OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」「社員にかかる業務負担を軽減できる」などのメリットがあります。
しかし、OA化に取り組んでも一部の社員にしか浸透せず、結果として失敗に終わるケースも少なくありません。そのため、「自社の業務をOA化したいが、デジタルが苦手な社員も多いので進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OA化の概要とついていけない理由を中心に解説します。
- 一部の社員しかOA化についていけていない
- OA化についていけない原因や対策を把握して実行に移したい
- 社内OAの実現に貢献するシステムを知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、OA化の概要だけでなく、OA化を成功させるために必要なことまでわかります。
目次
OA化とは
ここでは、OA化の意味や混同されやすい用語との違いを解説します。「OA化は聞いたことがあるが、具体的に何を指すのか」までは分からない方は必見です。
職場のOA化とは
OA化はOffice Automationの略称であり「事務などのオフィスの定型業務を自動化すること」を指します。
OA化の具体例には、元々は紙で管理していた契約書をデジタルデータにしたり、契約書の作成業務を自動化したりすることが挙げられます。こうした書類管理や作成といった事務的な業務の工数を減らし、効率化を進めるのがOA化の目的です。
このように、OA化とは事務作業をデジタル化・自動化することを意味します。そのため、OA化すると業務の効率性と生産性の飛躍的な向上が期待できるのです。
IT化とOA化の違い
IT化とOA化の違いは、業務効率化する範囲です。
まず、IT化はInfornation Technologyの略称で「情報技術（IT）を活用して、業務やビジネスプロセスを改善・変革すること」を指します。そのため、業務効率化される範囲が、企業や業界全体と広範囲にわたります。
一方で、OA化は「オフィスの業務を自動化・効率化すること」であり、業務効率化されるのは対象となるオフィス内のみです。このように、IT化とOA化では実行の規模が異なるため、使い分けには注意しましょう。
FA化とOA化の違い
FA化とOA化は、業務が効率化される業務が異なります。
FA化とはFactory Automationの略称で、「工場での作業を自動化すること」を意味します。たとえば、かつては目視で実施されていた不良品の見極めをAIによって自動化することなどが挙げられます。
一方で、OA化は「オフィスの事務作業を自動化すること」を指します。そのため、両者は自動化する対象が「工場での作業」か「オフィスでの事務作業」かで区別が可能です。
OA化のメリット
ここでは、OA化のメリットを解説します。OA化に成功した企業は、以下の3つのメリットを常に受けながら業務を進めています。
- 業務がスムーズに完了する
- 時間や場所を問わず業務を進められる
- 人手不足を解消できる
OA化で事務的な業務を自動化できるので、業務時間を短縮できます。結果として、他の重要な業務に時間を充てられるようになり、円滑に業務を進められます。
OA化が実現すれば、オンライン上で仕事を進められます。そのため、インターネット環境さえあれば業務を進められるようになり、移動時間や隙間時間を有効活用できます。
OA化によって一部の定型業務を自動化できます。結果、各業務に必要な人数を絞れるようになり、少ない人数でも仕事を回せるようになるのです。
OA化が実現すれば、上記の3つのメリットが得られます。そのため、「社員の業務負担の軽減」や「人手不足の解消」を目指している企業は、早急にOA化に取り組むべきなのです。
OA化のデメリット
OA化のデメリットには以下の2点があります。OA化する前にどういう懸念事項があるか確認しておくべきです。
- 従来の業務プロセスを一新する必要がある
- 社内に定着できない恐れがある
業務を自動化するには新たなツールを導入する必要があるため、業務プロセスが大幅に変更されます。そのため、ITに不慣れな社員がいる職場では心理的な抵抗や、新たな業務プロセスに慣れるまで一時的な生産性の低下が生じる可能性があります。
ツールを導入しても社内に定着しないというリスクがあります。たとえば、機能が複雑すぎるツールを選んだ場合、従業員は使いこなせず元の業務プロセスに逆戻りしてしまうことがあります。
以上のように、OA化のためにツールを導入したとしても、多機能で使いづらいものでは業務効率がかえって悪化してしまいます。そのため、OA化には、ITスキルの有無に関係なく、誰でも簡単に使える「Stock」のようなツールを導入するのが効果的です。
OA化で業務改善できる事例4選
ここでは、OA化で業務改善できる事例を4つ紹介します。
- 書類作成の自動化
- ペーパーレス化
- タスク配分の一元化
- 社内・社外との情報共有
テンプレート機能などで書類作成にかかる時間を削減すれば、業務スピードの向上や残業の減少に貢献できます。また、今までよりもコア業務に多くの時間を割けられるので、利益の向上も見込めるのです。
