メールの文面や納品物の間違いは、重大な企業間トラブルが発生する原因となります。そこで、業務においてはダブルチェックを実施してミスを事前に見つけることが重要です。
しかし、「効果的なダブルチェックの方法が分からない」「ダブルチェックが正しくできておらず、ミスが発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ダブルチェックのやり方や種類、おこなう意味を中心にご紹介します。
- ダブルチェックをする方法を把握したい
- ダブルチェックのポイント・注意点を知り、自社に取り入れたい
- ダブルチェックを円滑に実施するためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ダブルチェックの種類を踏まえた適切な実施方法が分かります。
目次
ダブルチェック(二重確認)とは
以下では「ダブルチェックの概要」や「ダブルチェックに関連した確認手法・クロスチェックとの違い」について説明します。ダブルチェックの方法を把握したい方は必見です。
ダブルチェックの概要
ダブルチェックとは、「1つの作業に対して、確認を2回実施すること」です。
たとえば、経理や医療・看護など、正確性が求められる分野で採用され、作業ミスの発見やリスク軽減、品質保証のためにおこなわれます。また、1人で実施する方法と2人で実施する方法があり、作業内容や場面に応じて使い分けることが重要です。
このように、複数回にわたって注意深く確認をすることで、作業ミスを防ぎ業務を円滑に進められるのです。
ダブルチェックを実施する意味
ダブルチェックをおこなう意味として、主に以下の2つが挙げられます。
| 意味 | |
|---|---|
| ミスを早期発見できる | 一人または一回では気付けなかったミスを発見し、修正できる。 |
| 作業の品質を高められる | 正確に作業を進められるため、業務の品質・信頼性を向上できる。 |
このように、ミスや見落としを防ぎ、業務を正確に進めるという目的に対して、ダブルチェックは有効な手段となるのです。
ダブルチェックとクロスチェックの違い
ダブルチェックとクロスチェックの意味や違いは以下の通りです。
- ダブルチェック：1つの作業に対して、確認を2回おこなうチェック方法
- クロスチェック：確認するポイントや方法を変えて検証するチェック方法
自身の作業や作業結果が正確かどうかを自身で確認した後に、同僚や上司といった自分以外の人にも確認してもらいます。また、自身でおこなう場合、一度ではなく複数回確認します。
作業や結果を一度確認した後に、一度目とは異なる方法でミスがないか確認します。複数の観点から精査すれば、ミスの発見もしやすくなり、情報の精度が高くなります。
このように、ダブルチェックとクロスチェックは複数回確認する点は共通していますが、同じ確認方法で実施するか、異なる確認方法で実施するかといった違いがあるのです。作業ミスを防止するためにも、用途に合わせて複数回確認しましょう。
ダブルチェックに関連した確認手法:トリプルチェック
ダブルチェックに関連した確認手法として「トリプルチェック」が挙げられます。トリプルチェックは、3人が各1回ずつ確かめるなど、3回確認する手法です。
3人の目で確認すると、埋もれているミスが見つかりやすくなります。また1人でおこなう場合も確認する回数が多くなるため、ミスの減少・防止につながるのです。
ただし、ダブルチェックと比べて確認作業が増えるため、全ての確認を終えるのに時間がかかります。確認に工数を割きすぎて他の業務に支障をきたすことがないように、時間配分や担当者・確認方法を工夫しましょう。
【種類別】ダブルチェックのやり方
ダブルチェックには、1人で実施する方法と2人で実施する方法があります。そこで以下では、ダブルチェックのやり方を種類別でご紹介します。
1人で実施
1人でダブルチェックを進めるときには、「作業後すぐに確認する」「時間差を開けて確認する」方法があります。
単独でのダブルチェックは、自身の作業したものにミスがないか確認するため、客観的に振り返ることが重要です。そこで、間違えやすいポイントをチェックリストで洗い出しておけば、作業直後に確認しても抜け漏れが起こりにくく、素早い対応につなげられます。
また、時間を空けて確認する「時間差方式」もあります。作業完了後から一定の時間を置きリフレッシュすれば、先入観を持たずにチェックが進められるのです。したがって、時間の余裕や自社の業務状況を踏まえてセルフチェックの方法を検討しましょう。
