企業では習慣化された「定例会議」を実施している会社が多いですが、本来の会議の目的を失いマンネリ化している状況も少なくありません。
実際に、「日程が決まっているから」のような定性的な理由のみで、業務の報告だけがされている“生産性のない定例会議”に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、定例会議の目的と活性化させる3つの手法を中心にご紹介します。
- 定例会議の目的やメリット・デメリットを知りたい
- 定例会議が無駄だと感じる原因を把握したい
- 社内の情報共有を円滑にし、定例会議の効率を高めたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、定例会議を活性化させるためのヒントを得られ、効率的に情報共有ができるようになります。
目次
定例会議・ミーティングとは
定例会議とは、職場や組織で決まった日時や曜日に開く会議を指し、「定例会」「定例ミーティング」などと言われる場合もあります。また、開催頻度は企業によって異なりますが、1週間に1回、月に1回ほどが一般的です。
定例会議は、意思決定やプロジェクトの進捗状況の把握など、今後の方針を決める重要な役割を担っています。一方、討論する議題がないにも関わらず「定例だから」という理由で開かれ、情報共有だけの形式的な会議になってしまうケースが多い点が問題です。
参加者が受け身になると、議論や情報共有が活発に進まず、会議が無駄になってしまいます。そのため、生産性が低く「無駄」と感じる会議にならないように、正しい事前準備が必要となるのです。
定例会議・ミーティングの目的とは
ここでは、定例会議・ミーティングの目的を解説します。会議がマンネリ化していると感じる社員には、以下の「会議における目的」を共有するようにしましょう。
メンバー間での情報共有のため
プロジェクトを進めるうえで各メンバーの情報共有は不可欠です。
定例会議の場で社員それぞれが積極的に情報を共有すると、異なるアイデアに触れながら業務に役立つヒントを得たり、新たなアイデアを生み出せたりできるようになります。
また、複数の部署でプロジェクトを進めている場合は各部署の進捗を確認し合う必要があります。部署を横断した情報共有は、予定の変更や直面している課題を社員間で報告して解決策を見出し、スピーディにプロジェクトを達成するのに役立つのです。
意思決定のため
意思決定も定例会議の目的のうちのひとつです。
チームで仕事を進める場合、社員全員が納得して業務を進める必要があります。そこで、会議を開催すれば、あるテーマや課題について多様な視点から話し合って今後の方針を決定できます。
また、会議のテーマが定められ、意思決定という具体的な目的が周知されていれば、会議に参加するメンバーが主体的に会議に参加するようになります。
PDCAサイクルを回すため
PDCAサイクルを回すためにも定例会議が必要になります。
定例会議があれば、メンバーは週・月単位の目標を計画(Plan)されたものに合わせて、業務を進められ(Do)ます。そして、各進捗を客観的に評価(Check)し、改善策の考案・実行する(Action)サイクルが確立されれば、業務効率化と改善が継続されます。
また、PDCAサイクルはメンバーの目標達成によるモチベーションアップだけでなく、リーダー目線でもメンバー・プロジェクトの管理がしやすくなるメリットがあるのです。
定例会議をするメリット・デメリット
定例会議をするメリット・デメリットは以下の通りです。定例会議は多くの企業で取り入れられていますが、会議の方法・進め方によっては業務に支障をきたす場合があります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
・個人またはチームの進捗状況が一括して把握できる
・業務の問題や課題の早期発見につながる
・コミュニケーションが活性化される
|
・会議に時間を取られると業務効率が下がる
・毎回の会議の資料作りが負担になる
・議題が不明確だと会議の参加者の当事者意識が薄れる |
以上のように、定例会議は、会議の参加者とのコミュニケーションが取りやすくなるといったメリットがあります。一方で時間が長すぎたり、議題が不明確だったりすると、有意義な会議となりません。
また、資料作りの負担を軽減するには、会議資料作成にテンプレートを使用することが効果的です。たとえば「Stock」のように、一度作成した内容をテンプレート化できるツールを使うと、資料作成に時間がかかりません。
【対処法あり】定例会議は意味がないと感じる原因とは
ここでは、定例会議は意味がないと感じてしまう原因と対処法について解説します。メリハリをつけて生産性のある会議にするためにも、以下の原因を理解し、対策を講じましょう。
会議の時間が決められていない
定例会議は意味がないと感じる原因のひとつに、会議の時間が決められていないことが挙げられます。
会議の時間が設定されていなかったり、守られていなかったりすると、ダラダラと議論を続けてしまい、無駄な会議になりがちです。そのため、会議を開催するときは必ず時間を設定し、厳守しましょう。
時間が明確に定められている会議では、参加者一人ひとりの意識も変わります。限られた時間の中で結論を出そうとするため、発言は要点を押さえたものになり、議論も効率的に進むのです。
報告が多い
報告が多いことも、定例会議が無駄だと感じる原因のひとつです。
報告はメンバー間での情報共有のために重要ですが、質疑応答や議論がされない報告だけの会議だと、参加メンバーの会議に対するモチベーションを下げてしまいます。そのため、会議での報告は簡潔にし、議論の時間を設けるべきです。
たとえば、報告に対して意見交換や課題の整理をすることで、会議に参加する意義が生まれます。会議を単なる報告の場ではなく、意思決定や改善につなげる場とすることで、参加メンバーは会議を無駄だと感じません。
事前に会議資料を共有していない
事前に会議資料を共有していないと、会議が始まってから資料を共有する必要があり、会議の時間を無駄に使ってしまいます。
そこで、会議資料を事前に共有しておけば、会議前にテーマや最終目標を把握したうえで会議に参加できるようになります。会議開始直後に資料を読み込む時間を設ける必要もなくなり、スムーズに会議を進められるのです。
