日々の業務を適切に管理し実行していくと、自然と社員の生産性が向上できるようになり、結果として企業力強化に繋がります。そのため企業において、社員に自社での業務管理を徹底させることは必要不可欠だと言えます。
しかしその一方で、日々の業務に追われ、思うように業務管理ができていないという企業も多いのではないでしょうか。これは、業務管理の重要性を社員が十分認識していないゆえに起こるものです。
そこで今回の記事では、業務管理がなぜ重要なのかという点から管理すべき内容、業務管理の効率化的な進め方までを解説します。
- 業務管理が浸透せずトラブルになった経験があるので、前もって予防したい
- 業務管理で管理すべき項目を知り、各項目ごとに管理を徹底したい
- 効果的に業務管理を進める方法を実践し、リスクを少しでも軽減させたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、業務管理について正しく理解でき、自社での業務管理を効率よく進められるようになります。
目次
業務管理とは
業務管理とは、自社にある経営資源を適切に管理し、業務を効率的に進める経営方法を指します。業務管理の実行により、企業は利益の最大限の追求が可能になります。
業務を効率的に進めるというと「タスクを確実にこなしていく」だけであると考えやすいですが、実はこれだけでは業務を管理できているとは言えません。「その方法自体が本当に効率的であるか」「本当に必要な作業か」を見極めていないままでは、自社の労働力を無駄に消費する事態に陥りかねないからです。
そのため、企業は業務管理によって業務自体の見直しを図り、改善に向けて取り組む必要があります。
なぜ業務管理が必要なのか
業務管理を行うと、各部署ごとに処理されていた業務が一元管理できるようになります。企業の持つリソースをコントロールするには、すべての情報を把握する必要があり、それらを見える化して見直しを行わなくては、業務管理は進まないからです。
社員数が少ないうちは、マネジメントメンバーが業務内容を把握するのは難しくはないですが、一般的に会社の規模や業務が増えるにつれて、徐々に管理が行き届かなくなるものです。管理が十分にされていない状況では、業務に無駄が発生しやくすなり、正確な企業分析が行えなくなる可能性も生じます。
また、業務管理は企業の内部統制にも大きく役立ちます。業務の適正確保は会社法にも定義されているものであり、企業は内部統制システムの方針を開示することが求められています。
このように、経営面と法律面の両方から見ても、早い段階での業務管理の実行が鍵だと言えます。
業務管理で管理すべき項目とは
以下では、業務管理において管理すべき5つの項目を解説します。すべて適切に管理できるように社内体制を見直すことも大切です。
時間管理
時間管理とは、文字通り業務にかかる時間を管理することです。
プロジェクト全体にかかる時間や個人が抱えるタスクまで、あらゆる作業にかかる時間の管理を行います。
時間管理がずさんになると、進捗に遅れが生じやすくなり、最悪の場合納期に間に合わなくなる可能性もあるので注意しなければなりません。細かな時間管理を徹底し、全体的なスケジュールに遅れが生じないような管理が求められます。
タスク管理
タスク管理とは、個人が抱えているタスクを管理することを言います。
事業やプロジェクトは大小さまざまなタスクで構成されており、それらの適切な割り振りにより目標を達成する仕組みになっています。
したがって、タスク管理が適切に行われていないと、タスクの担当者や進捗状況が分からなってしまうのです。さらに、タスクの状況が不明瞭なままでは、プロジェクト全体の進捗状況の把握も難しくなりかねません。
正しくプロジェクトをすすめていくためにも、タスク管理を行い状況の可視化に努めましょう。
勤怠管理
勤怠管理では、自社の従業員の勤怠の管理を行います。具体的には「誰がいつ出勤したのか」「どのくらいの時間働いているか」をデータとして管理します。
業務管理のなかでもすでに行っている企業が多いものの、今日ではテレワークが浸透しているので、従来よりも正確な勤怠管理が難しくなっています。そのため、テレワーク下でITツール・サービスを活用した勤怠管理に移行する企業も少なくありません。
とくに、残業などの時間外労働や、有給消化率などには一層の注意が必要です。
顧客管理
顧客管理では、自社と取引のある顧客の情報を管理します。
顧客の名称や所在地、電話番号といった情報はもちろん、いつ商談が行われたのか・どのような製品を購入したかまでの管理を行うのが一般的です。
