プロジェクトを進めるときには、各業務を円滑に進める必要があります。そのため、適切な人員配置や作業配分ができるかがプロジェクトの成功を左右するのです。
しかし、「社員の業務を調整しているものの配分が偏ってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務配分が偏ってしまう原因やリスク・改善策を中心にご紹介します。
- 業務配分が偏ってしまう原因が知りたい
- 業務配分を上手く管理したい
- 誰でも簡単に適切な業務配分を行えるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、業務配分の偏りが起きる原因やリスク・対策方法が分かるだけでなく、業務配分の見直しにおすすめのツールまで見つかります。
目次
業務配分とは
業務配分とは、組織目標達成のために業務全体を洗い出し、メンバーのスキル状況に合わせて最適な形で担当者へ割り振ることを指します。
業務配分が適切でないと、特定の人に仕事が集中したり、逆に手が空く人が出たりして、業務の遅延やミス、モチベーション低下を招く可能性があります。適切な業務配分は、限られた人員で成果を最大化するために欠かせません。
このように、業務の内容・量・難易度を考慮して人に仕事を割り当て、チーム全体の成果と働きやすさを両立させる取り組みが重要です。
役割分担と業務分担の違いとは
結論、役割分担は「チーム内での大きな役目や責任の分け方」、業務分担は「具体的な作業の分け方」と言えます。
役割分担は、チーム内での責任や役目を決めることを指し、誰が何を担当するのかを明確にするために行われます。たとえば、企画担当や連絡調整担当などの役職決定が挙げられます。
一方、業務分担は、具体的な仕事の内容や作業を割り振ることを指し、作業の効率化や負担軽減のために行われます。たとえば、資料作成のデータ集計やグラフ作成などの作業分けが挙げられます。
つまり、役割分担で「誰が責任を持つか」を決め、業務分担で「何をどう進めるか」を決める関係にあるのです。
業務配分・負担が偏る原因とは
業務配分が偏る最大の原因は、業務手順やノウハウが特定の人にしか分からないことにあります。
会社には、さまざま経験や職務経歴をもった社員がおり、専門的な知識やノウハウを社員が共通して持っているわけではありません。そのため、業務理解の深いベテラン社員や知識を持った社員のみ対応できる業務は、限られた人に偏ってしまいやすいのです。
ほかにも、業務量が適切に把握できていないことや、メンバー同士のコミュニケーションが活発でないことが原因として挙げられます。したがって、均等に業務を配分するには、情報を組織全体で共有する体制を整えることが必要です。
業務配分が偏る3つのリスク
ここでは、業務配分が偏る3つのリスクについて解説しています。業務配分が一部に集中すると、以下のデメリットが発生してしまうので対策が必要です。
（1）生産性が下がる
まずは、生産性が低下してしまいます。
業務配分に偏りがでると、負担の大きい社員が発生します。とくに、プロジェクトを進めている場合、多くの負担を抱えた社員の業務が遅れてしまうと、それが障害となり、関係者全員の業務が滞る可能性があるのです。
このように、業務の偏りを放置すると、チーム全体の進行に支障をきたすため、適切に配分することが重要です。
（2）離職率が高まる
次に、業務配分が偏っていると離職率が高まる原因になります。
業務が多い社員は多くの負担があるため、業務量に比例して抱えるストレスも多くなります。当人のキャパシティに見合わない業務量が続けば、職場環境の悪さから離職に繋がってしまうのです。
したがって、優秀な人材の流出を防ぐためにも、業務配分の改善が必要なのです。
（3）成長機会の格差が生まれる
最後に、成長機会の格差が生まれてしまいます。
ベテランやスキルのある”できる人”にだけ業務が集中してしまうと、一部の社員ばかりが経験を積むことになってしまいます。その結果、他の社員が成長機会を失ってしまうこととなるのです。
また、特定の社員が抜けた際に業務を引き継げる社員がおらず、業務が停滞する可能性もあります。
業務配分の偏りを改善する方法とは
以下では、業務配分の偏りを改善する方法について解説していきます。自社メンバーの業務の偏りを防ぎたい方は必見です。
マニュアルを整備する
業務を標準化するためには、マニュアルを整備しましょう。
マニュアルを作成すれば、誰でも業務手順がわかるようになるため、業務の属人化を防ぐことができます。また、手順を踏めば全員が正しく業務を進められるので、副次的に業務品質の均一化も実現可能になるのです。
ただし、マニュアルを作成しても、古いものを運用していると、日々変化する業務に対応できません。そのため、更新した情報が任意のメンバーに自動で共有されるITツールを活用し、マニュアルを更新をするのがおすすめです。
OJTを強化する
