ビジネスにおいて「議事録」は、今後の方針を決めていくうえでの判断材料になったり、決定事項を共有する用途に使用したりとさまざまな目的で作成されます。また、作成した議事録は、蓄積することで社内の情報資産としても価値を発揮します。
しかし、議事録の活用体制が整っていないために恩恵を受けられず「何のために作成・管理しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を作成する7つの目的と必要性、作成のポイントを紹介します。
- 議事録の必要性を社員に伝えたい
- 議事録の作成目的を理解したい
- 誰でも簡単に議事録を作成できるツールが欲しい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録が必要とされる理由を理解できるほか、読まれる議事録を作成するためのコツも掴めます。
目次
議事録の概要
以下では、議事録の概要を紹介します。議事録の意義や記載すべき項目を把握して議事録を作成する必要性を確認しましょう。
議事録とは
議事録とは、会議や商談の内容を記録したものを指します。
議事録に近い用途で使われるものとしてメモがありますが、メモは自身のためにつくるのに対して、議事録は他者のために作成する点で異なります。
すなわち、議事録は誰が読んでも会議内容を理解できるように分かりやすく記載する必要があるのです。
議事録に記載する基本項目
議事録に記載する基本項目は、以下の通りです。
- 会議名（議題）
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議内容
- 決定事項
- 次回の会議予定
議事録に上記の内容をまとめることで、重要な項目の抜け漏れがない資料をつくれます。
議事録を作成する意味がないと感じる理由
議事録の作成業務に意味を見いだせない理由は、完成した議事録を業務で活用する頻度が低いことが挙げられます。
議事録は作成後に読み返されたり、意思決定や業務改善に使われたりする機会が少なく、作成して終わりになりがちです。たとえば、会議後に議事録を共有しても、その後の業務では参照されず、必要な情報は改めて口頭で確認されるケースも少なくありません。
このように、議事録が実務で活用されていない状況では、作成業務そのものの重要性が認識されにくくなるのです。
議事録が必要な理由は？7つの目的
社内で議事録の目的が適切に共有されていなければ、社員は重要性を実感できず「議事録は必要ない」と考えるようになります。
しかし、議事録の作成には多くのメリットがあり、業務を進めるうえで欠かせない資料です。以下では、議事録を作成する7つの目的を紹介します。
目的1｜決定事項を共有する
議事録の目的として、決定事項を明確にして共有することが挙げられます。
会議内容や決定事項は業務の進め方に関わるため、欠席者を含む全社員へ共有して業務に反映させる必要があります。そこで、議事録を使えば出席者と欠席者の間で簡単に共通認識が生まれ、決定事項がスムーズに浸透する環境を整えられるのです。
このように、議事録は決定事項を明確にすることで、認識のずれをなくす役割を担っています。
目的2｜備忘録として残す
議事録は、会議の出席者にとっては備忘録として作用します。
人間の長期記憶のメカニズムを示す「エビングハウスの忘却曲線」では、人の記憶は時間が経つにつれて薄れていき、1時間後には半分以上の内容を忘れるとされています。すなわち、会議の決定事項を長期間覚えておけないため、議事録の作成が求められるのです。
このように、議事録には、決定事項を振り返る備忘録的な役割があります。
目的3｜責任の所在を明らかにする
議事録を作成することで責任の所在が明らかになります。
「決定の責任は誰にあるのか」といったことを明確にしておかなければ、問題が発生した際に対応が遅れかねません。また、「言った・言わない問題」を防止するためにも、会議における意思決定プロセスを記録しておく必要があるのです。
このように、議事録は責任の所在を明確にして、社員同士の無用な衝突を回避する役割を担っています。
目的4｜業務の優先順位を明確にする
議事録の目的のひとつとして、業務の優先順位を明確にすることが挙げられます。
会議では、今後の方針のほか、取り組むべきタスクについても話し合います。そのとき、タスクの詳細や優先順位を議事録に記載しなければ「次に何をすべきか」が不明確になり、プロジェクトの遅延につながりかねません。
そのため、議事録にはタスクの詳細や優先順位を必ず記載し、すぐに取り組める環境を整えましょう。
目的5｜会議の内容を口頭で伝達する手間を省く
