ビシネスの成功には、ヒト・モノ・カネ・情報の4つの経営資源が必要であり、とくに「情報」は業務を円滑にするための重要な資産です。情報共有が活発になれば企業の成長につながるため、企業側は情報共有を促進することが大切です。
しかし、情報共有を行っているものの、成果が実感できないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内で情報共有を行うメリットと不十分な場合のデメリット、そして情報共有の効果の最大化に必要な3つのことを解説します。
- 情報共有がうまくいかずに悩んでいる
- 情報共有に関する社員の意識を改革するためにメリットを周知したい
- 社内の情報共有を効率的に行う方法を知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、情報共有の効果を最大化する方法がわかり、社員が自発的に情報共有を行う環境を整備することができます。
目次
社内の情報共有が適切であれば得られるメリット5選
以下では、社内で情報共有を行うと得られるメリットを5つ解説します。情報共有が円滑になれば業務が進めやすくなり、企業の活動が効率的になります。
社内の状況が見える化する
情報共有が円滑になると、社内状況が可視化できます。
情報共有を行って社内情報を「見える化」すると、必要な情報をすぐに発見できる環境になり、確認の手間が発生しません。たとえば、顧客情報をデータベース化して社内公開しておくと、社員が求める情報へ即座にアクセスできます。
社内の情報の流れを可視化し、効率的に必要な情報にアクセスできる環境を整えるためには情報共有は必須です。
コミュニケーションが活性化する
情報共有を積極的に行うと、社員同士のコミュニケーションも活性化されます。
社員同士のコミュニケーションが不足すると認識の齟齬が起こりやすくなり、作業の遅延や誤った方向で進めるリスクが生じます。そこで、些細な内容でも共有するように企業側が促すと「報連相」が当たり前になり、結果として業務ミスを未然に防げるのです。
情報共有を通じて社員同士の連携が深まれば、コミュニケーションが活発になり、風通しの良い環境を実現できます。
仕事の属人化を防止できる
情報共有には、仕事の属人化を防ぐメリットもあります。
知識が偏れば、一部のメンバーしか質の高い業務が実施できなくなり、取引先の要望に応えられないリスクもあります。属人化を防ぎ取引先との信頼を維持するためにも、日ごろから社内で積極的に情報共有を進めましょう。
したがって、企業価値を損なわずに社員のスキルアップを目指すためには情報共有が重要になってきます。
社員の業務効率と生産性がアップする
情報共有は、社員の業務効率と生産性の向上にも役立ちます。
チームメンバーが確認できる場所に情報を共有すると、社員自身で情報に直接アクセスできるようになり、「必要な資料を探す時間」や「メンバーの進捗状況を確認する時間」がなくせます。また、確認にかかっていた無駄な時間が削減されると、空いた時間でほかの業務にも対応可能になるのです。
したがって、企業の生産性を高めるには、情報共有は必須であると言えます。
主体性を持つ人材が増える
情報共有が活発な企業では、主体性を持つ人材が増えていきます。
日ごろから情報共有を行い、メンバーが発言しやすい環境を構築することで、些細な情報でも自主的に共有する文化がつくられます。情報共有が当たり前の環境になれば気軽に社内へ情報発信しやすくなり、結果として主体的に行動する人材が育っていくのです。
したがって、主体性を持って業務に取り組む社員を増やすためにも、社内の情報共有を積極的に推奨しましょう。
【注意】情報共有が不十分な場合のデメリット3選
以下では、情報共有が不十分な場合のデメリットを3つ紹介します。情報共有が不十分になると、企業活動の停滞につながるデメリットが生じるため、対策を立てましょう。
情報伝達のタイムラグが起きる
情報共有がうまくいかないと、社員間で情報把握の遅延が発生します。
チーム内で情報把握のタイミングに差が生まれると業務がスムーズに進行できず、業務スピードが低下します。また、情報伝達のタイムラグは正確で迅速な意思決定を妨げる原因にもなるため、顧客への対応が遅れて不満を生むリスクも生じてしまいます。
