紙での請求書の作成・管理には「印刷コスト」や「保管スペース」が必要になったり、すぐに修正するのが難しかったりするデメリットがあります。そこで、請求書の作成や管理にシステムを活用すれば、多くの負担が削減されるのです。
とはいえ、「どのような請求書管理システムが自社に適しているのか分からず、導入に踏み切れない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、請求書を一元管理できるおすすめのシステム5選と、選定ポイントを中心にご紹介します。
- 非効率的な管理体制から脱却したい
- 請求書管理システムの選定ポイントが分からないので困っている
- 請求書を効率的に作成・管理できるシステムを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントに当てはまる請求書管理システムが見つけられ、請求書の作成・管理における工数を削減できます。
目次
非IT企業必見!請求書の一元管理におすすめのツール
はじめに、請求書の一元管理におすすめのツールを紹介します。
請求書管理システムを導入して電子化すれば、請求書に関する業務を効率化できます。しかし、請求書は作成して終わりではなく、適切に管理しなければ、必要なときにすぐに欲しい情報を見つけられません。
そのため、「請求書を発行するシステム」だけでなく「請求書を管理するためのシステム」を併用しましょう。ただし、誰でも簡単に使える機能のシステムでなければ、現場に浸透しないのでそのうち使われなくなります。
そこで、非IT企業の65歳の方でも使いこなせて、請求書を簡単に管理できるツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には請求内容やファイル等を保存でき「フォルダ」別に整理すれば入り乱れる心配はありません。また、取引先とフォルダを共有できる「1フォルダゲスト権限」を使えば、請求書を郵送したりメールで受け取ったりする双方の負担も軽減します。
【Stock】最も効率よく請求書の情報を共有・管理できる
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
請求書管理システムとは
請求書管理システムとは、請求書の作成・管理における工数の削減によって、作業の効率化やミスの防止を図れるシステムです。
たとえば、WordやExcelで請求書を手作業で作成するのは手間がかかるほか、人的ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書管理システムを利用すれば、請求書の作成を自動化できるのはもちろん、そのほかにも便利な機能で業務を効率化できます。
そのため、請求書を作成する負担を軽減したいという場合は、システムの導入が不可欠なのです。
無料あり|おすすめの請求書発行システム・ソフト5選
以下では、請求書管理におすすめのシステムを5選紹介します。それぞれの特徴や注意点を押さえ、自社に合ったシステムを選定しましょう。
【freee会計】簡単に使える!請求書発行システム
freee会計の特徴
- 領収書も自動読み取りできる
- 法改正にも対応している
溜まりがちな領収書も写真を撮ってアップロードすれば、 freeeがスキャンして自動読み取り、日付や勘定科目まで推測します。
「インボイス制度」や「電子帳簿保存法」にも完全対応しているので、システムをアップデートする必要がありません。
freee会計の機能・使用感
- 銀行口座・クレジットカードと連携できる
- 書類を変換できる
明細入力の手間を削減したい場面では、銀行口座・クレジットカードと連携すると、明細を自動で取り込めます。
書類変換機能を使うと「見積書を納品書に変換する」「納品書を請求書に変換する」ことができるので、スムーズな書類作成に役立ちます。
freee会計の注意点
- 使用人数は要検討
- プロダクトによってドメインが分かれて面倒
ミニマムプランは、ユーザー上限が3名までに制限されています。一方、ベーシックプランは上限がない反面、4人目以上から1人追加ごとに、月額400円の料金が追加されるのです。
ユーザーの口コミでは「会計、労務などプロダクトによってドメインもわかれてしまうのが煩わしいので、1プロダクトとして統一した管理画面であらゆるサービスを使用したい」という声も挙がっています。(引用:ITreview)
会計freeeの料金体系
以下はすべて税抜の料金です。
- ミニマム:2,680円/月(月払い)
- ベーシック:5,280円/月(月払い)
- プロフェッショナル:47,760円/月(月払い)
【MakeLeaps】請求書業務を効率化できるシステム
MakeLeapsの特徴
- 直感的に操作できる
- テンプレートが搭載している
グッドデザイン賞を受賞するほど分かりやすい操作性なので、従来の業務からスムーズに移行できます。
テンプレートを使うことで見積書・納品書・請求書などをミスなく簡単に作成でき、ワンクリックでほかの文書への変換も可能です。
MakeLeapsの機能・使用感
- 請求書の作成を予約できる
