資料を作成するときに起こりがちな「データや情報の入力ミス」は、業務だけでなくセキュリティの観点でも大きなトラブルの原因になります。そのため、仕事の進め方を工夫し入力ミスをなくす対策を取る必要があるのです。
しかし、仕事の入力ミスを対策したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、入力ミスの防止方法や起きる原因・リスクを中心にご紹介します。
- 入力ミスが起きる原因を知りたい
- 入力ミスを減らす対策を把握し、社内に導入したい
- 入力ミスを減らし、業務を効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、入力ミスが生まれる背景や具体的な予防方法が分かります。
目次
入力ミスが起きる原因
ここでは、入力ミスが起きる原因を解説します。以下の原因を押さえて、自社での対策に役立てましょう。
（1）集中力の低下
入力ミスのおもな原因として、従業員の集中力低下によるヒューマンエラーがあります。
データの入力作業は手作業で進める場合が多いです。しかし、業務過多による疲労で入力に集中できなければ、タイプミスや数字の転記ミス、誤った情報の入力などが起きてしまうのです。
このように、従業員の仕事を平等に分配しなければ、疲労で集中力が低下しやすくなります。そのため、ヒューマンエラーを減らすには、適切に業務を分担し、従業員の集中力低下を予防しましょう。
（2）作業体制の不備
入力作業における業務の進め方が不適切な状態も、ミスが起きる原因となります。
たとえば、発注業務の作業手順が曖昧では、入力担当者がミスを起こしやすくなるうえ、確認作業が円滑に進まなくなってしまいます。また、ヒューマンエラーによるミスを完全になくすのは難しいため、確認作業が属人化している状態も適切とは言えません。
そこで、「業務フローの見直し」や「作業のマニュアル化」「チェックリストの作成」に取り組めば、無駄の少ない業務手順を整えられるので、ミスの予防につながります。
（3）情報の誤認
情報が錯綜していると、入力すべき情報を誤認するケースが起こりやすいです。具体的には、情報が錯綜しやすい組織では、以下の現象が生じています。
- 記録を残す場所が決まっておらず、Excelや紙に情報が分散している
- ファイル管理が煩雑になっており、必要なデータへのアクセス性が低い
とくに、適切に情報が管理されていないと、参照元の内容が古く、誤ったデータを入力するリスクが高まります。そこで、たとえば「Stock」のようなITツールを活用すれば、情報をリアルタイムで更新・共有可能なため、常に最新の情報を参照できます。
【注意】入力ミスによって発生するリスクとは
ここでは、入力ミスによって発生するリスクを解説します。入力ミスの対策を確実にしなければ、以下のリスクが発生する可能性があるので注意が必要です。
受発注時のトラブル
受発注時に受発注内容や金額に入力ミスが生じると、重大なトラブルにつながります。
入力ミスに気づかず誤った情報で取引先とやりとりすると、業務上で大きな損害の発生につながります。たとえば、「受注商品の金額を誤り、取引先とトラブルになる」「アポイントの日程を誤って記載し、取引先担当者の時間を奪う」などです。
受発注時の入力ミスは、ビジネスにおける信用の失墜を招くリスクがあるため、とくに慎重に入力作業を実施しなければなりません。
社内情報の漏えい
入力ミスが社内情報の漏えいにつながる恐れもあります。
たとえば、「データの共有相手を間違える」「他社に送るファイルを誤って記載する」などのミスが発生すると、機密情報が社外に漏れる可能性があります。そのため、メールを使って情報共有をするときは、宛先や添付ファイルを送信前に見直しましょう。
また、メールに送る内容をメモツールなどで下書きをし、見直しをすれば入力ミスや誤送信を防げます。
ヒューマンエラーによる入力ミスを減らす対策法
ここでは、ヒューマンエラーによる入力ミスを減らす対策法をご紹介します。入力ミスの発生予防に成功している企業は、以下の対策を講じているのです。
（1）ダブルチェックする
ダブルチェックは、データ入力におけるヒューマンエラーを減少させる有効な手段です。
具体的には、一人がデータを入力し見直しまで実施したあと、別の一人がそのデータを再確認する機会を設けます。これにより、最初の入力者が見落としてしまったミスや誤りを発見しやすくなります。
ただし、ダブルチェックは人による確認であることに変わりないため、入力ミスが起こる可能性がゼロではない点に注意しましょう。
（2）確認作業をマニュアル化する
入力したデータの確認作業のチェックリストを作成し、マニュアル化すると、ヒューマンエラーによる入力ミスを防止しやすくなります。
マニュアルを作成するときは、ダブルチェックのルールを定めたり、確認すべき項目をまとめたりして対応内容を明確にしましょう。重要なのは、マニュアルが複雑化しないように、シンプルに対応内容をまとめることです。