したがって、企業活動を適切に進めるには円滑な情報共有が不可欠です。
ノウハウが活用できない
情報共有がうまくできていないと、蓄積された情報をノウハウとして活用できず、資産として役立てることができなくなります。
企業が持つ情報には業務のノウハウや顧客情報が含まれており、会社の利益を生み出す重要な資産と言えます。しかし、共有不足によって情報が一部に偏っている状況になれば、会社の資産を一部の社員のみで所持することになり、企業の機会損失につながる原因になります。
情報の偏りや属人化を防ぐには、「誰でも情報を共有できて、その情報を蓄積できる環境」の整備が重要です。たとえば、「Stock」のような誰でも利用できる情報共有システムを利用すると、共有の抜け漏れ防止に有効です。
必要な情報にすぐにアクセスできない
情報共有がうまくいかないと、必要な情報にすぐにアクセスできず、業務が効率的に進まないリスクがあります。
経営の判断材料となる社内情報や業務情報が古いものであったり、瞬時にアクセスできなかったりすると、企業の状態を正確に把握できなくなってしまいます。情報の把握を誤れば経営の判断ミスにつながり、最悪の場合、事業継続が困難になりかねません。
経営の根幹にかかわるため、企業は社内の情報を正確に蓄積し、必要な情報にすぐにアクセスできるように整備しましょう。
情報共有の効果を最大化させるために必要な3つのこと
ここでは、情報共有の効果をを最大化させるために必要なことを3つご紹介します。以下の対策を実践した企業は、情報共有のメリットを最大限に得られています。
（1）情報共有の重要性を周知する
まずは、情報共有の重要性を社内で周知しましょう。
情報共有は、会話や意見交換といった双方向でのやりとりが必要なため、全体で情報共有の重要性を理解していなければうまく進められません。したがって、企業側は全社員に対し情報共有の重要性を周知し、共通認識を生む必要があるのです。
とくに、社内メンバーに対して「情報共有が業務にもたらすメリット」「情報共有が不足すると生じるデメリット」を具体的に伝えましょう。
（2）情報共有しやすい環境を整える
つぎに、社内ルールや文化を整えて情報共有しやすい環境づくりに取り組みましょう。
情報共有のルールが決まっていれば、連絡手法や内容整理のやり方が社内で統一され、社員が情報の共有方法に迷うことがなくなります。また、情報共有を称賛する姿勢を経営層から社員に伝えると、社員の情報共有の心理的ハードルが下がり、抵抗なく実施できるようになります。
情報共有のルールや文化は、社員の目に見える形で残ると定着していきます。そのため、企業はルールを策定したらマニュアルに記載したり、管理者層から直接社員に対して情報発信したりする対応がおすすめです。
（3）情報共有ツールを活用する
情報共有ツールを活用すると、社内の情報共有が効率化できます。
情報共有には多くのメリットがありますが、共有の作業工数が必要以上にあると社員が煩わしさを感じ、実施しなくなってしまいます。そこで、情報共有ツールを導入すれば、共有時に発生する手間が省けて社内の情報共有スピードが向上します。
たとえば、従来のメールでの資料共有の場合「メールの文面を整えて添付資料をファイル容量上限に達しないように圧縮し、誤送信のないように送付先を確認する」といった作業負担がありました。しかし、情報共有ツールがあればわずかな操作で任意のメンバーに共有ができ、短時間で対応を終えられるのです。
したがって、業務が忙しい企業が少ない負担で情報を共有するには、ツールの利用が必須です。
情報共有の効果を最大限引き出す最もおすすめのツール
以下では、情報共有の効果を最大限引き出す最もおすすめのツールを紹介します。
情報共有は「社員全体が情報を活用できる状態にして企業活動を円滑に進める」目的があることから、正確かつ素早いやりとりが必要です。適切に情報が社内共有されると業務の質が向上したり、社内環境が改善したりするメリットをもたらすので、情報共有の促進は必須です。
そこで、情報共有の手段としてツールを導入すると、従来の共有方法で発生する作業負担を解消できます。ただし、共有に複雑な手順が必要なツールを使うとうまく使いこなせず、社員が利用に煩わしさを感じて社内へ情報共有しなくなってしまいます。
