業務をより効率的に進めるには、現状を正確に把握する必要があります。そこで、業務の棚卸しに取り組むと、業務状況が可視化され、社内のリソース（資源）を適切に分配したり属人化を防止したりできるのです。
しかし、「業務を棚卸しする具体的な進め方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務を棚卸しするメリット・手順をご紹介します。
- 業務の棚卸しのメリットや方法を知りたい
- 業務の棚卸しに便利なフォーマットを知りたい
- 業務の棚卸しに関する情報の管理や共有が円滑なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務の棚卸しを円滑に進めるための手順やフレームワークが分かるので、自社の現状把握に取り組めます。
目次
業務の棚卸しとは
業務の棚卸しとは、自社の業務を洗い出して整理する取り組みを指します。
そのため、「会社全体の生産性が下がっている」「社員の残業時間が長い」という課題の原因を特定したい場合に、業務の棚卸しを実施することで、業務における無駄を把握して業務改善を円滑に進められるようになるのです。
また、「棚卸し」の類義語に「洗い出し」がありますが、棚卸しは”洗い出した業務を整理し、優先順位を決めたり業務を減らしたりする作業”まで含むのに対し、洗い出しは”取り組む作業をすべて書き出すこと”を指します。
このように、棚卸しは業務を書き出すだけでなく、課題を見つけて改善することが重要なのです。また、業務フローは常に変化するため、定期的な業務棚卸しが必要です。
業務の棚卸しが注目される背景
業務の棚卸しが注目される背景には、近年の社会情勢が影響しています。
近年は、コロナ禍によるテレワークの浸透によって、リモートでも社内メンバーの業務状況を把握し、適切な仕事量を振り分ける必要があります。また、働き方改革の実現のために長時間労働の是正が求められ、短時間で効率的に業務を進めなくてはなりません。
このように、従来のビジネス環境から変化したことによって、業務の棚卸しおよび業務フローにおける非効率な箇所の見直しが求められるようになったのです。
業務を棚卸しする意味！3つのメリットとは
ここでは、業務を棚卸しする3つのメリットについて解説します。以下のメリットを把握し、具体的な効果をイメージしたうえで取り組みを実施しましょう。
（1）業務状況を把握できる
業務を棚卸しすると、社内メンバーが業務状況を把握できます。
現状の業務を見直して個々の業務量や業務品質を把握すれば、業務におけるムリ・ムダ・ムラを発見できます。つまり、棚卸しを実行すれば、社員の負担が大きい業務や、重複した業務が明らかになるのです。
このように、業務状況を把握して効率化につながる問題点を明確にすることで、業務改善に向けた取り組みを強化できます。
（2）社内のリソース（資源）を有効活用できる
社内の人員や資金、時間などのリソースを効果的に活用するという観点でも、業務の棚卸しは重要です。
たとえば、棚卸しで業務を効率化すれば、時間がかかっていた業務がスムーズに進むようになり、ほかの仕事に時間を割けるようになります。また、業務の洗い出しは、業務フローの課題点だけでなく、人員や資金の過不足などの課題も見つかりやすいです。
このように、業務の棚卸しは、無駄に使われている社内のリソースを改善し、有効活用するのに役立ちます。
（3）属人化を防止できる
属人化を防止できるのも、業務の棚卸しをするメリットのひとつです。
業務の棚卸しを実施すれば、業務状況が可視化されるので、属人化されている業務フローを発見でき、対策をとれるのです。また、棚卸しによって業務情報を共有したり、マニュアルを作成したりすれば、担当者が不在時もほかのメンバーが業務を進められます。
たとえば、「Stock」のようなツールを使えば、社内の情報を簡単に管理・共有できるので、マニュアルを効果的に活用可能です。
業務を棚卸しする進め方
ここでは、業務を棚卸しする進め方について解説します。取り組みをスムーズに進めたい企業は、以下の手順で進めましょう。
（1）実施範囲を決定する
