業務管理をすれば、各作業にかかる時間を正しく見積もれたりタスクの進捗が可視化されたりします。そのため、仕事を効率よく進めるうえで必須のプロセスです。
とはいえ、業務管理の経験が乏しく「管理をすべき項目や適切な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務管理の項目や進め方、おすすめのツールを中心に解説します。
- 業務管理をするにあたり、正しい項目や進め方が分からない
- 業務管理を効率よく進め、リソースをより多く確保したい
- 誰でもスムーズに業務管理できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、業務管理を適切に進められるようになるほか、自社に最適なツールも見つけられます。
目次
業務管理とは
業務管理とは、自社の経営資源を管理しながら業務を効率的に進めることです。
企業では、人事や経理、顧客管理などさまざまな業務が互いに影響し合っています。そのため、業務管理では単にタスクをこなすだけでなく「いかに各タスクにかける時間を削減するか」「不要な作業は何か」を見極める必要があるのです。
以上のような点を意識すれば各作業により多くのリソースを割けるようになるので、結果として自社の利益アップにもつなげられます。
業務管理における5つの対象項目
以下では、業務管理における5つの対象項目を解説します。自社の利益を生むためにも、5つすべてを適切に管理しなければなりません。
（1）時間管理
まずは、業務管理の対象項目として時間管理が挙げられます。
時間管理では、個人の抱えるタスクからプロジェクト全体にかかる時間までを管理します。そのため、仮にずさんな時間管理がされていれば進捗の遅れを招くだけでなく、最悪の場合、納期に間に合わなくなる恐れもあるのです。
したがって、常に「スケジュール通りに進められているか」をチェックしながらの時間管理が求められます。
（2）タスク管理
次に、タスク管理も業務管理の対象項目に挙げられます。
事業やプロジェクトは大小さまざまなタスクで構成されています。そこで、タスク管理を徹底すれば各メンバーの進捗が一目で分かるので、仮にタスクが遅れている場合も迅速な対応ができるのです。
したがって、プロジェクトを確実に遂行するためにも、適切なタスク管理をして進捗状況を可視化しましょう。
（3）勤怠管理
次に、勤怠管理も対象項目になります。
勤怠管理では「誰がいつ出勤したのか」「稼働時間はどれほどか」をデータとしてチェックします。加えて、勤務時間に応じた給与計算も抜け漏れなくすべきです。
また、特定の人物における時間外労働が多かったり、有休消化率が低かったりする場合は早急に環境整備をしましょう。
（4）顧客管理
顧客管理も業務管理において対象となります。
顧客管理では「いつ、誰と、どのような商談をしたか」「どのような製品・サービスを購入したか」をチェックします。このようなデータをもとに顧客に最適なアプローチをすれば、その後の継続的な取り引きにもつなげられるのです。
また、顧客の個人情報を扱うケースもあるため、セキュリティは必ず万全にしなければなりません。
（5）経営管理
最後に、経営管理も必須の項目です。
経営管理では、売り上げや利益はもちろん戦略立案や組織運営まで幅広く管理します。そのため、企業全体に関する詳しい知識が求められるのです。
万が一、経営管理が不徹底であれば自社にとって大きな損失となりかねないので、ノウハウを蓄積するなどして引き継ぎのあともミスがないようにすべきです。
3ステップ！業務管理の効率的な進め方
以下では、業務管理の効率的な進め方を3ステップでご紹介します。これまで業務管理がスムーズにできていなかった方は必見です。
ステップ1｜評価基準を数値化する
まずは、業務管理のステップとして評価基準の数値化が挙げられます。
評価基準が明確でなければ「業務管理の進捗度合いや効果が適切か」は判断できません。また、基準が曖昧であれば担当者ごとに評価が異なって正しい分析ができないので、必ず具体的な数値を設けるべきです。
したがって、課題に対して効果的な施策を講じるためにも、評価基準は定量的に判断できるようにしましょう。
ステップ2｜PDCAサイクルを回す
次に、PDCAサイクルを回して実際に業務管理をします。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）のサイクルを回して、業務を改善することです。PDCAサイクルを意識して業務管理をすれば、作業のミスや抜け漏れも防ぎやすくなります。
以上のように、業務管理は一度取り組んで終わりではないので、改善を繰り返しながらより高いクオリティを目指していくべきなのです。
ステップ3｜ITツールを活用する
最後に、ITツールを活用すれば業務管理をより効率化できます。
紙やWord・Excelといった手法で業務管理をしていると、管理場所が分かりづらかったり共有がすぐにできなかったりといった点で面倒です。しかし、業務の内容がすべて1か所に集約されるITツールであれば、目的の情報も瞬時に探し出せるのです。
とくに、非IT企業の65歳以上でも即日で使いこなせる「Stock」を使えば、操作を教える時間が一切かからずスピーディに業務管理できます。
【担当者必見】業務管理に最適なツール
ここでは、業務管理に最適なツールをご紹介します。
仮に紙やWord、Excelといった手法で業務管理していれば、やりとりがスムーズにできないうえ目的の内容がどこに管理されているか分からなくなる恐れもあります。そのため、すべての業務情報を一元化できる”クラウド管理ツール”を使いましょう。
