チームでのプロジェクトを円滑に進めたり、自社の製品を売り込んだりなど、ビジネスにおいてプレゼンテーションは必要不可欠です。
しかし、聞き手に意図を理解してもらいやすいプレゼン資料の作り方が分からず、刺さる提案とならずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいプレゼンの構成や作成時のポイントを中心に解説します。
- プレゼンの資料作りに苦戦しているため、基本構成を押さえたい
- 資料の作成時間を短縮したいので、押さえるべきポイントを確認したい
- 聞き手に分かりやすい資料を作成し、プレゼンを成功させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、聞き手側が理解しやすい資料を短時間で作成できるうえ、プレゼンが成功しやすくなります。
目次
プレゼンの重要性
プレゼンは、ビジネスにおいて非常に重要な役割を担っています。
たとえば、社外に自社の商品を売り込んだり、社内にチームでプロジェクトを提案したりする際、プレゼンの内容が結果を左右します。
したがって、自社の営業利益増加やチームのプロジェクトを優位に進めていくためにも、プレゼンは大切なのです。ただし、自らの主張を一方的に伝えるのではなく、聞き手側の立場や目線を考慮したプレゼンを実施しなければならない点に注意しましょう。
プレゼンの構成【基本編】
以下では、一般的な大枠としての構成である「序論→本論→結論」を解説します。プレゼンの基本となる部分なので必ず押さえましょう。
序論
序論では、プレゼンのテーマや目的、問題意識などを伝えます。
序論でプレゼンに興味を持ってもらい、一人ひとりに参加意識を高めさせることで最後まで話を聞いてもらいやすくなるため、非常に重要な部分です。
また、プレゼン時間が長くなる場合には、聞き手が集中力を持続できるように、「目次」を設定するのも効果的です。
本論
本論では、プレゼンのなかで最も主張したい部分を伝えます。
本論は、プレゼンの軸となる場所で、序論で示した論点に対して、データやグラフを織り交ぜながら定量的、かつ具体的に展開していきます。たとえば、社外に向けて自社の製品をPRするために、近年の消費動向調査のデータを用いて需要があることを示す、などの例が挙げられます。
ただし、本論は全体を通して矛盾がなく、論理的にも一貫している必要がある点に注意が必要です。
結論
結論は、これまでのプレゼン内容を簡潔にまとめます。
ただし、まとめでは言及した内容すべてに触れる必要はありません。序論で伝えたプレゼンのテーマや目的、本論でデータやグラフを根拠に展開した考察の重要箇所などを中心に簡潔にまとめましょう。
また、プレゼンのなかでとくに注目してもらいたい要点を再度伝えるのもポイントです。
プレゼンの構成【応用編】
以下では、プレゼンの構成において使える3つの応用フレームワークを解説します。方法それぞれで聞き手に与える効果が異なるため、シーンや目的に応じて使い分けましょう。
SDS法
SDS法とは、以下の頭文字を取った文章構成です。
- Summary（要約）
- Details(説明）
- Summary（要約）
SDS法は、全体の要約を端的に伝えた後、詳細の説明や要約が入るため、結論を簡潔に伝える必要があるケースに適しています。
たとえば、プロジェクトチームでのミーティングで進捗状況を報告する際や、問題意識を共有している社内に対してプレゼンを行う場合にSDS法を用いることがあります。
PREP法
PREP法とは、以下の頭文字を用いた文章構成になります。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（例）
- Point（結論）
PREP法は、プレゼンにてとくに説得力を持たせたいケースに適しています。
PREP法であれば、最初の結論で大まかに「何が言いたいのか」を瞬時に理解できるうえ、その後の根拠や具体例で補足していきます。さらに、最後には再度結論や追加情報、または注意点を加えられるので、論理的な文章となり説得力が増すのです。
DESC法
DESC法とは、以下の頭文字を取った文章構成です。
- Describe（描写する）
- Explain（説明する）
- Suggest（提案する）
- Choose（選ぶ）
DESC法は、まず解決しようとしている課題の現状や相手の行動を客観的に描写し、その事実を聞き手に伝えます(D)。
次に、客観的な事実に対し自分の主観的な意見を述べた(E)うえで、問題を解決させるアイデアを提案し、聞き手に求める対策案を具体的に示します。(S)
最後に、聞き手が話し手の提案を受け入れた場合・受け入れなかった場合、それぞれに対して結果や選択肢を提示するのです(C)。このように、DESC法は聞き手を尊重しながら自分の主張も伝えたい場合に最適です。
プレゼン資料の作成で押さえておくべきポイント4選