- 商品一覧を作成できる
作成予約機能を活用すると、送付スケジュールを設定できるので、定期的に送付する請求書の管理に貢献します。
「商品項目名」「単価」を一覧として登録し、書類作成時に反映させられるので、ミスの防止に役立ちます。
MakeLeapsの注意点
- プランをよく確認する
- 類語検索に対応していない
プランによって、料金や機能性、取引先上限などが異なるので、導入するときは詳細をよく比較する必要があります。
ユーザーの口コミでは「取引先名の検索ワードの柔軟性が高くない」「ひらがな検索やローマ字検索など、類語検索に対応できるよう検索ワードを複数登録できるようにしてもらえると非常にありがたい」という声も挙がっています。(引用:ITreview)
MakeLeapsの料金体系
以下はすべて税抜の料金となっています。
- 無料プラン:0円
- 個人プラン:600円/ユーザー
- 法人プラン:1,000円/ユーザー
- エンタープライズプラン:30,000円/社
【Misoca】利用する場所や端末を選ばず手軽に使えるシステム
Misocaの特徴
- デバイスを問わず請求書の作成できる
- ロゴの挿入も簡単にできる
PCだけでなく、タブレットやスマホからでも請求書が作成できるのでスキマ時間を有効に使えます。
14種類もの請求書テンプレートから選べるだけでなく、自社のロゴや印影も画像データから反映できます。
Misocaの機能・使用感
- 会計ソフトと連携できる
- チームで請求業務を進められる
請求業務・記帳を自動化したい場面では「弥生の会計ソフト」「freee」「MFクラウド」などと連携すれば、Misocaで作成した請求データを自動で取込・仕訳できます。
有償プランでは、複数人で同時利用が可能なので、メンバー個々で担当の取引先の請求業務に取り組みたい場面で便利です。
Misocaの注意点
- 大規模な事業者には不向きなプランがある
- 不慣れなメンバーは操作が難しい可能性がある
有料プランの中にも、登録できる人数や請求書が少なく、大規模な事業者には不向きなプランがあるため注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「スタッフにすぐ使ってもらうにあたり、ステップバイステップでゼロから分かりやすい流れがあればいいのに」という声も挙がっています。(引用:ITreview)
Misocaの料金体系
- 無料プラン:0円
- プラン15:1年間無料、次年度以降8,000円/年
- プラン100:1年間無料、次年度以降30,000円/年
- プラン1000:1年間無料、次年度以降100,000円/年
【クロジカ請求管理】 請求書の郵送やメール送信が簡単なシステム
クロジカ請求管理の特徴
- 請求書をCSVファイルで一括作成できる
- 請求書の定期作成
定額や従量課金の請求データをCSVファイルでインポートして、請求書を一括作成できます。
請求書の定期的な作成を予約できるので、作成漏れのミスを防げます。
クロジカ請求管理の機能・使用感
- 印鑑付きの請求書を作成できる
- 前受金を取り崩せる
印鑑表示に対応しているので、印鑑付き請求書の作成にも役立ちます。
顧客毎の前受金を取り崩しできるので、前受金の適切な管理に貢献します。
クロジカ請求管理の注意点
- 無料プランは請求管理機能のみ使える
無料プランは請求管理機能しか利用できないため、大規模なチームには不向きである点に注意しましょう。
クロジカ請求管理の料金体系
- フリープラン:0円
- スタンダードプラン:4,980円/月
- プレミアムプラン:29,800円/月
【INVOY】基本機能を永久無料で利用できるシステム
INVOYの特徴
- 簡単に請求書を作成・発行できる
- メンバー招待や権限を管理できる
必要項目を順番に入力するだけで作成でき、作成後はメールで発行が可能です。
メンバーを招待すれば複数人で使えるほか、すべての機能を利用できる「管理者」と、帳票作成と取引先管理ができる「請求担当者」の権限に分けられます。
INVOYの機能・使用感
- 手順の説明が表示されている
- 請求書を自動でデータ化できる
ホーム画面で「請求書の発行」「受取請求書のアップロード」のステップが示されているので、手順を確認しながら作業を進めたい場面で便利です。
スピーディーに支払いを進めたい場面では、請求書を5秒で自動データ化できます。
INVOYの注意点
- ITに詳しくない場合には使いこなせない恐れがある
- 仕訳できない
INVOYは多機能なので、ITが苦手な方は使いこなすのに苦労する可能性があります。
ユーザーの口コミでは「事業者毎にフォルダ分け出来ると良いのですが、一覧表示しか出来ない」「絞り込み表示は出来ますが、毎回しなければならず面倒」という声も挙がっています。(引用:ITreview)
INVOYの料金体系
- Free:0円(月払い)
- Standard:980円/月(月払い)
無料あり|請求書管理に使えるシステム・ソフトの比較表
以下は、請求書管理に使えるシステム・ソフトの比較表です。
Stock【請求書の管理に最適】 | freee会計 | MakeLeaps | Misoca | クロジカ請求管理 | INVOY | |
