社内の回覧板は、組織内で必要な情報を確実に届けるための連絡手段として長く使われてきました。ひとり一人に紙で回していくという仕組みが、伝達漏れ防止につながっています。
一方で、情報伝達においてもスピード感が求められる現代の環境において、回覧板の運用に負担や不便さを感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、回覧板を電子化するアイディアやポイントを中心にご紹介します。
- 回覧板を電子化する方法を知りたい
- 回覧板を電子化するメリットを理解したい
- 回覧板の電子化に役立つツールがあれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、回覧板を電子化する方法やメリットが分かり、より効率的な情報伝達を実現できます。
目次
組織における回覧板の役割とは
回覧板は、社内で大切な情報を確実に届けるための基本的な仕組みとして長く使われてきました。
回覧板の役割として、紙で順番に回すため「誰が読んだか」が分かりやすく、伝達漏れを防ぐことが挙げられます。しかし、HR総研の「社内コミュニケーション」に関するアンケートの調査結果によれば、社内の連絡手段として回覧板を使用している企業の割合は非常に小さいと言えます。
このように、働き方が多様化する現代社会においては、回覧板よりも効率的な伝達手段が多く取り入れられているようです。
回覧板はいらない？廃止するリスク
情報伝達の効率性を上げるために、回覧板の廃止を検討している企業も多いのではないでしょうか。ここでは、回覧板を廃止した場合のリスクについて解説します。
責任が曖昧になる
回覧板を廃止する時に、特に注意すべきリスクの1つが、責任が曖昧になってしまうことです。
正式連絡の確認方法が統一されていないと、「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」といった認識のズレが生じやすくなります。また、誰が情報を確認したのかが分からなくなるため、トラブル時に責任の所在が不明確になり、社内での押し付け合いにつながる恐れがあります。
その結果、情報共有の精度が下がり、組織全体の信頼関係にも悪影響を及ぼしてしまいます。
証跡が残らない
回覧板を廃止することで生じる大きなリスクの1つが、証跡が残らなくなることです。
紙の回覧板では、どの順番で誰に共有されたかといった流れが自然と記録され、情報伝達の状況を把握しやすいです。しかし、この仕組みがなくなると、共有の進み具合やどこで止まっているのかを確認できず、問題が起きても原因を特定しにくくなってしまいます。
その結果、情報伝達の流れが見えなくなり、組織としての管理や改善が難しくなる恐れがあります。
統制が取れなくなる
回覧板を廃止すると、重要な連絡の扱いが現場の判断に委ねられやすくなる点も大きなリスクです。
正式な連絡手段がなくなると、どの情報を優先して共有するか、どの範囲に伝えるかといった判断が部署ごと・担当者ごとにばらつきやすくなります。また、共有基準が統一されていないため、重要な情報が適切なタイミングで届かず、組織全体の動きにズレが生じてしまいます。
その結果、情報の扱いに一貫性がなくなり、組織としての統制が取りにくくなってしまいます。
【比較表】回覧板を電子化するアイディア3選
回覧板を電子化する場合、下記のポイントを考慮することで失敗を回避できます。
- 発信者・既読者が誰かわかるか
- 検索で再確認できるか
- 勝手な運用（ルール）が増えないか
誰が連絡を出し、誰が確認したのかを把握できれば、情報伝達の責任範囲が明確になります。
必要な情報をすぐに探し出せる仕組みがあると、後から内容を確認したいときに業務が滞りません。
アクセス権限を細かく設定できれば、利用者ごとの独自ルールが生まれずに統一した運用を保てます。
これらの重要ポイントを踏まえて、回覧板を電子化する代表的な3つのアイディアを比較してみましょう。
| 発信者・既読者が誰かわかるか | 検索で再確認できるか | 勝手な運用（ルール）が増えないか | |
|---|---|---|---|
| メール | 【×】 |
【△】
検索できるが時間がかかる |
【×】 |
| チャット | 【〇】 |
【△】
検索できるが時間がかかる |
【×】 |
| 情報共有ツール | 【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
以上のことから、情報の伝達手段として重要なポイントをすべてクリアしている「情報管理ツール」がおすすめです。
回覧板の電子化におすすめのツールとは
以下では、回覧板の電子化におすすめのツールをご紹介します。
