面談記録は、評価やフィードバックの判断材料となるほか、面談する両者が話した内容に齟齬がないかの確認に使われます。そのため、一目で内容を理解できるように分かりやすく、過不足なく書くことが求められます。
しかし、「面談記録を作成したいが、どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録の書き方やコツ、便利なテンプレートを中心に解説します。
- 面談記録に書くべき項目や、コツを把握したい
- 面談記録に便利なテンプレートを知りたい
- Excel・Wordよりも簡単に面談記録の管理ができるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい面談記録の書き方だけでなく、作成後の効果的な管理方法も分かります。
目次
面接と面談の違い
「面接」と「面談」は、実施する目的が異なります。違いは以下の通りです。
- 面接
- 面談
面接は、相手の人柄や能力を見極めるのが目的であり、基本的に面接官の質問のみに受け答えするのが特徴です。主に学校の入試や企業の採用活動などで実施されます。
面談は、互いに情報を共有し、相互理解を深めることが目的です。そのため、面接とは違い、面談をする側とされる側の双方向のコミュニケーションが必要となります。
このように、面接は面接官が応募者を理解することが目的であるのに対し、面談は相互理解を目的とする点で両者は異なっています。
面談が必要な3つのシーン
以下では、面談が必要な3つのシーンを解説します。「面談が必要になる具体的なシーンを想像できない」という方は必見です。
人事評価面談（社内）
人事評価面談は、「上司と部下」あるいは「人事担当者と従業員」で実施される面談です。社員の業務状況や目標に対する取り組みなどを聞き取り、人事評価や昇進の判断材料にします。
そのため、評価の軸がぶれないように面談の担当者間で共通認識を持っておかなくてはなりません。また、限られた面談時間を有意義につかうために、事前に聞き出す内容のすり合わせが必要です。
したがって、人事評価面談ではテンプレートに沿って面談を進めていくと、担当者間での内容のばらつきを防止し適切に評価できるうえ、面談記録も簡単に残せるのです。
営業面談（社外）
営業面談は、「顧客と営業担当者」の間で実施される面談です。顧客とのコミュニケーションを通じてニーズや悩みを把握し、顧客が満足いく提案をするために実施します。
しかし、営業面談の質は担当者の能力に依存しがちです。また、顧客情報が属人化しやすく、社内メンバーの異動や退職があると営業面談のノウハウも流れてしまい、社内にナレッジとして蓄積されません。
そのため、営業のトークスクリプトや顧客情報を社内で共有し、保管しておくことが必要です。たとえば、「Stock」のようなツールなら業務に関わる情報を一元管理し、任意のメンバーと共有できるので、業務の属人化を防げます。
採用面談（社外）
採用面談は、「採用担当者と候補者」との間で実施される面談です。面接とは違い、ミスマッチを防ぐために、選考過程外で仕事内容や雇用条件についての相互理解を深めます。
面接のように形式的な質問ではなく、自然な会話で本音を引き出し、入社意欲が高まるようにしましょう。また、候補者からの質問を受け、会社や業務内容を理解してもらうことも大切です。
そのため、面談シートを作成するときは「応募者の履歴書・経歴書だけでなく、人柄や雰囲気など定性的な情報もまとめて管理できるツール」を利用するのがおすすめです。また、採用担当者間で情報を共有できるような仕組みも用意しておきましょう。
個人面談記録・シートの書き方・書く内容とは
以下では、個人面談記録・シートの書き方を解説します。以下を参考にすると、見やすい面談記録を作れるので必見です。
面談記録に書くべき項目・内容
面談記録に書くべき項目として、以下の6つが挙げられます。
| ＜項目＞ | ＜書き方＞ |
|---|---|
|
議題 |
面談の議題やテーマ、実施する目的を記載します。 |
|
経緯 |
面談を実施するに至った経緯や、面談相手の状況などを記載します。 |
|
概要 |
面談内容の大まかな概要を記載します。また、採用面談では、面談相手を採用するか否かの結論を示しましょう。 |
|
詳細 |
面談相手の具体的な意見など、内容の詳細を記載します。 |
|
フィードバック |
面談担当者のフィードバックや意見を記載します。 |
|
今後の展望 |
面談を踏まえて、今後取るべき行動や指針を記載します。 |
上記以外にも必要な項目があれば、場面に応じて追加しましょう。また、項目が決まったら、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくと便利です。
分かりやすい面談記録を書くコツ
分かりやすい面談記録を書くコツは以下の通りです。
- フォーマットを活用する
- 情報を構造化する
- 表現をそろえる
- 簡潔にまとめる
フォーマットを使えば面談記録の作成時間が省けます。また、レイアウトを統一できるので、作成者によって内容にばらつきが出ることもありません。
太字や字下げを使って、情報を構造化してまとめましょう。たとえば、大まかな情報を「太字」、それに関連する細かな情報を「字下げ」すると、読み手が面談の流れを把握しやすいです。