業務配分の偏りを改善するために、OJTを強化しましょう。
OJTを強化することで新入社員のスキルアップを促せば、業務を分散しやすくなるので、業務配分の偏りが改善されます。また、OJTを通して、先輩社員の持つ知識・ノウハウを共有すれば、業務の属人化防止にも繋がります。
業務を公平に割り振りやすくするために、OJTを強化しましょう。
業務配分の偏りを解消するのにおすすめの方法
以下では、業務配分の偏りを解消する方法をご紹介します。
業務配分の偏りを解消するためには、マニュアルの整備や知識の共有が重要です。なぜなら、業務の属人化が改善され、特定の社員のみに業務が振り分けられる事態を防げるからです。
そこで、社内情報の共有・管理に役立つITツールを使って、マニュアルを含む社内情報を共有しやすい環境を整えましょう。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず業務配分の偏りは解消されません。
したがって、あらゆる社内情報を簡単に共有・管理できるうえに、誰にとっても使いやすいツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に社内情報を直接書き込み、まとめておくことで、社員の全員が内容を確認できるようになり、知識の属人化を防ぐことができます。また、分からないことがあれば、ノートに紐づく「メッセージ」を使うと、即確かめられるのです。
属人化を防ぎ、社内情報を即共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務配分を改善する3つのメリット
以下では、業務配分を改善する3つのメリットについて解説していきます。業務配分を改善して生産性を上げたい方は必見です。
（1）メンバー同士でフォローができる
業務配分を可視化し、改善すれば、メンバー同士でフォローができます。
業務配分が偏る要因として、業務量をメンバー同士が把握しておらず、巻き取れない体制であることが挙げられます。そこで、担当する業務量を可視化すれば、担当者が不在の場合には他のメンバーが代わりにその業務を進められるのです。
近年ではリモートワークや在宅勤務など、多様な働き方が取り入れられています。そのため、どんな働き方でもメンバー同士で情報共有してフォローしあえるような状態を整えましょう。
（2）業務の漏れが防げる
次に、業務配分を改善すると業務の漏れが防げます。
業務配分が明確でない場合、配分に偏りが起きやすいだけでなく、業務の抜け漏れが発生しやすくなります。そこで、業務配分を可視化すれば、対応・未対応のタスクが明らかになるので、対応漏れに他のメンバーが気が付けます。
このように、複数人で進める業務は組織全体で管理して、業務配分の抜け漏れを防ぎましょう。
（3）業務に責任感が持てる
最後に、業務配分を改善すると、業務に責任感が持てます。
プロジェクト内の役割分担が明確になれば、各メンバーが自身の対応すべき業務を明確に意識できます。メンバーそれぞれの業務内容がお互いに分かるので、責任の所在も明らかになります。
そのため、不要なミスや無責任なタスクの遅れが減るのです。
使いやすい業務マニュアルのポイント
業務マニュアルを作成・管理する場合は、以下のポイントを意識すべきです。
- シンプルに書く
- 分かりやすい見た目にする
- 修正を繰り返す
冗長な文章では、何が言いたいのか分かりづらく、読まれなくなる可能性があります。そのため、伝えたいことを絞り、できるだけシンプルな表現を使いましょう。
文章の分かりやすさも重要ですが、見た目の分かりやすさもマニュアルにおいては重要です。文章のみで構成するのではなく、図や表を追加することで、視覚的に大切な情報を伝えられます。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、継続的に見直して修正する必要があります。業務や組織の変化に対応していないマニュアルは形骸化するので、定期的に内容は更新しましょう。
上記3つのポイントを踏まえて、マニュアル作成を進めましょう。
業務配分が偏る原因まとめ
これまで、業務配分が偏る原因やリスク、改善策を中心にご紹介しました。
業務配分が一部に集中すれば、チーム全体の生産性の低下や離職を招いてしまいます。また、業務が偏ってしまう原因のひとつである「属人化」を防ぐためには、マニュアルを運用して業務を標準化することが重要です。
ただし、メンバー同士のコミュニケーションが活発でなければ、業務が偏ってしまったときに巻き取ることができません。そこで、マニュアルの共有とともにコミュニケーションが取れるツールを選択しましょう。
結論、自社に導入すべきなのは、シンプルな操作性で簡単に社内情報を共有・管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務配分の偏りを解消しましょう。
