作業指示書は、従業員がスムーズに作業を進めていくうえではもちろん、取引先の会社に指示するときにも活用されます。作業指示書があればミスを予防できるうえ、工程の見直しにも役立つのです。
しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるため、「作業指示書をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書に必要な項目やおすすめのテンプレートを中心に紹介します。
- 作業指示書の作り方を知りたい
- 作業指示書の作成に役立つテンプレートを把握したい
- 作業指示書の共有・管理にも便利なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書を作成できるだけでなく、作成した指示書を見やすく整理して運用する方法も見つかります。
目次
作業指示書とは
作業指示書とは、業務の手順や作業連絡に関わる事項を分かりやすくまとめた文書のことです。以下では、作業指示書を作成する必要性や作業手順書との違いについて解説します。
【作成は義務？】作業指示書の必要性
指示書をもとに作業を進める目的には、以下の4つが挙げられます。
- 作業を確実かつ効率的に進めるため
- 作業内容を記録・管理し、ミスを防止するため
- 重要事項を現場に周知するため
- 安全または衛生面から、法的な根拠に従って作業をするため
また、作業指示書の作成は法的に義務付けられてはいません。ただし、労働安全衛生法第35条では、事業者は労働者が従事する業務に関する必要な事項について教育する義務があると定めており、その中に「作業手順に関すること」という項目があります。
「作業手順に関すること」を指示書なしで教育することは可能ですが、口頭の伝達では様式や内容に不備が生じやすく、作業に悪影響を及ぼしトラブルの原因となります。そこで、業務を適切に進めるために作業指示書を作成する必要があるのです。
作業指示書と作業手順書の違い
指示書と手順書は作成する目的も内容も異なります。
指示書は作業の割り当てや進行する方法など、”作業連絡に関わる事項をまとめた文書”であるのに対して、手順書は作業を実際に進めるための”具体的な手順や方法を示す文書”です。
つまり、指示書と手順書は全くの別物ですが、どちらも作業を円滑に進めるために欠かせません。そのため、両方を上手く活用しながら、業務効率化を図りましょう。
3ステップ｜作業指示書の作り方・書く内容とは
以下では、作業指示書の作り方・書く内容をご紹介します。業界や業種によって様式や内容は異なりますが、一般的な作り方を確認しておきましょう。
ステップ1｜基本項目を押さえる
まず、作業指示書に記載する基本項目を押さえましょう。以下の項目は汎用性が高いため、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。
| ＜必要な項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
作業の名称 |
実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。 |
|
期間と日時 |
作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。 |
|
担当者名 |
誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。 |
|
依頼者名 |
工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。 |
|
作業時間 |
あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。 |
|
作業場所 |
たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。 |
指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に確認しましょう。
ステップ2｜作業内容を記載する
次に、作業内容として「やるべきことや手順」を明記します。
実際に取り組む作業やその手順に関する情報は、指示を出したい相手へ的確に伝える必要があります。記載内容が抽象的だったり、冗長な文章になったりすると、指示書を読んだ人が認識を誤り、トラブルに発展する恐れもあります。
そのため、箇条書きなどを用いて見やすい文章構成を意識し、理解しやすい内容にすることが重要です。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、表や箇条書き、チェックリストなど、多様な形式で見やすく情報を残すことができます。
ステップ3｜作業予定を記載する
最後に、作業予定として「実施する作業のスケジュール」を記載します。
作業担当者への指示に加えて、作業に携わるメンバーにも併せて説明すれば、「どの程度の規模やスケジュールで進める作業か」を伝えられます。このように、作業予定を詳細に残しておけば、予定と実績が大きくかけ離れることがなくなるのです。
また、複数人での作業を効率化するために、指示書に紐づけてやりとりできるツールを活用すると、「誰が何をしているのか」「どの工程が未着手なのか」を確認しやすくなります。
【Excel/Word】作業指示書の無料テンプレート・フォーマット5選
以下では、作業指示書の無料テンプレート・フォーマット5選をご紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。
（1）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート
こちらは「テンプレート祭り」が提供する、作業指示書の雛形です。
作業時間を指定できる項目があるうえ、作業の責任者や人員、注意点も残せます。各作業の簡単な概要を一目で把握できる点が便利です。
（2）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート
