日々同じ作業の繰り返しは、煩わしさを感じやすいです。しかし、そのような反復作業は、「仕組み」をつくることで効率化できすることができます。
しかし、「どうすれば効率化するかわからない」「そもそも何が反復作業かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、反復作業を効率化するためにできる対策を中心にご紹介します。
- 反復作業・単純作業に対して苦手意識がある
- 同じ入力・確認作業に追われ、作業改善に手を付けられていない
- 反復作業を仕組み化するための方法を教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、反復作業を効率化できるだけでなく、その他の業務にも応用することができます。
目次
反復作業とは？
反復作業とは、繰り返し行われる定型化された作業のことを指します。
データ入力や入力の内容確認、日報や定型メールなどが、反復作業に当たります。これらの作業は、作業自体は簡単ですが、こなすのに時間がかかります。
反復作業を効率化して、業務にかかる時間を短縮するために、作業内容を積極的に見直しましょう。
反復作業に向き不向きはある？
ここでは、反復作業に向いている人と向いていない人の特徴をご紹介します。
反復作業に向いている人の特徴
反復作業に向いている人の特徴として以下のようなものが挙げられます。
- 繰り返し作業の中にやりがいを見つけられる
- ひとつのことに集中して取り組める
- 一定品質を保てる人
反復作業をこなしていく中で、自分なりの改善点やコツなどを見出して、やりがいを感じることができる人は、向いている人だといえます。
反復作業は、ひとつの作業をどれだけ早くこなせるかが大切なので、作業に集中して一気に終わらせることができる人は、向いている人だといえます。
反復作業では、スピードを落とすことなく作業を進めることができるだけでなく、回数をこなせることが大切です。そのため、完璧を求めすぎず、一定のクオリティで安定させ続けられる人が向いています。
これらに当てはまる方は、繰り返しの多い反復作業に向いています。
反復作業に不向きな人の特徴
反復作業に不向きな人の特徴として以下のようなものが挙げられます。
- 単純作業が苦手な人
- マルチプレイヤー志向の人
- 全体最適考えたい人
反復作業の多くは、データ入力などの単純作業なので、単純作業が苦手な人は、反復作業には不向きな人だといえます。
反復作業は、作業自体に大きな変化はなく、毎日こなすものなので、業務に変化や刺激のなかから、自身のスキルを横断的に伸ばしたい人には不向きな傾向にあります。
反復作業では、明確な手順があるため、「言われたこと通りやること」が求められます。そのため、自身の仕事だけでなく、チームとしての全体最適を考えたいという方には不向きです。
これらに当てはまる方は、繰り返しの多い反復作業には向いていません。
反復作業を仕組み化しないとどうなる？
ここでは、反復作業を仕組み化しないと、どのようになるのかを解説します。以下を参考にして、仕組み化する意識を高めましょう。
忙しいのに成果が出ない組織になる
まず、忙しいのに成果が出ない組織になります。
反復作業に追われると、日々の業務は「こなすこと」が目的化してしまいます。その結果、考察・検討・改善といった「成果を伸ばすための思考時間」が削られてしまい、新たな価値が生まれづらくなってしまいます。
つまり、時間は使っているのに、成果の質は高まらない状態に陥ってしまうのです。
採用依存の組織になる
次に、採用依存の組織になってしまう危険性があります。
反復作業は単純作業である一方、評価軸として「生産量」が求められがちです。しかし、生産量を増やすには人の手を増やすしかなく、結果として「人を採用し続けることでしか成長できない」体制になってしまいます。
しかし、このような「採用依存」の体制では、採用の負荷がかかるだけでなく、組織としての再現性や持続率が弱くなります。
責任が人に集中する組織になる
最後に、責任が人に集中する組織になってしまいます。
手作業による繰り返し業務は、クオリティにばらつきが生じやすく、疲労や確認ミスが起こりやすいと言えます。しかし、これらのミスが起きても、担当者である「個人の注意力不足」で処理されてしまい、具体的な解決につながらないことも少なくありませｎ。
このように、ミスが起きても根本的な解決ができず、責任が個人に集中する組織になる恐れがあるのです。
＜今日から対策＞効率化できる反復作業とは
ここでは、実際に効率化できる反復作業をご紹介します。以下の内容を参考にして、反復作業の効率化に取り組みましょう。
入力項目の目視による確認
1つ目の反復作業は、入力項目の目視による確認です。
入力項目の確認は、目視ではなく、WordやGoogleドキュメントの校閲機能を使うことで、効率化できます。誤字や脱字がないか、目視で確認していた時間を、校閲機能を使うことで大幅に短縮できます。
また、WordやGoogleドキュメントを使うメリットとして、「無料」で使用できるため、今日から対策できる点が挙げられます。したがって、確認の抜け漏れも防ぐためにも、校閲機能を使いましょう。
定型メールへの返信
2つ目の反復作業は、定型メールへの返信です。
同じ取引先との定型メールは、テンプレートを使うことで効率化できます。テンプレートを使うと、手作業で書き込んでいた定型文が自動的に書き込まれるので、作業時間を短縮できます。
また、定型メール以外にも、テンプレートを使って日報などを効率よく作成できます。手作業で書き込むことによるミスもなくなるため、定型メールや日報などには、テンプレートを使いましょう。
過去資料の検索
3つ目の反復作業は、過去資料の検索です。
ビジネスにおいて資料探しは「日々発生する名もない業務」のひとつです。1日あたりの時間は短くても、積み重なると大きな時間ロスになってしまいます。
そのため、過去資料や閲覧頻度の高い資料は、ITツールを活用し、探す手間を省略すべきです。また、「Stock」のような情報共有に特化したツールであれば、検索はもちろん共有までのスピードも一気に向上します。
反復作業を効率化するITツールとは
以下では、反復作業を効率化するITツールをご紹介します。
反復作業の中には「仕組み」を変えることで、作業効率が上がるものがいくつかあります。例えば、過去情報の検索では、検索機能が備わった「情報共有のツール」を導入することで、日々生じる「資料を探す時間」を短縮できます。
とくに、業界・職種問わず「情報探しに時間がかかりすぎている」という課題は常にあります。そのため、自社の現状を見つめ直し、最適な体制を整えることが重要です。
結論、自社が導入すべきITツールは、あらゆる情報を一元化でき、高精度の検索機能とですぐに取り出せる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stock「ノート」には、テンプレートを活用して情報を素早くまとめられるうえ、更新内容は任意のメンバーに即共有されるため、メールなどで転送する手間もかかりません。また、「フォルダ」単位で整理できるため、情報が煩雑化することなく管理できます。
反復作業を効率化するITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
反復作業を効率化する方法まとめ
これまで、反復作業の向き不向きや仕組み化しない危険性、今すぐできる対策を中心にご紹介しました。
反復作業を仕組み化せずに、人員を増加するなどして対応している企業は、将来的な危険性を持つ組織といえます。そのような企業は、組織として危険な状態になることを避けるために、反復作業を仕組み化して、効率よく作業をこなすことが求められています。
そこで、ITツールを導入して、反復作業の業務のムダを省きましょう。ただし、多機能なツールでは、社員が使いこなすまでに時間がかかってしまいかえって非効率なため、誰でも簡単に使えるツールを選ぶべきです。
したがって、自社が導入すべきITツールは、非IT企業の方でもすぐに使えるシンプルなITツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、反復作業を効率化しましょう。
