社内の情報共有を円滑にするために、「社内ポータル」を導入する企業が増えています。とくにMicrosoft 365を利用している企業では、SharePointを活用して社内ポータルを構築し、社内のお知らせなどの情報をまとめて管理するケースが多く見られます。
しかし、「SharePointで社内ポータルを作りたいが、自社に向いているか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SharePointで社内ポータルを作る方法や、運用が向いている会社と失敗しやすい会社の特徴を中心にご紹介します。
- 情報が分散し、社内の情報共有に課題を感じている管理職
- 社内ポータルを作りたいが、最適なツールが分からないDX担当者
- SharePointの運用負担や定着に不安がある情シス担当者
という方はこの記事を参考にすると、SharePointを活用した社内ポータルの作り方やツール選びのポイントが分かり、自社に適した社内ポータルの構築方法を判断できるようになります。
目次
SharePointは、法人向けのMicrosoft 365 Businessに加入することで、利用可能になるため、事前に料金プランへの加入が必須のサービスです。また、社内ポータルを作成するためには、管理権限が必要なので注意しましょう。
- SharePointアプリを開きます。
- 画面左上の[+サイトの作成]を選択します。
- [チーム サイト]をクリックします。
- 使用するテンプレートを選んで、画面右下の[テンプレートを使用]を選択します。
- [サイト名][サイトの説明][グループメールアドレス][サイトアドレス]を入力して、[次へ]をクリックします。
- [プライバシーの設定]と[言語の選択]を選んで、[サイトの作成]を選択します。
- 必要に応じてメンバーを追加したら、[完了]をクリックして、作成完了です。
以上の手順で社内ポータルサイトの作成ができます。その後、適宜ページやアクセス権限を編集すると、ポータルサイトとして運用可能です。
ここでは、SharePointの社内ポータルでよくある課題を3つご紹介します。以下の内容を確実に押さえて、SharePointの社内ポータルが自社で運用可能なのかを判断しましょう。
（1）作ることが目的になる
1つ目の課題は、作ることが目的になる点です。
社内ポータルは、作成するだけでは情報共有が活性化しません。ポータルサイトを適切に運用することで、情報共有の手間を減らしたり、コミュニケーションを円滑化したりできるのです。
そのため、「作成」が目的ではなく「運用」前提の社内ポータル作成が必須です。作成する予定のポータルサイトは自社で運用可能なのか、慎重に検討しましょう。
（2）必要な情報が見つからない
2つ目の課題は、必要な情報が見つからない点です。
SharePointは、ドキュメントが大量でフォルダが複雑になると、検索機能を使っても目的の資料を見つけづらい場合があります。その結果、どの資料が最新のものかわからなくなったり、関係のない資料が表示されたりしてしまうのです。
そのため、「情報整理のルール」や「ナビゲーション設計」を設けて管理しましょう。たとえば、一定期間が過ぎた資料は削除するなどのルールを設けておくと、情報が整理されて目的の資料にアクセスしやすくなります。
（3）IT担当しか触れなくなる
3つ目の課題は、IT担当しか触れなくなる点です。
SharePointは、高機能で拡張性が高いため、IT担当者中心の運用になりがちです。そのため、ITに不慣れな社員は情報を更新できず、社内全体のポータルサイトとしては機能しづらくなるのです。
また、サイト設計からページの更新、トラブル対応までをIT担当の社員が請け負うため、社内ポータル運用の負担が、担当者に集中してしまうケースも見受けられます。
ここでは、SharePointの社内ポータル運用が向いている企業と向いていない企業の特徴をご紹介します。以下の内容を参考に、自社は運用に適しているのか判断しましょう。
SharePointの運用が向いている会社の特徴として、以下の3つが挙げられます。
- Microsoft 365をすでに全社導入している
- IT部門があり社内サイトの運用ができる
- 部門ごとにサイトを作りたい大規模な組織
SharePointは、Microsoft 365のサービスの一つとして提供されているため、すでに全社で導入している企業は、他サービスとの連携が容易な点でおすすめです。
SharePointは、機能が豊富かつ細かな設定も可能なため、ITに特化した部門で運用すると効果を最大限実感できます。
SharePointは拡張性が高く、社内サイトを部門ごとに構築するなどの柔軟な対応が可能です。そのため、複数のサイトが必要な大規模な会社に適したサービスです。
以上のように、SharePointの社内ポータルは、Microsoft365をすでに使用しており、IT専用の部門で運用可能な大規模な会社におすすめのサービスです。
SharePointの運用に失敗しやすい会社の特徴として、以下の3つが挙げられます。
- 社員全体で情報更新できる仕組みを求めている
- シンプルな情報共有を目的としている
- 中小企業や少人数チーム
SharePointは機能が多く、IT専門の社員による更新・運用が必須です。そのため、社員全体での情報更新には不向きだといえます。
SharePointは運用ルールがないと、情報が煩雑になりやすいという課題があります。そのため、ルールを設けないシンプルな運用が目的の会社には適していません。
SharePointは自由度が高いサービスなため、役割分担して運用しなければ、サイトが複雑になり使われなくなります。特に少人数の組織では、サイト管理が負担になるケースが多くあります。
以上のように、SharePointの社内ポータルは、シンプルな運用を目的とした会社やITに不慣れな中小企業には不向きはサービスであるといえます。
ここでは、SharePointよりも効果的に運用できる社内ポータルをご紹介します。
SharePointは、情報が増えるとフォルダが煩雑化しやすく、必要な情報を見つけにくくなる恐れがあります。また、操作が複雑でページの編集が属人化しやすく、誰でも簡単に情報の更新ができないという課題もあります。
また、SharePointは拡張性が非常に高く、「ページレイアウト設定」や「ナビゲーション設定」なしのシンプルな運用には適していません。そのため、ITに不慣れな中小企業や少人数チームでの運用は、失敗しやすい傾向にあります。
そこで、情報共有ツールを導入して、SharePointよりも簡単で効果的な社内ポータル運用をしましょう。ただし、シンプルで使いやすいものでなければ、次第に形骸化して使われなくなるため、「情報共有に必要な機能に過不足のないツール」を選定すべきです。
こうした条件に最も当てはまるのは、情報を適切に管理・共有できるシンプルなツール「Stock」一択です。Stockは「ノート」にまとめた情報が社内のメンバーに即反映されるほか、テーマ別にフォルダ整理可能なため、必要な情報へすぐにアクセスできます。
社内のあらゆる情報を管理・共有するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
これまで、SharePointの社内ポータル作成方法や課題、企業の向き不向きを中心にご紹介しました。
SharePointは、IT部門による運用が可能で、規模の大きな企業にとって非常に効果的な社内ポータルサイトです。一方、ITに不慣れな中小企業にとっては、複雑で使いづらく、運用のハードルが非常に高い社内ポータルサイトだといえます。
そのため、複雑な運用ルールのいらない社内ポータルサイトを活用して、業務の円滑化を図りましょう。たとえば、「操作が簡単な情報共有ツール」であれば、社員全体で情報更新する体制を構築できます。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業の方でもすぐに使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効果的に社内ポータルを運用しましょう。
