プロジェクトの遂行を実現するためには、提案プレゼンを実施し、聞き手の承認を受ける必要があります。
しかし、採用されるような提案プレゼンができないと感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、採用されやすい提案プレゼンの流れや作成ポイントを中心に解説します。
- 提案プレゼンの流れを把握したい
- 提案・企画プレゼンの資料作りのコツを知りたい
- 提案プレゼンに関する情報を一元管理できるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、聞き手が魅力的と感じる提案プレゼンの要点が押さえられるうえ、プレゼンの準備から本番までがスムーズになります。
目次
提案プレゼンの流れとは
以下では、提案プレゼンの流れを解説します。流れに沿ったプレゼンができれば、聞き手にとって分かりやすい構成となり、提案が通りやすくなるため必見です。
導入
導入では、聞き手が興味を持つよう「つかみ」を意識しましょう。
具体的には、提案先が抱える課題やまだ気づいていない問題点を提示すると、聞き手の共感や興味を得やすいです。また、意外な事実や具体的なシーンを挙げながら説明すると、より聞き手の関心を引き付けられます。
ただし、提案プレゼンにおける導入は、あくまで聞き手の参加者としての意識を高めるものなので、長くなりすぎないよう注意しましょう。
提案
次の提案では「ベネフィットの説明」「データに基づく詳細な説明」を心掛けましょう。
提案が実現したあと、「聞き手側にどれほどの価値を提供できるか」で、提案承認の可否が左右されるため、提案とともに、必ずベネフィットの説明をしましょう。また、ベネフィットを抽象的に語っても信憑性がないため、データに基づく詳細な説明も重要です。
したがって、提案部分では聞き手側のベネフィットを中心とした機能・特徴の紹介や、信憑性の高い一次情報の統計データで根拠を示すと説得力のあるプレゼンにできます。
行動喚起
最後に行動喚起です。
プレゼンの最後には、聞き手に「今後どのような行動をとってほしいか」を明示する必要があります。具体的には、サービスの導入や無料トライアルの申し込みなど、次のアクションを提案しましょう。
最後に提案プレゼンの最も伝えたい部分である行動喚起を示せば、聞き手の脳裏に深く印象づけられ、要望に応えてもらいやすくなります。
提案・企画プレゼン資料作りのコツ3選
ここでは、提案・企画プレゼン資料作りのコツ3選をご紹介します。3つのコツを抑えて、採用されやすいプレゼンを作成しましょう。
視覚的情報を活用する
1つ目のコツは、視覚的情報を活用することです。
グラフや画像、色などの視覚情報を活用して、「聞き手が資料を見た瞬間すぐに理解できる状態」を目指しましょう。テキストだらけの資料では、聞き手が理解するのに時間がかかり、最終的に読まれなくなる恐れもあります。
一方で、やみくもに画像や色を多用すると、情報量が増えて聞き手が理解しづらくなってしまいます。そのため、本当に伝えたい情報だけを記載しましょう。
データや数字を取り入れる
2つ目のコツは、データや数字を取り入れることです。
データや数字などの客観的な情報を取り入れることで、プレゼンの説得力や信憑性が増します。たとえば、提案の妥当性を裏付けるような顧客データやアンケート結果が提示されていれば、提案採用のメリットをイメージしやすくなるのです。
ただし、データや数字を取り入れるときには、「誤った情報でないか」を必ず確認し、正しい根拠を提示しましょう。
1スライド1メッセージ
3つ目のコツは、1スライド1メッセージです。
1スライド1メッセージとは、「1つのスライドには、伝えたいメッセージ1つだけを盛り込む」という意味です。伝えることを1つに絞ることで、メッセージが明確になり、聞き手が理解しやすくなるメリットがあります。
しかし、作成した資料を個人で管理していては、ファイル管理が煩雑になるだけでなく、チーム内での共有が面倒です。そこで、たとえば「Stock」のようなツールを導入すれば、プレゼン資料をはじめとしたあらゆる情報をチームで管理・共有可能です。
プレゼンが上手い人の特徴とは？提案や企画におけるポイント5選
以下では、提案や企画におけるポイント5選を解説します。聞き手にとって分かりやすいプレゼンを実施するために、以下の内容を把握し、話し方を工夫しましょう。
PREP法を用いる
PREP法を活用すれば、聞き手との円滑なコミュニケーションが可能です。PREP法とは、以下の4つの頭文字から成るフレームワークです。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法を意識して話を進めれば、プレゼンが論理的な構成になり、聞き手が内容を理解しやすいです。たとえば、「結論」を最初に伝えることで、聞き手は主張をすぐに理解できます。