こちらは「フリーテンプレート」の作業指示書に関する雛形です。
製造業において重要な「使用する治具・計器」の項目があらかじめ用意されているため、抜け漏れの心配がありません。また、備考欄に正しい使い方やメンテナンス方法も記載できる点も便利です。
（3）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート
こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。
製品コードや製品名を書き込む項目を修正すれば、あらゆる職種や目的で使える項目が揃っています。指示書1枚でひとつの作業の一連の流れやポイントを分かりやすくまとめられる点が特徴です。
（4）Word｜画像や図が入れやすい指示書テンプレート
こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。
画像や図も入れやすいように、項目を細かく設けず余白が多い点が特徴です。作業を進めるうえで、機械の操作を分かりやすく示したい場合に役立ちます。
（5）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/フォーマット
以下は、コピペしてそのまま製造業で使える作業指示書のテンプレートです。
作業指示書
発行日 令和〇年〇月〇日
現場責任者 〇〇 〇〇
緊急連絡先 090-XXXX-XXXX
＜作業工程・分類＞
＜製造スケジュール＞
- 製造期間：令和〇年〇月〇日~令和〇年〇月〇日
- 納期：令和〇年〇月〇日
＜作業手順＞
- あああ
- あああ
- あああ
＜使用する器具＞
- 使用する目的：〇〇するため
- 使い方：あああ
- 注意事項：あああ
＜備考＞
ただし、作業指示書をすぐに作成できる環境が整っていなければ、現場で活用することができません。したがって、スマホやタブレットでも、テンプレートを呼び起こして作成できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
Excel/Wordの作業指示書の注意点
ここでは、Excel/Wordの作業指示書の注意点をご紹介します。ExcelやWordはテンプレートが豊富にある反面、以下の注意点があるため必見です。
（1）ファイル管理が煩雑化する
1つ目は、ファイル管理が煩雑化する点です。
ExcelやWordのファイルは、個人でそれぞれ管理する必要がありますが、ファイルが増えていくと整理できず、管理が煩雑化します。また、ファイルを開くまで中身を判別できず、検索性が悪いです。
結果、「ファイルが入り乱れて目的の作業指示書が見つけられない」といった事態になりかねません。そのため、作業指示書は「情報の一元管理」や「検索性」に長けたツール上で作成・管理するようにしましょう。
（2）共有に手間がかかる
２つ目は、共有に手間がかかる点です。
作業指示書は、業務フローが変わるたびに情報を更新し、迅速に社内で共有することが重要です。しかし、ExcelやWordで作成した作業指示書は、メールなどの別ツールを経由して共有する必要があるので、スムーズな共有が実現しません。
そこで、作業指示書の作成・共有が円滑になるよう環境を整えるべきです。たとえば、「情報を記録した瞬間に更新・共有されるツール」であれば、情報更新と共有の作業が迅速になり、ストレスになりません。
（3）スマホでの利用に不向き
3つ目は、スマホでの利用に不向きな点です。
とくに建設業や製造業では、オフィス外からスマホで作業指示書を開く機会が多くあります。しかし、ExcelやWordはスマホの小さい画面では非常に見づらいため、指示書の内容をスムーズに確認できないほか、誤タップを誘発してしまいます。
したがって、オフィス外から情報を確認する機会が多い方は、スマホからでも快適に作業指示書を確認できる体制を整えましょう。たとえば、スマホの小さい画面での表示にも最適化されている「Stock」のようなツールであれば、ストレスなく使えます。
作業指示書の作成・共有・管理が完結するツール
以下では、作業指示書の作成・共有・管理が完結するツールをご紹介します。
ExcelやWordのテンプレートは、指示書の作成に便利ですが、ファイルが膨大になると、適切な管理が難しくなり、目的の指示書をすぐに見つけ出せません。また、情報を更新するたびに社内で共有する必要がありますが、ファイルでの共有は手間がかかります。
そこで、「更新すると即共有され、必要な情報にアクセスしやすい情報共有ツール」を導入すれば、指示書を一カ所に集約して管理できます。ただし、シンプルな操作性でなければ、ツールが社内に浸透せず、作業指示書が適切に運用されません。
結論、現場に導入すべきなのは、指示書をはじめとした社内情報をリアルタイムで共有・管理し、直感的に操作できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、登録したテンプレートを「ノート」に呼び出し、そのまま情報を記録できます。また、ノートに記録した情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されるため、迅速な情報共有が実現します。
社内情報の運用・管理に最適な情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作業指示書を作成・管理した例＞
以下の2つの機能を使えば、Stockで簡単に作業手順書を作成・管理できます。
- テンプレート機能
- フォルダ＆検索機能
あらかじめ作業手順書のフォーマットをテンプレートに登録しておけば、一から作業手順書を作成する手間を省けます。また、作成したテンプレートは必要に応じて自由に項目を追加・修正可能です。
Stockでは、2階層のフォルダでノートを管理できるため、社内の情報が散在するのを防ぎます。また、キーワードを入力するだけで、ノートのタイトルやノート内の情報まで検索可能なので、目的の作業手順書にアクセスしやすいです。
建設業の作業指示書に必要な3つの項目