ただし、多機能で複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、業務管理にミスが起こりかねません。このような事態を防ぐには「シンプルで誰でも直感的に操作できるツール」が求められるのです。
たとえば、非IT企業の65歳以上でも即日で使えるうえ、業務管理に必要な機能が過不足なく搭載されている「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で情報を簡単に記載・蓄積できるうえ、任意のメンバーへ即座に共有可能です。また、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので業務ごとの内容が混在せず、部署をまたぐ場合も円滑なコミュニケーションを図れます。
必要な機能に過不足ないクラウド管理ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務管理におすすめのITツール8選
以下では、業務管理におすすめのITツール8選をご紹介します。自社の課題に応じて適切なツールを選定しましょう。
（1）会計管理ツール
会計管理ツールを使えば、各種帳票の作成やキャッシュフローの管理のような会計処理を効率化できます。
会計管理ツールではキーワードを入力するだけで過去の情報を探し出せるので、紙にありがちな「過去の情報を振り返るのに資料を探す手間」を軽減できます。
ただし、財務会計に関わる法改正に伴ってシステム改修コストがかかる場合もあるため注意しましょう。
（2）販売管理ツール
販売管理ツールを使えば、商品受注後の出荷や請求などのフロー管理を効率化できます。また、ツールによっては在庫管理の機能を持つものもあります。
販売管理ツールを利用すると、企業の売上や利益などの経営指標が可視化されます。そのため、販売の管理工数を減らすための施策も講じやすくなるのです。
しかし、オンプレミス型（自社に設置して運用する形態）の場合は、数百～数千万円のコストがかかってしまうため注意が必要です。
（3）生産管理ツール
生産管理ツールでは、製品の品質やコスト、納期といった情報を一元管理できます。
営業管理ツールや販売管理ツールと連携すれば、生産から販売までの全体像も掴みやすくなります。また、仮に在庫の過不足があっても迅速な対応ができるのです。
とはいえ、生産管理ツールはあくまでも「生産に関わる情報」しか管理できないことから、ツールを横断する手間をかけたくない場合はおすすめできません。
（4）人事管理ツール
人事管理ツールでは、社員の氏名や年齢、給与といった情報を集約できます。
人事管理ツールを使えば、各人の担当部署や給与が変わった際の情報更新がスムーズになります。また、手作業では面倒な人事労務手続きも簡略化されるのです。
加えて、個人情報の漏洩を防ぐためにも、必ずセキュリティ対策ソフトを活用したり厳重なアクセス制限をしたりすべきです。
（5）勤怠管理ツール
勤怠管理ツールでは、社員の出退勤に関する情報管理ができます。
勤怠管理ツールを使えば「誰が、いつ、どのくらいの時間働いたか」が一目で分かります。また、各人の給与計算にかかる工数も大きく削減できるのです。
ただし、勤怠管理ツールは比較的導入コストのかかるものも多いほか、データ集計や操作のしやすさといった点も考慮しなければならないに注意しましょう。
（6）営業管理ツール
営業管理ツールでは、受注前における営業活動の管理を効率化できます。
営業日報の作成やToDoリスト、訪問計画といった営業活動に役立つ機能が多く搭載されているのです。また、なかには地図上に顧客情報を表示する「マップ機能」が備わっているものもあります。
ただし、営業活動では必ずしも社内にいるわけではないので、PCやスマホ、タブレットといったデバイスを問わずに利用できるものを選びましょう。
（7）顧客管理ツール
顧客管理ツールでは、顧客情報を一元化しながらユーザーとの関係構築ができます。
顧客管理ツールを使うと顧客からの問い合わせ履歴や商品の購入履歴が蓄積されるので、”今後どのようなアプローチをすべきか”も分析しやすくなります。顧客のニーズや現状を把握できれば、その後の継続的な取り引きにもつながるのです。
ただし、顧客管理ツールは多機能で操作が複雑なものが多いため、ITリテラシーが低いと使いこなせない恐れがある点に注意しなければなりません。
（8）クラウド管理ツール
クラウド管理ツールでは、業務の情報がすべて1か所で管理されるうえコミュニケーションも円滑化できます。
クラウド管理ツールを使うと、情報の一元化によってツールを併用する手間が省けるのはもちろん、メッセージ機能によって常にリアルタイムでのやりとりが実現します。そのため、ほかのツールよりも業務管理にかかる工数を大きく減らせるのです。
なかでも、ITに詳しくない社員が即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、業務管理に必要な機能が過不足なく備わっています。
業務管理の項目・進め方・ツールまとめ
ここまで、業務管理の項目や進め方、おすすめのツールを中心に解説しました。
業務管理では業務にかかる時間はもちろん、勤怠や顧客といった情報も扱います。加えて、業務管理を効率よく進めるには、あらゆる業務がひとつのツール上で完結できる”クラウド管理ツール”が欠かせません。
ただし、操作が複雑なツールでは業務管理に不備が出る恐れもあるので、必ず「チーム全員が使いこなせるか」を導入すべきです。
結論、自社の業務管理には、直感的な操作性でITに詳しくない人でも説明なしで使える「Stock」が最適なのです。
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