加えて、「理由」と「具体例」、最後にもう一度「結論」を伝えれば、話が具体的で理解しやすいプレゼンになります。また、PREP法は、プレゼン以外のビジネスの場でも論理的に考えを伝えられるおすすめのフレームワークです。
専門用語は控える
専門用語を控えることも大切です。
話し手にとっては常識の用語であったとしても、聞き手にとっては初めて耳にする単語である可能性もあります。専門用語の羅列が続けば、聞き手の理解が追いつかず関心が薄れてしまいます。
したがって、聞き手の立場を理解したうえで「専門用語は避けて説明する」「専門用語を身近な言葉に言い換える」などの柔軟な対応を心掛けましょう。
重要なポイントは強調する
重要なポイントを強調することもポイントの1つです。
強弱のない単調なプレゼンは、聞き手の集中力を削ぎ、印象が残りにくくなります。そこで、提案プレゼンの話し方として、「声量を上げる・ジェスチャーをつける・ゆっくり話す」を意識して発言するべきです。
また、重要なポイントの前に「こちらは今回お伝えしたい内容の主要部分である～」のように前置きを置くのも良いでしょう。
具体的な内容を話す
具体的な内容を話すのも、提案プレゼンには欠かせません。
抽象的な内容では、聞き手は内容を理解しづらいため、具体的に話しましょう。たとえば、「業務効率が向上します」と話すよりも、「毎日2時間かかっていた作業が1時間になります」と話すほうが、聞き手の理解や意思決定を促せます。
さらに、オリジナルのエピソードを盛り込むと相手の共感を得やすくなります。抽象的な内容よりも、「弊社の商品を購入したA社は〇％業績がアップしました」といった具体的エピソードの方が、聞き手の理解度を高められます。
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする点も忘れてはなりません。
提案が採用されるためには「この提案を採用するとどのようなベネフィットがあるのか」を相手に理解してもらう必要がありますが、何をベネフィットと感じるかは、各企業や聞き手によって異なります。
そのため、「聞き手にとっての最大のベネフィットは何か」「提案を採用してもらうにはどのように情報を伝えるべきか」を理解し、聞き手に合わせたアピールをしましょう。
【必見】提案プレゼンの資料・情報管理に最適なツール
以下では、提案プレゼンの資料・情報管理に最適なツールをご紹介します。
プレゼンする提案を採用してもらうためには、分かりやすい資料の作成や、顧客情報の調査などの事前準備が不可欠です。しかし、PowerPointやWordで作成した資料をそのまま管理すると、情報が散在しやすく、チームで適切に活用できません。
そこで、「プレゼンに関連する情報やデータをまとめて管理できるツール」を導入すれば、プレゼンに必要な情報を一か所に集約でき、プレゼンの準備を円滑に進められます。ただし、誰でも簡単に情報を振り返れるツールでなければ意味がありません。
結論、提案プレゼンの資料や情報管理には、プレゼンに関する情報を一元管理し、直感的な操作で情報を振り返れるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキスト情報だけでなく、ファイルも添付できるため、PowerPointで作成した資料の保管場所として役立ちます。また、ノートに記載した内容はリアルタイムでメンバーに共有されるため、チームでのプレゼン準備も円滑に進みます。
最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報共有した例
Stockでは、画像のように情報をノート形式で残せるため、誰でも簡単に操作可能です。また、ノートにファイルを添付しておけば、プレゼン資料を個人で管理する必要がありません。
提案プレゼンにおける流れや押さえるべきポイントまとめ
ここまで、提案プレゼンの流れや採用されるポイントを中心に解説してきました。
採用されるプレゼンを作成するには、フレームワークを活用したり具体性を持たせたりして、聞き手にとって有益な情報を提示することが重要です。
一方で、聞き手に有益な情報を提示するには、プレゼンに関する情報の管理が必須です。そこで、プレゼンに関するファイルやデータを「ITツール」を使って一元管理しておけば、探す手間・時間を削減しながら、チームでプレゼン準備を円滑に進められます。
結論、提案プレゼンの情報管理には、プレゼンをはじめとするあらゆる社内情報を一元管理し、即共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、提案プレゼンの悩みを解消しましょう。