2人で実施
2人でダブルチェックを進めるときには、「双方向方式」「連続方式」のふたつの方法があります。
まず、「双方向方式」は1人目と2人目の確認者がそれぞれ異なる観点でチェックする方法を指します。たとえば、「1人目は表の最初からチェックして、2人目は表の最後から確認する」といった方法が挙げられます。
一方で、「連続方式」は2人が同じ方法で確認する手法です。このように、2人でのチェックでもやり方が違うため、「通常業務は連続型で確認して、複雑な業務は双方向方式を取り入れる」といった使い分けが必要です。
ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由
ダブルチェックが意味がない・機能しないと言われる理由として、以下の4点が挙げられます。
- 注意力が低下する場合がある
- チェックをおこなう人が責任感を持っていない
- 確認方法が適していない
- チェックにかける時間や担当者のスキルが不足している
ダブルチェックを日常的に実施している業務では、慣れてしまい注意力が散漫になることがあります。とくに、過去に重大なミスを起こしたことがない人は、チェックの重要性を感じなくなってしまい、形式的なものになっている場合があるのです。
共同作業のときに無意識に手を抜いてしまう「社会的手抜き（リンゲルマン効果）」により、「間違いがあっても後の人が見つけるだろう」「先の人が承認しているので問題ないだろう」という思い込みが働きます。その結果確認が甘くなるのです。
ダブルチェックは業務内容の変更に伴って、確認方法を変更する必要があります。たとえば新しい業務が追加されても、チェック方法が以前と同じだと新しい業務の正誤性が確認できません。業務に適した確認方法かどうかを検討する必要があるのです。
業務をチェックするのに必要な時間が確保されていないと、確認作業を急ぎでおこなわなければならず、見落としが発生します。また、確認作業をする担当者が業務に対して十分な知識がないと、ミスの発見や訂正に時間がかかってしまうのです。
ダブルチェックが正しく機能するためには、担当者が業務に対しての知識を十分に身につけ、責任感を持って確認作業にあたることが重要です。ダブルチェックの効果がきちんと発揮されるような環境を整えるようにしましょう。
ダブルチェックの取り組みのポイントとは
以下では、効果的なダブルチェックを実施するために取り組みのポイントを3つご紹介します。「どのように取り組めば良いか分からない」方は必見です。
（1）ほかの人のチェックありきで確認をしない
1つ目のポイントは、ほかの人のチェックありきで確認をしないように心がけることです。
他人目で確認があるという前提で仕事を進めると、集中力が下がり、結果として業務の品質低下を招く事態になりかねません。業務の質が悪くなればチェック時に修正が多く発生するので、かえって作業の手間が増えるリスクが高まります。
したがって、自身のチェックから責任感を持って取り組みましょう。
（2）業務の知識を十分につける
2つ目のポイントは、業務の知識を十分につけることです。
業務に対する知識が十分にあるとミスがあった場合にすぐに気づけるため、確認作業にかかる時間も短縮されます。そのため、仕事へ十分な理解を持ったうえでチェックする必要があるのです。
そこで、日ごろから業務マニュアルを作成して、社内メンバーの業務知識の向上を目指しましょう。たとえば、ITに慣れていない方でも簡単に操作可能な「Stock」のようなITツール上にまとめておけば、マニュアルの記録および確認がスムーズに実施できます。
（3）ミスの分析までおこなう
3つ目のポイントは、発覚したミスの分析・原因追及までおこなうことです。
単にミスを発見・改善して終わりではなく、「どうしてそのようなミスが発生したか」「何が原因だったか」を分析・特定すると、同じミスの再発防止につながります。また、ミスを発見しやすくするために分析結果の共有も必要です。
分析結果を活かして、チェックリストを作成したり双方向方式で異なる観点から確認したりすると、より精度の高いチェックが可能となります。
＜見落とし防止＞ミスを無くすための3つの対策
以下では、ミスを無くすための3つの方法を3点ご紹介します。チェック漏れを無くしたい方は必見です。
（1）チェック体制の徹底
ミスを無くすための方法の1つ目は、チェック体制を徹底することです。
