仕事の工数の削減や企業の生産性向上のためには、業務プロセスを最適化させるのが効果的です。そのためには、自社の課題を検討して改善策を練らなくてはなりません。
しかし、改善策が不適切だと、実行しても最大限の効果が得られない場合もあります。そのため、業務プロセスを最適化させるには具体的にどうしたらよいかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセス最適化が失敗する会社の共通点や業務プロセスを最適化させる方法を中心にご紹介します。
- そもそも業務プロセスの最適化が何か分からない
- 業務プロセスの最適化の方法を知り、取り入れたい
- 業務プロセスの改善に最適なITツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを効率よく最適化するヒントが得られます。
目次
業務プロセスの最適化とは
業務プロセスの最適化とは、業務フロー全体を根本から見直し、無駄を排除しながら組織のパフォーマンスを最大化する取り組みです。
よく混同される「業務効率化」が既存のやり方を前提に速度やコストを改善するのに対し、最適化はプロセスの設計そのものを問い直し、あるべき姿へと再設計する点で異なります。
AIや自動化技術の進化により業務フローの抜本的な見直しが可能になった一方で、労働力不足や競争激化によって、業務プロセス最適化の重要性が高まっています。
業務プロセス最適化が失敗する会社の共通点
ここでは、業務プロセス最適化が失敗する会社の共通点を紹介します。最適化に失敗する企業がどのような特徴があるのか、実際に見ていきましょう。
（1）現場にヒアリングせず、管理側だけで業務フローを決めてしまう
現場の実態を把握しないまま管理部門だけで業務フローを検討すると、業務プロセスの最適化はうまくいきません。
たとえば、「承認は当日中に完了できる」という前提でフローを組んでも、現場では1件の承認に必要な確認作業が3～4ステップあり、担当者が不在中は対応できないといった実情があります。
こうした設計と現実のズレは、現場での「使われないフロー」や「現場社員のルールに基づかない行動」を生み出し、最終的にはツールや仕組みだけが残り誰も運用しない状態に陥ります。
（2）Excelやメールを併用し続けて情報が分散する
新しいツールを導入しても、Excelやメールといった旧来の手段を並行して使い続けると、情報の一元管理は実現できません。
たとえば、プロジェクト管理ツールでタスクを登録し、進捗報告はメール、数値管理は個人のExcelという運用では、どこに最新情報があるか誰も把握できません。結果、確認のための作業が発生し、ミスや抜け漏れに繋がります。
各情報の保管場所を1つのツールに統一し、Excelやメールでの個別管理の禁止を業務ルールとして整えることが、情報分散を防ぐ具体的な対策の1つです。
（3）多機能ツールを導入して入力ルールが複雑化する
高機能なツールを導入したことで、かえって入力ルールが複雑になり現場の負担が増す場合があります。
たとえば、あるツールは「案件名の入力形式は～で統一」「ステータスは5段階から選択」「カテゴリタグは必ず2つ以上付与」といったルールが積み重なり、1件の登録に10分以上かかるという事態が実際に起きています。
こうなると現場は入力を後回しにし、データが蓄積されません。そのため、フローを簡略化したり、必須項目を整理したりして、現場が使いやすいITツールであるかを必ず確認しましょう。
以上のような特徴がある企業は、業務プロセス最適化失敗の道を歩いていることになるので注意が必要です。
業務プロセス最適化を進める前に整理すべきこと
ここでは、業務プロセス最適化を進める前に整理すべきことについて紹介します。業務プロセス最適化をこれから実施しようと考えている人は必見です。
- 「どこで作業が止まるか」を確認する
- 「誰かしか分からない業務」を洗い出す
- 情報の管理場所を1つに決める
「上長の承認待ちで2日止まる」「経理への引き継ぎ時に差し戻しが頻発する」といったボルトネックが特定できれば、改善の優先順位が立ちます。各工程の担当者に「どこで1番待ちは発生するか」を聞き、滞留箇所を数値で把握しましょう。
「取引先への発注は田中さんが独自フォーマットで対応している」といった属人的な運用は、退職や休職時に誰も引き継げず業務が止まります。自分しか対応できない業務をメンバー全員に共有することを最適化前に実施しましょう。
