ビシネスを成功させるためには、「ヒト」「モノ」「カネ」、そして「情報」の4つの経営資源が必要とされています。
 
この中でも「情報」は、情報社会に生きる私たちにとって必要不可欠であり、有効活用すべき存在です。
 
情報を活用するためには自分が持つ情報だけでは足りないので、別の誰かが持つ情報を手に入れる必要が出てきます。
 
そのために必要となるのが「情報共有」です。
 
効果的な情報共有には多くのメリットがあり、共有された情報を活かすことで「ビジネスの成功」に大きく近づきます。そして、情報共有しやすい環境整備やツールの活用によってメリットを最大化できます。
 
そこで今回は、「社内で情報共有する5つのメリット」「情報共有のメリットを最大化する方法」「情報共有におすすめなツール」をご紹介します。
 
  • 情報共有のメリットを知りたい
  • 情報共有のメリットを最大化する方法を知りたい
  • 情報共有に役立つおすすめのツールを知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にして社内の情報共有を進め、自社に合うツールを導入してみてください。


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社内で情報共有する5つのメリット

ビジネスにおいて「情報共有」の大切さが重要視される背景には、情報共有自体に多くのメリットがある点が挙げられます。
 
以下では、社内で情報共有をすることの5つのメリットをご紹介します。

社内の状況が見える化する

社内の情報共有を円滑にすることで、社内の状況が可視化されます。
 
社内で情報が共有されないと、情報がブラックボックス化してしまうので「誰が何をしているのか」「誰が情報を持っているのか」が分からなくなります。
 
しかし、社内のあらゆる情報に対して、常にアクセスできる状態にしておけば「必要な情報をすぐに発見できる環境」をつくることが可能です。
 
「情報の見える化」は、これからご紹介する他のメリットの基盤となる要素であり、最も重要な項目の一つです。

コミュニケーションが活性化する

情報共有を積極的に行うことで、社員同士のコミュニケーションが活性化されます。
 
小さなことであってもコミュニケーションをとるという、日常的な情報共有が「情報を共有しやすい環境」を形成するのに役立ちます。
 
コミュニケーション不足は認識のズレや連携ミスなどのトラブルの原因となってしまいます。しかし、コミュニケーションが活性化すると、トラブル防止にもつながるうえ、より充実した議論や意思決定ができるようになります。
 
そして、日頃からのこまめな情報共有により、業務時における認識齟齬を防ぐためのコミュニケーションコストが減るので、集中すべき業務への注力が可能になります。
 
さらに、情報をオープンにすることで社員同士の理解が進み、協力がしやすくなるので信頼感の向上にも貢献します。

仕事の属人化を防止できる

仕事の属人化とは、一部のメンバーのみが仕事のノウハウやスキルを持っていて、それが社内や部門で共有されていない状態を指します。
 
仕事の属人化が進行すると、ノウハウやスキルを持ったメンバーが異動や退職した際に引き継ぎがうまくできず、業務や品質の低下を招く可能性があります。
 
さらに、人材育成の際にもスムーズな社内教育ができなくなるので、余計なコストがかかってしまう恐れもあります。
 
また、トラブルが発生した際には、長期間その業務に従事していた担当者しか対応できなくなるため、問題の早期解決が困難になるのもデメリットです。
 
属人化を回避または軽減するためには、情報をブラックボックス化せずに、積極的な情報共有が必要です。

社員の業務効率と生産性がアップする

「必要な資料を探す時間」や「メンバーの進捗状況を確認する時間」などが削減できれば、日常の業務を大幅に効率化できます。
 
さらに、経営の視点では意思決定のスピードが向上するというメリットもあります。
 
また、円滑な情報共有によりトラブルを未然に回避できるので、トラブルへの対応業務をはじめとした対応コストの削減が可能です。そのため、本来力を入れて取り組むべき業務に集中できます。
 
