockは、ITに詳しくない方でもすぐに使いこなせるほど簡単なうえ、国際的なセキュリティ規格（ISO27001）も取得しており、個人のスマホからでも安心して情報を扱えるため、BYODの不安を解消するのに最も適しています。
BYODのセキュリティ不安を解消できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
BYODの失敗原因や安全な運用方法まとめ
ここまで、BYODのよくある失敗原因や安全な運用方法を中心に解説しました。
BYODでは、コスト削減やシャドーIT対策が可能なうえ、業務遂行における効率や自由度も上げられます。一方で、ルールの厳格化による利便性の低下や、管理コストの増大などのリスクもあるため、適切なガイドラインの共有や仕組みづくりが欠かせません。
また、情報漏えいのリスクがあるBYODでは、端末自体を制限するのではなく、安心して情報共有できる体制が必要です。そこで、「ITツール」を使うと、社内情報を安全に共有してセキュリティリスクを最小限に抑えつつ、BYODのメリットを最大限に引き出せます。
結論、BYODを導入するなら、高いセキュリティ水準で、社内の情報を共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使ってBYODを導入しましょう。