まず、業務の棚卸しを実施する範囲を決定します。実施範囲を決定するときに検討する基準としては、以下の内容が挙げられます。
- 業務内容・部門
- 作業の種類
- 日次・週次・月次などの期間
このように、棚卸しをする業務を絞り込むことで、取り組みの目的を明確化できます。また、一度に全ての業務を棚卸しせず段階的に進めていけば、着実に取り組みを進められるのです。
（2）業務棚卸表を作成する
次に、業務を洗い出し、下図のような業務棚卸表を作成します。
具体的には、表に入力すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 業務の部門（大項目）
- 業務分類（中項目）
- 業務名（小項目）
- 業務の発生頻度
- 業務工数
ただし、フォーマットや記入ルールを社内で共有できていなければ、他部署と連携していく作業にまで支障をきたしかねません。そこで、テンプレート機能を持つ「Stock」のようなツールを活用し、フォーマットを統一すれば、どの部門でも同じように棚卸しに取り組めます。
（3）担当者へのヒアリングを実施し記録する
業務棚卸表の作成を通して疑問点や記入漏れが発生した場合は、担当者へのヒアリングを実施し記録します。
担当者へのヒアリングを実施すれば、業務状況の正確な把握につながるのです。また、ヒアリングは一度だけでなく、複数回実施することで、抜け漏れなく情報を共有し、効果的に業務改善を進められます。
ヒアリングを通して業務の課題を明確化したら、改善策を立てて業務棚卸表を更新し、最終版を作成しましょう。以上の手順で、業務の棚卸しは完了します。
【Excel】無料で使える業務棚卸表フォーマット・テンプレート3選
以下では、無料で使える業務棚卸表フォーマット・テンプレート3選をご紹介します。テンプレートを用いれば、あらかじめ記載された項目に沿って記入できるので、一から業務棚卸表を作成する手間を省けます。
（1）シンプルな業務棚卸表のテンプレート
こちらは、シンプルな業務棚卸表のテンプレートです。業務体系を大分類と小分類の2つに分けられて、シンプルで見やすい作りになっています。
ただし、業務体系を2つで分類する仕様のため、大規模な業務の棚卸には不向きな点に注意しましょう。
（2）担当者を記載できる業務棚卸表のフォーマット
こちらは、担当者を記載できる業務棚卸表のフォーマットです。洗い出した各タスクの担当者を抜け漏れなく入力できます。
また、業務の発生頻度も管理できるため、「業務の属人化が発生していないか」を把握しやすいです。
（3）年間業務量を記載できる業務棚卸表のテンプレート
こちらは、年間業務量を記載できる業務棚卸表のテンプレートです。タスクの年間業務量を合計して計算可能なため、各タスクに費やしている時間を確認できます。
また、業務を細かく区分したり、業務特性を詳しく記載したりできるため、大規模な業務棚卸にも対応できます。
【担当者必見】業務の棚卸しを効率的に進められるツール
以下では、業務の棚卸しを効率的に進められるツールをご紹介します。
業務の棚卸しは、現状の業務状況を把握し、問題点を明確にすることで業務改善を進めるためのものです。また、業務フローや顧客ニーズは常に変化するため、企業は定期的に棚卸しをする必要があるのです。
しかし、業務棚卸表をはじめとする、業務の棚卸しに関するあらゆる情報を社内でスムーズに共有できなければ、棚卸しが円滑に進みません。さらに、棚卸した業務はいつでも振り返れるようにしなければ、人員の入れ替わりに対応できないのです。
結論、業務の棚卸しを効率的に進めるには、棚卸しをはじめとする社内の情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、表を作成できるだけでなく、Excelで作成したファイルも添付可能なため、自社に合った方法で社内の情報を記録できます。また、「メッセージ機能」はノートに紐づいており、ほかの話題が混在しないため、社内メンバーとの円滑なやりとりが実現します。
業務を見える化して生産性を高めるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで業務の棚卸しをした例
