パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書や企画書は、視覚的要素が読み手の理解を促すため、デザイン性の高いパワーポイントを利用する企業が多いです。
しかし、「パワーポイントで提案書/企画書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでの提案書/企画書の書き方や構成、テンプレートを中心に解説します。
- パワポを用いた提案書・企画書の作り方を参考にしたい
- パワポで提案書・企画書を作成するときのポイントを知りたい
- パワポで作成した提案書・企画書の上手な管理方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書/企画書を作成するコツが分かり、読み手に刺さる資料を作成できるようになります。
目次
提案書とは？
以下では、提案書の目的や提案書を作成する場面について説明します。社内・社外向けでどのような違いがあるのか知りたい方は必見です。
提案書の目的
提案書とは、顧客の抱える課題や社内の問題を提起するための資料を指します。
提案書を作成する目的は問題の解決策やニーズを提案することです。そのため、提案書では顧客のニーズを分析したり、問題の原因を明らかにしたりして、課題の解決につながるわかりやすい資料にする必要があります。
したがって、難しい言葉を羅列するのではなく、誰が見ても理解できる表現を使うよう心がけましょう。
社内で利用する場合
社内で提案書を利用するのは以下のような場合が考えられます。
- 新規顧客を獲得するための施策
- 業務を効率化するための方法
- 売上の増加に向けたアイデア
社内の提案書では、自社のビジネスに関する施策や業務環境の改善などがテーマになることが多いです。実現性の高さを示すためにも内容に具体性を持たせて、イメージがつきやすくなるようにしましょう。
社外で利用する場合
社外で提案書を利用するのは以下のような場合が想定されます。
- 自社商品やサービスのセールス
- 共同開発の提案
社外の場合は、自社の商品やサービスを売り出す目的で営業に利用されることが多いです。そのため、社内向けの資料よりも、視覚的に見やすく興味を持ってもらえるような資料作りが求められます。
企画書とは？
以下では、企画書の目的や企画書を作成する場面について説明します。社内・社外向けでどのような違いがあるのか確認しましょう。
企画書の目的
企画書とは、提案書で合意を得られたアイディアを実行に移すための資料を指します。
企画書は、提案書が承認された後に詳細を詰めるために、上司や役員に向けて作成されることが多いです。そのため、企画書では具体的なプロセスや詳細なスケジュール、費用対効果、予算などの具体的な内容を記載する必要があります。
したがって、実行に移すために必要な情報を過不足なく記載することが求められます。
社内で利用する場合
社内で企画書を利用するのは以下のような場合が考えられます。
- 新規事業や新商品開発の立ち上げ案
- 予算獲得のための企画、人員配置の提案
- 年間マーケティング戦略やイベント開催の計画
社内向けの企画書では、主に上司・経営層からの承認や、関連部門との連携を目的に作成されます。上層部と現場社員の間では人員・予算の認識に齟齬がある可能性があるため、実際の現場の現状まで記載し、無理のない人員配置・スケジュールを計画しましょう。
社外で利用する場合
社外で企画書を利用するのは以下のような場合が想定されます。
- 業務提携や共同開発の提案
- 制作会社などへの具体的なプロジェクト依頼
社外の場合は、相手の課題解決や、共同でのプロジェクト実行を目的に作成され、より提案書に近い役割を持つことが多いです。また、上司や経営層ではなく、共同でプロジェクトを進める社員に提出する場合もあります。
【簡単5ステップ】 パワポを使った提案書/企画書の書き方とは
ここでは、パワポを使った提案書や企画書の書き方を5ステップで解説します。以下のプロセスに沿って、説得力のある資料を作成しましょう。
（1）構成を考える
はじめに、全体の構成を考えます。
構成を考えずに見切り発車で作成をはじめると「言いたいことを書いているだけ」の分かりにくい資料になってしまいます。そのため、論理的な説明と分かりやすいストーリーで構成しましょう。
全体の構成を考えるときには、情報を整理し、テーマごとに分解して考えると書くべきことが分かりやすくなります。また、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進むのです。
（2）目次を作成する
構成を考えたら、目次を作成します。
提案書では、顧客が抱えている現状の課題を明示し、その解決策として自社の商品やサービスを提案していく段取りが一般的です。それゆえ、伝えるべき情報量が多くなりがちなうえに、論理的なプレゼンが求められます。
そこで、目次をつければ、プレゼンの内容とボリュームを聞き手にあらかじめ認識してもらえるため、多少時間のかかるプレゼンでも、最後まで提案を聞いてもらえるのです。
（3）各スライドを作成する
目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。
スライドを作るうえで重要なのは「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。一つのスライドに多くの情報が詰め込まれると、聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。
そのため、スライドの作成を終えたら「各スライドの説明にかかる時間が、最初に決めた時間配分を守れているか」を再確認しましょう。
（4）見直しをする
各スライドを作成したら、実際に提案する前に必ず見直しましょう。具体的な見直しのポイントは以下の通りです。
- 誤字脱字はないか
- 挙げられた課題全てに対して、解決策が提示されているか
