見える化とは、業務の進捗や課題、担当状況などを誰でも把握できる状態にする取り組みです。現場の状況を可視化することで、属人化の防止や業務課題の改善、スムーズな意思決定につながります。
しかし、実際には「見える化を進めたいが、何をどのように可視化すればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化が必要な理由や導入するメリット、具体的な事例、成功させるポイントを中心にご紹介します。
- 組織内で個人の業務の進捗や全体の状況を正確に把握できず困っている管理職
- 見える化の具体的な進め方が分からずに困っている現場責任者
- 業務の属人化を解消して誰でもできるようにしたいチームリーダー
という方はこの記事を参考にすると、見える化の進め方や自社に合った事例を把握でき、現場改善に向けた具体的な行動につなげやすくなります。
目次
業務の見える化が必要な理由
ここでは、業務の見える化が必要な理由を3つ紹介します。以下を参考にして見える化の必要性を理解しましょう。
属人化を防止するため
1つ目は、業務の属人化を防止するためです。
業務や現場の状況が可視化されていないと、特定の人しかできない業務が存在していても気づけません。そのため、担当者が不在・退職するときに、引き継ぎに時間がかかったり、業務が停止したりする恐れがあるのです。
加えて特定の人に業務量が偏り、負担が増大してしまいます。したがって、業務の見える化は、現状の課題や業務手順を全社的に認識するために必要なのです。
ミス・トラブルを防ぐため
2つ目は、業務上のミスやトラブルを防ぐためです。
業務の流れや進捗状況が明確になっていないと、進捗が遅れていたり、人が不足していたりする事態が発生しても、すぐに対応できません。結果、大きなミスやトラブルを引き起こし、顧客・取引先の信頼を失う可能性もあるのです。
したがって、業務の見える化は、業務の流れや進捗状況をリアルタイムで把握できるようにして、ミス・トラブルを未然に防ぐためにも実施するべきなのです。
迅速な意思決定をするため
3つ目は、迅速な意思決定をするためです。
業務で意思決定をするときには、実際の現場の状況を分析して総合的に判断します。そのため、現場の業務や進捗状況が可視化されていなければ、意思決定の前にまず実態を把握するところから始める必要があり、迅速な判断ができないのです。
したがって、普段から現場の業務を可視化しておくことで、不測の事態が発生しても、迅速な意思決定・対応できるようになります。
業務の見える化を成功させる方法
ここでは、業務の見える化を成功させる方法を紹介します。「業務の見える化を進めたいけどやり方が分からない」という担当者の方は必見です。
見える化の目的を明確にする
まず、見える化の目的を明確化しましょう。
目的が曖昧なままだと、「業務を見える化すること」事態が目的となり、業務の調査や課題分析をしただけでを完了させてしまう可能性があります。また、長期的な課題解決に繋がらないため、調査・分析による資料が十分に活用されません。
したがって、「〇〇の業務時間を短縮する」というように、何のために見える化を進めるのか、事前に定める必要があるのです。
現場の実態を調査する
次に、現場の実態を調査しましょう。
売上や人件費などの数値・データのみで業務の見える化を進めようとすると、現実で実行しにくい施策が発生しやすく反発を招いて、見える化が実現しない恐れがあります。そのため、現場の実態に基づいて見える化の計画を立てるべきなのです。
実際に現場で調査・ヒアリングした内容は、細かい部分まで全てまとめる必要があります。あらかじめ詳細部分まで整理しておけば、後から確認しやすくなり、スムーズに進められるのです。
誰でも業務の流れを理解できるようにまとめる
次に、調査・分析した内容を誰でも理解できるようにまとめましょう。
業務担当者や熟練社員のみが分かる専門用語などを多用すると、経験が浅い社員は理解できず活用されません。そのため、現状の課題や見える化の行程について共通認識を持てず、見える化が進まないのです。
したがって、誰でも分かるようにマニュアル化・標準化してまとめることが必要になります。また、資料・マニュアルに表や図を用いて視覚的に一目で分かるようにすると、活用されやすくなり効果的です。
常に最新の情報に更新する
最後に、マニュアル・標準化した資料は常に最新の情報に更新するようにしましょう。
規程や業務手順が変わっても、内容が更新されないままだと、現場の実態と資料にずれが生じてしまい資料は活用されません。また、古い情報を参考にすると、ミスやトラブルの原因となる恐れもあります。
そこで、内容更新がしやすいツールを導入して見える化を進めることがおすすめです。たとえば、「Stock」のように、「ノート」に直接書き込んで簡単に資料を作成・編集できるツールを導入すると、資料作成から更新まで1つのツールで完結します。
見える化に役立つツール選定のポイント
ここでは、見える化に役立つツールの選定ポイントを3つ紹介します。「ツールを導入したいが選び方が分からない」という方は必見です。
誰でも使いやすいか
まず1つ目は、「誰でも使いやすいか」という点です。
機能が多く搭載されているツールは、一見するとさまざまな用途に対応できて便利に見えます。
しかし、多機能すぎるとかえって操作が複雑になり、ITスキルが高くない人にとっては扱いづらくなる可能性があるのです。
しかし、多機能すぎるとかえって操作が複雑になり、ITスキルが高くない人にとっては扱いづらくなる可能性があるのです。
また、操作が複雑なツールは導入しても社内で浸透せずに形骸化する恐れもあります。したがって、シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせるツールを選ぶべきなのです。
高セキュリティ下で情報を保護できるか