ただし、紙やExcelのマニュアルは、個人での管理に手間がかかるほか、更新してもすぐに共有できません。そこで、たとえば「Stock」のような情報共有ツールであれば、更新した情報がリアルタイムで共有されるため、チームでの情報管理・共有に役立ちます。
（3）社内DXを促進する
入力ミスを防止する方法として、社内のDXを促進することも有効です。
紙やExcelの代わりにITツールを導入すれば、従来人の手で対応していた業務を自動化できるので、ヒューマンエラーを減らせます。また、昨今ではOCR（文字認識機能）で書類の文字を校閲してくれる無料ツールもあるので、誤字脱字の防止に役立ちます。
ただし、社内DXを促進する場合、金銭的コストや時間的コストがかかるので、長期的な運用を見据えて導入しましょう。
【必見】入力ミスを減らして作業を効率化するのに最適なツール
以下では、入力ミスを減らして、作業を効率化するのに最適なツールをご紹介します。
入力ミスを確実に防止するには、チェックリストやマニュアルを作成し、いつでも参照できるよう社内で管理・共有しておく必要があります。また、ダブルチェックのタスクやチェックリストも管理できると抜け漏れがなくせます。
そこで、チェックリストやマニュアルを簡単に作成でき、タスク管理も可能なツールを導入しましょう。ただし、管理や共有に手間がかかっては、社内で効果的にマニュアルを運用できません。
結論、自社で導入するべきは、マニュアルをはじめとした社内情報の管理・共有が円滑で、タスク設定も可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、チェックリストを作れるため、見直し作業を社内に定着させるのに役立ちます。また、「タスク機能」を使って、二重チェックをほかのメンバーにタスク化することも可能なため、確実に入力ミスを防ぐのに便利です。
最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで確認作業をマニュアル化する方法
Stockのノートでは、以下のようにチェックリストを作れるため、社員が確認作業を怠るのを防げます。
また、自分だけでなく、ほかのメンバーにもタスク設定ができるため、依頼されたメンバーはダブルチェックを忘れる心配がありません。
仕事でデータ入力ミスが多い人の特徴
ここでは、仕事でデータ入力ミスが多い人の特徴を解説します。以下の原因を自身や周囲の人に照らし合わせて対策に役立てましょう。
（1）入力したものを読み返さない
入力ミスが多い人の特徴として、自分が入力した内容を読み返さないことが挙げられます。
日本語は同音異義語が多く、正しい漢字ではないものを間違って覚えていたり、漢字の変換ミスをしたりするケースがあります。また、文字入力時に出てくる自動予測変換によって、意図とは違う内容を記載してしまう場合もあるのです。
したがって、入力ミスが多い場合は、入力後に間違えていないか確認するチェック項目を設けるようにしましょう。
（2）タイピングが苦手
入力ミスが多い人の特徴として、パソコンでのタイピングが苦手な点が挙げられます。
スマホの普及により、パソコンのキーボードでの文字入力の機会が減少しているので、最近では若者の中にもタイピングが苦手な人がいます。たとえば、画面とキーボードを交互に見ながら打つと、タイプミスによる誤字や変換ミスが発生しやすいのです。
とくに、数字を入力するときには「6」と「9」の打ち間違いが発生していないかなど慎重に確認しましょう。タイピングが苦手な新入社員には、タイピングの練習を業務に取り入れる方法も有効です。
（3）焦って対応している
焦って対応している点も、入力ミスが多い人の特徴のひとつです。
入力するデータの量が多い場合、決められた時間内に終わらない不安から焦って対応し、入力ミスが発生するケースがあります。作業量が多くても、データ入力者はやるべきことを整理し、落ち着いて業務に取り組みましょう。
管理者側は、入力が必要なデータ量に対して「明らかに短い作業時間を設定していないか」「適切な人数を割り当てているか」に注意が必要です。入力ミスを誘発しないように、データ入力者の業務量を正しくマネジメントしましょう。
入力ミスをなくす対策方法まとめ
これまで、入力ミスが起きる原因や対策方法、リスクを中心にご紹介しました。
入力ミスの原因には、情報の誤認やミスしやすい業務体制があります。入力ミスが起きると受発注時にトラブルが起きたり、社内情報が漏れたりする恐れがあるので、適切な対策を講じる点が重要です。
そこで、ITツールを活用して、確認作業のチェックリストやマニュアルを作成・共有すれば、業務効率を維持しつつ入力ミスを減らせます。とくに、確認作業を円滑に進めるには「誰でも直感的に操作できるツール」を選定しましょう。
結論、入力ミスの対策には、誰でも簡単に社内情報を管理・共有でき、確認作業をタスク化するツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、入力ミスの対策を講じましょう。
