仕事をするうえで、報告・相談・連絡といったコミュニケーションは欠かせません。しかし、自身の意見や認識が意図した通りに伝わらないこともあります。
そのため、「相手と認識齟齬が生じてしまい、仕事が円滑に進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、認識齟齬を使用するときの注意点やスムーズに意思疎通ができる方法を中心にご紹介します。
- 「認識齟齬」の具体的な意味や使い方を知りたい
- 認識齟齬なく意思疎通するための方法を把握したい
- 迅速な情報共有で認識齟齬の発生を防止するツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、相手との認識に齟齬が生じることなく、意見をやりとりできるようになります。
目次
認識齟齬とは
以下では、認識齟齬について解説します。認識齟齬の意味や使い方、言い換え表現を理解しましょう。
認識齟齬の意味・定義
認識齟齬とは、二者間の意見や見解にずれが生じてしまい、食い違いが起こることを指します。
「齟齬」とは「そご」と読み、ビジネスシーンでは口頭ではなく、手紙やメールなどの文章で使われるのが一般的です。おもに、齟齬は当事者間で食い違いが起きている場面や、相手に対して認識の間違いを遠回しに伝える場面で使用されます。
また、認識齟齬が生じているのにも関わらず、何も対処しないと、結果として誤解や重大な問題が生まれてしまいます。そのため、万が一認識齟齬が発生した場合は、すみやかに対処しましょう。
ビジネスシーンにおける認識齟齬の使い方・例文
認識齟齬を使った文章として、以下のようなものがあります。
- 認識齟齬があるといけないので、再度確認させていただきます。
- 認識齟齬が生じているようですので、進捗状況を改めて確認します。
- 進捗に関して、メンバーの中で認識齟齬があるようです。
ビジネスシーンでは、使用されることが多いため、誤った使い方をしないように注意しましょう。
認識齟齬の言い換え
認識齟齬の言い換えとして、以下のようなものがあります。
- 私たちの認識に行き違いがあるようです。
- お互いの認識に不一致があるようですので、〜
- 認識にずれが生じているので、〜
言い換え表現を含めて覚えておけば、表現の幅が広がり、適切な表現を選択できるようになるので、覚えておきましょう。
【例文あり】齟齬と相違との違いとは
「齟齬」「相違」のどちらも、二者間での違いを表す表現ですが、「違いの種類」に差があります。
「齟齬」は意見などがかみ合わず、すれ違いが起きている状況を指すのに対し、「相違」とは、2つのものが明らかに一致しない状況を指します。たとえば、「意見の齟齬がある」は二者間での認識のズレや食い違いが生じている状況のことで、「意見の相違がある」は両者の意見が明確に異なっている状況を指します。
また、「齟齬」は「相違」よりもネガティブな意味を含んでおり、ビジネスシーンでは、「相違＝違いがある」「齟齬＝噛み合わず問題が出ている」のように区別して使用されることが多いです。
齟齬を使うときの2つの注意点
以下では、齟齬を使うときの2つの注意点をご紹介します。以下の内容を知らないままでは、相手との関係悪化につながる危険があるため、よく理解しておきましょう。
（1）目上の人には使用を避ける
齟齬は、目上の人には使わないようにしましょう。
ビジネスシーンでも良く使用される「齟齬が生じる」という言葉は、人によっては批判的に受け取ってしまう場合もあります。そのため、目上の人やクライアント先などには「齟齬」という言葉は使用せずに、言い換えて相手に伝えるのが賢明です。
目上の人に悪い印象を与えるリスクを減らすためにも、齟齬を使用するのは避けましょう。
（2）自分に非があって深刻な問題が生じたときは使わない
自分に非があって、深刻な問題が生じたときは「齟齬」を使わないのが賢明です。
「齟齬」は物事や意見が食い違うという意味を持ちますが、遠回しな言い方だと感じる人もいます。そのため、自分のミスを謝罪する場面で使ってしまうと、「素直に自分の非を認めていない」と誤解される可能性があります。
したがって、自分のミスが原因で重大な問題が発生したときは、「私の確認不足でした」「私の認識が間違っておりました」など、自分の非をはっきり認める言い方のほうが、相手に誠実さが伝わりやすいです。
