システム開発の場面では、関係者間の認識をすり合わせるのに「仕様書」の作成が求められます。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするには「テンプレート」が役立つのです。
一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。
- 仕様書を書く手順を知りたい
- テンプレートを参考にして仕様書を作成したい
- 仕様書の作成や管理に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけられるほか、関係者間でスムーズに共有する方法まで分かります。
目次
仕様書とは
以下では、仕様書の目的と3つの種類、必須項目について解説します。「そもそも、仕様書の役割がよく分からない」という方は必見です。
仕様書の目的
仕様書を作成する目的は、開発において「関係者の間で認識の齟齬をなくし、開発を円滑に進めること」です。そのため、「製品やサービスが満たすべき条件や機能」を明示することで、開発の方向性を共有します。
たとえば、仕様書がないまま開発を進めると「開発者間での機能確認が不十分なため、仕様の再調整が頻発する」などの問題が生じかねません。仕様変更には想像以上にコストがかかるため、事前に明確なゴールを示しておくべきなのです。
このように、トラブルやコストの増加を防ぎ、スムーズな開発を実現するためにも、仕様書の作成は不可欠です。
仕様書の種類
仕様書には、以下の3つの種類があり、それぞれ異なる観点から開発内容を定義します。
- 要件仕様書
- 機能仕様書
- 技術仕様書
開発する製品やサービスに関して、満たすべき要件や条件を示します。プロジェクトの全体像を把握するうえで基盤となる資料です。
製品やサービスが持つべき具体的な機能について記述します。画面や操作の説明を通じて、ユーザーの視点での機能内容を確認できるようにします。
開発における技術的な詳細を記載する仕様書です。システムの設計方針や技術スタック、接続方式などを技術者の視点でまとめています。
また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。
以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。
仕様書に書くべき必須項目
仕様書には必ず記載が必要な項目があります。何を書いたらいいか分からない人は、下記の表を参考に仕様書を作成しましょう。
| 項目 | ＜概要＞ |
|---|---|
| 目的・背景 |
仕様書作成の目的と、その製品やサービスの開発に至る背景を簡潔に記述します。開発の意図やプロジェクトのゴールを明確にすることで、関係者が方向性を共有しやすくなります。 |
| 対象範囲 |
仕様書の適用範囲や対象を明示し、仕様がどの部分に関わるかを定義します。仕様が関わるシステム、機能、対象ユーザーなどの範囲が明確になれば、担当外の内容との混同を防げます。 |
| 機能一覧 |
製品やサービスに含まれる主要な機能をリストアップし、概要を説明します。各機能の要点や目的を簡潔に記載することで、プロジェクト関係者が全体の機能を把握しやすくなります。 |
| 要件・条件 |
開発が満たすべき具体的な要件や条件を示し、求められる性能や仕様を明文化します。たとえば動作速度や安全基準、ユーザーインターフェースの要件など、クオリティを確保するうえでの必須事項を網羅します。 |
| 技術的な詳細 |
システム構成や使用する技術、プラットフォーム、ネットワーク構成など、技術面での詳細情報を記載します。技術者同士が具体的な実装方法を共有でき、開発の一貫性を保ちやすくするために必要です。 |
以上の項目をもとに仕様書を作成すれば、情報が網羅され、開発の進行を円滑に保つことができます。
＜Word＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成するときに便利なテンプレートです。
【要件】要件定義書のテンプレート
こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。
あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。
【機能】機能仕様書のテンプレート
こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。
10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。
＜Excel＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。
【機能】基本設計書のExcelテンプレート
こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。
設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載可能です。
【技術】詳細設計書のExcelテンプレート
こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。
左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。また、テンプレート上部にあるヘッダーの部分は、自分好みにカスタマイズ可能です。
【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート
こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。
OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。
【表で比較】Word/Excelで仕様書を作るメリット・デメリット
ここでは、Word/Excelで仕様書を作るメリット・デメリットをご紹介します。以下を把握して、自社に合った方法を選びましょう。
| Word | Excel | |
|---|---|---|
| メリット |
・文書作成に適していて体裁を整えやすい
・印刷しやすい
・テンプレートが豊富
|
・表やグラフ、図を簡単に扱える
・レイアウトを自由に設定できる
・関数を使って自動計算が可能
|
| デメリット |
・表やグラフの作成には不向き
・情報共有が難しい
・管理が煩雑になる
|
・印刷に不向き
・情報共有が難しい
・管理が煩雑になる
|
このようにWordとExcelでは適した場面が異なるため、目的に合わせた使い分けが必要です。また、管理が煩雑である他、共有に手間がかかったり、検索しづらかったりするなど共通するデメリットもあるため、「Stock」のようなITツールを活用するのが有効です。
【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理・共有ができるツール