2つ目は、「高セキュリティ下で情報を保護できるか」という点です。
業務では、個人情報や社外秘の情報など、機密性の高い情報を扱う場面が多くあります。そのため、セキュリティ面を考慮せず見える化や情報共有をすると、情報漏えいのリスクが高まってしまうのです。
情報漏えいが発生すると、顧客や取引先からの信頼も失います。そのため、国際的なセキュリティ規格「ISO 27001 (ISMS)」を取得しているツール「Stock」のように、高セキュリティ下で情報を守れるツールを選ぶべきなのです。
検索性が高いか
3つ目は、「検索性が高いか」という点です。
情報共有ができても、過去の情報を後から振り返りづらい環境だと、見える化のために作成した資料は活用されません。また、必要な情報を探すのに手間がかかり、他の業務にも支障をきたす可能性があります。
したがって、過去の情報もすぐに確認できる高精度の検索機能があるツールを選ぶべきなのです。情報の検索性が高まれば、情報収集・確認にかかる時間を削減でき、業務効率も高まります。
業務の見える化に役立つツール
以下では、業務の見える化に役立つツールをご紹介します。
業務を見える化しないと、特定の人しかできない業務が発生するうえ、業務進捗の把握も難しくなります。結果ミスやトラブルが起きやすくなり、企業の信頼喪失・作業効率の低下につながるのです。
対策として、業務手順や進捗状況を共有することがあげられます。しかし、共有方法が紙やメール・チャットだと、紛失したり他の情報に流れて埋もれてしまったりする恐れがあり、見える化は実現しません。
そこで、「必要な情報を後から振り返りやすいツール」を導入しましょう。また、業務に関する資料の作成や共有も、手間をかけずにできるツールだと便利です。
「Stock」は、あらゆる情報を直接「ノート」に書き込んでまとめられ、高精度な検索機能で必要な情報に即アクセスできるツールなため、業務の見える化に最適です。また、作成した「ノート」はリアルタイムで共有できます。
あらゆる情報に即アクセスできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務の見える化に成功した事例
ここでは、ツールの導入により、業務の見える化に成功した事例を3つ紹介します。以下の内容を参考にして社内の見える化を進めましょう。
マニュアルが確実に読まれるようになった事例
株式会社知床第一ホテルでは、マニュアル管理や情報共有・業務連絡に「Stock」を活用しています。
以前は、紙にマニュアルをまとめていましたが、印刷する手間がかかっていたほかスタッフがマニュアルを読んだか把握できませんでした。また、情報の共有方法が口頭もしくはチャットツールだったため、重要な情報が流れていきやすかったのです。
当初は他のITツールを導入しましたが、機能が複雑で使いづらかったため、「シンプルで誰でも使いやすく情報が流れないStock」を導入することにしました。
その結果、過去の情報・マニュアルを後から簡単に振り返れる情報共有にかかる手間が削減されたのです。また、ノートに紐づくタスク機能により、マニュアルが確実に読まれるようになりました。
過去の情報を振り返りやすくなった事例
クオーレ労務経営では、業務マニュアルや顧客情報、その他社内のあらゆる情報の管理・共有に「Stock」を活用しています。
以前は、「ファイルサーバー」を使ってあらゆる情報を共有していました。しかし、ファイルサーバーだと、「逐一ファイルを探して中身を確認する手間がかかり、必要な情報にすぐアクセスできない」という課題が生じていたのです。
そこで、友人からの勧めもあり、あらゆる情報を簡単にストックできて情報へのアクセス性も高いStockを導入しました。
その結果、過去の情報の検索も使い方を迷うことなく簡単・素早くアクセスできるようになったのです。また、「ノート」ごとにチーム内の情報を残せて「フォルダ」機能で情報を整理可能なため、一元的な情報管理ができるようになりました。
手間をかけずにデータ管理が可能になった製造業の事例
株式会社野口製作所では、製造過程で発生した「不良」についての情報を社内で共有するのにStockを活用しています。
以前は、情報共有にExcelを使っていましたが、「情報を書き込むのに時間がかかる」「細かく記載された情報が見づらく確認しきれない」「内容更新の度にメールで通知する必要があり手間がかかる」という3つの課題を抱えていました。
そこで、シンプルな操作性で誰でも使いこなせて効率的に情報共有ができる「Stock」を導入しました。
その結果、情報を記入するまでにかかる手間が減り、リアルタイムで共有・確認できるようになりました。また、「不良」が発生しても類似事例を参考に対応できるようになったため、「不良」に対応する時間的なコスト・工数が削減されたのです。
見える化が必要な理由・成功事例まとめ
これまで、業務の見える化が必要な理由や見える化を成功させる方法・事例、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。
業務の見える化は、属人化やミスを防ぎ、迅速な意思決定をするために重要です。成功させるには、目的を明確にして現状を調査し、業務内容をマニュアルとしてまとめる必要があります。
また、常に最新の情報を資料やマニュアルに記載し後から振り返りやすくすることが現場で活用されるポイントです。そこで、「情報更新が簡単で過去の情報にも即アクセスできるツール」を導入しましょう。
結論、業務の見える化におすすめなのは、「ノート」形式であらゆる情報を直接書き込んで資料作成・更新・リアルタイム共有ができ、高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務の見える化を実現し、社内の情報共有・管理をスムーズにしましょう。
