企業が扱う文書は、法律で保存期間が定められていたり、あとから業務で必要になったりするため、適切に管理する必要があります。そこで、文書管理のルールを定めて、社内の管理体制を整えることが求められるのです。
しかし、「文書管理のルールがなく、どこに何の情報があるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理に必要なルールの作り方やポイントを中心に解説します。
- 文書管理規程・ルールを正しく運用したい
- 文書管理の規程・ルールの記載するべき項目や書き方を知りたい
- 文書管理のルールだけでなく、管理体制から改善していきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理規程の作り方やポイントが分かるだけでなく、自社に最適な管理方法も見つかります。
目次
文書管理規程・ルールとは
ここでは、文書管理規程の特徴や目的、記載すべき項目を解説します。まずは、文書管理規程への理解を深めましょう。
文書管理規程の特徴
文書管理規程とは、社内の文書を管理するうえで守るべきルールです。
たとえば、文書の種類ごとに保存期間を1年や5年と定めたり、“重要文書はキャビネットではなく書庫に保管する”というように保管場所を指定したりと、文書を管理するうえでのルールを統一します。
このように、社内文書を管理するうえで統一ルールを設けておくことで、円滑な情報共有や機密情報の漏えい防止につながるのです。
文書管理のルールを決める目的
文書管理におけるルールを決める目的として、以下の4つが挙げられます。
- 法律を遵守するため
- 業務を効率化するため
- ナレッジを活用するため
- 紛失などのリスクを軽減するため
企業は様々な法律を遵守して事業・業務をする必要があります。文書管理においても明確なルールがないと、知らない間に法令違反となっている可能性があるのです。
文書が整理されていないと、探し出すのに手間がかかり業務が滞る原因となります。したがって、文書の管理方法を社内で統一して、情報の保存場所を明確にする必要があるのです。
文書を社内共通で管理する仕組みがないと、ナレッジ（知識・情報）の属人化につながります。したがって、ナレッジを共有して業務の生産性を高めるためにも、自社の文書管理のルールを統一しましょう。
文書が保管されている場所を把握しづらい状態では、重要な書類を誤って廃棄したり紛失したりする可能性が高いです。したがって、書類の保存場所や保存期間が明確に分かるように管理しましょう。
このように、文書管理のルールを決めればさまざまなトラブルを防止できるため、すべての企業に求められるアクションなのです。
文書管理規程に必要な項目
文書管理規程に記載すべき基本項目として、以下の5つが挙げられます。
- 文書の定義：どの種類の文書を管理対象に含めるか記載します。
- 担当者：文書を管理する社員や部署を記載します。
- 禁止事項・罰則：文書管理の禁止事項と、違反した場合の罰則を記載します。
- 文書の管理方法：文書の保存場所や期間、廃棄ルールを記載します。
- 文書の閲覧権限：閲覧できる役職・部門名を記載します。
以上の項目を規程に含め、必要な情報に抜け漏れのないルールを策定しましょう。
ガイドライン・マニュアルとの違い
「規程」と似た言葉として「ガイドライン」や「マニュアル」が挙げられます。書く言葉の意味・使い方は以下の通りです。
- 規程
- ガイドライン
- マニュアル
「規程」とは、組織や団体がある目的を達成するために必要な複数のルールを一つにまとめたものです。基本方針やルールが示されており、上位の文書として高い強制力を持っています。
「ガイドライン」とは、組織の方針を具体的・詳細にしたものであり、規程のような強制力を持たず柔軟性が高い文書です。しかし一部の部署・個人にのみ適応される限定的なルールではなく、全部署・個人に適応されるものを記載する必要があります。
「マニュアル」とは、業務の具体的な手順・方法を示すもので、ガイドラインで定めた企業の方針をさらに具体化した文書です。加えて「マニュアル」の役割は業務や製品の質を一定に保つことであり、各部署ごとに作成される場合もあります。
このように、規程・ガイドライン・マニュアルは作成する目的や強制力、具体性といった違いがあります。どの文書も企業・業務において重要なため、定期的な見直し・改善が必要です。
文書管理規程・ルールの作り方
ここでは、文書管理におけるルールの作り方を解説します。以下の3ステップを参考に、適切なルール作りを進めましょう。
ステップ1｜文書を種類分けする
はじめに、文書の種類分けをしましょう。
たとえば、「報告書」や「契約書」といった種類ごとに分類したり、社内機密や社員情報などの重要な書類を「重要」、プロジェクト管理などの書類を「一般書類」というように重要度で分類したりします。
文書を種類や重要度によって分類することで、部署への割り当てや権限範囲の設定をして管理しやすくなるのです。また、文書を整理するときは、不要な書類の処分も合わせて検討しましょう。
ステップ2｜文書を管理する方法を決める
次に、文書を管理する方法を決めます。
