日々の業務ではタスクの抜け漏れがないか、製作物やプロジェクトの仕上がりが問題ないかは、提出・納品前に必ず確認しなければなりません。その確認に使われる代表的な手法に「チェックリスト」の活用が挙げられます。
 
チェックリストは内容を確認し、問題なければチェックをして何か問題があれば別途確認をするというシンプルなフローですが、製品クオリティやサービスの質の担保に欠かせない手法です。このチェックリストは簡単に作成できるので費用対効果の高い手法ですが、確認が形骸化してしまい、チェックリストを使っているのにトラブルとなってしまった経験のあるチームも多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務効率やミスを減らす形骸化しないチェックリストとは何か、チェックリスト作成のコツや手法など網羅的に解説します。
 
  • 社内のチェックリストの管理が形骸化し、100%の効果が発揮できていない
  • チェックリストの運用は良くても作成までに時間がかかっている
  • チェックリストの見直しをきっかけに、マニュアルなどの運用も併せて見直したい
というチームの担当者の方はこの記事を参考にすると、チェックリストの効果的な運用方法がわかり、チームや組織でチェックリストに関する認識を統一させられます。


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目次

チェックリストの役割とは

チェックリストの役割は、ある業務に必要な作業を可視化して抜け漏れがないかどうか、該当の作業は適切に行われているかを判断する役割を持つリストです。
 
チェックリストにレ点が入れば問題ないことがわかる一方で、ある業務にレ点が入らなければ、その業務がどうなっているか詳細に調査するというきっかけにもなり、トラブルを事前に防止できるのです。
 
業界・業種を問わずあらゆる業務に展開できる汎用性の高いリストなので、確認事項のある業務には必要不可欠と言えます。


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形骸化してしまうチェックリストとは

効果の高いチェックリストですが、チェックリストを作成しただ単に他のメンバーや社員に共有しただけでは、そのチェック作業も形骸化してしまい、ミスに気づかないというトラブルに発展してしまうおそれもあります。
 
以下ではどんなチェックリストが形骸化してしまいがちな2つの運用を解説します。

チェックリストの運用フローが整備されていない

チェクリストは作成しただけでは効果をなさず、同じ業務を担当するチームや組織で「運用」されている必要があります。そのため、作成しただけでその後の運用フローが整備されていなければ意味がありません。
 
共有されたメンバー一旦は業務のチェックを行いますが、万が一トラブルが起きた際はどうすべきか、チェックリストの記載内容が現場の流れが異なっていた場合は誰に連絡するのかなど、チェックリスト自体の運用が確立されていなければトラブルの原因にもなります。
 
したがって、ただチェックをつければ良いというリストにしないためにも、ルール化は適切に行いましょう。

チェックリストの定期的な更新がされない

チェックリストは定型業務との親和性が高いチェックリストですが、定期的に本作業を振り返ってチェックリストも更新しなければ、チェック作業が形骸化してしまいます。
 
また、長期間トラブルがない状態が継続するのは理想的ではあるものの、「慣れ」が生じ適切なチェックがなされないという危険性もあります。
 
そのため、チェックリストの運用はもちろんチェック作業も形骸化させない工夫が必要になります。


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チェックリストの作成前に考えるべきたったひとつのポイント

チェックリストの作成前に必要な「これだけは押さえておきたいポイント」は、どんな業務に反映させるかでチェックリストの粒度を変えることです。
 
チェックリスト自体はどの業務にも使えますが、チェックする項目におけるリスクの大小、目的や利用されるシーンによってはチェックリストの恩恵があまり受けられない業務もあります。
 
たとえば、大型機器の取り扱いなど確認漏れが重大な事故につながる可能性のある業務には、確認箇所を細かく記載したチェックリストが必須です。一方で掃除などのチェックリストは、基本的には備品補充や掃除箇所などの大まかなチェック項目だけで良いと言えます。
 
このように業務リスクを考慮してチェックリストを作成すれば、作成した意義もメンバーに浸透しやすくなり、効果的なチェックリスト運用につながるのです。


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さまざまなチェックリストの作り方

チェックリストの作成方法は大きく「紙かITツールか」の2種に分かれますが、今日ではITツールの活用がメジャーであり、ツールで作成する場合は「チェックボックス」機能を用いて作成します。
 
以下ではさまざまなツールを用いたチェックリストの作成方法について解説していきます。

Excelやスプレッドシートを用いたチェックリストの作り方

表計算ソフトで有名なExcelやスプレッドシートを用いてチェックリストを作成する方法です。
 
Excelの場合は「開発」タブから「チェックリスト」を選択するだけでシートに反映させられ、スプレッドシートの場合は、「挿入」から「チェックボックス」を選択すると任意のセルにチェックボックスを設置できます。
 
