経理部門のナレッジ共有の進め方｜属人化を防ぐ共有項目の例も解説

「経理部門のナレッジ共有、何から始めればいいかわからない」「忙しい締め日前に、マニュアルを書く余裕なんてない」と悩んでいませんか。

ナレッジ共有が続かないのは、完璧なマニュアルを作ろうとするからです。優先する業務を絞ってメモ形式で小さく残すだけで、担当者が急にいなくなっても最低限の業務は回ります。

本記事では、経理部門の繁忙期でも続けられるナレッジ共有の進め方を紹介します。

この記事でわかること

• 完璧なマニュアルは不要で、止まると困る業務に絞ってメモ形式で小さく始めれば、繁忙期でも続けられます。
• 共有すべきナレッジは、業務手順、判断基準・例外対応、過去のトラブルとその対処の3種類で、なかでも判断基準は属人化しやすい情報です。
• 属人化は、個人のExcelや記憶に情報が散らばったままでは解消できず、手順と締め日のタスクを一か所で結びつける仕組みが必要です。

経理部門でナレッジ共有が必要な理由

経理部門のナレッジ共有が必要なのは、担当者が不在になった瞬間に、決算業務が止まるおそれがあるためです。

たとえば、4人で月次と年次の決算を回している経理課で、主力メンバーが急な体調不良で2週間休んだとします。仕訳の判断基準や取引先ごとの請求書の癖、決算期の例外処理は、その方のExcelや記憶の中にしかありません。

こうした場面で初めて、課長を含めて誰も業務の全体像を把握していなかったと気づく方は少なくありません。誰かが急にいなくなっても最低限の業務が回る状態を作るために、経理部門でもナレッジ共有が欠かせません。

経理部門のナレッジ共有の進め方

繁忙期でも続けるコツは、範囲を絞り、メモ形式で残し、更新と見直しのルールを決めることです。この3つなら、締め日前でも無理なく回せます。

（1）優先する業務を決める

最初に、すべての業務ではなく、共有を優先する業務だけを決めましょう。完璧を目指さず、範囲を絞ることが、続けられるナレッジ共有の第一歩です。

経理の業務は、月次決算、年次決算、請求処理など多岐にわたります。すべてを書き出そうとすると、締め日のある部門では手が回らず、途中で止まってしまいます。そのため、担当者が不在になったときに最も困る業務や、締め日が近い業務から選ぶとよいでしょう。

このように、優先する業務を絞ることで、今月中に最初の共有を始めやすくなります。

（2）メモ形式で残す

共有する内容は、マニュアルのように整えず、メモ形式で残すことをおすすめします。きれいな文書を作ろうとするほど、書く負担が大きくなるためです。

たとえば、作業の流れを短い箇条書きで書く、注意点を一言添えるといった形でも十分に役立ちます。ITに詳しくない方でも続けられるよう、書き方に細かいルールを設けず、思い出したときにすぐ書ける形にしておくと負担を感じにくくなります。

メモ形式であれば、メンバーが負担に感じにくく、無理なく情報を蓄積できます。

（3）更新と見直しのルールを決める

残した情報を使い続けるためには、更新と見直しのルールを決めておく必要があります。一度書いただけで放置すると、情報が古くなり、使われなくなってしまうためです。

たとえば、決算が終わるたびに手順の変わった点を直す、トラブルがあったときにその対処を追記するといったルールが考えられます。誰が、いつ見直すのかをあらかじめ決めておくと、担当者の記憶や気づきに頼らずに更新が続きます。

更新と見直しのルールがあれば、共有した情報が実際の業務で使われ続ける状態を保てます。

経理部門で共有すべきナレッジの例

共有すべきナレッジは、業務手順、判断基準・例外対応、過去のトラブルとその対処の3種類です。なかでも判断基準・例外対応は、手順書に載りにくく、属人化しやすい情報です。

業務手順

月次決算や請求処理などの業務手順は必ず共有しましょう。手順が分かれば、担当者が不在でも、ほかのメンバーが作業を進められます。

たとえば、月次の締めで行う作業の順番や、請求書を処理するときの流れ、使用するファイルの保管場所などが該当します。こうした手順は、担当者にとっては当たり前でも、ほかのメンバーには分からないことが多い情報です。完璧な手順書でなくても、作業の流れが分かるメモがあれば、急な不在時にも最低限の業務を回せます。

