企業の経費のなかで大きな割合を占めるのが人件費です。近年は、物価や人件費の上昇によって、売上が伸びても利益が残りにくい企業が増えているため、多くの企業で「人を減らさずに、どう無駄な工数を削減するか」が課題になっています。
しかし、「人件費を削減するべきだとわかっているが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、 人件費削減の失敗事例と改善ポイント をご紹介します。
- 給料や人数を削らずに、無駄な作業時間を減らして利益を出したい経営者
- 残業を減らせと言われているが、毎日の報告や確認作業に追われて仕事が終わらない現場のリーダー
- 効率化ツールを入れたいものの、使い方が難しいと逆に手間が増えそうで不安な担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、人件費削減の具体的方法と実施するときのポイントがわかります。
目次
人件費削減で現場が疲弊する企業が多い理由
人件費を減らそうとして残業規制や人員削減だけを先に進めると、現場の負担がかえって増えるケースがあります。
たとえば、引き継ぎの時間が不足して特定の社員に質問が集中したり、使いにくいツールの操作に時間を取られたりすると、通常業務が滞ってしまいます。
その結果、「確認待ち」「二重対応」「属人化」が増え、削減したはずの人件費以上に現場の工数が膨らんでしまうのです。
【注意】逆効果になりやすい人件費削減の失敗事例
人件費の削減を成功させるためには、失敗しやすい典型的な例を知ることが非常に重要です。以下では、良かれと思った取り組みが裏目に出てしまうパターンを紹介しますので、参考にしてください。
（1）残業を無理に禁じて、サービス残業が増える
残業を禁止するだけでは、仕事量は変わらないため、結果としてサービス残業を増やす恐れがあります。
終わらない仕事を無理やり終えるために、自宅に持ち帰ったり勤務時間外で働く状況が生まれてしまいます。実際、退社後に仕事をする社員が増え、過労による体調不良や離職に直結した例もあります。
単に時間を縛るのではなく、業務量を見直す仕組みを整えない限り、コストの削減にはつながりません。
（2）教育を軽視した結果、一部の人に仕事が偏る
人件費を削減しようとして教育時間を減らすと、結果的に現場の負担が増えることがあります。
たとえば、研修やマニュアル整備を十分にしないまま業務を進めると、新人や経験の浅い社員が一人で対応できず、特定の社員への質問が集中してしまいます。
の結果、対応できる人だけに業務が偏り、本来の業務が進まなくなる原因になるのです。
（3）ツールの操作が難しく、かえって現場の仕事が増える
複雑で使いにくいツールを導入しても、操作を覚えるための時間がかかり、現場の負担をかえって大きくしてしまいます。
新しい仕組みを導入するときは、使い方を教える手間や時間がかかることを考慮に入れる必要があります。実際、導入研修が不十分なまま高機能なシステムを導入し、結局誰も使いこなせず紙での作業に戻ってしまうこともあります。
誰もが迷わず使える環境作りこそが、人件費削減の近道です。
なぜ人件費削減は失敗するのか
以下では、人件費削減で失敗しやすい原因について解説します。なぜうまくいかないのか、その背景を押さえた上で取り組みを進めたい方は、ぜひ以下を参考にしてください。
業務の実態を把握せずに進めている
業務フローや担当範囲が整理されていないと、確認作業や二重対応が増え、同じ業務に余分な工数が発生してしまいます。
また、どこに無駄があるのかわからない状態で人員を減らしてしまうと、本来必要な業務まで停止してしまいかねません。
現場の業務内容を深く理解せずに進める削減は、組織の力を弱めてしまいます。
情報共有の仕組みが整っていない
情報共有の仕組みが整理されていないと、確認や探し物に時間がかかり、結果として人件費を押し上げる大きな要因になります。
社員が情報を抱え込んでしまうと、周囲が状況を確認するために何度もやり取りを繰り返すことになってしまいます。必要な資料がどこにあるかわからず、チーム全員で探し回るなど、多くの時間が無駄になる事態に陥ってしまうのです。
情報共有の体制を整えることこそが、人件費を抑えるためには不可欠です。
現場が運用できる設計になっていない
どれほど優れた手段であっても、現場が無理なく使いこなせるような設計でなければ、かえって負担を増やしてしまいます。
たとえば、ツールを導入したとしても複雑で高度なツールだと使い方を覚えること自体が新たな仕事となり、日々の業務時間を圧迫してしまいます。 操作手順が難しいために社内定着せず、手書きのメモや個人の記憶に頼る状態に戻ってしまっては意味がありません。