文書の管理方法は「紙文書をフォルダにまとめる」アナログな方法と、「電子文書を共有サーバーで管理する」「ITツールで管理する」といったデジタルな方法があります。結論、おすすめする管理方法は「ITツール」一択です。
なぜなら、紙の管理は紛失のリスクや保管場所の確保といったデメリットがあるからです。また、共有サーバーはアクセス性が悪く情報が散在しやすいため、場所を気にせずスマホでも簡単に情報を検索・管理できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
ステップ3｜文書管理のライフサイクルごとにルールを作成する
最後に、「文書の6つのライフサイクル」ごとにルールを作成しましょう。文書のライフサイクルとは、文書が作成されてから廃棄されるまでの以下のプロセスを指します。
| ＜段階＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
発生 |
社内で文書を作成したり、社外からメールで文書を受け取ったりする段階です。 |
|
伝達 |
個人で管理している文書を、他のメンバーへ共有する段階です。 |
|
活用 |
文書が作成された目的に沿って活用される段階です。 |
|
保管 |
使用頻度が高い重要な文書を、すぐに取り出せるように保管する段階です。 |
|
保存 |
使用頻度が低い文書を、目立たない場所に格納する段階です。 |
|
廃棄 |
保存期間が終了したり、用途が無くなったりして、文書が廃棄される段階です。 |
このように、文書にはライフサイクルがあるため、それぞれの段階に求められるアクションを正しく理解したうえでルールを設定しましょう。
【必見】社内の文書管理を効率化する方法とは
以下では、社内の文書管理を効率化する方法をご紹介します。
文書管理のルールを定めても、紙と電子文書が混在していたり、管理体制が整っていなかったりすると、文書管理は上手くできません。「どこに何の情報があるのか」を正確に把握するためにも文書は整理して管理するべきなのです。
したがって、社内の文書は「あらゆる情報を見やすく管理できるツール」を使って一元管理しましょう。また情報を追加・更新したときにすぐに共有できるツールだと、さらに文書の運用に役立ちます。
結論、自社の文書管理には、社内のあらゆる情報を簡単に管理・共有でき、最新情報に即アクセス可能なツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に作成した文書をテーマや内容ごとに「フォルダ」で分けて見やすく管理できるうえ、絞り込み検索によって必要な情報がすぐに見つかります。また作成した文書は、任意のメンバーであれば同時に閲覧可能なため、文書を運用しやすいのです。
最も簡単に社内情報を管理・共有できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理規程・ルール運用時の注意点・ポイント
ここでは、文書管理規程・ルールの運用ポイントをご紹介します。以下の2つのポイントを踏まえて、文書管理により役立つ規程を作成しましょう。
（1）社内に周知する
1つ目のポイントは、作成した文書管理規程を社内に周知することです。
文書管理規程は作って終わりではなく、社員がきちんとルールを認識できるように共有しなければなりません。したがって、規程を定めたらすみやかに社内に周知しましょう。
ただし、紙で規程を作成すると共有時にコピーする手間がかかるうえ、オフィスから離れているときに閲覧できません。そこで、「Stock」のようなクラウド型の情報管理ツールを使うと、スマホやPCから場所を問わずルールを確認できます。
（2）定期的にメンテナンスする
2つ目のポイントは、現場に合わせてルールを定期的にメンテナンスすることです。
文書管理規程を作成する目的は、社員がルールを順守して円滑に文書を管理することです。そのため、「一部の社員しかルールに従っていない」「定めたルールが複雑で業務効率が下がっている」といった状況は避けなければなりません。
したがって、策定したルールが守られているかを確認したり、必要に応じて項目を追加・削除したりして、運用が失敗する事態を防ぎましょう。
文書管理ルールの作り方やポイントまとめ
ここまで、文書管理ルールの作り方やポイントを中心に解説しました。
自社の文書を適切に管理するには、ルールを決めて社内に周知する必要があります。しかし、ルールを定めても、そもそもの管理方法に手間がかかり、必要な情報がすぐに見つからない状態では業務をスムーズに進められません。
したがって、文書管理を円滑にするために「社内情報を見やすく一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール」を導入しましょう。また、情報の追加や更新時にも迅速に共有可能だと、文書の運用にも便利です。
結論、自社の文書管理に最適なのは、フォルダ機能と絞り込み検索で文書を見やすく管理でき、作成・編集時にリアルタイムでの共有が可能なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ、「Stock」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。