時間に余裕がなかったり、他のタスクと並行しておこなったりすると、チェック漏れが生じる恐れがあります。そのため、チェックを実施するときは、チェック業務だけに集中できる環境と時間を確保したうえで取り組むことが必要です。
したがって、チェック業務をおこなうための専用の部屋を作ったり、チェック業務の時間をあらかじめ確保したりして社内のチェック体制を整えましょう。
（2）ダブルチェック業務のマニュアル化
2つ目のミスを無くすための方法は、ダブルチェック業務をマニュアル化することです。
ダブルチェック業務をマニュアル化すると、担当者ごとのチェック精度のばらつきを解消できます。またチェック項目が明確になるため、”どこをどのように訂正するべきか”を把握しやすくなり、ダブルチェック業務の精度を一定に保てるのです。
ただし、マニュアルは適宜修正する必要があるうえ、素早く共有しなければ業務が滞ってしまいます。そこで、作成・修正したマニュアルがリアルタイムで任意のメンバーに共有可能な「Stock」のようなツールを導入して効率よくダブルチェックを進めましょう。
（3）ツールの導入
3つ目のミスを無くすための方法は、ツールを導入することです。
紙のチェック表で作業をしていると、書き損じたときの修正箇所が汚くなり、チェックの精度が下がります。また、紙の資料は管理が煩雑になりやすく、紛失のリスクもあるため問題が起こったときにチェックした時の状況を振り返れないのです。
一方で、ITツールでチェック表を作成・管理すれば、記載の手間を減らせるだけでなく、「検索機能」や「フォルダ機能」であとから見つけやすく整理できます。このように、記載と管理の課題を両方解決するために、ITツールは有用です。
【必見】仕事のダブルチェックに役立つツールとは
以下では、仕事のダブルチェックに役立つツールをご紹介します。
重要度の高い作業や書類を確認するときには、ミスやリスクを防止するために複数人でチェックするべきです。しかし、チェックする担当者が各個人で書類やファイルを管理していると、共有に手間がかかります。
そこで、「社内に散在する書類を一括で管理し、複数人による確認がスムーズにできるツール」を導入しましょう。とくに、作業や書類ごとに連絡可能なものであれば、情報が混合することなく円滑にコミュニケーションを取りながらダブルチェックを実施できます。
結論、ダブルチェックの環境を整備するには、社内のあらゆる情報を一元管理し、複数人で情報のチェック・共有が簡単なツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有できるうえ、チェックリストを用いれば、ダブルチェックする体制が整います。また、ノートに紐づく「メッセージ」で作業や書類ごとにやりとりできるので、確認依頼も容易です。
あらゆる業務情報を記録・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
以下では、Stockの主要機能である「ノート」と「メッセージ」をご紹介します。
- あらゆる情報を残せるノート
- メッセージ機能
Stockの「ノート」には、テキストだけでなくファイルや画像を残せるため、資料作成やマニュアル管理に便利です。加えて、「ノート」は更新されるとリアルタイムで任意のメンバーに反映されるので、円滑な情報共有が実現します。
Stockの「ノート」には、メッセージ機能が紐づいています。したがって、他のチャットツールを併用せずとも、資料の訂正依頼やマニュアルに関する質問を話題が混ざることなくおこなえる点がメリットです。
ダブルチェックのやり方や注意点まとめ
これまで、ダブルチェックのやり方やポイントを中心にご紹介しました。
ダブルチェックは、1人もしくは2人で実施する確認方法です。複数人で実施すると確認作業の精度は上がりますが、責任が不明確になったり、確認する業務や書類の共有に時間を要したりする場合もあります。
そこで、「確認する作業や書類を一元管理し、複数人でも確認がスムーズにおこなえるツール」を導入しましょう。とくに、テーマごとに連絡可能なものであれば、情報が混合することなく円滑にコミュニケーションを取りながらダブルチェックを実施できます。
結論、自社のチェック業務には、社内のあらゆる情報を一元管理し、複数人で情報のチェック・共有が簡単なツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ダブルチェックが実施しやすい環境を整えましょう。