認識齟齬なく意思疎通するための方法
以下では、認識齟齬なく意思疎通をするための方法を解説します。取引先とのトラブルを防止するためにも理解しておきましょう。
（1）コミュニケーションをとる
認識齟齬なく意思疎通を図るには、日常的なコミュニケーションが不可欠です。
普段から活発にコミュニケーションを取っていれば、認識の齟齬が発生したときに気づきやすく、重大な問題が発生する前に解消できます。また、こまめに意見交換することで「認識」のすり合わせがしやすくなるのです。
たとえば、1週間に一度ミーティングを開催するなど、定期的にコミュニケーションを取る機会を設けておくと、チーム内での認識齟齬を防ぐのに役立ちます。
（2）事実と推測を分ける
事実と推論を分けて考えるのも、認識齟齬なく意思疎通を図るために有効な手段です。
相手の発言をうけて解釈をする段階で、推測を事実として捉えていないかを整理します。そうすると、推測によって相手の意見を間違って解釈してしまっている可能性に気がつきやすくなります。
そのため、推測で理由を決めつけることはせずに、事実と推測を正しく整理するのが認識齟齬を防ぐのに効果的です。
（3）情報を残せる仕組みをつくる
情報を残せる仕組みを確立するのも、認識齟齬を減らす方法のひとつです。
口頭でのやりとりは、伝え忘れや聞き漏らしにより、認識に齟齬が生じる可能性が高いです。そのため、情報は議事録やメモとして記録して、いつでも振り返りができる仕組みを作りましょう。
しかし、紙やWordでは共有や振り返りがしづらいです。そこで、たとえば、「Stock」のようなITツールを導入すれば、社内の情報共有が円滑になり、必要な情報もすぐに振り返れるようになります。
【これで解決】ビジネスで意思疎通を最適化する方法とは
以下では、ビジネスで意思疎通を最適化する方法をご紹介します。
ビジネスにおける認識齟齬を防ぐには、社内メンバー同士が活発に情報共有をすることが重要です。しかし、対面でのコミュニケーションは記録に残しづらいため、ツール上にも情報を共有・管理するべきです。
そこで、「社内の情報共有を円滑にするITツール」を導入すれば、オンライン上でも活発に情報共有ができ、認識齟齬の防止に役立ちます。ただし、多機能すぎて使いづらいITツールでは、現場社員が使いこなせず、社員同士のやりとりが滞ってしまいます。
結論、認識齟齬を防ぐためには、直感的な操作で情報共有ができ、社内の情報を振り返りやすいツール「Stock」を導入するべきです。
Stockの「ノート」は、紙のメモのように直感的に情報を残せるだけでなく、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、「メッセージ」はノートに紐づいており、ほかの話題が混在せずにやりとりを進められるため、認識齟齬が生まれにくいです。
最も簡単に情報共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報共有した例
Stockの「メッセージ機能」を使えば、社内メンバーへの連絡に別ツールを使う必要がありません。また、「ノート」では表の作成やファイルの添付が可能なため、多様な形式で情報を残せます。
認識齟齬を防ぐ方法まとめ
これまで「齟齬」の適切な使い方や注意点、認識齟齬なく意思疎通をする方法を中心にご紹介しました。
ビジネスシーンでの認識齟齬は、品質の低下やプロジェクトの遅延を引き起こす可能性が高まり、円滑なビジネスの推進を妨げる恐れがあります。そのため、活発なコミュニケーションと情報を残す仕組みを確立させることが大切です。
しかし、対面でのコミュニケーションは時間が限られているため、デジタルでも円滑に情報共有できるようITツールを導入すべきです。ただし、多機能で複雑な操作性では、使われずに放置されてしまう可能性が高いため、シンプルなツールにしましょう。
結論、認識齟齬を防ぐのに役立つツールは、直感的な操作で情報を残せ、社内のコミュニケーションを活発にするツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、認識齟齬を減らし、相手とのスムーズな意思疎通を図りましょう。
