社内のマニュアルや手順書を効率的に管理することは、業務の円滑化や新人教育において欠かせません。しかし、WordやExcel、共有フォルダでマニュアルを管理していると、「最新版がどれかわからない」「必要な情報をすぐに見つけられない」といった課題が起こりやすいのが現実です。
マニュアルを整理するためにツールを導入したくても、「複雑なツールは使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを誰でも簡単に作成・編集・検索できる方法や、実際の活用事例を中心にご紹介します。
- マニュアルをWord・Excel・共有フォルダで管理していて、限界を感じている
- ITツールに詳しくないメンバーが多く、複雑な社内Wikiやチャットは避けたい
- 「Stock」の名前は知っているが、マニュアル用途での使い方や事例が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアル管理の課題を解消し、誰でも迷わずマニュアルを作成・検索できる環境を整えることができます。
目次
マニュアル管理における課題
マニュアル管理の課題は、情報が散在してしまい、必要な内容をすぐに見つけられない点にあります。
マニュアルは業務の標準化や新人教育に不可欠です。しかし、WordやExcelで作成したファイルを共有フォルダで管理している場合、複数人が編集するとバージョンが分かれてしまうため、古い情報を誤って参照するリスクがあります。また、内容確認のたびに1つずつファイルを開く手間もかかります。
そのため、マニュアルを有効に活用するには、情報が一元管理され、横断的に検索できる仕組みが必要です。誰でも迷わず更新・参照できる環境であれば、マニュアルは日常業務で活用されるようになります。
マニュアルを簡単に作成・検索できるツール
以下では、マニュアルを誰でも簡単に作成・検索できるツールをご紹介します。
WordやExcelで作成したマニュアルを共有フォルダで管理していると、「どのフォルダに入っているかわからない」「ファイルを1つずつ開かないと中身が確認できない」といった課題が発生しやすいです。ファイル単位の管理では、内容を横断的に検索できないため、必要な情報をすぐに見つけられません。
そこで重要なのが、「マニュアルを簡単に残せる機能」と「探す手間を最小限にできる検索性」を備えていることです。ITに詳しくないメンバーでも直感的に内容を更新でき、探し方に迷わない環境であれば、マニュアルは日常的に活用されるようになります。
結論、マニュアル管理に最適なのは、ファイル管理では難しい横断的な検索ができ、情報をノート形式で蓄積できる情報共有ツール「Stock」一択です。
「Stock」は、「ノート」に直接マニュアルを書き残せるため、これまでWordやExcelで作成した内容をコピペするだけで管理できます。また、フォルダやタイトル、本文、ファイル名まで絞り込んで検索できるので、必要なマニュアルをすぐに見つけられます。
ITに詳しくない人でも使えるマニュアル管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でマニュアルを作成する方法
「Stock」では、誰でも簡単にマニュアルを作成・蓄積できます。
「Stock」のノートに直接マニュアルを記載したり、既存のWordやExcelの内容をコピペで簡単に移行したりすることも可能です。箇条書きや表、チェックリストといった装飾も揃っており、視覚的にわかりやすいマニュアルを整備でき、日常業務で活用しやすくなります。
そのため、「Stock」を使えば、情報を一元管理しながら、誰でも直感的にマニュアルを作成・管理しやすい環境を整えられるのです。
「Stock」でマニュアルを検索する方法
「Stock」では、フォルダをまたいでマニュアルを横断的に検索できるため、「どの部署のフォルダに保存したか分からない」といった場合でも、キーワードを入力するだけで該当するノートをまとめて探し出せます。
さらに、検索時にはタイトルやタグで条件を絞り込むことも可能です。マニュアル名や業務名を整理しておけば、情報量が増えても迷わず目的のノートにたどり着けるため、日常業務の中でもストレスなくマニュアルを参照できます。
このように、「Stock」を活用すれば、マニュアルが増えても「探す手間」を最小限に抑えられ、必要な情報をすぐに活用できる環境を維持できるのです。
マニュアルを「Stock」で管理するときの便利機能
ここでは、マニュアルを「Stock」で管理する際に使える便利機能について解説します。マニュアルの管理から、日常での活用まで具体的なイメージが気になる方は必見です。
テキストを編集する機能
「Stock」のノートでは、太字や下線、マーカーなどの文字装飾を、画面下部のボタン操作で簡単に使えます。
重要な手順や注意点を強調したり、工程ごとに情報を整理したりできるため、マニュアルの内容を視覚的に分かりやすくまとめられます。Wordに近い操作感のため、ITツールに不慣れなスタッフでも迷わず編集できるのが特長です。
そのため、「どこが重要なのか分かりにくい」「文章が長くて読まれない」といったマニュアルの課題も解消しやすく、現場で実際に活用されるマニュアルを整備できます。
編集履歴を確認する機能
