ビシネスの成功には、ヒト・モノ・カネ・情報の4つの経営資源が必要であり、なかでも情報は情報社会に生きる私たちにとって不可欠であり、有効活用すべきものです。
 
情報を有効的に活用するには、自分の持つ情報だけでなく、別の誰かが持つ情報も手に入れて有効活用する必要があります。そのために必要となるのが「情報共有」であり、それを効率的に行う「情報共有ツール」です。
 
しかし、情報の有効活用を意識し情報共有を行ってはいるものの、いまひとつ想定していた成果が得られていないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
実は、情報共有はただ行うだけでは十分な効果が発揮できず、最大限に活用するには押さえるべきポイントがあります。そこで今回は、社内で情報共有を行う5つのメリットから、情報共有の効果を最大化させる方法までを解説します。
 
  • 社内で情報共有を行うメリットが知りたい
  • 情報共有の効果を最大化させる方法が知りたい
  • 情報共有が失敗してしまった場合の弊害について学びたい
という担当者の方は今回の記事を読むことで、情報共有の効果を最大化する方法がわかり、自社での情報共有を活性化できます。


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社内で情報共有する5つのメリット

以下では、社内で情報共有を行うことで得られる5つのメリットを解説します。
ビジネスにおいて「情報共有」の大切さが重要視される背景にはどのようなメリットがあるのか、ひとつずつ見ていきましょう。

社内の状況が見える化する

社内の情報共有を円滑にすると、社内状況が可視化できます。
 
社内で情報が共有されていないと、情報がブラックボックス化してしまい「誰が何をしているのか」「誰が情報を持っているのか」が分からなくなります。その結果、社員それぞれに確認する手間や、情報を持っているひとを探す手間が発生します。こうした確認の時間が積み重なれば、日々の業務を圧迫しかねません。
 
一方で情報共有を行い、社内のあらゆる情報に常にアクセスできるよう「見える化」しておけば、必要な情報をすぐに発見できる環境がつくれます。その結果、これまでのように都度確認する手間もなくなり、作業効率の向上が見込めます。

コミュニケーションが活性化する

情報共有を積極的に行うと、社員同士のコミュニケーションも活性化されます。
 
社員同士のコミュニケーションが不足すると、作業に関する認識のズレや連携ミスが起こりやすくなり、生産性に大きな影響を与えかねません。また、日ごろのコミュニケーションが円滑でないゆえに、情報の認識齟齬を防ぐためにはやりとりを複数回行う必要がでてきてしまい、結果コミュニケーションコストが向上しやすくなります。
 
情報共有を行い、社員同士のコミュニケーションが活性化すると、細かなことでも共有されているので認識のズレや連携ミスが起こりづらくなります。
 
また、日ごろの適切なコミュニケーションは社員同士の信頼関係の構築にも役立ち、結果社内の風通しのよさや仕事をしやすい雰囲気づくりにも大きな影響を与えます。

仕事の属人化を防止できる

仕事の属人化とは、一部のメンバーのみが仕事のノウハウやスキルを持っていて、それが社内や部門で共有されていない状態を指します。
 
仕事の属人化が進行すると、ノウハウやスキルを持ったメンバーが異動や退職した際に引き継ぎがうまくできず、作業の品質低下を招く可能性があります。場合によっては、企業の生産力低下に繋がりかねません。
 
また、その仕事にトラブルが発生した際には、長期間その業務に従事していた担当者しか対応できなくなるため、問題の早期解決が困難になるのもデメリットです。
 
属人化を回避または軽減するには、情報をブラックボックス化せずにすべて見える化する、積極的な情報共有が必要です。

社員の業務効率と生産性がアップする

情報共有は、社員の業務効率と生産性の向上にも役立ちます。
 
情報共有が行われていないと、「必要な資料を探す時間」や「メンバーの進捗状況を確認する時間」が必要になり、その度に作業を一時中断する必要があります。こうした状況では確認する側だけでなく、確認される側もストレスを感じやすく、ほかのことに時間をとられるせいで業務効率が低下してしまいます。
 