しかし、顧客情報は企業が管理する情報のなかでも機密性が高い情報なので、取り扱いの際には厳重な注意が必要です。
経営管理
経営管理は、経営全般にまつわる事柄の管理を指します。
売上や利益といった数字面の管理に加えて、戦略立案プロセス、事業や組織運営などの管理が経営管理に含まれます。そのため、一言に「経営管理」と言っても、実際に行う内容は幅広いものとなります。
何をもって「経営管理」と呼称するかは、各企業によって微妙に異なることがあるので注意しましょう。
業務管理を効率的に進めるには
以下では、業務管理を効率的に進める方法について解説します。成果を十分に得るためにも、次のポイントに気を付けて施策を立てていきましょう。
評価基準を数値化する
業務管理で大切なのは、評価基準の数値化です。
評価基準が数値化されていないままでは、業務管理の進捗度合いや効果をはっきりと判断できないからです。曖昧な基準のままで進めてしまえば、業務管理の実行によりどのような効果が出たのかがわからなくなり、分析に利用できません。
また、客観的に納得できる根拠がないゆえに、業務管理に取り組んでいる従業員の不満が生まれる可能性もあります。
成果を正しく分析し次に生かすためにも、評価の基準が曖昧なものは判断材料から除外し、定量的に判断できる基準を設定しておきましょう。
PDCAサイクルを回す
次に大切なのが、継続的にPDCAを回すことです。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の略であり、業務改善を行ううえでの基本の考え方です。PDCAサイクルを適切に回すことで、プロセスの改善ができ、結果として期待した成果を得やすくなります。
業務管理は一度取り組めばそれで終わりではなく継続的な実行が求められます。したがって、全社「PDCAサイクルを回し続けなくてはならない」という共通認識を浸透させることが必要です。
ITツールを活用
業務管理に取り組んでみたものの上手くいかないという場合には、ITツールの導入がおすすめです。
昨今では、テクノロジーの進歩に伴い多くの業務用ITシステム・ツールが開発されています。これらのツールの活用により、さまざまな業務管理が実行可能になります。
たとえば「勤怠システムを導入し、従業員の労務時間の計算によって残業の抑制を図る」「タスク管理システムを導入し、タスク処理時間を計測することで適切な配分を行う」などの方法があります。
ITシステム・ツールの効率的な活用は必ず業務効率化に繋がり、加えて生産性の向上も見込めます。したがって、自社に合ったものを見極め、適切な導入を行いましょう。
業務管理に利用できるツールとは
以下では、業務管理に利用できるツールを種類別にご紹介します。自社の抱える課題から、どのツールを導入すべきか見極めましょう。
会計管理ツール
会計管理ツールでは、各種帳票の作成やキャッシュフローの管理など、会計処理を効率化する機能が利用できます。
紙ベースでの管理の場合、過去の情報を振り返るには資料を探す手間がありますが、データ管理に切り替えると、検索するだけで簡単に過去の情報を利用できるようになります。
会計管理ツールを導入する際は、関連法規の改正に素早く対応できるものかどうかをよく見極めましょう。
販売管理ツール
販売管理ツールは、商品受注後の出荷や請求などのフローの管理を行うツールです。ツールによっては在庫管理機能を持つものもあり、製造業・卸売業において必要不可欠とも言われています。
販売管理ツールを利用すると、企業の売上や利益などの経営指標が見える化します。そのため、販売管理の工数を減らした運用が可能になるのです。
最近では、POSレジをはじめとする販売管理機能が付属したレジツールも出ており、レジ機能・販売在庫管理機能を一括して利用する企業も増えています。
生産管理ツール
生産管理ツールは自社製品の品質・コスト・原価・納期など生産に関する情報を一元管理するツールです。ツールによっては人事管理機能が利用できるものもあります。
また、営業管理や販売管理との結びつきが強いので、連携できるツールやそれらの機能が備わっているツールを選択すれば、生産から販売までの流れを一元管理可能です。
人事管理ツール
人事管理ツールは、社員の情報を管理するツールです。氏名や年齢・給与などさまざまな人事情報をツール内に集約できます。
ツールによって利用できる機能には差がありますが、なかでも給与管理と勤怠管理機能は利用される比率が高いものになります。手作業で行うよりも効率的に、かつ自動化できるので、人気の高いツールです。