業務手順を残しておくことが、属人化を防ぐ最初の土台になります。

判断基準・例外対応

仕訳の判断基準や、決算期の例外対応も共有すべき項目です。手順書には載りにくいものの、担当者の経験に頼りやすく、属人化しやすい情報だからです。

これらの情報は個人のExcelや先輩の記憶に散らばりやすく、担当者がいないと判断に迷う原因になります。判断の理由もあわせて書いておくと、初めて担当する方でも迷いにくくなります。

判断基準と例外対応を共有することで、担当者が変わっても、処理の質を保ちやすくなります。

過去のトラブルとその対処

過去のトラブルとその対処を共有することで、同じミスの再発を防ぎ、問題が起きたときにすばやく動けるようになります。

たとえば、月次の締めが遅れた原因や、入力ミスに気づいた経緯、そのときにどう直したのかといった記録です。起きたことと対処を短くまとめておくだけでも、次に同じ場面を迎えたときの助けになります。

過去のトラブルとその対処を残しておくことは、経理部門の安定した運用につながります。

経理業務が属人化しやすい原因

経理業務が属人化しやすい最大の原因は、手順や判断基準が個人のExcelや記憶に散らばり、本人以外が把握しにくい状態になっていることです。

この状態を放置すると、休職や退職が起きたときに決算が遅れ、同じミスが再発し、引き継ぎにも多くの時間がかかります。担当者が不在になって初めて問題に気づくため、対応が後手に回りやすい点も課題です。

また、個人のExcelやファイルサーバーで管理する従来の方法にも限界があります。更新や検索が個人任せになりやすく、手順の情報と、締め日のタスクや期限が別々に管理されるため、共有した情報が実際の業務で使われにくくなるのです。

経理部門の属人化を防ぐ情報共有ツール

情報の属人化を防ぐには、手順と締め日のタスクを一か所にまとめて運用できるツールに切り替えるのが近道です。

ここまでの内容を踏まえると、属人化を放置した場合、休職や退職のたびに決算が遅れ、同じミスが繰り返されるおそれがあります。引き継ぎにも時間がかかり、課長やメンバーの負担が増え続けてしまいます。

個人のExcelやファイルサーバーでの管理を工夫しても、更新や検索が個人任せである点は変わりません。手順とタスクの期限も別々に管理されるため、書いた情報が締め日の業務に結びつかず、根本的な解決は難しいのが実情です。

そのため、従来どおりの方法を続けるのか、手順と注意点を誰でも書ける形で一か所にまとめ、締め日のタスクと紐づけて運用できる仕組みから見直すのかを、考え直す必要があります。

こうした条件に最も当てはまるのが、手順や過去のトラブルをノートに蓄積し、月次・決算の期限をタスクで管理できる情報共有ツール「Stock」です。ノートとタスクを紐づけて使えるため、共有した情報が実際の業務で使われ続ける状態を作れるというメリットがあります。

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経理部門のナレッジ共有まとめ

経理部門のナレッジ共有で大切なのは、完璧さではなく、担当者が不在でも最低限の業務が回る状態まで、小さく続けることです。

経理部門では、手順や判断基準が個人のExcelや記憶に散らばりやすく、担当者が不在になると決算が止まるおそれがあります。完璧なマニュアルを目指さず、優先する業務を絞り、メモ形式で残し、更新と見直しのルールを決めることが、続けられるナレッジ共有の鍵です。

共有すべき情報は、業務手順、判断基準・例外対応、過去のトラブルとその対処です。まずは今月中に、止まると困る業務から1つ選んで、最初の共有を始めてみてください。あわせて、書いた情報が締め日のタスクと結びつく仕組みを整えることが、継続のポイントになります。

なかでも、メンバーが負担に感じずに手順を蓄積し、月次・決算の期限まで管理することには、ノートとタスクを紐づけて使える情報共有ツール「Stock」が最適です。

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