- 論理的な文章構成になっているか
- 顧客に伝わらない専門用語が使用されていないか
提案資料内に不適切な記載があると、顧客からの信頼を損ないかねません。したがって、実際に提案する前に入念に見直す必要があるのです。
（5）適切に管理する
最後に、作成された提案書や企画書を適切に管理することも重要です。
過去に作成された提案書や企画書は、今後作成される資料の参考になる場合があります。そのため、提案業務が終了しても、使用した資料は保管するようにしましょう。
ただし、パワーポイントで作成された資料は、ほかのファイルに埋もれて見つけにくくなる危険性があります。そのため、今日では「ノート」に直接資料を貼り付けてフォルダごとに分かりやすく整理できる「Stock」のようなツールがおすすめです。
【具体例あり】パワポで提案書/企画書を作成するときのポイントとは？
ここでは、パワポで提案書や企画書を作成するときのポイントを4つご紹介します。実際のパワポのイメージ画像も載せているので参考にしましょう。
ポイント1｜ワンスライド・ワンメッセージにする
聞き手がスライドの内容を理解しやすくするために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。
ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。
そのため、提案書や企画書では結論ファーストで「そのスライドで何を伝えたいのか」を明確に一つ示しましょう。
ポイント2｜冗長な文章にしない
冗長な文章にしないことも、パワポの資料では重要なポイントです。
文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。資料の目的によって要素は異なるものの、たとえば「自社製品の導入」を提案する場合、簡潔に以下の3つの要点に絞るとうまく伝えることができます。
- 自社製品を導入したときの効果
- 相手が負担する総コスト
- 導入したあとに起こり得る問題の解消方法
上記のように、いかなる目的においても、必須の要素を意識して文章が冗長にならないようにしましょう。
ポイント3｜6W2Hを意識する
分かりやすい提案書や企画書は、6W2Hを軸にして作られています。6W2Hは以下の8要素です。
- What（何を）
- Why（なぜ）
- When（いつ）
- Where（どこに）
- Who（誰が）
- Whom（誰に対して）
- How much（いくらで）
- How to（どのように）
抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、6W2Hを意識して書き手の意図が正確に相手へ伝わるようにしましょう。
ポイント4｜色を制限する
パワーポイントで提案書をつくるときは、3色までに色を制限しましょう。3色の分類は以下3つです。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
ベースカラーはスライド全体の70%を占める文字の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために、基本的には黒を使い、背景は白にしましょう。
メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25％を占めるので、提案先や自社の雰囲気に合わせて選びましょう。
アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5％程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。
使う色を制限すると、強調したい箇所が一目で分かる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」を重視してスライドを作成することがポイントです。
ポイント5｜フォントを整える
使うフォントの種類やサイズを整えることも見やすい提案書や企画書を作成するために必要です。
フォントの種類がバラバラだと、見た目の統一感が欠如し、結果的に読みづらい資料になる恐れがあります。また、サイズが小さすぎたり、書類の中でサイズが揃っていなかったりするのも、読みにくくなる原因の一つになります。
そのため、以下のポイントを確認するようにしましょう。
- 使うフォントは1種類だけになっているか
- フォントのサイズは統一されているか
- サイズは大きすぎたり小さすぎたりしていないか
以上の点に注意することで、書類に統一感が出て、読みやすい提案書を作成できます。
パワーポイントで作る提案書の構成例とは
ここでは、パワーポイントで作る提案書や企画書の構成例をご紹介します。「何を書くべきか分からない」と困っている方は以下を参考にしましょう。
- 表紙
- 企業概要
- 課題やニーズの把握
- 原因の特定・明示
- 製品説明
- 料金説明
- 事例紹介
- 導入イメージ
商品やサービス名、概要説明をします。
理念や実績、既存取引先など、自社がどのような会社なのかを示します。
相手の現状や抱えている課題を把握していることをアピールしましょう。
課題の原因を特定します。複数あるときは優先順位まで示せると良いです。
課題の解決策として、自社の製品を提案し、説明をします。
料金だけでなく、相手にとって具体的な費用対効果を示しましょう。
実際に商品を利用している既存取引先などの事例を紹介します。
商品の購入後の流れ、運用までのスケジュール感などを共有します。
上記は「自社の商品やサービスを受注してもらうこと」が目的の提案書の構成例です。したがって、目的によって構成は異なる点に注意しましょう。
【パワポ向け】無料から使える提案書/企画書のテンプレートサイト4選
以下では、パワポ向けの提案書/企画書のテンプレートサイトを4選ご紹介します。いずれも無料で使えるので、さまざまな体裁のテンプレートを気軽に試せます。
