社内の情報共有は、業務効率や意思決定のスピード、生産性に大きく影響する重要な要素です。適切に情報が共有されていれば、部門間の連携が強まり、属人化の防止やミスの削減にもつながります。
一方で、「必要な情報が社内に散在していて見つからない」「情報共有の重要性は分かっているが、うまく仕組み化できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報共有を円滑に進めるための考え方や具体的な方法を中心にご紹介します。
- 社内の情報共有の仕組みが上手く機能していない
- 活発に情報が共有される具体的なやり方を知りたい
- 情報を簡単に共有できる仕組みをすぐに整えたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有の課題を整理し、誰もが必要な情報にすぐアクセスできる環境づくりを進められます。
目次
なぜ「Slack」や「メール」だけでは限界があるのか？
社内の情報共有手段に「Slack」や「メール」を活用している企業は多いです。
しかし、Slackは「チャネル」の使い分けが複数なうえ、複数ツールとの連携で情報が集約されるため、情報過多に陥りがちです。また、メールはやりとりが続くほどスレッドが長文化するため、過去の経緯を把握するのに時間がかかり、見落としの原因になります。
以上のようにSlackやメールは連絡手段としては便利ですが、情報を「把握するのが困難」「時系列に追いきれない」という課題があります。そのため、日々情報量が増えていくなか、これらで情報共有を続けていくのは”困難”になっていくのです。
なぜ情報共有の失敗は組織の成長を止めるのか？
情報共有の失敗は、業務の属人化や非効率を招き、組織の成長を停滞させます。
たとえば、顧客からの問い合わせ対応の履歴や解決手順が共有されていない場合、担当者が変わるたびに過去のメールや資料を探し、原因や対応方法を一から確認する必要があります。その結果、同じ確認作業が繰り返され、生産性が向上しません。
そのため、情報を誰でも参照できる状態で蓄積し、組織全体で活用できる仕組みを整えることが、組織の継続的な成長につながるのです。
社内の情報共有を止めない！活性化させる仕組みづくり
以下では、社内の情報共有を活性化させるための仕組みづくりを紹介します。情報共有が定着しない課題を解消し、業務効率を高めたい方は必見です。
ステップ1｜情報の種類を分ける
まずは、情報の種類を分けて整理することが大切です。
共有が止まる原因の一つは、情報が混在している状態にあります。日々流れる連絡や進捗と、長期的に参照される手順やルールが同じ場所にあると、重要な情報が埋もれ、必要なときに見つけられません。
そこで、社内情報をフロー情報（リアルタイム性など伝達目的となる情報）とストック情報（情報資産として継続的に活用される情報）に分けて管理できる体制を整えましょう。
ステップ2｜“ここを見ればある”保管場所をつくる
次に、情報を一か所に集約させ「ここを見れば必要な情報がある」と分かる土台をつくることが大切です。
情報がメールや個人フォルダ、チャットに分散している状態では、探す手間がかかるだけでなく、答えを見つけられず無駄足を踏むことになりかねません。その結果、次第に情報を探すのが面倒になり「あるにも関わらず参照されない状態」になってしまいます。
そのため、全員が同じ認識のもと、情報を確認できる環境を整えることが、情報共有を止めない仕組みづくりにつながるのです。
ステップ3｜検索前提で設計する
最後に、情報を検索して見つける前提で設計することが大切です。
情報量が増えるほど、情報が存在していても見つけづらくなるため、タイトルや内容、分類を統一する必要があります。検索しやすい構造になっていなければ、蓄積された情報も活用されないのです。
たとえば、「日付／プロジェクト名／内容」を含めたタイトルルールを設けたり、ファイル名の命名規則を統一すると、必要な情報をすぐに見つけられます。以上のように、検索しやすい構造で情報を蓄積し、確実に活用できる環境を整えましょう。
【必見】社内の情報を一元管理するツール
以下では、全社員が簡単に情報共有できるツールを紹介します。
社内の情報共有の課題の一つに、複数のツールで情報共有していて、情報が散らばり必要なタイミングで瞬時に確認ができないことがあります。その他にも、一度情報を伝えても、その後にほかのやりとりが挟まれてしまい、情報が流れていってしまいます。
そのため、適切に社内の情報を共有するには、情報の保管場所を一つに限定する必要があるのです。ただし、操作が複雑で難しいと、社員の間で使われなくなり形骸化してしまう恐れがあります。
結論、導入すべきは、ITに不慣れな社員も直感的に使用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」ごとに、テキスト情報やファイルを任意のメンバーにリアルタイムで共有ができるうえ、ノートに紐づいた「メッセージ」によって無関係な情報と入り混じることがありません。また、高度な「検索機能」ですぐに情報を抽出できます。
社員誰もが簡単に使用できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
〈成功事例2選〉社内の情報共有を改善させた企業
ここでは、社内の情報共有を改善させた企業として、「中瀬社会保険労務士事務所」と「株式会社アットティー」について紹介します。
事例1｜中瀬社会保険労務士事務所
一つ目の企業は、中瀬社会保険労務士事務所です。
従来、中瀬社会保険労務士事務所は、情報共有に『チャットツール』や『ファイル共有ツール』を使っていました。しかし、情報が流れてしまい後から見返すのが難しい点や社外から情報にアクセスしにくい点が課題でした。
そこで、「Stock」を導入したところ、抱えていた課題の解消だけでなく、業務の効率化にも役立ちました。とくに、顧客先との過去のやり取りを見返すときや業務を引き継ぐときの手間を省くのに寄与しました。
事例2｜株式会社アットティー
二つ目の企業は、株式会社アットティーです。
従来、株式会社アットティーは、『紙』や『チャットツール』で情報を共有していました。そのため、情報が遅れて共有される点や情報が流れてしまう点が課題で、最新の情報を知らないまま現場で対応する必要がありました。
そのような状況で、「Stock」を導入したところ、情報をリアルタイムで任意のメンバーに共有できるようになり、報連相の漏れも生じなくなりました。このように、社内情報の一元管理は業務効率化に貢献するのです。
社内での情報共有を円滑化させる方法まとめ
これまで、社内の情報共有を活性化させる仕組みづくりや、その成功事例を中心にご紹介しました。
個別のメールやチャットで情報を共有していると、従業員ごとに認識が異なったり、情報が流れてしまい内容を再確認しづらくなってしまいます。その結果、業務効率が低下して、円滑な業務進行が滞り、組織が成長する機会を妨げてしまいます。
そこで、社内情報や社員間でのやり取りを一つのツールに集約すると、情報を蓄積・活用しやすい環境を整えられます。とくに、情報を検索しやすいように、タイトルへの記載内容を統一するのが重要です。
結論、社内の情報共有には、情報を一元管理でき、マルチデバイスに対応した、検索性に優れた情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報共有が活発になる職場環境を実現しましょう。
