日々の業務では”タスク(作業)の抜け漏れがないか”や”製作物やプロジェクトの仕上がりは問題ないか”などを、提出・納品前に必ず確認しなければなりません。そして、確認に使われる代表的な手法に「チェックリスト」の活用が挙げられます。
 
チェックリストは「項目をチェックして、抜け漏れを防ぐ」というシンプルなものですが、上手く運用すれば製品やサービスの質を担保できます。しかし、「形だけのチェックリストになっていて、無駄に感じられる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、確実に仕事のミスを減らし、形だけにならないチェックリストの作り方やコツを中心にご紹介します。
 
  • ミスを減らすために、チェックリストを作って確認しながら作業をしたい
  • チェックリストの項目が多すぎるため、厳選して効率的に業務を進めたい
  • チェックリストを作っても放置されてしまうため、上手く運用する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、チェックリストを形骸化しない運用方法が分かり、仕事のミスを減らすことに役立ちます。


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目次

チェックリストとは

ビジネスで利用されるチェックリストは、ある業務に必要な作業を可視化して「抜け漏れがないか」「該当の作業が適切に実施されているか」を判断する役割があります。
 
たとえば、チェックリストの作業項目に「レ点」が付いていなければ、進捗が遅れていると判断できるので、ミスを事前に防止したり、トラブルを最小限にとどめたりできます。
 
チェックリストは業界・業種を問わずあらゆる業務に展開できる汎用性の高いリストであり、確認事項のある業務には必要不可欠です。

チェックリストのメリット

チェックリストを作って確認することで、以下のメリットが得られます。
 
  • 作業の抜け漏れやミス防止
  • チェックリストは作業の確認項目が一覧になっており、作業の抜け漏れに気づきやすいと言えます。ただし、確認項目を細分化していないと担当者が作業全体を確認する必要があり、抜け漏れを見つけるのが困難になる可能性があるのです。
     
  • 生産性の向上
  • チェックリストを使うと情報共有にかかる時間が短縮されて、生産性の向上が期待できます。具体的には、「作業がどこまで完了しているか」が一目で分かるため、上司と担当者が進捗状況を確認し合う時間を削減できるのです。
     
  • 業務全体を通して流れが分かる
  • チェックリストによって一通りの業務が可視化され、業務の全体像をつかみやすくなります。業務の流れを分かりやすく示した資料や、現場にいない上司への共有資料としても活用できます。
以上のように、チェックリストを作成することで業務の質や生産性を高められるのです。

事例で分かるチェックリストの重要性

実際にチェックリストを用いればトラブルを防止できるケースとして、以下のような事例があります。
 
  • 既存顧客500社へのイベント告知の際に、誤送信や未送信を未然に防ぐ
  • 専用の大型工具の使用手順をチェックリストで確認し、安全に使用する
  • 重要な提案資料の項目不足をあらかじめ作成しておいたチェックリストで確認する
  • 製品の納品前に最終チェックとしての利用する
以上のように、チェックリストは「抜け漏れのリスクを解消して、自社に起こりうるトラブルを未然に防ぐ」という点で重要であると言えます。


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チェックシートとチェックリストの違い

チェックリストと似たような言葉に「チェックシート」があります。チェックシートとは、表や点検箇所があらかじめ記載されていて、さまざまな記録や調査、確認などに用いられるシートです。
 
チェックシートとチェックリストの言葉の意味に大差はありません。ただし、チェックリストは点検や確認のみに利用されることがほとんどである一方、チェックシートは記録や調査に使われることもあります。
 
どちらも、あらかじめ設計された確認項目のフォーマットだと言えます。


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チェックリストの作成手順

以下では、チェックリストの作成手順について解説します。以下の3つの手順に従って進めると、確認項目が厳選されて分かりやすいチェックリストを作成できます。

(1)作業を洗い出す

まずは、チェックリストの対象となる作業内容や所要時間を時系列に書き出して、確認項目を作成する準備をしましょう。
 
このとき、作業担当が別の従業員の場合には、事前にヒアリングして情報収集しましょう。作業をイメージするだけでは実際の作業とは大きくかけ離れてしまう可能性があるので、現場で働く従業員へのヒアリングは重要です。
 
また、ヒアリングした内容をまとめるためには情報が分散したり、どこに保存したか分からなくなったりしないように管理しましょう。

(2)チェック項目の粒度を変える

次に、洗い出した作業をチェック項目にする際に、それぞれのチェック項目の粒度を変えましょう。
 
たとえば、「大型機器を扱う作業」では確認漏れが重大な事故につながるため、確認項目を細かく記載したチェックリストが必須です。一方で、「日々の清掃」などの作業は備品補充や掃除箇所など、大まかなチェック項目だけで対応できます。
 