両者とも「書式設定」や「データの入力規則」からセルと連動させて背景の色を変えたり、関数を用いてチェックの有無ごとにデータの抽出ができたりします。

WordやGoogleドキュメントを用いたチェックリストの作り方

代表的なドキュメント作成ツールのWordやGoogleドキュメントでも、チェックリストが作成できます。
 
Wordであれば「ファイル→オプション→開発→チェックボックス」で利用可能です。一方、Googleドキュメントには「チェックボックス」という機能がないので、「箇条書き」で代用することになります。
 
Googleドキュメントの場合は、箇条書きの書式変更で白四角ボックスを選択しなければならないうえ、チェックをつけるにはメニューを開いてチェックするという工数が発生します。そのため、WordやExcelがなく、すぐにチェックリストを作成したい場合は、スプレッドシートで作成するのがおすすめです。

Teamsを用いたチェックリストの作り方

Microsoftが提供する「Teams」というコラボレーションツールでは、設定した各タスクに紐づく形で「チェックリスト」が設定できます。
 
「チーム」の「タスク」を追加する画面から、「チェックリスト」を選択すればすぐにチェックリストを作成できます。一方、この機能は任意のタスクに関連する内容しかチェックができないので、各メンバーごとに異なる定型業務のチェックリストなどの管理には不向きです。
 
この設定は「Planner」という、チームdふぇタスク管理やスケジュール管理ができる機能になります。

Slackを用いたチェックリストの作り方

全世界で利用されているチャットツールのSlackではチャンネルを作って「ポスト」でチェックリストが作成できます。作成方法は以下の通りです。
 
  1. チェックリスト専用のチャンネルを新規作成する
  2. 作成したチャンネル内の「⚡️」マークをクリックして「ポストを作成する」をクリック
  3. チェックリストにしたい文章を記載し、記載後はメニューバーの「チェックボックス」をクリック
  4. チェックボックス付きのチェックリストが完成
また、作成したチェックボックスは共有もできるので、複数人でタスクやToDoを管理したい場合には「共有」をクリック後、任意の相手に編集権限を付与して共有可能です。
 
デメリットとしては共有までのプロセスを考慮した場合、ここで作成したチェックリストの管理が複雑であることや、全社でこの方法を浸透させる場合はITリテラシーの差によって教育コストが左右される点です。

iPhoneの「メモ」を用いたチェックリストの作り方

iPhoneに標準搭載されているアプリの「メモ」でも、チェックリストが作成できます。手順としては以下の通りです。
 
  1. 「メモ」アプリを立ち上げる
  2. 新規メモの場合はタイトルを入力、改行後に「完了」、既存メモの場合は文字入力するカーソルがない状態(キーボードが出現していない)にする
  3. 左下のチェックリストのアイコンをタップするとチェックボックスが挿入可能
チェックボックス自体も大きいので視認性がありわかりやすいチェックリストを作成できますが、チェックボックスを一つずつしか作成できない点はデメリットです。


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チェックリストとチェックシートの違い

チェックリストと似たような言葉に、「チェックシート」があります。チェックリストとの大きな違いはないものの、チェックシートは表や点検箇所があらかじめ記載してあり、さまざまな記録や確認に用いられるシートです。
 
一方チェックリストはある作業を確認するために用いられるリストになりますが、チェックシートと呼ばれることがあります。
 
些細な違いであっても、自社内で両者の認識を明確にしておくことで齟齬を防止できます。今後チェックリストやチェックシートの導入を強化していく際には、「名称」という細かい部分にも配慮する必要なのです。
 
調査や確認項目が多く、セクションごとにチェックリストやチェックシートが必要な業務ではこの名称はとくに重要です。


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チェックリストの効果を最大限発揮する運用のコツ

チェックリストは作成しただけでは意味を成さず、現場で実際に運用がされることではじめて効果を発揮します。そのため、見やすいチェックリストの作成はもちろん、運用から改善までを見据えたチェックリストを作成するようにしましょう。
 
以下では、作成したチェックリストを最大限に活用するためのコツについて解説していきます。

点検や確認が必要な箇所で「チェックリストを使う」ことを指示

チェックリストは作業が一旦完了した段階で用いられるリストなので、業務フローの最後に「チェックリストを使う」こと自体をマニュアル化させられれば、リストの利用が浸透します。
 