議事録を活用することで、会議内容を口頭で伝達する手間を省けます。
会議の決定事項を確認するために何回も出席者とやりとりする行為は、お互いにとって手間であり非効率です。しかし、議事録があれば決定事項を簡単に把握できるので、双方の負担解消につながるのです。
このように、議事録には、社内のコミュニケーションコストを減らし社員の負担を軽減するという意義があります。
目的6｜次の会議をスムーズにする
議事録には、会議中に結論が出なかった議題を記録し、次の会議の方針を明確にする役割があります。
会議を進めるうちに、複数の検討すべきテーマが浮かび上がっていきます。それらのテーマを議事録に記録しておけば、次回のアジェンダをつくる際の参考となり、スムーズに企画できるようになるのです。
このように、議事録には次の会議に向けた準備を楽にする役割があります。
目的7｜ビジネススキルを向上させる
議事録作成の業務は、ビジネススキルの向上につながります。
議事録は他者に共有する前提でつくるため、誰が見ても理解できるように分かりやすく記載しなければなりません。そして、「読みやすい議事録」をつくる経験を積むことで、文章力や要約力といったスキルを磨けるのです。
このように、議事録の作成によって社会人に必要なスキルを身に付けられます。
誰も見ない議事録から脱却する3つのポイント
議事録の7つの目的は、読まれなければ達成されません。そのため、以下では、読まれない議事録から脱却する3つのポイントを紹介します。
（1）会議前の準備に力を入れる
はじめに、議事録の完成度を上げるには、会議前の準備に注力する必要があります。
会議前の準備ができていなければメモが追いつかなくなり、議事録にも抜け漏れが発生しかねません。一方、会議の前日までに議題や当日の流れを把握しておけばメモすべき発言が明確になり、結果として網羅性の高い議事録をつくれるのです。
そのため、会議の前日までに必ず準備して、項目に過不足のない議事録をつくれる環境を整えましょう。
（2）5W2Hを意識する
次に、議事録の作成時に5W2Hを意識すると、項目の抜け漏れを防げます。5W2Hは、以下の7項目を指します。
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（どうして）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どうやって）
- How much（いくらで）
フレームワークを用いれば重要な事項の抜け漏れを防げるので、議事録の質を高められます。そのため、社内の議事録活用率を上げたい方は、5W2Hを意識してすべての要点が盛り込まれた議事録を作成しましょう。
（3）議事録を適切に管理する
最後に、誰も見ない議事録から抜け出すには、議事録を適切に管理する必要があります。
「限られた場所・時間しか議事録を閲覧できない」という課題がある場合、社員による活用は見込めません。したがって、必要な資料を見つけやすい環境をつくるために、議事録へ簡単にアクセスできるITツールでの管理が求められるのです。
たとえば、PCに加えてスマホ・タブレットにも対応しているITツール「Stock」を導入すれば、時間や場所を問わず議事録を読めるようになります。結果として、社員が議事録を活用しやすくなるのです。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール
以下では、議事録の作成・共有・管理ができるおすすめのITツールを紹介します。
議事録を作成する必要性は、会議に参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、要点を整理して次の業務をスムーズに進めたりすることにあります。そのためには、作成した議事録をチーム全体でいつでも確認できる環境が欠かせません。
しかし、ExcelやWordなどで議事録を管理していると、「どのファイルにあるかわからない」「過去の議事録を探すのに時間がかかる」といった問題が起こりがちです。これでは迅速な意思決定や次回会議に向けたスムーズな準備はできません。
結論、選択すべきツールは、議事録の作成・共有・管理をシンプルに一元管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、簡単に議事録の内容をまとめられます。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づけられるので、会議で発生したToDo管理やチームでのやりとりを一か所で管理でき、次回会議の準備もスムーズに進められます。