表現や言い回しをそろえると、面談内容が読み手に伝わりやすくなります。文章には個人の癖が出やすいため、あらかじめ組織内で表現を統一しておくと良いです。
面談内容をすべて書き留めると、作成に手間がかかるうえ、欲しい情報がすぐに見つかりません。そのため、要点が確実に伝わるように不要な部分はカットして、面談記録は簡潔にまとめましょう。
以上のコツを踏まえて作成すれば、読み手にとって分かりやすい面談記録が作れます。
【無料】面談記録シートのテンプレート3選
以下では、無料で使える面談記録シートのテンプレート3選をご紹介します。工数をかけずに、すばやく面談記録シートを作成したい方は必見です。
Excel｜ヒアリングに最適なフォーマット
こちらは、ヒアリング項目を自分で設定できるExcel用フォーマットです。面談前にあらかじめ聞き出す内容を決めてから活用するのがポイントです。
Excel｜面談者を一覧で記録できるフォーマット
こちらは、面談者を一覧で記録できるExcel用フォーマットです。個々の面談の記録だけでなく、面談参加者を一覧で記録できるため、一度に大人数と面談を実施するときに役立ちます。
Word｜面接に役立つフォーマット
上記は、あらかじめ項目が決まっているヒアリングシートのフォーマットです。Wordに適した仕様なので、項目ごとに詳しく記載したい場合に便利です。
Excel・Wordで面談記録を作成する問題点
Excel・Wordで面談記録を作成する問題点は以下の通りです。
- 目的の面談記録を見つけづらい
- 管理が煩雑になる
- 共有に手間がかかる
ExcelやWordは、ファイルを開くまで中身が分からず、目的の面談記録を見つけづらいです。そのため、ファイル名やファイル番号に工夫が必要です。
ExcelやWordのファイルが膨大になると、情報の管理が煩雑になりがちです。また、各自で適切にファイル管理をしないと、修正・変更を加えたときに、どれが最新のファイルなのか分からなくなります。
ExcelやWordのファイルを共有するには、メールなどの別のツールを使う手間がかかります。そのため、情報の作成・更新から共有まで完結するツールで面談記録を残すのが最適です。
以上のように、ExcelやWordは手間なく面談記録を作成できる反面、「ファイル管理や共有が面倒」という問題点があるため、導入を検討している方は注意が必要です。
面談記録の作成・管理に最適なツール
以下では、面談記録の作成・管理に最適なツールをご紹介します。
面談記録は、人事評価面談や営業面談、採用面談などの多くの場面で利用されるため、スムーズに活用されることが重要です。しかし、ExcelやWordで作成した面談記録は、管理が煩雑になりがちで、共有に手間がかかります。
そこで、「面談記録の作成・管理・共有を一箇所でできるツール」を導入すれば、面談記録が円滑に活用されます。ただし、目的の情報をすぐに見つけられなければ、過去の面談記録を見返すのに時間がかかってしまいます。
結論、面談記録の作成・管理には、社内のあらゆる情報を一箇所にまとめられ、必要な情報に即アクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストだけでなく画像や表、ファイルを使って、面接動画や関連情報をまとめて共有・保存が可能です。また、「テンプレート」で面談記録のフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、「高精度検索」で過去の面談記録をすぐに探し出せます。
面談記録を最も簡単に作成・管理できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
採用面談｜Stockを使った面談記録の運用例
以下は、Stockを使った面談記録の運用例です。
「Stock」の「ノート」には、テキストやファイルで情報を残せます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、情報の周知や採用活動に関するやり取りが可能です。
場面別｜面談記録・面談報告書の例文
以下では、場面別の面談記録の例文を紹介します。面談記録に記入する内容をより具体的に把握し、自社での面談記録作成に活かしましょう。
人事面談記録の例文
まず、人事面談記録の例文は以下の通りです。
＜議題＞
- 山田太郎さんの個人面談
＜経緯＞
- 2カ月に1回の定期面談
＜概要＞
- 目標の進捗状況
- 今月の個人営業目標20件に対し、現在の進捗度は7件。
- 成果
- ～～～株式会社から大口契約を獲得。売上○○万円の見込み。
＜詳細＞
- 成約率が低く、上げ方が分からないのが悩み。
＜フィードバック＞
- 営業の応答に関する講習へ案内。
- 成約率を大幅に上げた経験のある社員と話す機会をセッティング。
＜今後の展望＞
- 成約率10%アップを今後の目標に設定。
人事面談の場合は、面談でのフィードバックだけでなく、現状の把握も重要な目的になるので、数字を用いて具体的に記入することを意識しましょう。
営業面談記録の例文
次に、「顧客と営業担当者」の間で実施される、営業面談記録の例文は以下の通りです。
＜議題＞
- 今後の取引に関するご要望ヒアリング
＜経緯＞
- 今年10月、お問い合わせをいただき初回商談を実施。
