ビジネスで用いる申請書には様々な種類があるため、それぞれの用途に合った項目や書式で提出することが求められます。そこで、項目があらかじめ記載された申請書のテンプレートを使えば、簡単に申請書を作成できます。
しかし、「どのテンプレートが申請書作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申請書の書き方や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 申請書の作り方を知りたい
- 用途に適した申請書のテンプレートを探している
- 申請書の作成から提出・管理までできるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、申請書のテンプレートが見つかるだけでなく、申請書をはじめとする文書を適切に管理・共有する方法も分かります。
目次
申請書の概要
以下では、申請書の概要や届出書との違いを解説します。まずは、申請書がどういう書類かを把握しましょう。
申請書とは
申請書とは、官公庁や会社に対して特定の行為を承認してもらうために提出する文書のことを指します。今日では、様々なビジネスシーンで、申請書の提出が求められます。
主に、社外向けでは「青色申告書」「不動産登記」「医療費控除申告」などがあり、社内向けでは旅費や交通費などの申請書、育児休業をしたい場合に作成される申請書などがあります。それぞれに記載すべき項目が異なるため、注意が必要です。
また、添付書類が必要になる場合もあるため、不備がないか確認した後、期日に余裕をもって提出しましょう。
申請書と届出書の違い
申請書と届出書の違いは、諾否の返答があるかどうかという点です。
申請書は、行政庁が認めるか否か応答するべきものとされています。一方、届出書は、事項を通知すれば手続きとしては完了するのです。
両者の違いを把握したうえで、場面に応じて適切なものを作成しましょう。
申請書に記すべき基本項目
以下が、申請書に記すべき基本項目です。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
|
件名 |
申請内容が一目で分かるように書く（例：出張申請書） |
|
申請日 |
申請書を作成・提出した日付 |
| 申請者情報 |
申請者の氏名、所属部署、役職など |
| 宛先情報 |
申請者を提出する部署や担当者の氏名を記す |
| 申請内容・理由 |
承認を得たい事項やその理由を詳しく記す |
以上の表を参照して、申請書に記載する項目の抜け漏れを防ぎましょう。
【無料】Excel・Wordで使える申請書のテンプレート4選
以下では、Excel（エクセル）やWord（ワード）で使える無料の申請書のテンプレートを紹介します。申請書を簡単に作成したいという方は必見です。
シンプルな申請書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、申請書のテンプレートです。ExcelやWordからダウンロードでき、無料で使用できます。
基本的な項目が記載されているので、様々な用途の申請書に対応できます。
出張申請書
こちらは、ビズ研が提供する出張申請書のテンプレートです。出張する目的やスケジュールを記載する欄と、所属長から承認をもらう欄があります。
また、承認欄は必要に応じて追加・削除できます。
交通費申請書
こちらは、テンプレートボックスが提供する交通費申請書です。月額定期代の申請書として利用できます。
用途に合わせてアレンジでき、Excel、Word、PDFから保存可能です。ただし、ダウンロードするには無料でできる簡単な会員登録が必要になります。
備品購入申請書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、備品購入申請書のテンプレートです。購入希望品目の数量や金額を記載する欄があります。
また、購入目的を記す欄があるため、「なぜそれが必要なのか」を明確に記録でき、無駄な支出の抑制に役立ちます。
Excel・Wordで申請書を作成するデメリットとは
以下では、ExcelやWordで申請書を作成するデメリットを紹介します。
- 目当てのファイルを検索しづらい
- 共有に手間がかかる
- ファイル管理が煩雑になる
ファイルが大量にある場合や容量が大きい場合は検索に時間を要し、タイムロスになってしまいます。そのため、高精度の検索機能を備えたツールへの乗り換えも選択肢の一つです。
ExcelやWordのファイルを共有するためには、メールやチャット等を使う必要があります。とくに、申請書の場合、上司の承認が必要になるケースもあるため、都度メールやチャットにコメントを添えて共有しなければならず、負担が大きいです。
保管場所を統一しないとファイルが散在し、目当てのファイルがどこにあるのか分からなくなってしまいます。煩雑なファイル管理では、必要な情報へ即座にアクセスできないのです。