また、資料を見ながら作業をするという工程が浸透しているのであれば、参照している資料に「チェックリストを用いて〇〇を確認する」旨を記載するのも有効です。
 
すでに業務フローが確立している場合には、チェックリストを用いる時間を捻出する必要があるので、現場と相談して無理のないように組み込む必要があります。

重要チェック項目はダブルチェックをする

チェックリストを用いてチェックした人が再度確認をする「ダブルチェック」を行えば、さらに安心です。
 
チェックする担当者の経験が浅かったり、多忙ななかですべてのチェックをひとり、もしくは少ない人数で回していたりすると「チェック忘れ」のリスクが上がってしまいます。そのため、作業の重要度といった指標に応じて適宜ダブルチェックを行うのもおすすめです。
 
一方で、ダブルチェックを行う担当者はチェックに時間を割かなければならないので、チェック項目が多い場合には業務フローを圧迫しないようにすることが必要です。

作成したチェックリストは都度更新する

チェックリストを作成し現場に配布したとしても、ビジネスシーンでは作業工程が変更されたり、追加されたりすることがしばしばあります。つまり、その作業内容の変更に応じてチェックリストも更新されなければなりません。
 
したがって、チェックリストの運用で何か問題があった際には、すぐに作成者へ連絡できるように体制を整えておくのが重要です。加えて、連絡後にはどのようなフローでチェックリストを更新するかの流れも定めておくと効率化が見込めます。
 
今日ではIT化の流れもあり、チャットツールなどを活用して素早くコミュニケーションをとる方法が主流です。そのため、「Stock」のような情報共有ツールを活用して、問題点の報告からチェックリストの更新までを迅速に対応すべきと言えます。


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チェックリストのメリット

チェックリストは適切に運用できれば以下3つの代表的なメリットを得られるので、自社で行う業務クオリティに懸念がある場合はぜひチェックリストの導入を検討しましょう。

作業の抜け漏れやミス防止

チェックリスト確認項目が一覧でわかるリストなので、万が一作業の抜け漏れがあった場合に気づきやすくなり、業務改善へと繋がります。
 
仮に、チェックリストがない場合は担当者の独断で作業が適切に行われているかを判断しなければなりません。そのため、抜け漏れはもちろん、作業工程に何らかの以上があった場合にも原因究明のスピードが低下してしまいます。
 
作業のミスを減らすというだけでも、チェックリストは効果があることがわかります。

生産性の向上

チェックリストは作業項目をチェックしている瞬間だけ効果を発揮するのではなく、確認し終わったチェックリストも「一目見ればどこまでチェックしたのかがすぐにわかる」という効果があります。
 
そのため、作業の進捗を担当者に聞かなくてもチェックリストを見ればわかるので、コミュニケーションコストの削減はもちろん生産性の向上にも貢献します。
 
また、ご紹介したようにチェックリストは改善が前提のリストなので、改善を重ねるたびに業務改善にも繋がります。ほかにも、新入社員や異動してきた社員のように該当業務に不慣れな社員に対しての教育資料に応用できるので、さまざまな使い方があることがわかります。

業務全体を通して流れがわかる

チェックリストは一工程が完了したあとにチェックを行うケースが多いので、チェックリストによって業務が可視化され、全体像の把握がしやすくなります。そのため、上長を含めた「関係者ではあるものの、直接現場で作業していない人」への共有資料としても役立ちます。
 
時系列順で業務内容が記載されているので、時間がないときに別途資料を作成しなくても現状がどうなっているかを素早く共有するには最適なリストと言えるでしょう。


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チェックリストのデメリット

チェックリストのメリットが多い一方で、デメリットもあります。そのため、事前に把握しておきデメリットを最小限にする運用方法を確立させましょう。

作成に工数がかかる

チェックリストはインターネット上にテンプレートはあるものの、チェック項目は業務によって異なるので項目を作成しなければなりません。そのため、作成の手間がかかる点はデメリットと言えるでしょう。
 
また、作成に時間がかかってしまうことはもちろん、チェックリストを用いる運用フローの承認までが長い企業の場合も、作成は簡単にできても時間がかかるケースもあります。
 
したがって、チェックリストを作成する担当者は、いかに素早く作成し、承認フローがスムーズにいくような導線づくりができるかどうかも求められます。

浸透させなければ意味がない

チェックリストは作成しても現場で利用が浸透しなければ意味がありません。そのため、現場への共有の際には「作成した目的」について共通認識を持たせる必要があります。
 
もし、作成した現場へただチェックリストを配布するだけでは形骸化しやすくなってしまうのはもちろん、理解を得られなかったために「チェックリストが正しく使われない」という事態となる可能性もあるのです。
 
