社員の生産性向上の鍵となる業務管理ですが、日々の業務に追われ、なかなか管理できていないのが実情では無いでしょうか。
そこで今回の記事では、業務管理を効率化するシステムについてご紹介させていただきます。
業務ごとにマッチしたシステムをご紹介させていただきますので、是非現状の改善に繋がる参考になればと思います。
目次
業務管理とは
業務管理とは、企業の業務が効果的に遂行されることを確保するために、プロセスやフローなどを適切に管理することです。
現在の企業における「業務」は、非常に多岐に渡るため、適切に管理をするにはIT化して対応する必要があります。
このように、業務管理をIT化するためのシステムは、業務管理システムと呼ばれています。
業務管理システムが必要な理由
業務管理をすることで、各社員が行なっている業務を「見える化」することができます。
そうすることで、業務プロセスやフローを定期的に見直すことができ、生産性の向上にもツンがります。
社員数が少ないうちは、マネジメントメンバーが把握できるかもしれませんが、会社の規模や業務が増えるにつれて、管理が行き届かなくなっていきます。
そのため、業務のムダを省くためにも、業務管理システムを導入することが必要になってきます。
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業務管理システムの種類と具体的なサービスとは？
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、議事録などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
会計管理システム
社内の会計処理を効率化がするためのシステムです。
経理部門に導入されることが多く、今まで紙で管理されていたものが、データで管理できるため、業務効率が大幅に改善されます。
「freee」
freeeは、無料から使えるクラウド会計ツールです。
日々の経理情報などを入力しておくことで、決算などの時期に余計な業務が発生することを防ぐことができます。
＜freeeのポイント＞
- １クリックで書類の作成ができる
毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます
- 経営状況の見える化が可能
定期的に経営状況の数値が、自動でレポート作成されます
＜freeeを使う上で気をつけたい点＞
- 最低限の知識は必要
経理処理の自動化を実現することができますが、そのための設定や運用などには、専門の知識が必要になります。
「マネーフォワード クラウド経費」
マネーフォワード クラウド経費は、経費精算にかかる時間を1/10にできるクラウド型経費精算システムです。
＜マネーフォワード クラウド経費をおすすめするポイント＞
- レシートの自動読み取り
入力の手間がなく、撮影するだけで申請することができます
- 交通系ICカードとの連携
カードリーダーを使えば、日々の交通費精算などが簡単に行えます
＜マネーフォワード クラウド経費を使う上で気を付けておきたい点＞
- 料金プランが複雑
基本料金に加え、従業員数によって価格が変動するため、毎月どれくらいの金額がかかるか、きちんと確認する必要があります
人事管理システム
社員の情報を一元管理するためのシステムです。
勤怠管理や給与管理を効率化できるだけでなく、入退社の際の手続きもオンラインで完結できるようになります。
「SmartHR」
SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。
入社時などに、書類のやり取りで膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。
＜SmartHRのポイント＞
- 書類の自動作成
職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類などが自動で作成できます
- web上で全て完結
各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類を、全てweb上で共有できます
＜SmartHRを使う上で気をつけたい点＞
- 素人が使いこなすには難しい
書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理は、知識が必要になってきます
「人事労務freee」
人事労務freeeは、労務管理や給与計算が効率化でき、勤怠や従業員情報から書類を作成することができるツールです。
社内にいないドライバーにも簡単に情報の共有ができるため、各種手続きに時間がかかることがありません。
＜人事労務freeeをおすすめするポイント＞
- 勤怠管理が簡単
勤務時間や残業代などの集計作業が簡単にできる仕様になっています
- 法令改正などに自動対応
常に最新の制度に準拠できるようアップデートされています
＜人事労務freeeを使う上で気を付けておきたい点＞
- 従業員数に関わらず基本料金がかかる
利用料金は、基本料金＋従業員1人あたりの金額となるため、少し費用が高く感じます
営業管理システム
SFAと呼ばれるシステムなど、主に商談管理や顧客管理の効率化ができるシステムです。
商談のステータスや、打ち合わせの議事録を顧客ごとに管理でき、営業活動をサポートしてくれます。
「Senses」
Sensesは、直感的に管理ができることが特徴の営業支援ツールです。
＜Sensesのポイント＞
- カード形式での管理
カンバン方式で進捗の管理ができるため、直感的に状況の把握をすることができます
- GmailやGoogleカレンダーとの連携
Chromeの拡張機能を使えば、メールのやり取りをSenses内に取り込むことができます
＜Sensesを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
一番安いプランでも月額2.5万円〜のため、本格的な運用を考えている企業向けのツールになります
「Knowledge Suite」
Knowledge Suiteは、顧客管理と営業支援システムに加え、グループウェアとしても使えるクラウド型のアプリケーションです。
＜Knowledge Suiteのポイント＞
- ユーザー数無制限
どのプランでも無制限で利用できるため、利用する人を絞ったりする必要がありません
- オールインワン
顧客管理・営業支援システム以外にグループウェアの機能も利用することができます
＜Knowledge Suiteを使う上で気をつけたい点＞
- 費用が高額
最低でも月額5万円のため、利用ユーザー数が多い企業でないと導入が難しいです
まとめ
業務管理をする上で、システムの導入は欠かせないのではないでしょうか。
しかし、単にシステムを導入するだけでは、改善できず、適切に運用を続けていくことが大事になります。
是非、今回ご紹介させていただいたツールが業務管理のサポートになると嬉しく思います。