また、会議の度に資料を印刷して配布する必要もなくなるため、印刷費用のコスト削減やメンバーの準備に必要な作業負荷もかかりません。実際に、生産性のある会議を実現している組織は「Stock」のような情報共有ツールで、会議資料を事前に共有し会議を進めているのです。
定例会議をはじめとした社内の情報共有に最適なツール
以下では、定例会議をはじめとした社内の情報共有に最適なツールをご紹介します。
定例会議は、個人・部署間の情報共有を目的に実施するため、要点をまとめて簡潔に進行するべきです。そのため、会議資料を事前に作成し、チームにすばやく共有する必要があります。
しかし、紙やメールでは共有に手間がかかるだけでなく、目的の情報を探すのに時間がかかり、すぐに振り返れません。そのため、会議情報を記録したと同時に社内に共有でき、簡単に振り返れるツールを導入しましょう。
結論、定例会議に関する情報の共有に最適なのは、記載した情報をリアルタイムで共有し、誰でも簡単に振り返れるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テキストだけでなく画像やファイルも添付できるため、多様な形式で情報共有を進められます。また、キーワードを入力するだけで情報を見つける「検索機能」があるので、目的の会議情報をすぐに振り返れます。
最も簡単に情報共有・管理ができるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで会議に関する情報を共有した例
Stockの「ノート」には画像を添付できるので、たとえば、会議で議論した内容を書いたホワイトボードや紙のメモをそのまま共有する、といった活用方法があります。
定例会議を活性化する手法3選
ここでは、定例会議を活性化する手法3選をご紹介します。会議の形骸化が感じ取れた場合には、以下の手法に定例会議を当てはめて活性化しましょう。
(1)ブレインストーミング型
定例会議を活性化する手法のひとつにブレインストーミング型があります。
ブレインストーミングは、グループを作成して、自由な発言によって独創・創造的なアイデアを生み出す手法です。また、ほかのアイデアから着想を得てオリジナルのアイデアが生み出される場合もあります。
参加者の発言が抑制されると新たなアイデアが生まれづらくなるため、ほかのメンバーのアイデアへの批判・評価はしてはいけません。各メンバーの発言と意見から合意形成することが重要なのです。
(2)ディベート型
ディベート型も会議の活発化に役立つ手法のひとつです。
ディベートは肯定派と否定派に分かれて討論し、第三者を納得させるための会議手法です。ディベートではチームのメンバーと意思疎通を図り、一貫性のある意見を主張するための力が必要になります。
一方で、ディベートでは「勝った方が偉い」とされる場合があります。しかし、本来の目的は「メンバーが客観的で多角的な視点を身に付け、活発な議論によって定例会議をマンネリ化させないようにすること」のため、勝敗で全てを判断しないようにしましょう。
(3)ワールドカフェ型
定例会議を活発にする手法の最後はワールドカフェ型です。
ワールドカフェは緊張や重苦しい環境になりやすい会議を、和やかで自由な会話がしやすい環境をつくるための手法です。4～5人のテーブルを複数設置し、テーマに沿って自由に会話します。
ワールドカフェの特徴は、時間経過とともに会話するメンバーが入れ替わることです。さまざまな参加者と開かれた空間で会話すると、テーマの深掘りだけでなく、もとのグループから派生したアイデアの創出も可能です。
定例会議の無駄を解消！効率的に進行するポイント
定例会議の無駄を解消し、効率的に進行するポイントは以下の3つです。
- ファシリテーターを決める
- 目的を明確にする
- 不要な回は会議をスキップする
ファシリテーターは会議の時間配分を管理するだけでなく、参加者の発言を促したり、議論が脱線しないよう進行したりする役割があります。そのため、ファシリテーターを設けると、時間を無駄にせず会議が円滑に進みます。
会議の目的が明確であれば、議論が本題から逸れる可能性が低くなり、無駄な時間が削減されます。また、目的が明確に定まらない場合は、会議を開催しないという選択肢もあります。
定例会議が形骸化してしまって実際には不要であれば、会議のスキップも検討しましょう。仮に、定例会議の目的が情報共有のみの場合は、情報共有ツールを活用すれば定例会議の時間を削減できます。
上記の3つを意識して、定例会議を有意義なものにしましょう。
定例会議を形骸化させない！おすすめのネタ・話すこと
以下では、定例会議におすすめのネタ・話すことです。定例会議を形骸化させないためには、以下を参考に会議の議題を事前に決めておきましょう。
- 各部署・チームの進捗状況
- 社内環境について
進捗状況の共有は目的・目標の再確認にも繋がるため、必須です。また、ただ進捗状況を話すだけでなく、業務やプロジェクトの完了予定まで伝えるようにすると、他部署からの理解も深まり連携がとりやすくなります。
業務以外で発生している社内の問題や改善点について話し合うのも重要です。社内環境は会社に関わる全ての人に直接関係するため、会議の参加者全員が当事者意識を持って議論できます。
以上のような内容をテーマに議論すると、定例会議が有意義なものになります。
定例会議の目的や活性化させる手法まとめ
ここまで、定例会議の目的や活性化させる手法について解説してきました。
定例会議は個人・部署間での迅速な情報共有のために、わかりやすく・簡潔にまとめて共有する必要があります。また、会議の内容をあと
で振り返って業務に反映させられるよう、必要な情報をすぐに見つけられるようにするべきです。
したがって、「すばやい情報共有が実現し、目的の情報を振り返るのに手間がかからないツール」を導入しましょう。とくに、状況に応じて共有相手を指定でき、誰でも簡単に使える検索機能があると、定例会議の情報共有がスムーズになります。
結論、定例会議の情報共有に最適なのは、会議情報を即共有し、誰でも簡単に使えるシンプルな検索機能があるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有を活発化し、マンネリ化した定例会議を改善しましょう。