チェックリストの作成の際には現場の理解を得る必要があることや、利用者にとって扱いやすい、業務を圧迫しないようなリストを作成し配布しましょう。

チェック項目が多すぎる場合生産性が逆に落ちる

チェックリストを使えば抜け漏れを正しく判断できる優れたツールですが、問題を細かく発見しようとしてチェック項目が多すぎてしまうと確認作業にかかる工数が必要以上にかかってしまい、逆に生産性が落ちてしまうのです。
 
作成担当者の一存でチェックリスト決定するのではなく、実際にチェックリストを使用する現場と繰り返しすり合わせをするのがおすすめです。
 
生産性を下げないためにも、チェックリストを適用させる業務について、チェックポイントをどこまでの粒度でリスト化するかは本運用の前に定めておきましょう。


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事例でわかるチェックリストの重要性

現場の担当者が常に気をつけて作業をしていればトラブルが発生しにくいので、「チェックリスト」は不要であると形骸化してしまいがちです。しかし、実際にチェックリストを用いればトラブルを防止できるケースとして以下のような事例があります。
 
  • 既存顧客500社へのイベント告知の際に、間違って送ってしまうリスクをチェックリストで確認
  • 専用の大型工具の使用手順をチェックリストで確認し、安全に使用する
  • 重要な提案資料の項目不足をあらかじめ作成しておいたチェックリストで確認
  • 制作物の納品前における最終チェックとしての利用
逆に、チェックリストを使用せずトラブルが発生してしまった場合は、チェックリストを作成して確認する工数と比較にならないほどの損失を被ってしまいます。
 
そのため、チェックリストは業務クオリティを下げないためにも用いられますが、間接的に自社に起こりうるリスク解消にも貢献していると言えます。


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紙でのチェックリストの管理は本当に効率的か?

チェックリストは現場の担当者がチェックしていくので素早くチェックできるように、作成者や管理側が整備する必要があります。
 
なかには紙とペンでチェックリストを作成して管理する方法もありますが、紙の場合は以下のようなデメリットがあります。
 
  • 管理の際に物理的な場所を取ってしまう
  • ペンがなければ記入できない
  • 扱う現場によってはチェックリストが破損する
  • 準備や集計に工数がかかる
  • ナレッジとして蓄積しにくい
チェックリストの施策自体には効果があるものの、紙の場合は作成から管理までに余計な工数がかかってしまうことがわかります。そこでs業界・業種を問わず企業が活用すべきなのが「ITツール」です。
 
ITツールを用いれば紙での管理におけるデメリットは解消されるので、「チェックリストをITツールで管理する」だけでも業務効率化が実現すると言えます。


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チェックリストを簡単に作成・管理できるツール

ここでは、チェックリストの作成から管理までを誰でも簡単に一元管理できるツールをご紹介します。
 
チェックリストは作成者が配布すればよいという単純なものではなく、「業務フローを考慮して現場の理解を得る」「配布後に適切に運用されているかを確認する」「チェックリストの改善」など、作成から管理までを適切に管理する必要があります。
 
そして、自社の作業フローが複数あればその分だけチェックリストの管理が増えるため、ご紹介したように紙をはじめとしたアナログな管理では運用が滞ってしまいます。そこで必要なのがクラウド型のITツールであり、チェックリストをはじめとした業務効率化を実現している企業はほぼ導入しています。
 
一方、ITツールには多機能で複雑なものがほとんどであるため、社内のITリテラシーに差がある場合は有名なツールを導入したとしても、使いこなせずツールの恩恵を受けられない可能性が非常に高いのです。
 
そのため、導入すべきツールは非IT企業でもリテラシーを問わずに使える「Stock」のようなシンプルなツール一択です。
 
Stockの「ノート」にはもちろんチェックボックス機能があるので、チェックリストが簡単にできるうえ、作成後は関係者のみに素早く情報共有ができます。チェックリストの種類が増えても迷わずに情報をストックしていけるため、あらゆる情報管理におけるストレスを与えません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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<Stockの料金>

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チェックリストの役割や作り方まとめ

ここまで、チェックリストの役割や各ツールでの作り方、形骸化しないチェックリストにするための管理ツールなど網羅的にご紹介しました。
 
チェックリストはマニュアルや手順書を最初から作成するよりも、少ない工数で業務の見直しができるので費用対効果の高い手法と言えます。しかし、メリットを適切に得るためには全社の理解はもちろん、運用手法もアナログからデジタルに変える必要があります。
 
デジタルでの管理でも難しすぎるツールでは定着しないので、Stockのような誰でも使えるシンプルさが定評であり非IT企業を含む80,000社以上の導入実績があるツールを利用しましょう。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチェックリストの運用を効率化し、ミスを減らしながら生産性を向上させていきましょう。