社内でファイルを共有する方法として、ファイル共有サーバーを利用している企業は多くあります。部署や拠点をまたいでデータを管理できるため、業務の効率化や情報管理の観点から重要な役割を担っています。
しかし実際には、「ファイル共有のためにサーバーを導入すべきなのか分からない」「サーバーの運用や管理の負担が大きい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル共有サーバーの課題やサーバー以外のファイル共有方法を中心にご紹介します。
- ファイル共有にサーバー導入するべきか悩んでいる
- 社内のサーバー運用に負担を感じている
- サーバーよりも簡単にファイル共有できる方法があれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、ファイル共有サーバーのデメリットやファイル共有のポイントを理解でき、自社に合ったファイル共有の方法を検討できます。
目次
社内サーバーでのファイル共有でぶつかる課題とは
まず、社内サーバーでファイル共有をするときに生じうる課題について解説します。サーバーの導入・継続を悩んでいる方は必見です。
フォルダ管理の煩雑化による「探す手間」
社内サーバーでのファイル共有は、フォルダ構造が複雑化しやすいという課題があります。
フォルダが部署や担当者ごとの判断で増え続けると、どこに何があるのか把握しづらくなります。さらに、似た名称のフォルダや古い資料が残り続けることで、必要な情報を探す時間が増えてしまいます。
このように、フォルダ管理の煩雑化は日常業務における「探す手間」を大きくする要因となってしまうのです。
ファイル単位による、やり取りや経緯の「分断」
社内サーバーでの管理は、情報のつながりが見えにくくなってしまうという課題もあります。
社内サーバーに保管場所があっても、やり取りはメールやチャットに分散してしまうため、更新の背景や判断の経緯がサーバー側に残りません。結果として、どのファイルが最新なのかや、どのような議論を経て修正されたのかを追うのに余計な手間がかかります。
このように、社内サーバーでの管理におけるファイル単位でのやり取りは、情報の連続性を断片化させてしまうのです。
リモート環境下でのVPN接続による「煩わしさ」
リモート環境で社内サーバーへアクセスするときには、VPN接続が作業の流れを停滞させてしまう恐れがあります。
接続に時間がかかったり、通信が不安定になったりすると、作業が中断されてしまい、非効率が生じてしまいます。また、VPNを経由しなければサーバーにアクセスできない仕組みでは、外出先や自宅での業務が制限され、柔軟な働き方が難しくなるのです。
このように、社内サーバーでのファイル共有では、リモート環境でVPN接続が必要となるため、スムーズな情報共有にブレーキをかけてしまうのです。
【これで解決】ファイル共有をスムーズにするには
ここでは、ファイル共有をスムーズにするためのポイントを解説します。以下を参考に、具体的な施策を検討しましょう。
「検索前提」で整理する
ファイル共有をスムーズにするポイントの1つ目として、「検索前提」で情報を整理することが挙げられます。
フォルダ階層に頼りすぎず、ファイル名やプロパティに必要な情報を盛り込むことで、目的の資料を瞬時に探し出せるようになります。また、タグ付けや共通ルールを取り入れると、誰が検索しても同じ基準で探せる環境が整い、業務の流れが途切れにくくなります。
このように、検索で見つけやすい状態をあらかじめ整えておけば、組織全体のファイル活用をスムーズにできるのです。
ファイルと関連情報を「一元管理」する
ファイル共有をスムーズにするポイントの2つ目として、ファイルと関連情報を「一元管理」することが挙げられます。
たとえば、議事録のファイルと議論に関する決定事項・参考リンクを一か所で管理すれば、後から内容をすぐに確認できます。さらに、資料とタスクを紐づけることで「どの資料がどの作業に関係しているのか」が一目で把握でき、作業の抜け漏れも防げるのです。
業務全体の流れを途切れさせないためにも、ファイルと関連情報を同じ場所で扱える仕組みを整えましょう。
管理不要の「クラウド型」へ移行する
ファイル共有をスムーズにするポイントの3つ目として、管理不要の「クラウド型」の仕組みへ移行することが挙げられます。
たとえば、OneDriveやGoogle Driveでは、サーバーの容量管理やVPN接続の手間が不要になり、どこからでもファイルにアクセスできます。さらに、ブラウザ上で共同編集可能なため、わざわざメールやチャットでファイルを送り合う必要もありません。
このように、クラウド型への移行は、日常業務の流れをよりスムーズにし、組織全体の作業効率を底上げできるのです。近年では、「Stock」のように、シンプルな操作性のクラウド型ツールを導入し、ファイルと関連情報を一元管理する企業が増えています。
【社内サーバーから脱却】最も簡単にファイル共有できる選択肢
以下では、サーバーよりも簡単にファイル共有する方法をご紹介します。
サーバーでのファイル共有は、フォルダが増え続けて探す時間が日常化し、生産性は徐々に下がっていきます。さらに、やり取りがメールやチャットに分散し、ファイル更新の経緯が分断されたままでは、担当者が変わるたびに確認や引き継ぎの手間が発生します。
しかし、フォルダ構成を見直したりルールを厳格化したりしても、「ファイル単位で保存する」前提が変わらなければ、いずれ同じ問題が再発します。また、サーバー管理やVPN運用を続ける限り、IT担当者の負担を根本から減らすことはできません。
だからこそ、保存場所を最適化するのではなく、情報を業務単位でまとめられるツールを導入しましょう。結論、ファイル共有には、あらゆる社内情報を一元管理し、簡単に共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、ファイル・テキスト・コメントをまとめて残せるため、関連情報を一画面で把握可能です。また、フォルダ設計や複雑なアクセス設定が必要なく、シンプルな操作で情報を追加・共有できるため、ITに詳しくない方でも迷わず運用できます。
情報を「活用される」形で蓄積する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
サーバーでのファイル共有の課題まとめ
これまで、サーバーでのファイル共有の課題や、スムーズなファイル共有のポイントを中心に解説しました。
ファイル共有サーバーは、社内でデータを一元管理できる点がメリットですが、導入・運用には管理負担がかかります。また、アクセス権限の管理やバックアップ対応、トラブル時の復旧対応など、IT担当者にとって負担が大きくなりやすい点も課題です。
そのため、近年ではサーバーに依存せず、誰でも簡単に情報を共有・管理できる仕組みを整えることが重要になっています。特に、ファイルだけでなく業務の情報もまとめて管理できる直感的なツールを導入すれば、社内の情報共有はさらにスムーズになります。
結論、ファイル共有にはファイルと関連情報をまとめて共有・管理できるシンプルなツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報やファイルをスムーズに共有・管理できる環境を実現しましょう。