Stockの「ノート」では、簡単に表を作成できるため、棚卸表の作成に便利です。また、ノートに記載した情報はリアルタイムでチームに共有されるため、業務の棚卸しに関する情報共有の手間がかかりません。
業務の棚卸しをするときのポイント
業務の棚卸しをするときのポイントは以下の通りです。
- 目的を共有する
- 多様な視点を取り入れる
業務の棚卸しをする目的を社内で共有しなければ、「業務内容を伝える手間がかかり、面倒」と感じる社員も出てきてしまい、円滑に棚卸しが進みません。そのため、業務の棚卸しをするときは、社員に目的を明確に伝えましょう。
棚卸しをするときは、ひとりで進めるのではなく、業務を担当している人や部門の意見を参考にし、多様な視点を取り入れましょう。こうすることで、ひとりでは浮かばなかった改善点を見つけ出すことができます。
以上の2つのポイントを踏まえれば、業務の棚卸しがスムーズに進むだけでなく、棚卸しの効果を最大限得られます。
業務改善に役立つ！棚卸し後に活用すべきフレームワーク3選
ここでは、業務の棚卸しを業務改善に活用するためのフレームワーク3選をご紹介します。業務の棚卸しをしたあとは、情報を整理し、以下のフレームワークを使って、業務の効率化を実現しましょう。
ECRS（イクルス）| 業務改善を効率的に実施するフレームワーク
ECRS（イクルス）とは、以下の言葉の頭文字を取ってつくられた業務改善のフレームワークです。
- Eliminate(排除)：無駄な作業・業務の排除
- Combine(結合)：類似した業務の結合
- Rearrange(入替え)：業務の手順・場所・担当者の入替え
- Simplify(簡素化)：作業の簡素化
棚卸しした業務の中に無駄な作業や類似した業務がないかを確認し、担当者によって業務負荷に偏りがあれば業務の手順や振り分けを変更したり、作業を簡素化したりして業務負荷の軽減を目指しましょう。
バリューチェーン分析｜業務フローの見直しに役立つフレームワーク
バリューチェーンとは、ビジネスのプロセスを「価値の連鎖」として捉える考え方を指します。
企業活動の一連の流れのうち、付加価値を生んでいる工程を把握し、自社の弱みや強みを分析するのに役立てます。また、分析によって、作業工数のわりに価値創造につながっていない無駄な業務フローが明らかになるので、効率的に業務改善が実施できるのです。
バリューチェーン分析を通して業務工程を可視化して、自社の強みを把握したうえで事業戦略を立て、業務フローを見直しましょう。
BPMN（ビジネスプロセスモデリング）｜業務フローを可視化する手法
BPMN（ビジネスプロセスモデリング）とは、「Business Process Modeling Notation（ビジネスプロセス・モデルと表記法）」の略称で、フローチャートを使って業務フローを図式化する国際標準の手法です。
BPMNは、使用する図や記号があらかじめ決められているので、社内で業務フローを整理するときも統一されたフォーマットを利用します。そのため、複数の部署が関わる作業工程でもスムーズに業務フローを可視化できるのです。
したがって、大きな規模の企業でも業務の流れを簡単に作成できるので、メンバー間で共通認識を持ちやすくなります。
業務を棚卸しするメリット・手順まとめ
これまで、業務を棚卸しするメリット・手順を中心にご紹介しました。
業務を棚卸しすると、自社の業務状況を把握できるので「社内リソースの活用」や「属人化の防止」が可能になります。そのため、棚卸しを実施するときは、実施範囲を決定してフォーマットを作成し、担当者へのヒアリングを実施し、記録を残しましょう。
一方で、業務の棚卸しは定期的に実施しなくてはならないので、棚卸しした業務の記録を見返せる情報共有の仕組みが欠かせません。そこで、「全社員が使いやすい情報共有ツール」を導入すれば、業務の情報を簡単に共有し、スムーズに業務改善にも取り組めます。
結論、効率的に業務の棚卸しを進めるには、社内情報の管理・共有が簡単で、目的の情報の即アクセス可能なツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有の仕組みをつくって業務の棚卸しを進めましょう。