---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
最も効率よく請求書の情報を共有・管理できる |
簡単に使える!請求書発行システム |
請求書業務を効率化できるシステム |
利用する場所や端末を選ばず手軽に使えるシステム |
請求書の郵送やメール送信が簡単なシステム |
基本機能を永久無料で利用できるシステム |
注意点 |
ガントチャートの機能はない |
使用人数は要検討 |
類語検索に対応していない |
大規模な事業者には不向きなプランがある |
無料プランは請求管理機能のみ使える |
仕訳できない |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは2,680円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは600円/ユーザー~ |
・無料プランあり
・有料プランは1年間無料、次年度以降8,000円/年~ |
・無料プランあり
・有料プランは4,980円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは980円/月~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「会計freee」の詳細はこちら |
「MakeLeaps」の詳細はこちら |
「Misoca」の詳細はこちら |
「クロジカ請求管理」の詳細はこちら |
「INVOY」の詳細はこちら |
導入コストを検討したうえで「自社の課題を解決するのに必要な機能に過不足のないツール」を導入しましょう。
請求書管理システムの4つの選定ポイントとは
最後に、請求書管理システムの選定ポイントをご紹介します。システム導入後にトラブルにならないように、以下は確実に押さえましょう。
(1)セキュリティは十分か
はじめに、「セキュリティが万全のシステムか」を確認しましょう。
請求書はクラウド上でデータ管理するので、十分なセキュリティが整っていなければ、請求書の改ざんや口座情報などの漏洩が懸念されます。
したがって、「データが確実に保護されるか」「ウイルスや不正アクセスの監視体制は万全か」といった点を注視して、強固なセキュリティを持つシステムを選ばなければならないのです。
(2)シンプルに使えるか
システムを選定するうえで「シンプルに使えるか」は重要ポイントです。
多機能なシステムは便利な反面、使うのが難しく費用がかかります。そのため、自社の社員が使いこなせない難しいシステムでは次第に使われなくなり、余計な費用がかかるだけなので避けましょう。
したがって、ITに詳しくなくても簡単に使える「Stock」のようにシンプルなシステムが必要なのです。
(3)インボイス制度に対応できるか
最近では「インボイス制度に対応できているか」も選定ポイントとなります。
2023年10月より導入されるインボイス制度では、請求書には以下の6項目の記載が義務付けられています。(簡易インボイスは1〜5まで)
1. インボイス発行事業者の氏名又は名称及び登録番号2. 取引年月日3. 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)4. 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率5. 消費税額等(端数処理は一インボイス当たり、税率ごとに1回ずつ)6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
インボイス制度に対応していないシステムでは、今後対応できなくなる可能性があるため慎重に選定をしましょう。
(4)確認する負担を軽減できるか
請求書管理をスムーズに進めるには「確認作業を軽減できるシステム」を選定する点が重要です。
企業では「毎月発生する支払い」と「稀に発生する支払い」があります。とくに、「毎月発生する支払い」では、請求書の確認漏れがあると、支払いが円滑に進みません。
そこで、チェックリストや一覧表を作成して管理すれば、スムーズに確認作業を進められます。ただし、毎回一から作成するのは面倒なので、テンプレート機能があるシステムを選ぶのがおすすめです。
請求書管理システムと選定ポイントまとめ
これまで、おすすめの請求書管理システム5選を中心にご紹介しました。
請求書管理システムはセキュリティが万全であることはもちろん、簡単に使えるほどシンプルかも確認しましょう。また、請求書管理システムだけでは「どこに保存したのか分からない」と不便なので、管理機能を備えたツールを併用すべきです。
ただし、多機能なツールでは使いこなすのに苦労するので、必要な機能に過不足がないシンプルなものが適しています。
結論、自社が導入すべきなのは、大手企業も導入するほど安全性が高く、非IT企業の65歳でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、適切に請求書データを管理しましょう。