以下では、建設業の作業指示書に必要な3つの項目をご紹介します。建設業に携わっている方は以下の項目を把握し、適切な作業指示書を作成しましょう。
（1）作業間連絡事項
まず、作業間連絡事項には、話し合いで決まったことを書きます。
作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに「認識の齟齬」や「作業の停滞」を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。
そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。
（2）元請安全指示事項
次に、元請安全指示事項は、元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。
元請会社には、下請け会社に対する「安全配慮義務」や「使用者責任」があります。そのため、安全管理の不備により現場で事故が起これば、元請会社は損害賠償を支払わなければなりません。
以上のことから、作業過程や使用機材などに関して、詳細な情報を記録しておく必要があるのです。
（3）追加の可能性がある項目
最後に、建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。おもな例として以下の内容が挙げられます。
- 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数
- 現場検査や立ち会い予定
現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。
機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。
しかし、WordやExcelで指示書を管理する場合、都度ファイルを開くのは面倒なため更新を怠りがちです。そのため、「Stock」のような「ノート形式で直接、情報を確認・更新できるITツール」で、急な変更にも迅速に対応できるようにしましょう。
製造業の作業指示書に必要な3つの項目
以下では、製造業の作業指示書に必要な3つの項目をご紹介します。製造業の方は、指示書を作成するときに以下の項目に漏れがないよう注意しましょう。
（1）製造における責任者
まず、製造における責任者名を記載しましょう。
万が一トラブルが発生した場合、現場の責任者が不明であれば、従業員は誰に報告すべきか分からなくなってしまいます。その結果、早急に報告すべき連絡を後回しにして、大きなトラブルに発展してしまうのです。
そのため、指示書には責任者名はもちろん、緊急時にすぐ連絡できるように電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくことが大切です。
（2）製造スケジュール
次に、製造業の作業指示書には製造スケジュールの記載も必須です。
仮に、従業員が納期日を勘違いしていると「まだ、時間に余裕があるから」とほかの作業を優先してしまい、計画通りに進まなくなってしまいます。その結果、期日が近づいてから慌てることになり、作業ミスやトラブルに繋がる可能性があります。
そのため、作業指示書には製造にかかる期間や納期日など、製造スケジュールを明確に書き記すようにしましょう。
（3）作業機器の扱い方
最後に、作業機器や工具の使い方も記載しましょう。
製造現場には、手軽に扱える機器から大掛かりな機器までさまざまな機材があります。万が一、作業機器ごとの正しい使い方やメンテナンス方法を理解できていなければ、業務効率を低下させるだけでなく、大きな事故につながりかねません。
そのため、従業員一人ひとりが適切に機器を扱えるように「作業機器の扱い方」を製造指示書に必ず記載しましょう。たとえば、写真や動画も残せる「Stock」のようなアプリを使えば、全従業員が理解できるわかりやすい指示書を作成できます。
作業指示書の書き方のコツ2選
以下では、作業指示書の書き方のコツ2選をご紹介します。テンプレートを使って体裁を整えられても、内容がまとまっていない指示書では、読まれなくなってしまいため、以下のコツを把握し取り入れましょう。
（1）5W1Hを意識して記載する
1つ目は、「5W1Hを意識して記載する」です。
作業指示書は、作業を正しく安全に進めるうえで重要な書類であり、記載項目に抜け漏れがないように作成する必要があります。もし記載内容に不備があった場合、作業の遅延やトラブルを引き起こす恐れがあるのです。
そのため、作業指示書を作成するときは、常に「5W1H」に照らし合わせながら内容を記載し、情報の不足がないように心がけましょう。
（2）難しい専門用語の使用は避ける
2つ目は、「難しい専門用語の使用は避ける」です。
作業指示書は、業務に携わる幅広い従業員に共有される資料です。そのため、難しい専門用語を用いて記載すると、経験の浅い新人や、提携先企業の従業員に内容が適切に伝わらない可能性があります。
したがって、作業指示書は、誰でも内容を理解できる言い回しで記載するようにしましょう。また、やむを得ず専門用語を使用する必要がある場合は、別途「専門用語の一覧」を作成しておき、従業員が学習できる環境を整えることが大切です。
作業指示書の項目やテンプレートまとめ
ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心に紹介しました。
作業指示書には依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。また、作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。
そこで、「テンプレート機能を備えつつ、フォルダで管理できる情報共有ツール」を活用すべきです。ただし、誰でも簡単に必要な情報にアクセスできなければ、作業指示書が適切に活用されません。
結論、作業指示書の運用には、テンプレートで簡単に作業指示書を作成し、直感的な操作で管理・検索できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、作業指示書の作成・管理にかかる手間を解消しましょう。