「Stock」では、ノートごとに編集履歴が自動で保存されるため、「いつ・誰が・どこを修正したのか」を後から確認できます。
編集履歴の確認画面では、編集前後の差分を確認したり、必要に応じて過去のバージョンへ戻したりすることも可能です。そのため、「念のため古いファイルを残しておく」「最新版・旧版をフォルダに併存させる」といった煩雑な運用は必要ありません。
このように、更新履歴を一元的に管理できることで、常に最新のマニュアルを安心して共有でき、誤った手順を参照してしまうリスクも防げます。結果として、マニュアル管理の属人化やバージョン混在の問題を解消できるのです。
マニュアルの共有範囲を設定できる機能
「Stock」では、フォルダごとに閲覧・編集できるメンバーを設定できるため、マニュアルの共有範囲を柔軟に管理できます。
たとえば、全社共通の業務マニュアルは全員が閲覧できるフォルダに、管理部門や特定部署向けの手順書は限られたメンバーのみがアクセスできるフォルダにまとめるといった運用が可能です。
共有範囲を明確に分けて管理することで、「誰にどのマニュアルを見せるべきか」で迷うことがなくなり、情報管理の安全性と分かりやすさの両立が実現します。
導入事例｜「Stock」でマニュアル管理している企業
ここでは、実際に「Stock」を使ってマニュアル管理している企業の事例を2つご紹介します。「Stock」によってどのような課題が解決されるのか気になる方は必見です。事例1｜クオーレ労務経営
クオーレ労務経営では、業務マニュアルをはじめとした社内情報を一元管理するために「Stock」を活用しています。
同事務所では、業務マニュアルや顧問先情報、給与計算に関する情報、最新の法令・通達など、日々扱う情報量が多く、従来はファイルサーバーを用いた管理に手間と煩雑さを感じていました。必要な情報にたどり着くまでに時間がかかり、情報共有の効率が課題となっていたのです。
そこで、知人の勧めをきっかけに「Stock」を導入し、事務所内でストックすべき情報をすべて「Stock」に集約する運用へと切り替えました。フォルダとノートを使って情報を整理し、誰でも迷わず必要な情報にアクセスできる体制を整えたのです。
その結果、業務マニュアルや顧問先情報へのアクセス性が改善し、情報共有にかかる時間と手間が削減されました。年齢やITリテラシーに関係なく、メンバー全員が使いこなせるようになり、社内の業務効率が明らかに改善されたと実感しています。
事例2｜新発田駅前ひらた内科クリニック
新発田駅前ひらた内科クリニックでは、院内マニュアルや業務に関する情報を統一・共有するために「Stock」を活用しています。
同クリニックでは、スタッフ数が増えるにつれて、手書きノートや対面での伝達による情報共有に限界を感じていました。特に、スタッフの働く時間が異なるため都度口頭で伝える必要がある、手書きのノートでは情報が正確に伝わらないといった課題が生じていたのです。
そこで、院内で使用する医療機器の操作方法や業務フロー、新人教育に関する手順など、マニュアル類をすべて「Stock」に集約する運用へ切り替えました。フォルダごとに内容を整理し、誰でも迷わずに情報にアクセスできる環境を整えたことが、「Stock」導入の大きな転機となりました。
その結果、働く時間が異なるスタッフがいても、全員がいつでも情報にアクセスできる環境が整ったのです。情報の伝達漏れや認識のズレといった悩みが解消され、スムーズな情報共有が可能になりました。
「Stock」におけるよくある質問
「Stock」でマニュアル管理する際のよくある質問は以下の2つです。
- 無料プランでもマニュアル管理はできますか？
- PDFや画像のマニュアルも保存できますか？
無料プランでもノートを使ってマニュアルを作成・保存できます。また、フォルダで整理したり、検索機能を使って必要な手順をすぐに探すことも可能です。
「Stock」では、PDFや画像ファイルをノートに添付できるため、既存の紙マニュアルをPDF化したものや、操作手順を撮影した画像などもまとめて管理できます。テキストのマニュアルとあわせて保存すれば、より分かりやすいマニュアル整備が可能です。
このように、「Stock」なら無料で使い始められて、既存・新規のマニュアルを簡単に管理できます。
「Stock」をマニュアル用途で使う方法のまとめ
これまで、「Stock」でマニュアルを作成・管理する方法や、実際の企業ので活用事例を中心にご紹介しました。
マニュアル管理では、「情報が分散して探しにくい」「更新されず形骸化する」「誰がどこまで把握しているのか分からない」といった課題が起こりがちです。これらを解消するには、誰でも迷わず記載・更新でき、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えることが重要です。
また、マニュアルは作成して終わりではなく、日々の業務の中で参照・更新され続けてこそ意味を持ちます。そのためには、部署や業務を横断して情報を整理でき、共有や検索がしやすい仕組みが欠かせません。
結論、マニュアルを一元管理し、誰でも簡単に作成・検索・更新できるツールは「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルが自然と使われ、業務がスムーズに回る状態を実現しましょう