以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理・共有ができるツールを紹介します。
ExcelやWordを使って仕様書を作成すると、視覚的にわかりやすい仕様書を作ることができる一方で、「他者に仕様書を共有するときにメールを使わなければならず面倒」「目的のファイルがどこにあるかわからない」といった問題が生じます。
そのため、「検索機能を備え、スムーズに他者へ情報を共有できるツール」を利用するのがおすすめです。しかし、あまりに多機能なツールを導入しても社内への定着に時間を要してしまいます。
結論、仕様書の運用に最適なのは、誰でも簡単に仕様書の作成・管理・共有ができるシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockで作成・編集した仕様書はリアルタイムでチームメンバーへ共有されるため、メールにファイルを添付する手間がかかりません。また、キーワード検索機能により、見返したい仕様書をすぐに探し出すことができます。
仕様書を一元管理できる社内情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを活用した仕様書の作成例＞
以下は、Stockを使って作成した仕様書のサンプルです。
Stockでは、自作のテンプレートを登録してノートに呼び起こせるため、簡単に見やすい仕様書を作成できます。
仕様書の作り方
以下では、仕様書の作成手順や書き方のポイントをご紹介します。仕様書をどのように作成したら良いか迷っている方は必見です。
仕様書の作成手順
以下では、仕様書の作成手順を5つのステップに分けて解説します。
- 情報を収集する
- 設計をする
- 必要な技術を選定する
- 詳細部分を記載する
- 試験運用し、修正をする
まずは、システムの関係者から意見を募り、分析・整理をしましょう。システムや製品の実現に向けてゴールを明確にするためにも、全員から意見を収集することが重要です。
次に、システムの機能や製品の構造を設計します。得た情報をどのように反映させるかを、場合によっては図を用いながら仕様書に記載しましょう。
機能や構造が決まったら、必要な技術やツールを選びます。技術的要素を整理しておけば開発がスムーズに進むため、抜けや漏れがないよう記載しましょう。
設計や技術に沿って、具体的な実装方法や設計を決定し、記載します。開発者との認識のずれが生じないよう、誰が見てもわかりやすく記載するよう留意しましょう。
仕様書が完成したら、正式に実装する前に試験的に運用します。仮運用の結果を受けて、問題点があれば修正すると、正式に仕様書は完成となります。
仕様書を作成するときは、以上の5ステップに従って作成しましょう。
【種類別】書き方のポイント
以下では、仕様書の種類別に書き方のポイントをご紹介します。
| ＜仕様書の種類＞ | ＜書き方のポイント＞ |
|---|---|
|
要件仕様書 |
・目的と範囲を明確にする
・要件を具体的かつ定量的に記述する
・要求事項に優先順位をつけて記載する |
|
機能仕様書 |
・ユーザーの操作手順に基づいた構成にする
・機能ごと具体的に説明する
・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える |
|
技術仕様書 |
・各技術要素の依存関係を明示する
・障害発生時の対応方法やエラーハンドリングを記述する
・専門用語や固有名詞の定義を明確にする |
各仕様書の種類によって気を付けるべき点が異なりますが、すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。
また、より優れた仕様書を作成するには、ベテラン社員の持つノウハウを、ITツールを用いてテンプレートと同時にナレッジとして社内に蓄積することが有効です。
5W1Hを意識する
仕様書は、5W1Hを意識して作成することが重要です。
5W1Hとは、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)」の頭文字をとった言葉で、ビジネスシーンでよく使用されます。6つの要素を漏れなく記載することで、情報を十分に伝えられ、情報伝達に伴うトラブルを減らすことが可能になります。
たとえば、以下の書き方を意識すると、自然と5W1Hを守って仕様書を作成できます。
仕様書を作成するときは、5W1Hを意識して書けているかを確認しましょう。
業界別｜仕様書の利用シーン
以下では、業界ごとに仕様書の利用シーンを紹介します。実際の業務で利用することを想定して、導入を検討しましょう。工事現場
工事現場では「工事仕様書」が利用されます。工事仕様書とは、建設工事などのときに利用される材料や方法、手順を示した書類のことです。
工事現場で利用される「工事仕様書」には、設計図だけでは表現できない情報が、文章や数値を用いて書かれます。工事仕様書を利用すれば、施工者にスムーズに情報を共有できるため、業務の効率化につながります。
工事の範囲や概要、注意点なども記載することで、あとで見返してもわかりやすい仕様書を作ることが可能です。
システム開発
仕様書はシステム開発の場面でも、実用的です。
システム開発においては、ソフトウェアやアプリケーションの開発のときに仕様書が作成されます。仕様書には、開発の目的や性能、機能などが記載されることが多いです。
ソフトウェア等の情報は開発者だけでなく、設計者にも共有されるため、仕様書を利用してわかりやすく、情報を整理する必要があります。
製品設計
製品を設計する業務の場合は、仕様書が多く活用されます。
製品に関するデータが書いてある仕様書は、「製品仕様書」と呼ばれます。製品仕様書には、製品の材質やサイズ、製造工程などの情報が含まれており、製品の仕様を理解するうえで重要です。
製品仕様書は、製品の品質を確保したり、トラブルを防いだりする効果があるため、適切に活用しましょう。
Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ
これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。
ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイル名だけでは内容が分からず管理が煩雑になります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間がかかり、ストレスになります。
また、仕様書は複数人で受け渡しをするため、共有するときにメールや他のツールを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。
結論、自社が仕様書の作成・管理のために導入すべきなのは、作成した仕様書を簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。