顧客情報はスプレッドシート、やり取りはメールという状態では、担当者が変わる度に情報収集から始めることになります。1つのツールを「最新情報を管理する場所」として決め、社内情報を一元管理するようにしましょう。
上記の3点を、業務プロセス最適化前に整理・確認しておきましょう。
業務プロセス最適化を成功させる！3つの改善方法
ここでは、業務プロセス最適化を成功させる3つの改善方法を紹介します。これから最適化する人も、今最適化している人も具体的な改善方法を確認しましょう。
（1）小さい業務から改善する
業務プロセスの最適化は、影響範囲の小さい業務から着手することが成功の近道です。
毎朝の日報をテンプレートで送信する、会議の議事録をフォーマット化して所要時間を半減させるといった小さな改善から始めることで、現場の抵抗感なく変化を定着させられます。
いきなり基幹業務の全面刷新を狙うと現場が混乱します。まずは「1週以内に改善結果が見える業務」を選び、成功体験を積み重ねながら改善の範囲を広げていきましょう。
（2）現場が続けられる運用にする
どれだけ優れた仕組みを設計しても、現場が続けられない運用では意味がありません。
タスク登録に毎回5項目の入力が必要、承認フローにログインが3回必要といった手間が積み重なると、現場は旧来のやり方に戻ります。運用が続かない最大の原因は「面倒くささ」であり、設計の複雑さにあります。
導入時は入力項目を最小限に絞り、現場担当者が1分以内に操作を完了できるかどうかなど、シンプルさを重視した運用設計にしてみましょう。
（3）情報をあとから探せる形で残す
業務を改善しても、情報の残し方が曖昧では後から活用できません。
たとえば、議事録をチャットに流しっぱなしにしていると、1カ月後に「あの決定事項はどこに書いてあったか」と探すだけで30分かかるといった事態が起きます。情報は残すだけでなく、後で検索できるかも重要です。
ファイル名・タグ・保存先ファイルのルールをチームで統一し、誰でも3クリック以内に目的の情報へたどり着ける状態を整えましょう。
これらの方法を是非業務プロセス最適化の時に実践してみましょう。
【必見】業務プロセスの共有・管理を効率化できるツール
ここでは、業務プロセス最適化が失敗する原因と、現場に定着する情報共有の仕組み作りについて解説します。
業務フローが整理されていないまま改善を進めると、確認作業・二重入力・問い合わせ対応が増え、かえって現場の負担が大きくなります。また、情報がメール・Excel・チャットに分散した状態では、「特定の担当者しか分からない業務」が残り続け、改善施策が属人化してしまいます。
業務フローを整理しただけでは、実際の情報共有や運用方法が変わらないため、現場での従来のやり方に戻ります。また、多機能ツールを導入しても操作が複雑で定着せず、「管理のための管理」が増えるケースもあります。
業務プロセスを最適化するには、「誰でも同じ場所で情報を確認できること」と「後からすぐ探せる状態」を作ることが重要です。そのため、現場メンバーでも迷わず使い続けられる、シンプルな情報共有ツールを選ぶ必要があります。
これらに該当するのが「Stock」です。Stockは「ノート」形式で情報を蓄積しながら、タスクやメッセージをまとめて管理できるため、業務フローと情報共有を1つの場所で整理できます。また、非常にシンプルな設計なので、「導入したのに定着しない」という業務プロセス最適化の失敗も防げます。
社内の業務プロセスを簡単に作成・管理・共有できる「Stock 」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務プロセスの最適化方法まとめ
これまで、業務プロセス最適化が失敗する会社の共通点や業務プロセスの改善方法を中心にご紹介しました。
業務プロセスの最適化には、現場が続けられる運用になっているか、情報が後からでも探せるかどうかなどが重要になってきます。しかし、実際には複雑なツールの導入や現場社員のことを考えていないルールにより、最適化ができていないのが現状です。
そこで、現場社員全員が迷わず、シンプルで、必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えることが重要です。
そのため、誰でも・迷わず・必要な情報をすぐに見つけることができるツール「Stock」が有効です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、業務プロセスの最適化を実現しましょう。