議事録の作成を誰でも簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【画像あり】Stockで作成した議事録の例
以下は、ITツール”Stock”で作成した議事録の見本になります。ぜひ、項目や書き方を参考に会議内容に合わせて見やすく整理しましょう。
また、右上にある「メッセージ」や「タスク一覧」を使うことで、作成した議事録を社内メンバーに即共有したり、議事録の作成自体をタスク化したりできます。
議事録のダメな例と改善策
ここでは、議事録のダメな例と改善策をご紹介します。誰でも読みやすく、相手に伝わりやすい議事録を作成したい方は必見です。
- 議事録の結論が不明瞭
- 意思決定に至ったプロセスが分からない
- 会議参加者以外に議事録を理解できない
- 議事録の作成・共有が遅い
結論が不明瞭な議事録は焦点がぼやけて、印象に残らない議事録となります。そのため、結論が最初の方に来る議事録のフォーマットを作成しておきましょう。自分でフォーマットを作成する場合はPREP法に基づいた構成も参考になります。
議事録に決定事項が記載されているものの、その決定に至ったプロセスが分からないことがあります。そのため、5W1Hを意識して議事録をまとめれば、意思決定のプロセスが明確になり、伝えたい相手も読みやすくなります。
議事録には「情報共有」という目的があるため、会議に参加していない人も理解できる書き方・内容でなければ、議事録の意味がありません。そのため、何らかの内容を記載する時は、他人の立場になって考えることが重要です。
議事録は、会議の記憶が明瞭なうちに、速やかに作成・共有することが基本です。そのため、「Stock」のような、作成した議事録を社内メンバーに即共有できるツールを導入してみましょう。
このように、事前に議事録のダメな例と改善策を理解し、実際の業務にも活かしていきましょう。
議事録を効率的に作成するコツ
議事録作成が早い人になると、ほかの業務に時間を割けるといったメリットを得られます。ここでは、若手でも議事録をスムーズに作成できる4つのコツを紹介します。
（1）箇条書きで記載する
1つ目のコツは、箇条書きで簡潔に記載することです。
メールに載せるような前書きは不要なほか、文章を長くする原因の「です・ます調」は避けるのが望ましいです。したがって、会議の要旨のみを「だ・である」調で短く記載しましょう。
以上のように、議事録は読み手に短時間で内容を理解させる必要があります。そのため、後から自分以外の人が読むことを考え、重要な点を端的に記すことを意識しましょう。
（2）結論ファーストで書く
2つ目は、メンバーへ分かりやすく要点を伝えるために、結論ファーストで執筆することです。
会議の内容を時系列順に記載するのではなく、決定事項や今後のタスクを中心に結論から書くのがポイントです。決定するまでの経緯については、重要な発言だけをピックアップし発言者名とともに書き残します。
このように、すぐに内容を把握させるために、結論から書くことを心がけましょう。
（3）過去の議事録を参考にする
3つ目に、過去の議事録を参考にするのがおすすめです。
過去の議事録を確認すれば、会議で何を記録すべきかが明確になります。その結果、議題や決定事項、対応内容などの抜け漏れを防げます。
以上のように、過去の議事録を手本にすると抜け漏れがなくなり、読み手が活用しやすい議事録をつくれます。
（4）フォーマットを揃える
4つ目に、議事録の書き方や構成のフォーマットを統一することが重要です。
フォーマットを揃えることで、文字のバランスや段落、余白の取り方などが統一され、文章の読みさすさだけでなく、視認性の高さにもこだわりながら議事録を作成できます。
このように、議事録のフォーマットを揃えるだけでも、相手は読みやすく、理解しやすい議事録になるのです。
議事録の必要性や目的、読まれるための作り方まとめ
これまで、議事録を作成する目的や誰も見ない議事録から脱却するポイントを中心に紹介しました。
議事録は決定事項の共有のほか、責任の所在を明らかにするなどさまざまな役割を担っています。したがって、議事録はどのような場合でも必ず作成すべき資料なのです。
しかし、紙やオンラインストレージによる議事録の管理は、煩雑になると必要な資料を見つけづらいので活用が難しくなります。そのため、後からいつでも確認できるように、ツールで議事録を管理し、資料を活用しやすい環境にする必要があるのです。
結論、自社が導入すべきは、議事録の作成・共有・管理をシンプルに一元管理できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、「議事録が必要だ」とされる環境を整えましょう。