他にも、作業効率や業務品質の向上によって社内全体の生産性が高まります。
 
一部のメンバーだけが情報を持っている状態が続くと、業務効率化と生産性向上の妨げになるので、社内で情報を共有する仕組みの整備が求められます。

主体性を持つ人材が増える

情報共有にハードルがない環境では、主体性を持つ人材の育成が可能です。
 
情報共有がうまくいかない原因の一つに「情報共有がしにくいこと」が挙げられます。
 
心理的安全性が確保されていない組織では「この程度の情報を共有したら何か言われるのではないか」「情報共有することで自分にデメリットがあるのではないか」と考えるメンバーがでる可能性があります。
 
一方で、メンバーが発言しやすい環境を作っておくと、些細な情報でも自主的に共有する文化がつくられ、組織の利益を考えられる主体性のあるメンバーを育成する土壌ができます。


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関連記事: 情報共有とは?必要な理由とメリットを考えてみよう

情報共有のメリットを最大化する3つの方法

情報共有のメリットは、万全な準備があって初めて享受できるものです。
これから「情報共有の5つのメリット」を最大化するための方法を3つご紹介します。

情報共有の重要性を周知する

メンバーの情報共有への理解に格差があると、社内での情報共有は失敗する可能性があります。
 
なぜなら、情報共有は一方的な情報の開示や伝達だけでなく、コミュニケーションや意見交換など双方向でされるものも多いからです。
 
「情報共有をするとこういう良いことがある」「情報共有をしないとこういう事態になる」と社内で共通認識をつくることで、円滑な情報共有が実現する準備ができます。
 
自発的な情報共有のためにも、組織規模に関わらず情報共有の重要性を周知することは大切です。

情報共有しやすい環境を整える

情報共有しやすい環境とは、情報共有のルールや文化が整っている環境を指します。
 
情報共有のルールがあることで、メンバーの裁量に任されていた情報共有の作業が標準化されるので、最低限の手間で情報を伝達できます。
 
また、業務以外でも日常的なコミュニケーションを積極的にすることで心理的安全性が確保できるので、メンバーが主体的に情報を発信できるようになります。
 
そのため、情報共有をしやすい環境を整えることは社内の円滑な情報共有の基盤になります。

情報共有ツールを活用する

情報共有ツールを活用することで、社内の情報共有の「効率化」を実現します。
 
情報共有することには多くのメリットがありますが、実際に取り組んでいくとかなり大変な準備や作業が必要な場合が多いです。
 
一方で、情報共有ツールを導入することで、社内の情報共有を効率的に、かつ簡単に行えます。
 
例えば、メールなどで資料の共有をしていた場合には、メールの定型文を一から書く必要があったり、後でその資料を探すのに苦労したりと非効率な作業が出てきます。
 
しかし、情報共有ツールを導入することでワンクリックで資料の共有ができ、必要な資料も検索をすればすぐに確認可能です。
 
これらは情報共有ツールのごく一部のメリットですが、情報共有のメリットを最大化する重要なポイントです。


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関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介

情報共有がうまくいかない場合に起こること

情報共有のメリットとその効果をご紹介してきましたが、「情報共有がうまくいかない場合に起こること」を事前に知っておくと、情報共有の重要性がより一層理解できます。

情報伝達のタイムラグが起きる

情報共有がうまくいかないと「情報を知っているメンバーとそうでないメンバーが混在する」という事態が発生します。
 
プロジェクトや業務を進めていく上で情報の格差やタイムラグがあると、非効率的でアウトプットの質を大きく低下させる可能性が出てきます。
 
また、情報伝達のタイムラグは、正確で迅速な意思決定を不可能にします。
 
最新の情報にアクセスできなかったり、必要な情報を確認するのに必要以上に手間がかかったりすると、大きな経営判断のミスを招きかねません。

情報が資産にならない

企業が持つ情報は、業務効率化や生産性向上に貢献する「資産」になります。
 
「共有すべき情報を一部のメンバーだけが持っていること」や「(例えばチャットツールで)情報を共有しても、流れてしまい活用されないこと」は企業にとって大きな損失です。
 
あらゆる情報を集約し、活用するためには「誰でも情報を共有できて、その情報を蓄積できること」が重要です。
一部のメンバーだけが情報を共有するのではなく、誰でも共有できる環境やシステムを構築しておくと、情報の抜け漏れを防いだり、蓄積した情報で社員をレベルアップさせたりも可能です。
 