以上のように、作業によってチェック項目の粒度を変えれば、ムダな確認作業を減らしながらも、確実に抜け漏れがないようにできるのです。

(3)チェック項目をリスト化する

最後に、チェック項目を実際にチェックリストとしてまとめましょう。
 
このときチェック項目をカテゴリごとに分類してまとめておくと、より分かりやすいチェックリストになります。たとえば、「プロジェクト①」「新人教育」など業務ごとの分類や、「顧客A」「顧客B」など取引先ごとの分類など、さまざまな分類方法があります。
 
ただし、紙でチェックリストを運用する方法では更新が手間になったり、現場で使われているのか分からなかったりするので、チェック項目はITツールでリスト化しましょう。
 
たとえば、ITが苦手な従業員でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」であれば、ワンクリックでチェックリストが作れるうえにリアルタイムで更新内容が共有されるので、現場を回ってチェックリストを回収する必要もなくなります。


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ツールを用いたチェックリストの作り方

以下では、ツールを用いたチェックリストの作り方をご紹介します。ワードやエクセル、Slackなど、日常業務で頻繁に利用するツールでチェックリストを作成できます。

エクセルやスプレッドシートを用いたチェックリストの作り方

エクセルやスプレッドシートを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。
 
  • エクセル
    1. 画面上部を右クリックし、[リボンユーザーの設定]を選択する
    2. [開発]タブにチェックを入れる
    3. [開発]→[挿入]→[チェックボックス]を選択する
  • スプレッドシート
    1. チェックリストを挿入したいセルを選択する
    2. [挿入]→[チェックボックス]を選択する
エクセルやスプレッドシートは使い慣れている反面、チェックのたびにファイルを開かなければならず手間がかかるというデメリットがあります。

ワードやGoogleドキュメントを用いたチェックリストの作り方

ワードやGoogleドキュメントを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。
 
  • ワード
    1. 画面上部を右クリックし、[リボンユーザーの設定]を選択する
    2. [開発]タブにチェックを入れる
    3. [開発]→[挿入]→[チェックボックス コンテンツコントロール]を選択する
  • Googleドキュメント
    1. メニュー上の[チェックリスト]を選択する
ワードやGoogleドキュメントもエクセル同様、チェックのたびにファイルを開かなければならず手間がかかるというデメリットがあります。

Microsoft Teamsを用いたチェックリストの作り方

Microsoft Teamsを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。Microsoft TeamsではPlannerを利用してタスクを設定し、そのタスクに紐づける形でチェックリストを作成します。
 
  1. チェックリストを作成したいタスクをクリックする
  2. [チェックリスト]に項目を書き込む
TeamsにおけるチェックリストはPlannerの利用や事前のタスク設定が前提となっており、チェックリスト単体は作成できない点に注意が必要です。

Slackを用いたチェックリストの作り方

Slackを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。
 
  1. チェックリスト専用のチャンネルを新規作成する
  2. メッセージフィールド内の[+アイコン]をクリック→[ポストを作成する]を選択
  3. チェックリストの項目を記載する
  4. メニューバーの[チェックボックス]を選択
作成したチェックボックスはチーム内で共有できますが、一連の操作方法が複雑でITリテラシーの低い社員は使いこなせない可能性があります。

iPhoneの「メモ」を用いたチェックリストの作り方

iPhoneに標準搭載されている「メモ」アプリを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。
 
  1. 右下をタップして新規メモを立ち上げる
  2. タイトルを入力して改行する
  3. メニューバーにあるチェックリストのアイコンをタップする
チェックボックス自体が大きくて見やすい一方で「一つずつしか作成できない」「リアルタイムの共有が難しい」などのデメリットがあります。


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形骸化してしまうチェックリストとは

以下では、形骸化してしまうチェックリストの特徴や原因について解説します。自社のチェックリストに形骸化する特徴があるかを確認しましょう。

チェックリストの項目が多すぎる

形骸化してしまうチェックリストの大きな特徴として挙げられるのは「項目が多すぎること」です。
 
項目が多すぎると確認作業に時間がかかるため、確認そのものがおろそかになる可能性があります。結果的に、防止できるはずのミスも見落としかねません。
 
項目の粒度を細かくしすぎないために、チェックリストの作成者と現場の作業担当者との間で意見をすり合わせることが大切です。

チェックリストの運用フローが整備されていない

チェックリストの運用フローが整備されておらず、作成・共有したまま放置されるケースもあります。
 
「チェックリストを確認するタイミング」「ミスが発覚した場合の対処法」「進捗が悪化した場合の報告先」などの具体的な運用方法が曖昧であると、社員はチェックリストを利用しなくなる可能性があるのです。
 