したがって、誰でも迷わず使える簡単な仕組みを取り入れることこそが、成功への近道です。
無理な人件費削減を避けるための3つの改善ポイント
以下では、人件費削減を無理なく進めるための具体的な改善ポイントについて解説します。業務の課題を特定し、効率的な仕組みを整えたい方は、ぜひ以下を参考にしてください。
ポイント1｜給料や人数を削る前に、何に労力がかかっているのかを把握する
無理な人件費削減を避けるための1つ目のポイントは、業務のどの部分に多くの労力がかかっているのかを把握することです。
なぜなら、手間が集中している工程を見極めなければ、必要な業務まで誤って削ってしまい、現場が混乱するリスクがあるからです。たとえば、日々の作業内容を書き出し、どの作業に時間を多く費やしているかを見える化することが重要です。
業務を可視化することで、無駄なものと必要なものを見分けられるようにしましょう。
ポイント2｜「誰に聞けばいいかわからない状態」をなくして確認作業を減らす
無理な人件費削減を避けるための2つ目のポイントは、誰に聞けばよいかわからない状態を解消し、不要な確認作業を減らす仕組みを作ることです。
社内の連絡先や担当者が不明確だと、何をするにも周囲へ尋ねる必要が生じ、お互いの業務を止めてしまう原因になってしまいます。業務内容をチーム内で整理し、誰が何を担当しているかを明確にすれば、無駄なやりとりを減らすことができます。
必要な情報へ誰もが迷わず辿り着ける体制が、組織全体の生産性を上げるためには不可欠です。
ポイント3｜マニュアルや対応履歴を残して毎回同じ説明をしなくて済む状態を作る
無理な人件費削減を避けるための3つ目のポイントは、業務のやり方や過去の経過をノートに残し、毎回同じ説明をしなくて済む状態を作ることです。
情報が整理されていれば、疑問が生じたときも自ら調べられるため、周囲の社員は自分の仕事に集中することができます。具体的には、よくある質問や引き継ぎ資料をツールに蓄積することで、教育の時間を短縮することが可能になります。
情報を会社の財産として活かす仕組みが、無理のない人件費削減につながります。
社内の人件費を無理なく最適化できる情報共有ツール
以下では、無理なく人件費削減を実現するポイントをご紹介します。
人件費削減において、単に残業や人数を減らすだけでは、現場の負担が増えて逆効果になるケースがあります。とくに、情報共有が不十分な職場では、「確認待ち」「探し物」「引き継ぎ」に多くの時間がかかり、人件費が膨らみやすくなるのです。
たとえば、「過去の対応履歴が見つからず、毎回同じ説明をしている」「担当者しか業務内容を把握しておらず、確認のたびに作業が止まる」といった状態では、日々の小さな待ち時間が積み重なり、業務時間が延びてしまいます。
そのため、人件費削減では「仕事を減らす」のではなく、「無駄な時間を減らす」視点が重要です。とくに、誰でも必要な情報をすぐ確認できる環境を整えることで、確認作業や教育コストを大幅に減らせます。
この条件に最も当てはまるのが、社内のあらゆる情報をノートとして蓄積し、チーム全体で即共有できるツール「Stock」 です。Stockの「ノート」には、マニュアルや引き継ぎ資料を一箇所に整理して残せるため、ITに詳しくないメンバーでも迷わず更新でき、確認・教育・引き継ぎにかかる時間を最小限にできます。
チームの無駄な時間を最小限にし、業務効率を最大化するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
人件費削減の方法・注意点まとめ
以下では、無理なく人件費削減を実現するポイントをご紹介します。
人件費削減を進めるときは、給料や人数を減らす前に、「どこで無駄な工数が発生しているのか」を整理することが重要です。とくに、確認待ち・引き継ぎ・探し物が多い職場では、日々の小さなロスが積み重なり、人件費を圧迫しやすくなります。
そのため、人件費削減では「仕事を減らす」のではなく、「無駄な確認・共有の時間を減らす」視点が必要です。なかでも、マニュアルや対応履歴を簡単に共有でき、ITに詳しくない社員でも使いやすい情報共有ツールを導入すると、教育・引き継ぎ・確認作業にかかる工数を減らしやすくなります。
なかでも、 ノート形式で社内情報を整理・共有して必要な情報をすぐ確認できるツール「Stock」 は、「毎回同じ説明をする」「担当者待ちで作業が止まる」といった無駄な時間を減らせます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、人件費の最適化を実現しましょう。