業務に関する書類をシステムで管理すると、書類の管理スペースが不要になるうえ、情報漏えいやデータ消失のリスクを下げられます。
タスクの進捗状況を見える化すれば、特定の社員に業務が偏るのを防止でき、プロジェクトなどを予定通りに進めやすくなります。
情報へのアクセスが容易になるため、メンバー間のコミュニケーションやナレッジ共有などが活発になります。また、情報がテキストとして残るので、「言った・言ってない」などのトラブルが起こる事態を解消できるのです。
このように、OA化による恩恵は多岐に渡り、業務を効率化するには不可欠です。
OA化についていけない3つの理由と対策
ここでは、社員がOA化についていけない3つの理由と対策を紹介します。以下を参考に、OA化の波に乗り遅れないための必要なポイントを理解しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
OA化についていけない理由のひとつとして、デジタル用語が難しい点があります。
文化庁が公表した平成29年度 国語に関する世論調査によると「カタカナの意味が分からずに困ることがある」と答えた割合は83.5%を占めています。このことからカタカナが苦手な人は非常に多いことが分かります。
しかし、ツールに出てくるデジタル用語のほとんどは、カタカナやアルファベットの頭文字なのです。そこで、OA化に取り組むときは、事前に「デジタル用語の講習会」を開くなどして、主要な語句を社内に周知させたうえで進めることが大切です。
（2）初期設定の負担が重い
OA化についていけない理由には、初期設定の負担の重さも関係しています。
OA化を進めるうえでは「情報漏えい」や「不正アクセス」などのリスクがないように、メンバーの権限設定や情報構造を整えることが重要です。しかし、導入担当者が運用設計を考えるのは、負荷が大きく、導入が頓挫しやすいと言えます。
結果、ツールの運用が見送られ、「OA化についていけない」と感じてしまうのです。そのため、オンライン上で導入相談ができる「Stock」のようなツールを選び、スモールチームから開始して段階的な導入を目指しましょう。
（3）ツールの使い方を理解できない
社員がツールの使い方を理解できない点も、OA化についていけない理由の一つです。
OA化を成功させるには、社員全員が業務効率化のためのツールをしっかりと使いこなせなければ意味がありません。一人でもツールを使いこなせない人がいると、進捗に差が生まれ誰かしらフォローにまわるなどの手間が発生してしまうためです。
そこで、全員がツールを使いこなせるように、使い方をレクチャーする必要があります。しかし、都度レクチャーすると膨大なコストがかかるため、あまり説明せずとも簡単に使いこなせるツールを最初から選ぶのも一つの手です。
社内のOA化を実現するツール
以下では、社内のOA化を実現するツールを紹介します。
社内でOA化すると、従来の業務プロセスが劇的に変化するため、ITに詳しくない社員はむしろ業務の効率を大幅に落としてしまいます。結果、OA化のためのツールも次第に社内で使われなくなり、無駄なコストになりうるのです。
そこで、社内のOA化のためには「全社員が直感的に使えるほど、操作が簡単なツール」を選びましょう。とくに、複数ツールを横断すると、情報が散らばりやすく使いこなすのが難しいので、必要な機能が集約されているツールだと社内で浸透しやすいです。
結論、自社のOA化に必要なのは、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、あらゆる情報を簡単にまとめられるだけでなく「フォルダ」ごとに管理できるため、情報が社内に散在するのを防げます。また、各ノートに紐づいた「メッセージ」でやりとりが可能なため、過去の連絡もすぐに確認できるのです。
業務に必要な機能を過不足なく備えたツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのテンプレート機能を用いて会計報告書を作成する例＞
以下の画像は、Stockのテンプレート機能を使って、会計報告書を作成するときの例です。
Stockでは、画像のように「テンプレート機能」で即座に定型文を呼び起こせるので、書類作成の時間を削減できます。また、各ノートを「フォルダ」で管理し、ノートに紐づいた「メッセージ」でやり取りできるため、情報が散らばらずに社内のOA化を促せます。
OA化についていけない理由まとめ
ここまで、OA化の概要やついていけない理由を紹介しました。
OA化には「業務にかかる時間を短縮できる」などの多くのメリットがあります。一方で、「デジタル用語の難しさ」「初期設定の負担の重さ」「ツール理解の低さ」が原因でOA化についていけないと感じる社員も多数います。
しかし、社員一人でもOA化に適応できていないと、全体としての効率は上がりません。そこで、ITスキルの有無を問わず、使い方を直感的に理解できて、必要な機能を過不足なく備えたツールの導入が望ましいです。
結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単に使えて、トラブルなどの問い合わせにも即座に対応可能なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内文書をデジタル化して、OA化を成功させましょう。