チェックリストの流れやトラブルへの対処法など、運用フローを明確に定めましょう。

チェックリストの定期的な更新がされない

定期的に現場作業を振り返ってチェックリストも更新しなければ、チェック作業は形骸化してしまいます。
 
実際の作業フローがチェックリストに反映されていなければ、チェックリストを使って確認する意味がないためです。したがって、作業の変更点を現場でヒアリングする機会を設けて、チェックリストも柔軟に変化させなければなりません。
 
チェックリストと作業との乖離をなくすことで確認作業が意味のあるものになり、ミスやトラブルが確実に減っていくのです。


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チェックリストが形骸化しないためのコツ

以下では、チェックリストが形骸化しないためのコツをご紹介します。以下の3つのコツを参考に、ミスやトラブルを防いで無駄のない形でチェックリストを運用しましょう。

点検や確認が必要な箇所で「チェックリストを使うこと」を指示する

業務フローの最後に「チェックリストを使うこと」自体をマニュアル化しましょう。
 
「チェックリストの確認」をひとつの作業としてマニュアルに組み込むことで、確実に作業の抜け漏れを防げるのです。たとえば、「チェックリストを用いて〇〇を確認する」と具体的に記載するのが有効です。
 
ただし、すでに業務フローが確立している場合には、ほかの作業との兼ね合いを考えながら、現場と相談して組み込む必要があります。

重要チェック項目はダブルチェックをする

チェックリストを1人が確認するのではなく、2人でダブルチェックをすれば抜け漏れが少なくなり安心です。
 
たとえば、担当者の経験が浅かったり、さまざまな作業を並行したりすると確認漏れのリスクが上がります。そのため、作業の量や重要度によっては、ダブルチェックをして抜け漏れを防がなければなりません
 
チェックリストを無駄にしないためにもチェックリスト自体の改良だけでなく、ダブルチェックなどのチェック体制も見直しましょう。

作成したチェックリストは都度更新する

現場の作業内容の変更に応じてチェックリストも更新されなければなりません。作業とチェック項目に乖離があると、チェックリストの意味がなくなってしまいます。
 
しかし、エクセルやワードで作成したチェックリストは、更新する度に「ファイルを開く→編集する→保存する→共有し直す」という手間がかかります。結果的に情報が更新されず、現場では作業ミスが多発するなどの問題が起こるのです。
 
したがって、チェックリストを簡単に更新して共有できるアプリの導入が必須です。たとえば、チェックリストの作成・更新・共有に必要な機能がすべてそろっている「Stock」なら、誰でも簡単にチェックリストを更新して速やかに共有できます。


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チェックリストを簡単に作成し、形骸化しないためのアプリ

以下では、チェックリストを簡単に作成でき、形骸化しないために役立つアプリについてご紹介します。
 
手間をかけずにチェックリストを作成し、こまめに確認して仕事のミスを減らすには、時間や場所を問わずに使えるアプリの利用が最適です。ただし、チェックリストを形骸化させないためには、「共有」や「更新」も簡単にできるアプリでなければなりません。
 
チェックリストの共有ができれば確認漏れを防ぐためのタブルチェックがスムーズになり、実際の作業に合わせてチェックリストを簡単に更新できれば負担も少なくなるのです。
 
結論、チェックリストを簡単に作成し形骸化しないために役立つアプリは、ITに詳しくない65歳でも簡単にチェックリストを作成でき、かつ手間をかけずに共有・更新が可能な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にリスト化したい項目を記入すると、チェックボックスがすぐに作成できます。また、「タスク管理機能」も搭載されているため、必要に応じてチェック項目に関するタスクをチームメンバーに振り分けられます。

【Stock】チェックリストを無駄にしないために役立つアプリ

Stockのトップページ
 
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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
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<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
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西尾 太初さん
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形骸化しないチェックリストの作り方や運用方法まとめ

ここまで、確実に仕事のミスを減らし、形だけにならないチェックリストの作り方やコツを中心にご紹介しました。
 
チェックリストはミスの削減につながる一方、作成に手間がかかると業務効率が下がってしまいます。また、チェックリストの項目が多すぎて使いづらかったり、実際の作業内容との乖離があったりすると形骸化します。
 
したがって、今回ご紹介したStockのようにチェックリストを簡単に作成・共有・更新できるアプリが求められるのです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」でチェックリストを作成して、仕事のミスを削減しましょう。