最近ではクラウド型の人事管理ツールが増えており、「勤怠管理のみ」「給与管理のみ」のように必要な機能だけを導入することもできます。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールでは、社員の勤怠に関する情報の管理が行えます。人事管理ツールと連携させれば、残業代の管理や給与明細の発行まで自動化できます。
企業によっては、パソコンの起動と連動させたり、グループウェアとの連携によりスケジュール管理に応用したりする例もあります。
人事管理ツールに含まれる機能ではあるものの、勤怠管理のみに特化しているツールもあるので、導入の際には人事管理ツールまで必要なのか、勤怠管理ツールだけで良いのかの見極めが必要です。
営業管理ツール
営業管理ツールはSFA（営業支援ツール）とも呼ばれ、受注前の営業活動の管理・支援をサポートするツールです。
営業日報作成機能やToDoリスト、訪問計画など営業活動に役立つさまざまな機能が搭載されています。従来エクセルを利用して行うことが多かった営業管理ですが、ツールを利用すると営業に関連する業務を一挙に効率化できます。
ツールによっては地図上に顧客情報を表示させられるマップ機能が利用できるので、営業先に訪問する回数の多い企業であれば、こうしたツールを導入するのがおすすめです。
顧客管理ツール
顧客管理ツールはCRMとも言い、顧客情報を一元化して、顧客との関係性の管理が行えるツールです。
顧客からの問い合わせ履歴の蓄積などが行えるので、コールセンターやカスタマーサポートなど顧客とのコミュニケーションが必要な部門で導入されるケースが多いです。
営業管理ツールであるSFAとの連携ができるものを選択すれば、より業務管理を効率的に進められます。
EPRパッケージ
EPRパッケージとは、上記のさまざまなツールが複数搭載されているものを指します。基幹業務システムとも呼ばれ、企業内にある業務の広範囲なカバーが可能です。
EPRを導入するとあらゆる情報がすべてツール内に蓄積されるため、情報の一元化が促進されます。管理したい内容によっては、高額なEPRパッケージを導入せずとも、情報共有ツールの導入により解消できることもあります。
業務管理を進めるのにおすすめのITツール
業務管理を進めるのにおすすめのITツールをご紹介します。
業務管理に役立つツールは数多くある一方で「実際導入したにも関わらず、思ったような成果がでない」というケースがあります。これは、管理者が必要だと考え導入したツールが「現場にとっては多機能すぎて利用に適さない」ために起こるものです。
たとえば、顧客情報の管理を課題に感じていたとしても、必ずしも顧客管理ツールを導入するのが最適だとは言えません。場合によっては、より簡単に情報を管理できるツールを導入するだけで課題を解決できる可能性があります。
したがって、導入するツールは現場レベルで考えて「必要な機能を過不足なく搭載しているツール」でなくてはなりません。
今回ご紹介する「Stock」は、社内のあらゆる情報の管理に役立つ情報共有ツールです。
顧客情報や勤怠情報・営業履歴など、管理したい情報をノートに記載しておくだけで、後から簡単に振り返り活用できるようになります。すぐにでもエクセルでの管理から脱却したいと考える企業にとって最適なツールです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
業務管理を行う項目と役立つツールまとめ
ここまで、業務管理を行う項目や全社での業務管理に役立つツールを解説しました。業務に関連する情報は多数あるため、効果的な管理には、ITツール・システムの導入は欠かせません。
しかし、導入する際には注意も必要です。管理サイドから見て効果的な管理が実現できるものであっても、実際にそのツールを利用するのは現場の社員だからです。
社員が日々利用するうえで不便だと感じるツールでは、業務管理を成功に導くことはできません。したがって、業務管理に利用するITツール・システムは、必ず「全員が使いこなせるか」を確認しましょう。
今回ご紹介したStockは、直感的な操作でITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせる情報共有ツールです。非IT企業を含む100,000社以上の企業で活用されているStockであれば、現場のリテラシーに沿わないせいで利用が滞る恐れもありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の業務管理を効率化しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
