組織活動にて欠かせないチームの作業がはかどらないと、全体業務が停滞する恐れがあるので対策していく必要があります。同時に、チームワークをよくするために、マネジメント側でメンバーの能力を引き上げる教育もしなければなりません。
しかし、業務に追われて時間の確保が難しいなか、チームの作業を効率化させる具体的な手段が分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、管理者必見の「チームの作業を効率化する方法」やマネジメントのポイントを中心に解説します。
- 業務の遅延を防止してメンバーの負担を解消したい
- チームの生産性を最大化させるために効率的にマネジメントをしたい
- メンバーそれぞれの能力を高めてチームを活性化させたい
という方は本記事を参考にすると、チームの作業を効率化する方法や高めるべき個人の能力が分かり、企業全体の業務改善にも繋げられるようになります。
目次
【解決策あり】チームの作業が捗らない主な原因とは
まずは、チームの作業が捗らない主な原因について解説します。以下の内容に当てはまる場合は、チームに悪影響が出る可能性が高いので早急に対策を行う必要があります。
作業目的が不明瞭
作業目的が不明瞭ではメンバーが何をすべきか分からず、無駄な作業が発生しやすいです。
目的が明確になっていないのでメンバーによって業務負担に偏りが生じたり、個々の役割を果たせなかったりしてしまいます。また、作業への理解不足にもつながってしまい、思わぬ業務トラブルが発生する可能性もあるのです。
そのため、作業ややるべき仕事の目的を明確にすることはもちろん、チームで共有しなければなりません。たとえば、チームメンバーとの定例を設け、全体目標や個人タスクの目的をチームで確認する方法が挙げられます。
結果として、目的意識が高まり、業務への意義を見出しやすくなります。ただし、目的共有のためだけの定例では形骸化しがちなので注意が必要です。
社員のモチベーションが低下している
社員のモチベーションが低下していると、チーム全体の作業効率が低下してしまいます。
プレジデントの【「PRESIDENT Online」”3人に1人”の不満社員を奮起させるには】によると、モチベーションの低い社員は、意欲の高い社員に比べて半分以下の生産性しか発揮できていない結果も分かります。
そこで、評価基準を明確にして公平に評価を行えば、目標が立てやすくなり、モチベーションの維持に繋がります。ほかにも、コミュニケーションや情報共有を活発化させ、働きやすい職場環境を整えなければならない点も重要です。
社員同士の良好な関係性が構築できていない
社員同士の良好な関係性が構築できていないと、チームのサポート体制を築けません。
また、コミュニケーションが不足し、連携が上手くとれなかったりトラブルを誘発したりするうえ、社員に精神的な負荷が発生しやすいです。このように、人間関係が悪ければ、各メンバーのメンタル面に悪影響を及ぼす可能性もあります。
そこで、報連相を徹底すると業務上の認識齟齬を発生させずに、人間関係のトラブルも起こりにくくなります。さらに、対話が増えることにより進捗がチームで共有され、協力体制の確立はもちろん「タスク管理のしやすさ」にも繋げられるのです。
チームワークを高めるマネジメントのポイントとは
チームワークにおけるマネジメントでは「逆算思考とメンバーのモチベーション管理」がポイントです。
管理者には課題解決力や意思決定力が求められることはもちろん、スケジュールとメンバーの適切な管理が必要です。そこで、逆算思考でプロジェクトを分解すると、タスクが細分化されるので業務に対するメンバーの目標もわかりやすくなり、モチベーション維持にも繋がります。
また、コミュニケーションを活発化すれば、メンバー同士の信頼関係が構築されます。一方、個々の能力を最大限に発揮させるためには、対話を通してメンバーに対する理解を深めておかなければなりません。
そして、課題が発生した場合には、初めから解決手段を指示するのではなく、まずはメンバー自身で考えさせる点もポイントです。メンバーの思考を促進させることで個々の主体性や問題解決力が育まれ、効率的にチームワークを向上できます。
チームワークを高める個人の能力とは
ここでは、チームワークを高める個人の能力について解説します。チームワークを最大限に発揮するには管理者だけでなく、メンバー個々にも以下の能力が求められるのです。
チーム志向能力
チームで協力して業務に取り組むには、チーム志向能力が不可欠です。
集団で活動していると、意見が対立して人間関係に軋轢が生じる可能性があります。しかし、チームの和が乱れていては、チームワークを十分に発揮できません。
そのため、価値観が異なっていても相手を非難せず、個々の多様性を尊重する必要があります。また、メンバーから不備を指摘された際にも、反発せず、素直に受け止める姿勢が重要です。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は、チームワークに欠かせない基本的な要素です。
例として、発言者の心理を読み取ったり、自身の意見を分かりやすく説明したりしなければなりません。また、ほかのメンバーのミスに対して、指摘できるかという点もポイントです。
個々が持つコミュニケーション能力を向上できれば、情報共有や議論が活発化してさらなるチームワークの向上も見込めます。一方、マネジメントでは指揮命令をとる発言力だけでなく、メンバーの意見に対するヒアリング力も向上させましょう。
モニタリング能力
チームで業務を円滑に進めるためには、モニタリング能力が必要です。
具体的には、業務の内容や成果、自身の進捗状況を正確に把握しておくことが求められます。個々が自身の業務状況を把握していなければ、チームの進捗管理や業務改善に取り組めません。
また、個々の進捗状況をチームで共有すれば、互いにサポートし合う協力体制を構築できます。とくに、チームメンバーが多い場合はチームごとにリーダーを任命し、マネジメント側に対する進捗用の共有フローを確立させておくこともおすすめです。
【非IT企業向け】チームの作業を効率化させるおすすめのツール
以下では、チームの作業を効率化させるおすすめのツールをご紹介します。
チームの作業を効率化するには、メンバー全員が団結してチームワークを高める必要があります。そのために「メンバーが能力を発揮しやすい環境」を整えなければなりません。
そこで、「情報共有ツール」を使うとチームで進捗状況をリアルタイムに共有しながら、メンバーの業務状況を把握する習慣をつくれます。また、情報共有が活発化するので、メンバー間の連携が深まり良好な人間関係を構築できるほか、認識齟齬やタスク漏れも防止するのです。
ただし、複雑なツールでは”使いにくさ”から操作ミスや共有漏れが発生し、チームの作業を停滞させてしまいます。結論として、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を簡単にストックしながら共有可能、かつ直感的な「フォルダ」で情報を一括管理します。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと、テーマごとにコミュニケーションを取ったり作業ごとの抜け漏れを無くしたりできるのです。
最も簡単にチームの作業を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チームの作業を効率化する方法まとめ
ここまで、はかどらないチームの作業を効率化する方法を中心に解説しました。
作業目的が不明瞭だったり良好な人間関係を構築できていなかったりすると、メンバーのモチベーションが低下してチームの作業がはかどりません。そのため、管理者がプロジェクトと並行しながら逆算思考でモチベーション管理を行い、メンバー同士の信頼関係を築いたりメンバーの思考を促進したりする必要があるのです。
一方、メンバーのタスクや進捗状況を共有し、個々がチーム志向能力やモニタリング能力を向上させれば、メンバー同士の協力体制を構築できます。そこで、「情報共有ツール」を使うと業務情報を安全に管理しつつ、チームの情報共有を促進できるのです。
ただし、ツールの操作方法が複雑だとチームに定着しないので、Stockのように、誰でも導入即日で使えるほどシンプルな「チームの情報管理・共有ができるツール」が最適です。非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチームワークを向上させ、チームの作業を円滑に進めましょう。
