部署間での連携を強化することは、企業全体の成長に直結するため非常に重要です。
しかし、「他部署とうまく連携が取れない」「部署間でうまく情報共有できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、部署間の情報共有を円滑にする方法を中心にご紹介します。
- 他部署とうまく連携が取れず困っている
- 部署間でのコミュニケーションを強化して、情報共有を円滑にしたい
- 全社員がすぐに使えるシンプルな情報共有ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、他部署とうまく情報共有できるようになるだけでなく、組織全体での情報共有も円滑に行えます。
目次
部署間の連携を強化するべき理由
部署間の連携を強化するべき理由は、企業全体の力を最大限に発揮するためです。
部署間の連携が取れている企業では、意思決定までのスピードが速く、目まぐるしく変化する消費者行動に素早く適応できます。また、部署を超えた協力体制によって、各部署のもつ数値や分析結果を活かしつつ、顧客に最大限アプローチすることが可能になります。
そのため、競合他社に後れを取らないためにも、部署間で円滑に情報共有できる体制が必須なのです。
他部署と連携するメリット
ここでは、他部署と連携するメリットをご紹介します。連携強化の意識を高めるためにも、以下のメリットを押さえましょう。
組織が団結する
部署間で連携をとることで、組織が団結するというメリットが生まれます。
部署間で連携をとることで、多様な専門性を持った人材が協力しやすくなります。その結果、組織が団結し、業務プロセスの効率化や意思決定の迅速化が進み、自部門だけでは生まれなかったアイデアが生まれることもあります。
さらに、こうして部署間の垣根を越えたスムーズな連携によって成果が生まれれば、組織の団結をさらに強化する好循環にもつながるのです。
属人化を防ぐ
業務の属人化を防げることも、部署間で連携をとるメリットです。
各部署が持つナレッジを他部署にも共有することで、担当者がいなければ業務が進まないという事態を避けられます。とくに、総務部のように「問い合わせ対応に時間がかかっている」という課題がある場合、FAQとして公開しておくのもひとつの手段です。
以上のように、自部署で培った知識を他部署に適切に共有することで、業務の停滞を防げます。
部署間の情報共有がうまくいかない職場の特徴
ここでは、部署間の情報共有がうまくいかない職場の特徴をご紹介します。連携がうまくいかない原因を知りたい方は必見です。
他部署の社員との関係が浅い
他部署の社員との関係が浅い職場では、スムーズな情報共有ができない傾向にあります。
他部署間の連携を強化するためには、業務について気軽に相談できるくらいの関係を築くことが理想です。しかし、ほとんど面識のない他部署の社員に対して、メッセージを送ったり口頭で質問したりするのはハードルが高く、後回しになりがちです。
そのため、「各部署の業務を可視化し、業務に対する理解を深める」「コミュニケーションの場を設けて社員間の親睦を深める」などの環境面での改善を図ることが大切です。
役割と責任が曖昧になっている
部署間で業務を進めるとき、役割と責任が曖昧になっていては、うまく情報共有はできません。
「誰が」「何を」担当しているのかを明確にしなければ、業務の進捗報告や相談ができず、情報共有がおろそかになってしまいます。また、責任者を明確にしていないことが、部署間の揉め事の原因になる可能性もあります。
このような事態を防ぐため、業務の担当者と責任者を明確にしましょう。
情報共有の仕組みが整っていない
そもそも情報共有の仕組みが整っていないと、部署間での情報共有は円滑に進みません。
部署によって使用している連絡手段が異なると、部署を超えた情報共有は円滑にいきません。メールなどで情報のやりとりをすると、重要なものが埋もれてしまいます。
したがって、自部署内で円滑な情報共有をするためにも、情報共有の仕組みを整えましょう。
部署間での情報共有を円滑にする3つのポイント
ここでは、部署間での情報共有を円滑にするポイントを3つご紹介します。うまく連携を取りたいが、どうすればよいか悩んでいる方は必見です。
（1）情報共有の窓口を明確にする
部署間での連携を円滑にするポイントの1つ目は、情報の窓口を明確にしていくことが大切です。
他部署と連携するときは、「＠各部署のリーダー（必要に応じて＠各部署のメンバー）」のようにメンションを利用して、回答者・共有対象を明確にしておくことが重要です。情報共有の窓口が一本化されるので、情報の錯そうや伝達漏れがなくなります。
仮に、やりとりが埋もれて同じような質疑応答が繰り返されると、両部署にとって、ストレスになりかねません。そのため、柔軟にメンションを設定できる連絡手段を活用するのがおすすめです。
（2）タスク分担を明確にする
部署間での情報共有を円滑にするポイントの2つ目は、タスク分担を明確にすることです。
共同して業務を進める場合、各部署・メンバーごとに役割が振り分けられます。このとき、各作業の担当者が不透明では、スムーズな連携ができず、対応漏れや重複対応が起きてしまいます。
そのため、連携を強めるために、お互いのタスクを可視化できる仕組みを作りましょう。
（3）情報共有ツールを導入する
部署間での情報共有を円滑にするポイントの3つ目は、情報共有ツールを導入することです。
部署間のやりとりでは、チャットは話題が流れやすく、メールは過去の情報が埋もれやすいため、情報共有に向いていません。そのため、重要な情報を確実に共有し、あとから振り返れるようにするためには「情報共有ツール」の活用が不可欠です。
たとえば、「Stock」のようなツールを活用すれば、部署をまたいだ情報共有でも、やりとりが分断されることなくスムーズに管理できます。また、メッセージ機能だけでなく、タスク機能も備わっているため、必要な機能をひとつのツール上で完結できます。
部署間での情報共有で用いるべきITツールとは
以下では、部署間での情報共有で用いるべきITツールをご紹介します。
まず、円滑に情報共有を行うためには、社内で情報を共有する仕組みを整えることが必須です。ただし、メールなどのチャットツールでは、会話がほかの情報に埋もれて、情報を適切に共有できません。
そのため、情報共有ツールを導入して、社内での情報共有の仕組みを整えましょう。ただし、多機能なツールでは社員が使いこなすのに時間がかかってしまうので、シンプルで機能に過不足のないツールを活用することが大切です。
結論、部署間の情報共有を円滑に実施するためには、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」の導入一択です。
Stockでは、テーマごとに「ノート」を作成して情報を記入できるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有されるため、スピーディーな情報共有が可能です。また、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるため、情報共有から業務の進行までを一元化できます。
全社員がすぐに使える情報共有ツール「stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
部署間で情報共有するメリットとポイントまとめ
これまで、部署間で情報共有するメリットやポイントを中心にご紹介しました。
部署間での情報共有が円滑になれば、多様な専門性を持った人材が協力して、顧客に最大の価値を提供できます。しかし、部署を超えた情報共有を実現するには、タスクの責任者を明確にしたり、ITツールを導入したりすることが必須です。
ただし、多機能なツールでは社員が使いこなすのに時間がかかってしまい、非効率です。そのため、使いやすく、機能に過不足のない情報共有ツールを導入しましょう。
結論、自社に導入するべきITツールは、シンプルで使いやすく、メッセージ機能やタスク機能などが豊富な情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、他部署とスムーズに連携を取りましょう。
