週報を確認すれば部下の業務の進捗状況が分かったり、解決すべき課題を把握したりなど有効的な使われ方がされます。しかし、単に提出することが目的となっては、業務を報告するだけとなり「情報」として活用されません。
そして、週報が活用されないチームはメリット・デメリットの理解が浸透していないケースが多いです。なかには、現場における週報の提出がルーチン化してしまい、現在の運用に疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報のメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
- 週報を使っているが、このまま継続すべきか悩んでいる
- 週報のメリット・デメリットを浸透させたうえで形骸化を解消したい
- 週報を効率よくスピーディーに共有する方法があればすぐに実践したい
という方はこの記事を参考にすると、週報のメリット・デメリットを認識しながら、週報を形骸化させずに業務へ活かす方法もわかります。
目次
週報とは
週報とは、1週間の活動状況や振り返りを報告するツールを指します。
週報を使うと、上司は部下の1週間の活動状況や報告から浮き彫りとなった課題も把握できます。そして、目標を設定させれば翌週はどのような業務をするかの確認も1週間単位で確認可能です。
とくに、今日浸透しているテレワークでは、対面でやりとりをする頻度が減ってきているなか、週報を「コミュニケーションツール」として活用する企業が増加傾向にもあります。また、週報に記載してある内容と実際の成果を照らし合わせて、評価の基準にもできるのです。
週報で得られる3つのメリット
ここでは、週報の代表的なメリットを3つ紹介します。週報を活用した業務効率化に実現している企業は、以下のメリットを常に得ているのです。
一週間の進捗を確認できる
週報により自身の業務がどのくらい進んでいるか、一週間の進捗確認ができます。
社員や上司は一週間の進捗確認により、自身の成果を客観的に把握でき課題や改善点を見つけ出すきっかけになります。
そして、設定した目標に対しての達成度も定量的にわかるので、タスクの抜け漏れにも貢献します。
目標が可視化できる
週報では目標の可視化も可能になり、現状を把握できるので、目的を見失うことがなくなります。
目標をかかげていたとしても週報を使わなければ、最終目標や中間目標（マイルストーン）へ到達する前に、タスクを分解して作業することができません。そのため、目標への遅れが常態化したり、目標を達成したとしても要因が分からず分析ができなくなったりしてしまうのです。
また、チーム全体として目標を見失わないようにするには、チーム間で週報を共有できる状態にしておくと、個人やチームの目標がどこに向かっているかを常に確認できるようになります。
情報が蓄積される
週報には社員個人のタスク情報が蓄積されていくので、自然と情報が蓄積されます。
蓄積された情報は、正しく整理されたり共有されたりすることによってノウハウへと昇華され、社内における業務効率の向上にも貢献するのです。たとえば、ある作業での発見やノウハウを共有することで、同様の問題が発生しても別の社員が素早く対応できる、といった活用法が挙げられます。
一方、紙やExcelを使ったアナログな方法で週報を管理していては、週報が多いとその分管理に工数がかかります。そこで、今日では「Stock」のように、週報や日報も簡単に管理できる情報共有ツールを使って管理する企業も増加傾向にあります。
週報における3つのデメリット
ここでは、週報におけるデメリットを3つ紹介します。
運用前に週報のデメリットがチームに浸透していると、対策が打ちやすくなります。また、すでに週報の運用において以下のデメリットが続いている場合、早急に対処する必要があります。
問題点をすぐに発見できない
週報の運用では問題点をすぐに把握できなくなる点がデメリットです。
また、過去の事象をつなぎ合わせただけで、内容が疎かになってしまい分かりづらい週報になってしまいます。管理が複雑だと過去に出た問題点を探し出すのに手間がかかり、場合によっては見落としてしまうケースもあるのです。
ほかにも、一週間単位での提出となるので、週頭に設定した業務が未達であったり進捗が遅れていたりすることに気づきにくくなります。そのため、トラブルが発生した段階ですぐに「情報共有」ができるように、「Stock」のようなツールを活用するのもおすすめです。
社員の日々の思考が分かりづらい
週報だけでは社員の思考が分かりづらいのもデメリットのひとつです。
上司からすれば週報の共有は、社員の日々の業務進捗を把握する大切なコミュニケーションツールとなります。しかし、週報の情報が素早く共有されなければ社員へのフィードバックが遅延する原因となり、問題解決に早い段階で着手できない可能性も上がります。
とくに、週報の提出を義務付けるだけでは、フォーマットも社員ごとに異なり確認に不要な時間がかかります。したがって、社員の思考が一眼でわかるように、「所感」の記載をわかりやすい箇所に記載することを周知させておくのもポイントです。
週報を提出すること自体が形骸化してしまう
週報を提出することが目的となってしまうと、形骸化してしまい意味のない作業になりかねません。
週報の内容が不十分になると進捗度が明確にわからないうえ、業務に対する定量的な評価もできなくなります。また、上司からすれば部下の状況を細かく把握できないため、効果的なサポートができません。
週報では業務内容だけでなく、自身の成果や新たな課題を伝えることも重要な目的のひとつです。形骸化しないためにも、上司と部下の双方で週報を出さなければならない理由を正しく把握している必要があります。
週報のデメリットをカバーできるツール
以下では、週報のデメリットを簡単にカバーできるツールを紹介します。
週報は部下の進捗状況や課題を把握することができる組織内での大事なコミュニケーションツールですが、問題点をすぐに発見できなかったり、社員によって書き方が異なった・りするため、工夫がなければ間違いなく形骸化します。
そこで、週報を適切に活用できている企業は、週報を「ITツール」を用いて管理しているのです。ただし、確実に週報の運用を定着させるにあたり、複雑ですぐに使えないツールでは社内の強烈な抵抗感から使われず、無駄に料金だけがかかってしまうのです。
したがって、週報の管理・共有には結論として、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に、週報を始めとしたあらゆる情報の管理・共有ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に週報はもちろんあらゆる情報を残しつつ、整理も簡単な「フォルダ」で探したい情報をすぐに見つけられます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題を錯綜させずにメンバー間でコミュニケーションを取れる点が大きな特徴です。
週報をはじめとした情報を最も簡単に管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
週報のメリット・デメリットまとめ
これまで週報のメリット・デメリットを中心に紹介しました。
週報を通じて一週間の取り組みや成果が可視化できるので、チームで仕事を進めるにあたって大切な報告書となります。しかし、週単位で提出するので問題点に気づきにくく、社員の思考が見えづらいデメリットも無視できません。
そして、週報を形骸化させずに効率的に運用している企業は、ITツールを用いて管理をしています。とくに、ITツールを用いた経験のない企業の場合は、必ず「使いやすさ」を軸にしてツールを選びましょう。週報という身近な業務からIT化を推進することで、最短で情報共有の効率化が実現するのです。
そこで、今回ご紹介したStockのように、週報の情報を誰でも簡単に「管理・共有できる」情報共有ツールを使うと、ストレスのない週報の運用が可能です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して週報の管理・共有をスムーズにしましょう。