情報共有によって情報がすべて共有されていると、日常の業務を大幅に効率化できるようになります。その結果、空いた時間をほかの業務に利用して、その業務の品質を高めたり、より効率的に作業できたりします。
 
また、情報共有が円滑に行われていれば、過去の例などを参考にトラブルを未然に回避できます。その結果、トラブルへの対応業務をはじめとした対応コストも削減可能です。

主体性を持つ人材が増える

情報共有にハードルがない環境では、主体性を持つ人材の育成が可能です。
 
情報共有がうまくいかない原因のひとつに「情報共有がしにくいこと」があります。とくに、心理的安全性が確保されていない組織では「この程度の情報を共有したら何か言われるのではないか」「情報共有によって自分にデメリットがあるのではないか」と考えるメンバーが出る恐れがあります。
 
一方で、日ごろから情報共有を行い、メンバーが発言しやすい環境を構築しておけば、些細な情報でも自主的に共有する文化がつくられます。その結果、組織の利益を考えられる主体性のあるメンバーを育成する土壌ができます。
 
関連記事: 情報共有とは?必要な理由とメリットを考えてみよう


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情報共有のメリットを最大化させる3つの方法

情報共有のメリットは、万全な準備があって初めて得られるものです。
以下では「情報共有の5つのメリット」を最大化させるための方法を3つご紹介します。

情報共有の重要性を周知する

まずは、情報共有の重要性を周知しましょう。情報共有に対してメンバーの理解に格差があると、社内での情報共有は失敗する可能性があります。
 
なぜなら、情報共有は一方的な情報の開示や伝達だけでなく、コミュニケーションや意見交換など双方向でされるものも多いからです。
 
「情報共有をするとこういう良いことがある」「情報共有をしないとこういう事態になる」といった社内での共通認識が作れれば、円滑な情報共有が実現する準備ができます。
 
自発的な情報共有のためにも、組織規模に関わらず情報共有の重要性を周知しましょう。

情報共有しやすい環境を整える

情報共有しやすい環境とは、情報共有のルールや文化が整っている環境を指します。
 
情報共有のルールがあると、これまでメンバーの裁量に任されていた情報共有の作業が標準化されるので、最低限の手間で情報が伝達できます。
 
また、業務以外でも日常的なコミュニケーションを積極的に行うと心理的安全性が確保でき、メンバーが主体的に情報を発信可能になります。
 
そのため、情報共有をしやすい環境の整備は、社内の円滑な情報共有の基盤になります。

情報共有ツールを活用する

情報共有ツールを活用すると、社内の情報共有が効率化できます。
 
情報共有には多くのメリットがありますが、実際に取り組んでいくと大変な準備や作業が必要な場合が多いです。一方で、情報共有ツールを導入すれば、社内の情報共有スピードが向上します。
 
たとえば、従来一般的だったメールでの資料の共有の場合、メールの定型文を一から書く必要があったり、後でその資料を探すのに苦労したりと非効率な作業がありました。しかし、情報共有ツールを導入すると、ワンクリックで資料の共有ができるうえ、必要な資料も検索をすればすぐに確認可能です。
 
関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介


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情報共有がうまくいかない場合に起こること

前項で、情報共有のメリットとその効果をご紹介しましたが「情報共有がうまくいかない場合に起こること」を事前に知っておくと、情報共有の重要性がより一層理解できます。
 
以下では、情報共有がうまくいかない場合に起こる3つの問題を解説します。

情報伝達のタイムラグが起きる

情報共有がうまくいかないと社内に「情報を知っているメンバーとそうでないメンバーが混在する」という事態が発生します。
 
プロジェクトや業務を進めていくうえでこうした情報の格差やタイムラグがあると、非効率的でアウトプットの質を大きく低下させる可能性が出てきます。
 
また、情報伝達のタイムラグは、正確で迅速な意思決定を不可能にします。情報を知らなかったゆえに最新の情報にアクセスできなかったり、必要な情報を確認するのに必要以上に手間がかかったりすると、大きな経営判断のミスも繋がりかねません。
 