したがって、誰でも利用できるITツールを利用しましょう。結論として、社内共有には非IT企業の65歳以上でも即活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した文字や表、ファイルはリアルタイムで反映されるので、更新した情報をすぐにメンバーが確認できます。また、「タスク」「メッセージ」がノートに紐づいており、やりとりした関連情報の話題が錯綜せず、見返したときも混乱しません。
社内の情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有がうまくいかない4つの原因
ここでは情報共有がうまくいかない原因を4つご説明します。情報共有がうまくいかずに困っている方は、原因を把握して適切に対応することが必要です。
情報の伝達範囲が限定されている
情報の伝達範囲が限られていると、情報が偏るため仕事の属人化が発生します。
仕事が属人化すると、知識を持つメンバーが不在になったときに仕事の質が低下します。たとえば、前任者の退職により業務を引き継いだ際、情報が不十分のまま後任者が対応すると前任者と前提知識が異なり、引継ぎ後における仕事の質が下がってしまいます。
情報の偏りを防ぐためには、一括で情報を送信できるようなツールを使ったり、マニュアルに残したりするなどの対応が必要です。
リアルタイムで情報が共有されていない
リアルタイムで情報共有が行われていないと「必要な資料を探す時間」や「メンバーの進捗状況を確認する時間」が必要になり、作業を中断しなければなりません。
進捗が遅れるとチーム全体の業務も後ろ倒しになり、業務がうまく進まないストレスが生まれてしまいます。また、古い情報が散在しているとどのファイルにアクセスすれば良いか分からず、業務の重複などの非効率な作業が発生することがあります。
リアルタイムで情報共有を行うためには、情報を更新した際には報告することを徹底するなどの社内ルールを設けることも有効です。
情報が整理されていない
情報が整理されていないと「誰が何をしているのか」「誰が情報を把握しているのか」が分からなくなります。
情報が正しく把握できないと確認の手間が積み重なり、日々の業務時間を圧迫してしまうのです。また、古い情報が残っていると参照する情報が人によって異なり、情報に対する認識の統一も難しくなってしまいます。
似たようなデータの散在を防ぐためにも、ファイルを一元化してデータベースにして可視化し、誰でも簡単にわかるような状態にしておくことが重要です。
社員自身が情報共有のメリットを理解していない
社員が情報共有のメリットを理解していないと、情報共有が滞ってしまいます。
会社にとって重要な資産となる価値ある情報でも、共有され活用されなければ資産として活かすことも難しくなってしまいます。適切なタイミングを逃すことで、ビジネスチャンスを失うことにもつながりかねません。
リスクを避けるためにも、情報共有のメリットと、共有が進まないことのデメリットをしっかりと説明し、マニュアルにまとめておくなどして社員に周知していくことが必要です。
情報共有のメリットと効果の最大化に必要なことのまとめ
これまで社内で情報共有を行う5つのメリットと情報共有の効果を最大化させる方法をご紹介してきました。
正しく情報が共有されると、企業は「業務クオリティの向上」「社内環境の改善」などのメリットを得られます。情報共有の効果を最大まで引き出すには重要性の周知や環境の整備が必要ですが、とくにITツールを活用すると負担の少ない情報共有を実現できます。
ただし、利用が複雑なツールでは社内に浸透していかず、情報共有のメリットは得られません。したがって、情報共有ツールを活用する際には、「だれでも簡単に利用できる」「情報共有に過不足のない機能を備えている」サービスを選ぶことが重要です。
そこで、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足がない機能を持ち、マニュアル不要で利用できるシンプルな情報共有ツールのStockを使えば、直感的な操作で簡単に情報共有できます。実際に、非IT企業を含む240,000社以上がストレスのない情報共有を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して社内の情報共有を活性化しましょう。