- 今回は、具体的な導入検討に向けた追加面談。
＜概要＞
- ご要望・課題
- 現行システムに不具合があり、更新の検討を進めたい。
- コスト削減だけでなく、サポート体制の強化を希望。
- 現在の検討状況
- 3社を比較検討中、来月の社内会議にて導入候補を絞り込み予定。
＜詳細＞
- サポート体制の内、「問い合わせの応答時間」「担当者の固定化」を特に重視。
- 初期導入費用よりも、運用面での安定性・継続的なサポートを優先したい。
＜当社からの対応・提案＞
- 導入後サポート内容の詳細資料を作成し、次回面談で説明。
- 問い合わせ対応のSLA（対応時間保証）について、適用可能なプランを検討。
＜今後の展望＞
- 次回面談：25/12/19予定
- サポートプランの具体化→見積再提示
- 来月の社内検討に向け、比較資料作成を支援
営業面談の場合は何度か面談を重ねることが多いため、前回の内容を振り返ってから面談に臨みましょう。そのためには、「Stock」のように検索機能に優れたITツールで管理し、情報へ即アクセスできる環境を整えておくと便利です。
保育園の面談記録の例文
最後に、保育園の保護者面談で作成する面談記録の例文は以下の通りです。
＜議題＞
- 山本ゆうたくんの保護者面談
＜経緯＞
- 4カ月に1回の定期面談
＜概要＞
- 保育園での成長の様子
- 生活習慣：着替え・片付けなど、自分でできることが増えてきた。
- 友だち関係：同じグループの子とよく遊ぶようになり、会話も増加。
- 現状の課題
- お片付けの声かけに対し、遊びをやめるまでに時間がかかる。
＜詳細＞
- 工作や絵を描く活動が好きで集中力が高い。
- 外遊びでは、走る・登るなどの運動はやや苦手そう。
＜ご家庭での様子＞
- 片付けまでの時間がかかるのはご家庭でも同じ。
- 自宅から園までの帰りに保育園での話はよくしていて、楽しそうな様子。
＜フィードバック＞
- 片付けの際は「あと1回」で区切りをつける声掛けを継続していく。
- 外遊びでは、先生と一緒に簡単な運動から取り組み、成功経験を増やしていく。
＜今後の展望＞
- 片付けにかかる時間を短縮し、生活リズムをよりスムーズにする。
- 苦手な運動遊びも楽しめるよう、少しずつ挑戦する機会を増やしていく。
保育園の保護者面談では、事前に保護者に伝えることを細かく準備していくことが重要です。また、園児の自宅での様子を聞ける貴重な機会になるため、保護者からの話も詳細まで記録し、今後の保育に活かしましょう。
面談をスムーズに進めるコツ
以下では、面談をスムーズに進めるコツをご紹介します。面談を業務に最大限に活かしたい企業は、以下のコツを実践しましょう。
（1）スケジュールを正しく管理する
まずは、面談実施のスケジュールを正しく管理しましょう。
面談は実施期間が決められており、期間内に対象者全員の面談を実施する必要があります。そのため、面談担当者は面談の実施が決まったらすぐに内容を共有し、参加予定者が余裕をもってスケジュールを調整できるようにしましょう。
また、実施期間が短いと聞き手となる担当者の負担となるうえに、面談時間が十分に確保できず、参加者の抱える悩みを見逃す可能性があります。したがって、面談時間が押さないよう適切に管理しなければなりません。
（2）質問の軸を明確にする
次に、質問の軸を明確にしておくことが重要です。
質問の軸が明確になっていなければ、ひとつの話題に時間をかけすぎたり、業務内容と関係のない方向に話題が逸れたりする恐れがあります。その場の流れに任せて質問をしていくと、ヒアリングするべき内容を聞きそびれるといった事態を招きかねません。
限られた時間の中で相手の悩みを引き出したり、解決策を提案したりするためにも質問の軸は事前に明確にしましょう。
（3）トークスクリプトを用意しておく
最後に、トークスクリプトを用意しておくこともポイントのひとつです。
面談の進め方やヒアリングの仕方は、担当社員によって異なる場合が多いです。そのため、面談の質に差が生じてしまう可能性があり、社員から得られる情報量にもばらつきが出てしまいます。
そこで、事前に面談フローをトークスクリプトに落とし込めば、全体的な面談の質を担保できます。ただし、トークスクリプトは用途によって内容が変わるため、「Stock」のように「フォルダ」で分けられるツールを使って混在しないように管理しましょう。
面談記録の書き方やコツまとめ
ここまで、面談記録の書き方やExcel・Wordのテンプレートをご紹介しました。
面談記録は、ヒアリングした情報を簡潔にまとめて、社内で適切に共有・管理しなければなりません。しかし、社員数が多い場合は、都度ヒアリング項目を設定する手間がかかるため、”テンプレート”を使って事前にフォーマットを準備しておくと効率的です。
さらに、作成した面談記録を管理するときは、あとから第三者が確認することを踏まえて「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」を使えば、目的の情報に即アクセスできます。
結論、面談記録の作成・管理には、高度な検索機能で、作成した面談記録から必要な情報をすぐに見つけられるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、面談を効果的に実施しましょう。