業務効率の向上や適切な経営判断には、円滑な情報共有が必要不可欠です。

情報が資産にならない

情報共有がうまくできていないと、情報を資産として活用できなくなります。
 
企業が持つ情報は、どれも業務効率化や生産性向上に貢献する重要な資産です。しかし、情報共有不足によって「共有すべき情報を一部のメンバーだけが持っている状況」「情報を共有しても、流れてしまい活用されない状況」が起これば、せっかく得た情報も資産として活用できません。これは企業にとって大きな損失です。
 
あらゆる情報を集約し、活用するには「誰でも情報を共有できて、その情報を蓄積できる環境」が重要です。
 
したがって、一部のメンバーだけが情報を共有するのではなく、「Stock」のような誰でも共有できる環境やシステムを構築し、情報の抜け漏れを防ぎましょう。

事業の継続が困難になる

情報共有がうまくいかないと、最悪の場合事業継続が困難になりかねません。
 
変化の激しい環境のなかで、経営の判断材料となる情報が古いものであったり、瞬時にアクセスできなかったりすると、事業の継続が困難になりかねません。
 
また、情報の共有がうまくいっていない場合、それにともない情報の蓄積・管理も上手くできていない可能性があります。経営に必要な情報を活用できる状態にするには、必要な情報にすぐにアクセスできるように整備することが必要です。
 
つまり、情報共有がされていない組織ではビジネスチャンスや改善の機会を逃していると言えるでしょう。ビジネスチャンスを確実に掴み、自社を成功に導くためにも、情報共有に前向きに取り組む必要があります。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!


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情報共有に役立つおすすめツール

以下では、社内の情報共有をサポートするツールをご紹介します。
 
多くの企業が情報共有における課題を解決するために情報共有ツールを導入していますが、選ぶ際に大切なのは、そのツールが特定の社員だけでなくすべての社員が利用できるツールであることです。
 
社内のITリテラシーはさまざまなため、担当者のリテラシーに合ったツールでも現場のリテラシーには沿わないものだったというのはよくある例です。社員一丸となって取り組むべき情報共有で、ツールを活用できる社員とできない社員が二極化すると、情報共有のメリットを最大化させられません。
 
したがって、ツールの操作性についてはとくに注意を払って検討する必要があります。
 
たとえば、今回ご紹介する情報共有ツールの「Stock」は直感的な操作で「誰でも」円滑な情報共有が可能なITツールです。非IT企業を含む100,000社以上の導入実績を誇るStockであれば、利用方法がわからず情報共有が滞るといった事態も防げます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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「情報共有のメリットとおすすめツール」まとめ

ここまで、社内で情報共有を行う5つのメリットと情報共有の効果を最大化させる方法を解説しました。
 
情報共有のメリットを最大化するには、情報共有ツールの導入が肝要です。しかし、一言に情報共有ツールと言っても、チャットツールやオンラインストレージなど種類はさまざまあり、それぞれ利用できる機能も異なります。
 
そのため「情報共有と言えばチャットツール」のように、自社が情報共有において課題と感じる内容を確認しないままにツールのタイプを選定するのはおすすめしません。
 
しかし、これまで情報共有ツールを利用してこなかった企業では、課題をどこに置きどのツールを選ぶのが最良なのかは大きな悩みどころです。ツール選びに難航するならば、どれかひとつの機能に特化したものではなく、情報共有に必要な機能が過不足なく搭載された情報共有ツールを導入しましょう。
 
今回ご紹介したStockはタスク管理・コミュニケーション・ファイル管理・ドキュメント作成ができ、情報共有に必要な機能を過不足なく搭載した情報共有ツールです。情報はすべてStock内に一元管理でき、複数ツールを横断して利用する手間もありません。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内の情報共有を活性化しましょう。
 
関連記事: 【25選】社内の情報共有を円滑にするおすすめツールをご紹介!選定ポイントも解説
 
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