以上がExcelやWordで申請書を作成するデメリットです。ExcelやWordは誰でも気軽に利用できる反面、共有や管理がしづらいという側面があります。
そのため、作成した申請書をリアルタイムで任意のメンバーに共有できる「Stock」のようなツールを使いましょう。また、Stockには「検索機能」や「フォルダ機能」も備わっているため、過去の申請書をすぐに振り返ることができます。
【必見】申請書の作成・管理に最適なツールとは
以下では、申請書の作成・管理に最適なツールを紹介します。
申請書をはじめとする社内文書は、共通のテンプレートを使ってスムーズに作成できます。ただし、ExcelやWordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりやすいうえ、リアルタイムで共有できない点が不便です。
そこで、Excel・Wordよりも簡単に作成・管理できるツールを導入して、申請書に関わる業務の負担を軽減しましょう。ただし、多機能すぎるツールを自社に導入しようとすると、従業員に定着するまでに時間がかかる恐れがあります。
したがって、自社が導入すべきは、誰でも簡単に申請書を作成・提出・管理できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、用途別に申請書のテンプレートを登録できるため、作成時間を短縮しつつ記入漏れも防げます。また、申請書は任意のメンバーにリアルタイムで共有できるため、メールやチャットツールを使う必要はありません。
申請書を簡単に作成・提出・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【社外・社内別】申請書の種類・書き方
以下では、社外・社内別の申請書の書き方を解説していきます。申請書には様々な種類があるため、どの申請書が適切か明確にしてから作成に取り掛かりましょう。
社外向けの申請書の種類・書き方
社外向けの申請書は、官公庁に対して公的制度を利用したいときに提出するものです。以下では、主な社外向け申請書の種類と書き方をご紹介します。
- 青色申告
- 不動産登記
- 医療費控除申告
個人事業主やフリーランスが確定申告をするときに提出します。住所、屋号、氏名、収入金額、所得金額、税額などを記載します。
不動産を相続するときなどに、法務局に提出します。登記の目的や原因、相続人、添付情報、申請日、申請する法務局などを記載します。多くの場合、司法書士に作成を依頼します。
医療費控除とは、一定額を超える医療費を所得から還付するための申請です。氏名、病院名、所在地、医療費の内訳、保険で補填される金額、所得金額などを書きます。
外部に提出する申請書の場合、記載内容に誤りがあったとしてもすぐに訂正できないため、申請書を提出する前には不備がないかの確認を徹底しましょう。
社内向けの申請書の種類・書き方
社内向けの申請書は、会社に対して制度を利用したいときや特定の行為に対する許可を願い出るときに提出するものです。以下では、主な社内向け申請書の種類と書き方をご紹介します。
- 出張申請書
- 交通費申請書
- 備品購入申請書
- 育児休業給付金支給申請書
業務に関連する出張に行くとき、費用の仮払いを受ける前に提出するものです。先ほど紹介した基本項目に加えて、出張目的、訪問先、出張期間、移動ルート、宿泊先、費用、出張中の連絡先を記載します。
従業員が会社に対して通勤手当を申請するときに提出します。基本項目に加えて、交通手段、通勤区間、金額を記載します。
物品の購入前に会社から承認を得るために提出します。基本項目に加えて、購入希望品目、数量、金額、購入目的などを記載します。
育児休業を取得するときに提出する申請書です。基本項目に加えて、被保険者番号、マイナンバー、事業所番号、支給単位期間、職場復帰年月日などを記載します。
社外向けの申請書と比較して、社内向けの申請書は作成頻度が高いため、テンプレートの活用がおすすめです。
申請書の書き方や無料テンプレートまとめ
これまで、「申請書の書き方や無料で使えるテンプレート」を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、申請書の作成にかかる時間や負担を省けるようになります。しかし、ExcelやWordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒なため承認まで時間がかかってしまうというデメリットがあります。
そこで、自作のテンプレートを呼び起こすだけで簡単に申請書を作成でき、承認までを一元化できるツールを導入すれば、申請・承認の時間を短縮できるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、申請書の作成から提出・管理までが完結するツール『Stock』一択です。また、Stockでは申請書以外にも、マニュアル作成や議事録などに幅広く活用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、非効率的な申請書の運用を改善していきましょう。