回覧板の電子化をするうえで最も重要なのは、利用者全員に情報が行き届くことです。しかし、回覧板を電子化しても、使いこなせる人とそうでない人がいれば、両者の間に情報格差が生じかねません。
そのため、ITに不慣れな人でも使いこなせるようなツールがおすすめです。ただし、チャットツールのように、過去のやりとりが流れてしまうものだと、必要な情報を探すのに時間がかかってしまい不便です。
したがって、回覧板の電子化には、誰でも簡単に使いこなせ、必要な情報にもすぐにアクセスできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」ではテキストに加え、画像やファイルも添付できるため必要な情報をまとめて共有でき、フォルダ分けして管理できるので、過去の情報もすぐに閲覧できます。また、作成したノートはリアルタイムで任意の共有されるため、紙の回覧板のように情報が滞ることもありません。
誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有ツールで回覧板の電子化を成功させるポイントとは
ここでは、情報共有ツールで、回覧板の電子化を成功させるポイントを解説します。
（1）運用担当者を決めておく
回覧板を電子化してスムーズに運用するためには、まず担当者を明確に決めておく必要があります。
担当者が曖昧なままだと、ツールの設定やアカウント管理、問い合わせ対応などが属人的になり、運用ルールが統一されなくなってしまいます。また、誰が管理しているのか分からない状態では、トラブル発生時の対応が遅れ、電子化のメリットを十分に活かせなくなる恐れがあります。
そのため、総務部や情報システム部など、社内ツールの管理やルール整備に強い部署を運用担当として割り当てることが効果的です。
（2）閲覧・編集ルールを決めておく
回覧板を電子化する時は、あらかじめ閲覧や編集のルールを明確にしておくことが欠かせません。
ルールが曖昧だと、誰がどこまで操作してよいのか分からず、情報の書き換えや閲覧範囲にばらつきが生じてしまいます。また、アクセス権限が統一されていないと、重要な連絡が意図しない相手に届いたり、逆に必要な人に届かなかったりするなど、運用トラブルにつながる恐れがあります。
このように、電子化した回覧板を安定して活用するには、全員が迷わず使える明確なルールづくりが重要になるのです。
（3）既読確認のルールを決めておく
既読確認のルールを決めておくことも、回覧板を電子化する時には重要なポイントです。
「返信が必要なのか」「リアクションだけで良いのか」といった基準が曖昧だと、人によって対応が分かれて状況を把握しづらくなってしまいます。結果、これらのルールが設けられていないことで「情報が確認されたかどうか」を確認する手間が生じてしまいます。
そのため、電子化した回覧板を確実に機能させるには、全員が同じ基準で確認できる明確なルールづくりが重要になります。
【導入前に要注意】回覧板を電子化するときの落とし穴とは
ここでは、回覧板を電子化するときに見落としがちな落とし穴について解説します。以下の点を今一度確認したうえで電子化を進めましょう。
- ツールが浸透せず、紙と電子が混在してしまう
- スマホ・PCなどデバイス間で操作性が異なり、利用者が戸惑う
- ルールを決めずに導入してしまい、部署ごとに運用がバラバラになる
導入したツールが複雑すぎると社内に浸透しないため、紙と電子が併用されて情報が分散してしまいます。
端末ごとに画面構成や操作手順が違うと、利用者が使いこなせず、情報確認や入力に時間がかかってしまいます。
統一ルールがない状態で導入すると、部署ごとに独自の使い方が生まれ、情報共有の質にばらつきが出てしまいます。
特に、導入するツールの操作性はとても重要なポイントなので、自社に必要な機能が過不足なく備わっており、シンプルな操作性のツールを選ぶのがおすすめです。
回覧板を電子化させる方法まとめ
これまで、回覧板を電子化させる方法やポイントを中心に紹介しました。
回覧板を電子化するときに最も大切なのは、誰もが確実に情報を受け取れる状態をつくることです。ITツールを使いこなせる人と使いこなせない人の間に、情報格差が生じるのを防がなければなりません。
そこで、ITに不慣れな人でも使いこなせるシンプルなツールを選びましょう。中でも、検索性が優れたものであれば、過去の情報にもすぐにアクセスできるのでおすすめです。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に使いこなせ、必要な情報にすぐにアクセスできるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って回覧板を電子化し、より効率的な情報共有の体制を整えましょう。