それらの情報を階層的に管理・分類して活用することで、企業の利益に大きく貢献できます。

事業の継続が困難になる

変化の激しい環境のなかで、経営の判断材料となる情報が古いものであったり、瞬時にアクセスできなかったりすることは、事業の継続が困難になる要因です。
 
また、情報の共有がうまくいっていない場合、情報の蓄積・管理もうまくできていない可能性があります。
 
必要な情報にすぐにアクセスできるように整備することで、経営に必要な情報を活用できる状態になります。
 
つまり、情報共有がされていない組織ではビジネスチャンスや改善の機会を逃していると言えるでしょう。
 
円滑な情報共有は、間接的に事業の継続や利益の向上に貢献することに繋がります。


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関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!

情報共有に役立つおすすめなツール3選

以下では、社内の情報共有をサポートするツールを3つご紹介していきますので、自社の目的・用途に合ったツールを選択しましょう。
 
例えば、情報共有ツールの「Stock」は「誰でも」円滑な情報共有を可能にし、かつ無料からすぐに始められ、導入社数も70,000社以上という実績を誇る、非常におすすめなツールです。
 
また、情報がストックできるので、ほかのチャットツールのように情報が流れていってしまい、どこにあるかわからなくなってしまうという事態を防止できます。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Chatwork

Chatworkのトップページ

Chatworkは、ユーザー同士のチャットやビデオ通話、ファイルの送受信ができる情報共有ツールです。

<Chatworkのポイント>

  1. グループチャット機能
    社内に限らず、社外のユーザーとチャットができます。
    社内外のユーザーが入り混じったグループを作るのに、新たなアカウントを作成する必要はありません。
  2. メッセージの装飾
    文字自体の装飾はできませんが、罫線や囲み線などのタグ入力ができます。
    強調したい部分がある時や長い文章の時に使うことで、相手に伝わるメッセージを作成できます。
  3. 3つの料金プラン
    Chatworkは無料で利用できますが、作成できるグループチャットの数やストレージの容量などに制限があります。
    また、セキュリティや管理機能を重視するのであれば、有料プランを選択する必要があります。
 


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Slack

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Slackは、気軽でスピード感のあるコミュニケーションを促進してくれるビジネスチャットツールです。

<Slackのポイント>

  1. 後から参加しても過去の情報が閲覧できる
    プロジェクトに後から参加した場合でも、過去の情報にアクセスできます。
    メールでは過去の情報は再送する必要がありますが、Slackではその手間は不要です。
  2. 通知をカスタマイズできる
    情報が共有されたときの通知を、自分の好みにカスタマイズすることができます。
    自分宛のメッセージだけ通知させたり、参加しているグループごとに通知を停止したりできます。
  3. 4つの料金プラン
    Slackは無料でも利用できますが、メッセージ履歴の保存数や他アプリケーションとの連携数などに制限があります。
 


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関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説

「情報共有のメリットとおすすめツール」まとめ

情報共有のメリットを知っておくと、情報共有の目的や手段を混同せずに、ビジネスへと有効活用できます。
社内で情報共有することの代表的なメリットは以下の5つでした。
 
  1. 社内の状況が見える化する
  2. コミュニケーションが活性化する
  3. 仕事の属人化を防止できる
  4. 社員の業務効率と生産性がアップする
  5. 主体性を持つ人材が増える
 
また、「情報共有の重要性を周知する」「情報共有しやすい環境を整える」「情報共有ツールを活用する」の3つを実践することで、情報共有のメリットを最大限に得ることが可能になります。
 
今回ご紹介したなかの情報共有ツール「Stock」は、情報共有がうまくいかない場合に起こる「情報伝達のタイムラグが起きる」「情報が資産にならない」「事業の継続が困難になる」の3つの事態を解消し、情報共有から得られるメリットを最大化してくれるツールです。
 
「Stock」は、無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して社内の情報共有を活性化してみてください。
 
関連記事: 情報管理ツールを使えば、もう必要な情報を探すのに苦労することはない!