以下では、プレゼン資料を作成する際に押さえておくべきポイント4選を解説します。短時間で見やすく分かりやすいスライドを作っている企業やチームは、以下のポイントが押さえられているのです。
情報を絞る
見やすいプレゼン資料の作成には、「情報を絞る」のはマストの取り組みです。
一つのスライドに複数の要素を組み込むと視覚的な情報が溢れ、聞き手にストレスを与える原因となってしまうのです。
したがって、1スライドに1メッセージとなるように意識しましょう。一枚のスライドから得られる情報を一つに絞ることで、聞き手にも要点が伝わりやすくなります。
体裁を整える
体裁を整えるのも大切なポイントです。
各スライドごとにデザインが統一されていなかったり、文字の色やフォントが異なったりすれば、読み手に負担をかけてしまいます。また、文字間や行間が詰まれば、文章も読みづらく内容が読み手に入っていきません。
そのため、スライド全体でデザインやテキストを統一する・余白を作るなどの読み手に配慮した体裁へ整えましょう。
読み手の視線を意識する
読み手の視線を意識しながら、プレゼン資料を作成するのも大切です。
読み手の視線の動かし方を基準に、文字・データをレイアウトできれば読み手にとって、非常に見やすい資料となります。人の視線の動かし方には法則があるので、以下2つのパターンを把握しておくとわかりやすいプレゼン資料ができます。
- Zの法則
- Fの法則
「人がものを読み進めるとき視線は左上、右上、左下、右下とZの形に移動する」という視線の法則
「人の視線は左上、右上、左下とF字型に動き、左端を流し読みして、右下はほとんど読まない」という視線の法則
したがって、Zの法則・Fの法則にみられた視線の動きに合わせてプレゼン資料をデザインすると、読み手側が情報を処理しやすくなるのです。
フォントや文字のデザインを工夫する
フォントや文字のデザインを工夫する点も押さえておきましょう。
一般的には使われないフォントや文字デザインを使うと読み手が見づらいと感じ、優れた内容が記されていたとしても、正確に伝わりづらくなってしまうのです。
フォントに関してとくに、「メイリオの18pt以上」を使うと見やすい文字となります。また、「重要な箇所は太字にする」「色を変える」など、文字のデザインもメリハリをつけると単調なプレゼン資料になりにくくなるのでおすすめです。
見やすい資料作りのノウハウまで共有できるツール
以下では、見やすい資料作りのノウハウまで共有できるツールを紹介します。
プレゼンにおいて、聞き手に自らの主張や提案が伝わるようなシンプルで見やすい資料作りは大前提です。また、視覚的に分かりやすくするためには、さまざまなデータや画像を用いる必要があります。
ただし、スライドデータや資料を各ファイルに保存したままでは、必要なときにすぐにメンバーへ共有できません。さらに、分かりやすいプレゼン資料作成のたびに、多大な時間を要して作業効率の悪化にも繋がってしまうのです。
そこで、情報共有ツールを使い、データや画像をはじめとした「情報」をまとめて一元管理しましょう。ただし、作業時間の短縮には、誰もが簡単に操作できるツールであることが大前提です。結論、非IT企業の65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる情報管理ツール：「Stock」であれば、プレゼン業務に関わるストレスを発生させません。
Stockの「ノート」へプレゼンのデータや画像、ノウハウを一括管理しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を利用すると、プレゼンの話題ごとにノウハウに関する質問や確認が可能です。
最も簡単に資料の管理ができる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プレゼンテーション資料の構成やポイントまとめ
ここまで、プレゼンの構成や作成時のポイントを中心に解説しました。
プレゼンの構成には、基本編と応用編がありましたが、応用編で紹介した3種類のフレームワークは、シーンや目的ごとに使い分ける必要があります。また、プレゼン資料の作成時には、聞き手や読み手に配慮したデザインを意識する点がポイントです。
一方、全メンバーが短時間で質の高いプレゼン資料を仕上げるには、ノウハウの共有が不可欠です。そして、分かりやすいプレゼン資料の作成に使うデータや画像、プレゼン資料自体のデータは一元的に管理しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを使えばプレゼン資料を効率的に作成・共有できるうえ、経験値の高いメンバーのノウハウを簡単に共有できるのです。とくに、今回ご紹介したStockであれば、誰でも簡単に資料の蓄積・共有ができるシンプルな情報共有ツールなので、導入後すぐに全メンバーが使いこなせます。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的にプレゼン資料を作成・共有しましょう。