PPTips
PPTipsは、パワーポイントの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。
デザインが固まっていない場合でも「シンプル/ナチュラル/信頼/スタイリッシュ/高級感」など取引先の雰囲気に合わせて、カテゴリー検索できる点が便利です。また、カテゴリーごとに豊富なデザインがあるので、最適なテンプレートを見つけられます。
ただし、利用するには会員登録が必要な点に注意しましょう。
企画塾
企画塾は、基本の企画書テンプレートをダウンロードできるサイトです。
テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。ダウンロードするにはアンケートへの回答が必要です。
Microsoft
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
会員登録も不要なのですぐに使えます。サイトで「提案書」と検索すると、たとえば以下のようなテンプレートがヒットします。
Canva
Canvaは、誰でもプロ品質のデザインでスライドを作成できるプレゼンデザインツールです。
プレゼンテーションモードでスライドを作成すると、パワーポイントファイルとして出力・ダウンロードできます。テンプレートを使うと、以下のようなデザインのスライドを作ることが可能です。
テンプレートの中には有料プランでのみ利用可能なものもあるので注意しましょう。
要注意！パワポで提案書/企画書を作成するデメリットとは
パワーポイントで提案書や企画書を作成するデメリットは、以下の3点です。
- リアルタイムで編集内容を共有しづらい
- データを集約できない
- 作り方のノウハウを伝える必要がある
パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへアップロードする必要があります。その結果、共有にタイムロスが発生し、業務が遅れてしまう恐れがあるのです。
パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなったりします。
パワーポイントで見やすく分かりやすい資料をメンバー全員が作れるようにするには、色の使い方や体裁の整え方のノウハウを伝える必要があります。
パワポの作り方は後から振り返りしやすいように管理する必要があります。そこでパワポの作り方を直接「ノート」に書き込んで簡単にまとめられ、フォルダごとの管理もできる「Stock」のようなツールを使うと、必要な情報に即アクセス可能です。
【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール
以下では、パワーポイントのデメリットを解消するツールをご紹介します。
パワーポイントで作成した資料は、メールやチャットなどを用いて共有する必要があり、共有するたびにファイル添付や共有相手の指定をする手間がかかります。また、メールやチャットだと情報が流れやすく後から振り返りづらいのです。
そこで、「社内資料の管理・共有が一元的にできるツール」を導入しましょう。また、スマホでも操作可能なツールにすると、場所や時間を問わず、資料が必要な時に即アクセスでき便利です。
結論、自社で導入すべきは、簡単な操作で社内資料を管理・共有でき、資料へ即アクセス可能なツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に直接テキストを書き込んだり、パワポなどのファイルを貼り付けたりできるうえ、まとめた情報はリアルタイムで共有されます。また、「フォルダ」ごとに整理可能なため、作成した資料が入り乱れることなく管理できます。
提案書/企画書を簡単に管理できるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
提案書・企画書・商品紹介資料を作成するときのコツ
提案書・企画書・商品紹介資料は、作成して終わりではなく、提案・企画・紹介した内容を実際に形にするために活用する必要があります。具体的なコツは以下の2点です。
- データ・根拠まで記載する
- 実現性の高さを具体的に述べる
提案や企画・商品を説明する時に、「個人・会社の意見を述べただけ」だと説得力がありません。提案・企画・説明の根拠となる定性的・定量的なデータがあると論理的で分かりやすくなり、資料を見た相手から理解を得やすくなります。
提案・企画・商品の良さだけ伝えても、導入にはつながりません。過去の事例や具体的な予算についてまで資料に記載すると、先の見通しがつきやすくなるため、「どれくらいの実現性があるのか」を明記することが重要なのです。
以上の2点を踏まえて、提案・企画・商品の実現につながるような資料を作成できるようにしましょう。
パワーポイントで提案書/企画書を作る方法やテンプレートまとめ
ここまで、パワーポイントで提案書や企画書を作成する方法やポイント、テンプレートを中心に解説しました。
パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ファイル形式ゆえに「どこに該当の提案書を保管したか分からない」となりがちです。また、ほかのメンバーへ共有するときも、メールやSMSなどの別ツールを使わなければなりません。
したがって、「ファイル管理のデメリットを解消するツール」で提案書を管理しましょう。検索性に優れているツールだと、過去のファイルもすぐにアクセスでき便利です。
結論、パワーポイントと併用すべきは、作成した社内資料をリアルタイムで共有でき、高精度な検索機能を簡単に使えて管理にも役立つツール「Stock」一択です。Stockは、スマホでも使用可能なため、場所を問わず情報を確認できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、提案書/企画書の作成・管理を効率化させましょう。
